會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)規(guī)范手冊(cè)會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可或缺的重要文檔，它們不僅是會(huì)議過(guò)程的真實(shí)反映，更是決策執(zhí)行、責(zé)任追溯、信息傳遞的重要依據(jù)。規(guī)范的會(huì)議記錄與紀(jì)要能夠保證會(huì)議成果的有效落地，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率，為組織積累寶貴的知識(shí)資產(chǎn)。本手冊(cè)旨在明確會(huì)議記錄與紀(jì)要的編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一格式要求，保證信息的準(zhǔn)確性、完整性和可執(zhí)行性。一、適用會(huì)議類(lèi)型本規(guī)范適用于公司內(nèi)部各類(lèi)正式會(huì)議，包括但不限于：戰(zhàn)略決策會(huì)議：如年度規(guī)劃會(huì)、季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、重大投資項(xiàng)目評(píng)審會(huì)等。項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、周/月度例會(huì)、里程碑評(píng)審會(huì)、問(wèn)題解決會(huì)等。部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)議：如跨部門(mén)協(xié)作會(huì)、資源調(diào)度會(huì)、流程優(yōu)化研討會(huì)等。專(zhuān)題工作會(huì)議：如產(chǎn)品質(zhì)量分析會(huì)、客戶(hù)投訴處理會(huì)、安全生產(chǎn)會(huì)等。總結(jié)復(fù)盤(pán)會(huì)議：如項(xiàng)目總結(jié)會(huì)、年度/半年度工作復(fù)盤(pán)會(huì)等。二、會(huì)議記錄與紀(jì)要編寫(xiě)步驟（一）會(huì)前準(zhǔn)備明確會(huì)議基本信息：獲取會(huì)議通知，知曉會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（主持人、發(fā)言人、記錄人）、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。若為系列會(huì)議，知曉前次會(huì)議的紀(jì)要內(nèi)容及待辦事項(xiàng)。熟悉會(huì)議議題與背景材料：提前閱讀會(huì)議議程及相關(guān)背景資料、報(bào)告、數(shù)據(jù)等，對(duì)討論內(nèi)容有初步認(rèn)知。知曉各議題的來(lái)龍去脈、關(guān)鍵爭(zhēng)議點(diǎn)及預(yù)期目標(biāo)。準(zhǔn)備記錄工具：傳統(tǒng)方式：準(zhǔn)備好足夠的筆記本、筆（不同顏色筆便于區(qū)分重點(diǎn)）、會(huì)議議程紙質(zhì)版。電子方式：保證筆記本電腦、錄音設(shè)備（需提前征得主持人同意）電量充足，安裝好必要的辦公軟件（如Word、Excel、思維導(dǎo)圖軟件等）?？深A(yù)先創(chuàng)建會(huì)議紀(jì)要模板。輔助工具：根據(jù)需要準(zhǔn)備攝像機(jī)（用于重要會(huì)議，需提前申請(qǐng)）、白板、馬克筆等。安排記錄人：通常由會(huì)議組織者指定記錄人，記錄人應(yīng)具備較強(qiáng)的理解能力、概括能力和文字功底。記錄人需提前與主持人溝通，明確記錄重點(diǎn)和特殊要求。（二）會(huì)中記錄準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)，提前就位：會(huì)議開(kāi)始前5-10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查記錄工具是否正常。熟悉座位布局，便于識(shí)別主要發(fā)言人。記錄會(huì)議基本信息：會(huì)議開(kāi)始后，首先記錄會(huì)議的準(zhǔn)確名稱(chēng)、日期、具體開(kāi)始時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、記錄人。逐項(xiàng)記錄出席人員（姓名/職務(wù)，可用工號(hào)代替全名，如：張三-經(jīng)理）、列席人員、缺席人員及原因（如需）。聚焦核心內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄：議題討論過(guò)程：記錄各議題的主要討論內(nèi)容、不同觀點(diǎn)、關(guān)鍵論據(jù)、數(shù)據(jù)支撐。發(fā)言人觀點(diǎn)：準(zhǔn)確記錄每位主要發(fā)言人的核心觀點(diǎn)、建議、意見(jiàn)，盡量使用原話，對(duì)復(fù)雜觀點(diǎn)進(jìn)行概括提煉，避免主觀臆斷。例如：“*李四認(rèn)為，當(dāng)前方案在成本控制方面存在風(fēng)險(xiǎn)，建議優(yōu)先考慮替代材料?！睕Q議事項(xiàng)：清晰記錄會(huì)議達(dá)成的共識(shí)、決議，明確決議的具體內(nèi)容。行動(dòng)項(xiàng)（ActionItems）：這是會(huì)議紀(jì)要的核心部分，務(wù)必詳細(xì)記錄：具體任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人（姓名/職務(wù)，*號(hào)代替）計(jì)劃完成時(shí)限所需資源（如有）產(chǎn)出物/交付標(biāo)準(zhǔn)（如有）其他重要信息：如會(huì)議中提到的重要文件、數(shù)據(jù)、下一步計(jì)劃、待定事項(xiàng)等。掌握記錄技巧：詳略得當(dāng)：對(duì)關(guān)鍵信息、決議、行動(dòng)項(xiàng)詳細(xì)記錄；對(duì)一般性討論、過(guò)程性描述可簡(jiǎn)略記錄。使用符號(hào)和縮寫(xiě)：為提高記錄速度，可約定一些常用符號(hào)和縮寫(xiě)（如：“△”表示重要，“→”表示行動(dòng)，“？”表示疑問(wèn)），但需保證會(huì)后能快速識(shí)別。突出重點(diǎn)：可用不同顏色筆、下劃線等方式標(biāo)注關(guān)鍵信息。保持客觀：記錄時(shí)只陳述事實(shí)，不加入個(gè)人觀點(diǎn)、評(píng)論或情緒。及時(shí)確認(rèn)：對(duì)存疑的關(guān)鍵信息（如人名、數(shù)字、決議），可在發(fā)言間隙禮貌地向發(fā)言人或主持人確認(rèn)。注意會(huì)議節(jié)奏：緊跟會(huì)議進(jìn)程，避免因記錄滯后而遺漏信息。若討論過(guò)于發(fā)散，記錄人可適時(shí)提醒主持人回歸主題。（三）會(huì)后整理與紀(jì)要形成及時(shí)整理記錄：會(huì)議結(jié)束后應(yīng)立即整理記錄，趁記憶清晰，補(bǔ)充完善遺漏、模糊不清的內(nèi)容。將錄音（如有）與筆記進(jìn)行核對(duì)，保證信息的準(zhǔn)確性。提煉撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要：結(jié)構(gòu)清晰：通常包括標(biāo)題、基本信息、會(huì)議議題及主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)、其他事項(xiàng)、附件、分發(fā)范圍、落款等部分。語(yǔ)言精煉：用簡(jiǎn)潔、規(guī)范、客觀的語(yǔ)言表述，避免口語(yǔ)化、冗余詞句。重點(diǎn)突出：將決議事項(xiàng)和行動(dòng)項(xiàng)置于顯要位置，可采用加粗、編號(hào)等方式使其醒目。要素齊全：保證行動(dòng)項(xiàng)包含“任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)限”三大核心要素。格式統(tǒng)一：遵循公司統(tǒng)一的會(huì)議紀(jì)要模板格式（字體、字號(hào)、行距、標(biāo)題層級(jí)等）。核對(duì)與校對(duì)：自我校對(duì)：檢查紀(jì)要內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，邏輯是否清晰，有無(wú)錯(cuò)別字、語(yǔ)病。提交審閱：將初稿提交給主持人（或會(huì)議指定審閱人）進(jìn)行審閱，根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改完善。保證所有決議和行動(dòng)項(xiàng)得到確認(rèn)。定稿與分發(fā)：審閱通過(guò)后，形成最終版會(huì)議紀(jì)要。按照規(guī)定的范圍及時(shí)分發(fā)（通常包括參會(huì)人員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、需知會(huì)部門(mén)等），可通過(guò)郵件、內(nèi)部系統(tǒng)等方式。留存會(huì)議紀(jì)要電子版及紙質(zhì)版（如需）歸檔。跟蹤行動(dòng)項(xiàng)：記錄人（或指定人員）應(yīng)協(xié)助跟蹤行動(dòng)項(xiàng)的進(jìn)展情況，在下次會(huì)議前匯總行動(dòng)項(xiàng)完成狀態(tài)，供會(huì)議回顧。三、會(huì)議紀(jì)要模板示例[公司名稱(chēng)]會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱(chēng)：[例如：XX項(xiàng)目Q3進(jìn)度推進(jìn)會(huì)]會(huì)議時(shí)間：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM會(huì)議地點(diǎn)：[例如：公司三樓第一會(huì)議室/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議ID：XXX）]主持人：[例如：*王五-總監(jiān)]記錄人：[例如：*趙六-專(zhuān)員]出席人員：[例如：張三-經(jīng)理、李四-主管、*孫七-工程師……（可列出姓名/職務(wù)）]列席人員：[例如：*周八-財(cái)務(wù)（應(yīng)邀出席）]缺席人員及原因：[例如：*吳九-因公出差]會(huì)議議題及主要內(nèi)容：序號(hào)議題內(nèi)容討論要點(diǎn)決議/結(jié)論負(fù)責(zé)人完成時(shí)限1[議題一：項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度回顧]1.李四匯報(bào)：截至本月底，A模塊開(kāi)發(fā)完成80%，B模塊完成60%，滯后原計(jì)劃5天。2.張三指出：B模塊滯后主要因第三方接口數(shù)據(jù)不穩(wěn)定導(dǎo)致。3.*孫七補(bǔ)充：已協(xié)調(diào)第三方技術(shù)支持，預(yù)計(jì)3天內(nèi)解決。1.接受當(dāng)前進(jìn)度匯報(bào)。2.*孫七負(fù)責(zé)持續(xù)跟進(jìn)第三方接口問(wèn)題，每日同步進(jìn)展。*孫七持續(xù)至問(wèn)題解決2[議題二：資源協(xié)調(diào)需求]1.李四申請(qǐng)：增加2名后端開(kāi)發(fā)人員，以保證項(xiàng)目按期交付。2.周八反饋：目前人力緊張，需評(píng)估優(yōu)先級(jí)。1.王五負(fù)責(zé)與人力資源部溝通，優(yōu)先調(diào)配1名資深后端開(kāi)發(fā)人員加入本項(xiàng)目，李四配合提供人員需求說(shuō)明。2.*李四負(fù)責(zé)在本周五前提交詳細(xì)的人員需求及影響分析報(bào)告。王五、李四MM月DD日前3[議題三：下一階段工作計(jì)劃]1.討論并明確Q4各階段里程碑。2.分配各模塊負(fù)責(zé)人及任務(wù)。1.Q4里程碑：A模塊MM月DD日完成開(kāi)發(fā)并進(jìn)入測(cè)試；B模塊MM月DD日完成開(kāi)發(fā)；整體項(xiàng)目MM月DD日上線。2.張三負(fù)責(zé)A模塊測(cè)試統(tǒng)籌，李四負(fù)責(zé)B模塊剩余開(kāi)發(fā)，*孫七負(fù)責(zé)文檔同步。張三、李四、*孫七按里程碑執(zhí)行………………其他事項(xiàng)：下次會(huì)議時(shí)間定于YYYY年MM月DD日HH:MM，地點(diǎn)同上。請(qǐng)各負(fù)責(zé)人提前準(zhǔn)備下周工作進(jìn)展匯報(bào)?！禭X項(xiàng)目Q3進(jìn)度報(bào)告（更新版）》《人員需求申請(qǐng)表》分發(fā)范圍：[例如：公司管理層、項(xiàng)目組全體成員、人力資源部、財(cái)務(wù)部]記錄人簽字：_________________審閱人簽字：_________________日期：YYYY年MM月DD日四、編寫(xiě)過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)準(zhǔn)確性原則：保證會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、決議、行動(dòng)項(xiàng)等關(guān)鍵信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致后續(xù)工作混亂。引用發(fā)言時(shí)，盡量忠實(shí)原意，避免曲解。客觀性原則：會(huì)議紀(jì)要是客觀記錄，記錄人應(yīng)保持中立，不摻雜個(gè)人觀點(diǎn)、情感色彩或主觀評(píng)價(jià)。對(duì)于有爭(zhēng)議的議題，應(yīng)記錄各方觀點(diǎn)，而非僅記錄某一方的意見(jiàn)。完整性原則：保證會(huì)議的主要內(nèi)容、關(guān)鍵討論點(diǎn)、所有決議和行動(dòng)項(xiàng)都被完整記錄，不遺漏重要信息。特別是行動(dòng)項(xiàng)，必須明確任務(wù)、負(fù)責(zé)人和時(shí)限，三者缺一不可。簡(jiǎn)潔性原則：語(yǔ)言力求精煉，避免冗長(zhǎng)和不必要的描述，突出重點(diǎn)信息。使用規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)和模糊不清的詞匯。及時(shí)性原則：會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)后盡快整理完成，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)分發(fā)，保證信息的時(shí)效性，方便相關(guān)人員及時(shí)知曉會(huì)議內(nèi)容和執(zhí)行任務(wù)。一般建議在會(huì)議結(jié)束后24-48小時(shí)內(nèi)完成初稿并提交審閱。保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息或未公開(kāi)決策的會(huì)議內(nèi)容，記錄人及相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得隨意泄露。會(huì)議紀(jì)要的分發(fā)范圍應(yīng)嚴(yán)格控制。規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵守公司統(tǒng)一的會(huì)議紀(jì)要格式和模板要求，保持文檔格式的一致性和專(zhuān)業(yè)性。標(biāo)題清晰，層次分明，便于閱讀和查閱?？勺匪菪栽瓌t：會(huì)議紀(jì)要作為