HR部門常用辦公表格范本大全在人力資源管理工作中，各類標(biāo)準(zhǔn)化表格是提升工作效率、規(guī)范管理流程、確保信息準(zhǔn)確的重要工具。一份設(shè)計合理、內(nèi)容完善的表格，不僅能夠清晰記錄和傳遞信息，更能為決策提供數(shù)據(jù)支持。本文旨在梳理HR日常工作中高頻使用的各類表格范本，涵蓋從人力資源規(guī)劃到員工關(guān)系管理的全流程，供HR同仁參考與借鑒。請注意，實際應(yīng)用中需根據(jù)企業(yè)具體情況、行業(yè)特點(diǎn)及管理需求進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。一、人力資源規(guī)劃與組織發(fā)展類1.1職位說明書（JobDescription）主要用途：清晰界定崗位職責(zé)、任職資格、工作關(guān)系等，為招聘、培訓(xùn)、績效、薪酬等模塊提供基礎(chǔ)依據(jù)。核心內(nèi)容模塊：*職位基本信息：職位名稱、所屬部門、直接上級、職位編號、編制人數(shù)、薪資等級等。*工作職責(zé)與任務(wù)：列出主要工作職責(zé)，可按重要性或流程排序，描述應(yīng)具體、可衡量。*任職資格要求：學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗、專業(yè)技能、證書、軟技能（溝通、團(tuán)隊合作等）。*工作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)作部門/崗位、外部對接機(jī)構(gòu)/人員。*工作條件與環(huán)境：工作地點(diǎn)、使用設(shè)備、工作強(qiáng)度等。*職業(yè)發(fā)展路徑：可晉升職位、可輪換職位。使用要點(diǎn)：應(yīng)由HR部門主導(dǎo)，與用人部門充分溝通后共同制定，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展和崗位變化定期更新。1.2組織架構(gòu)圖（OrganizationalChart）主要用途：直觀展示企業(yè)內(nèi)部各部門設(shè)置、層級關(guān)系及匯報路徑。核心內(nèi)容模塊：*公司/集團(tuán)整體架構(gòu)。*各層級部門名稱。*部門負(fù)責(zé)人職位。*部門間的隸屬關(guān)系和協(xié)作關(guān)系。使用要點(diǎn)：通常以層級框圖形式呈現(xiàn)，力求簡潔明了。組織架構(gòu)調(diào)整時需及時更新。二、招聘與配置類2.1人員需求申請表主要用途：由用人部門發(fā)起，向HR部門提出招聘需求的正式申請。核心內(nèi)容模塊：*申請部門、申請日期、需求崗位名稱、需求人數(shù)、期望到崗日期。*崗位職責(zé)簡述（可關(guān)聯(lián)職位說明書）。*任職資格要求（學(xué)歷、經(jīng)驗、技能等）。*薪酬預(yù)算范圍（可選，或另行審批）。*需求原因（新增、替補(bǔ)、擴(kuò)編等）。*部門負(fù)責(zé)人審批、HR部門審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。使用要點(diǎn)：規(guī)范招聘需求的提交流程，確保招聘的必要性和計劃性。2.2應(yīng)聘登記表主要用途：收集應(yīng)聘者基本信息，作為初步篩選和面試參考。核心內(nèi)容模塊：*個人基本信息：姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、郵箱、現(xiàn)居住地等。*教育背景：起止時間、院校、專業(yè)、學(xué)歷、學(xué)位、主要課程（可選）。*工作經(jīng)歷：起止時間、公司名稱、部門、職位、主要工作內(nèi)容、離職原因、薪資范圍（可選）。*項目經(jīng)驗（可選）：項目名稱、角色、職責(zé)、成果。*專業(yè)技能與證書：語言能力、計算機(jī)技能、專業(yè)資格證書。*其他信息：期望薪資、可到崗時間、是否有親屬在本公司、求職意向等。*簽名與日期。使用要點(diǎn)：信息項不宜過多，突出關(guān)鍵篩選要素；提醒應(yīng)聘者信息真實性。2.3面試評估表主要用途：結(jié)構(gòu)化記錄面試官對候選人的評價，確保面試過程的客觀性和規(guī)范性。核心內(nèi)容模塊：*候選人基本信息：姓名、應(yīng)聘崗位、面試日期、面試官。*面試維度：專業(yè)知識與技能、工作經(jīng)驗匹配度、溝通表達(dá)能力、邏輯思維能力、團(tuán)隊協(xié)作精神、學(xué)習(xí)能力、職業(yè)穩(wěn)定性、求職動機(jī)、綜合素質(zhì)等。*評估方式：可采用評分制（如1-5分）結(jié)合文字評語。*總體評價與建議：推薦錄用、建議復(fù)試、不推薦錄用，并給出具體理由。*面試官簽名。使用要點(diǎn)：根據(jù)崗位要求調(diào)整評估維度和權(quán)重；面試后及時填寫。2.4錄用通知書（OfferLetter）主要用途：向擬錄用候選人發(fā)出的正式書面聘用通知。核心內(nèi)容模塊：*致候選人的稱呼及祝賀語。*錄用崗位、所屬部門、匯報上級。*入職日期、工作地點(diǎn)。*薪酬福利方案：基本工資、績效工資（如有）、試用期工資標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)放日期、福利項目概述。*試用期約定：試用期期限、試用期考核要求。*需攜帶的入職材料清單。*其他說明：如保密協(xié)議、競業(yè)限制（如適用）。*公司聯(lián)系人及聯(lián)系方式。*候選人確認(rèn)回執(zhí)（需簽名并反饋）。*公司蓋章及日期。使用要點(diǎn)：措辭嚴(yán)謹(jǐn)、信息準(zhǔn)確，具有法律約束力；薪酬部分需明確。2.5新員工入職登記表主要用途：在新員工入職當(dāng)天填寫，完善員工檔案信息，為后續(xù)各項手續(xù)辦理提供依據(jù)。核心內(nèi)容模塊：*個人詳細(xì)信息（比應(yīng)聘登記表更全面，如戶籍、緊急聯(lián)系人及電話、婚姻狀況等）。*教育經(jīng)歷與工作履歷（再次確認(rèn)，或補(bǔ)充）。*家庭成員信息。*社保公積金相關(guān)信息（如社保賬號、公積金賬號，或新增開戶所需信息）。*銀行賬戶信息（用于工資發(fā)放）。*公司內(nèi)部信息登記：工號、部門、崗位等。*聲明條款：信息真實性、已閱讀并同意公司規(guī)章制度等。*員工簽名與日期，HR經(jīng)辦人簽名。使用要點(diǎn)：確保信息完整準(zhǔn)確，復(fù)印件需與原件核對。三、培訓(xùn)與發(fā)展類3.1培訓(xùn)需求調(diào)查表主要用途：收集員工、部門及組織層面的培訓(xùn)需求，為制定培訓(xùn)計劃提供依據(jù)。核心內(nèi)容模塊：*調(diào)查對象信息：部門、崗位、姓名、入職時間等。*現(xiàn)有技能自評與短板分析。*希望參加的培訓(xùn)主題/內(nèi)容（可列舉選項，也可開放填寫）。*期望的培訓(xùn)形式（內(nèi)訓(xùn)、外訓(xùn)、線上、線下、研討會等）。*建議培訓(xùn)時長與時間段。*其他培訓(xùn)相關(guān)建議或需求。*部門負(fù)責(zé)人意見（部門層面需求匯總與優(yōu)先級）。使用要點(diǎn)：定期開展，結(jié)合組織戰(zhàn)略目標(biāo)、績效差距進(jìn)行分析。3.2培訓(xùn)簽到表主要用途：記錄培訓(xùn)參與情況，作為培訓(xùn)考勤和效果評估的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。核心內(nèi)容模塊：*培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)日期、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師。*序號、部門、姓名、職位、簽到時間、聯(lián)系方式（可選）。*備注（如遲到、早退、請假）。*總計應(yīng)到人數(shù)、實到人數(shù)、出勤率。*講師簽名、HR負(fù)責(zé)人簽名。使用要點(diǎn)：培訓(xùn)開始前準(zhǔn)備好，結(jié)束后及時回收整理。3.3培訓(xùn)效果評估表（課后反饋）主要用途：收集參訓(xùn)員工對培訓(xùn)課程、講師、組織等方面的滿意度和建議，用于持續(xù)改進(jìn)培訓(xùn)工作。核心內(nèi)容模塊：*培訓(xùn)基本信息：課程名稱、講師、日期、地點(diǎn)。*評估維度：*課程內(nèi)容：實用性、針對性、深度廣度。*講師表現(xiàn)：專業(yè)度、表達(dá)能力、互動引導(dǎo)能力。*組織安排：時間地點(diǎn)、資料準(zhǔn)備、后勤服務(wù)。*個人收獲與建議：學(xué)到的主要內(nèi)容、對工作的幫助、需改進(jìn)之處、其他建議。*總體滿意度評分。*評估人信息（可選匿名）、日期。使用要點(diǎn)：培訓(xùn)結(jié)束后立即發(fā)放填寫，匿名評估可提高真實性。四、績效管理類4.1績效考核表主要用途：是績效管理周期內(nèi)對員工工作表現(xiàn)進(jìn)行評估的核心工具。核心內(nèi)容模塊：*員工基本信息：姓名、部門、崗位、考核周期、考核日期。*考核指標(biāo)與權(quán)重：根據(jù)職位說明書和績效目標(biāo)設(shè)定關(guān)鍵績效指標(biāo)（KPIs）或工作任務(wù)，明確各指標(biāo)權(quán)重。*目標(biāo)值/衡量標(biāo)準(zhǔn)：清晰界定每個指標(biāo)的期望達(dá)成水平。*實際完成情況/評分：對照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行打分或評級，并提供具體事實依據(jù)。*能力素質(zhì)評估（可選）：對通用能力或崗位核心能力進(jìn)行評估。*考核結(jié)果：各項指標(biāo)得分匯總、加權(quán)總分、最終評級。*評語：*優(yōu)點(diǎn)與成績：肯定員工的突出表現(xiàn)和貢獻(xiàn)。*待改進(jìn)方面：指出存在的不足和需提升的領(lǐng)域。*發(fā)展建議：針對不足提出具體的改進(jìn)措施和發(fā)展方向。*員工自評、直接上級評價、上級領(lǐng)導(dǎo)審核（根據(jù)考核流程設(shè)置）。*績效面談記錄（可選，或單獨(dú)設(shè)置表格）：雙方簽字確認(rèn)。使用要點(diǎn)：考核指標(biāo)應(yīng)SMART原則（具體、可衡量、可實現(xiàn)、相關(guān)性、時限性）；評分標(biāo)準(zhǔn)需客觀明確；重視績效面談和反饋。4.2績效面談記錄表主要用途：記錄績效面談過程中的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識、改進(jìn)計劃等，確保面談效果落到實處。核心內(nèi)容模塊：*面談雙方信息、面談時間、地點(diǎn)、面談對象（員工）。*上一周期績效目標(biāo)完成情況回顧。*員工主要成績與亮點(diǎn)。*存在的問題與待改進(jìn)方面。*下一周期績效目標(biāo)設(shè)定（可另附目標(biāo)責(zé)任書）。*員工發(fā)展需求與培訓(xùn)計劃。*員工意見與建議。*行動計劃與跟進(jìn)安排。*員工簽名、主管簽名、日期。使用要點(diǎn)：面談前雙方充分準(zhǔn)備，面談中充分溝通，面談后及時整理記錄。五、薪酬福利類5.1薪酬結(jié)構(gòu)表（員工個人版）主要用途：明確員工個人薪酬的構(gòu)成及具體金額。核心內(nèi)容模塊：*員工基本信息：姓名、工號、部門、崗位、入職日期、薪資等級。*薪酬構(gòu)成明細(xì)：基本工資、崗位工資、績效工資基數(shù)、各類津貼補(bǔ)貼（如交通、通訊、午餐等）、加班工資計算基數(shù)（可選）。*變動信息記錄：調(diào)薪日期、調(diào)薪原因、調(diào)整前金額、調(diào)整后金額。*備注說明：如個稅代扣、社保公積金個人繳納部分等。*HR部門蓋章或負(fù)責(zé)人簽字。使用要點(diǎn)：此為內(nèi)部管理文件，需注意保密；薪資調(diào)整后及時更新。5.2員工考勤表主要用途：記錄員工每日出勤情況，是計發(fā)工資、核算加班費(fèi)、進(jìn)行考勤分析的依據(jù)。核心內(nèi)容模塊：*部門、月份、員工姓名、工號。*日期、星期、應(yīng)出勤天數(shù)、實際出勤情況（正常出勤、遲到、早退、曠工、事假、病假、年假、婚假、產(chǎn)假、喪假、加班等）。*每日具體考勤記錄：上下班時間、加班開始結(jié)束時間。*月度匯總：各類假期天數(shù)、加班總時長、出勤率。*員工確認(rèn)簽名、部門負(fù)責(zé)人審核簽名、HR復(fù)核。使用要點(diǎn)：每日記錄，確保準(zhǔn)確；月底及時匯總核算。5.3員工社保公積金繳納明細(xì)表主要用途：記錄員工社會保險及住房公積金的繳納基數(shù)、個人與公司承擔(dān)金額等信息。核心內(nèi)容模塊：*員工基本信息：姓名、工號、身份證號。*社保繳納信息：養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育保險的繳納基數(shù)，個人繳納比例及金額，公司繳納比例及金額。*公積金繳納信息：公積金繳納基數(shù)，個人繳納比例及金額，公司繳納比例及金額。*合計：個人月繳費(fèi)總額、公司月繳費(fèi)總額。*繳納月份、狀態(tài)（正常、暫停、補(bǔ)繳等）。使用要點(diǎn)：基數(shù)調(diào)整時需及時更新；確保與社保公積金中心數(shù)據(jù)一致。六、員工關(guān)系類6.1員工信息檔案表主要用途：全面記錄員工從入職到離職的各類個人及工作相關(guān)信息，是員工全生命周期管理的核心檔案。核心內(nèi)容模塊：*基本信息（與入職登記表類似，但更完整，包括證件復(fù)印件粘貼處）。*學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)資格證書復(fù)印件。*工作履歷、獎懲記錄。*勞動合同信息：合同編號、簽訂日期、合同期限、續(xù)簽記錄、崗位變更記錄。*薪酬變動記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄。*離職相關(guān)信息（若有）：離職日期、離職原因、離職交接情況。*其他重要文件存放目錄。使用要點(diǎn)：嚴(yán)格保密；動態(tài)更新；紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合；離職員工檔案按規(guī)定保存年限。6.2勞動合同簽訂/續(xù)簽/變更協(xié)議書主要用途：規(guī)范勞動合同的簽訂、期限屆滿后續(xù)簽以及合同內(nèi)容變更等行為。核心內(nèi)容模塊（以簽訂為例）：*甲乙雙方基本信息（公司全稱、地址、法定代表人；員工姓名、身份證號、住址）。*合同期限：固定期限、無固定期限或以完成一定工作任務(wù)為期限，明確起止日期。*工作內(nèi)容與工作地點(diǎn)：崗位名稱、工作職責(zé)、工作地點(diǎn)。*工作時間與休息休假：標(biāo)準(zhǔn)工時、綜合計算工時或不定時工作制，加班及休假規(guī)定。*勞動報酬：工資標(biāo)準(zhǔn)、支付時間、支付方式。*社會保險與福利待遇。*勞動保護(hù)、勞動條件和職業(yè)危害防護(hù)。*規(guī)章制度告知與遵守。*合同的變更、解除、終止和續(xù)訂。*保密與競業(yè)限制（可另簽專項協(xié)議）。*爭議解決方式。*雙方簽字蓋章、日期。使用要點(diǎn)：內(nèi)容需符合勞動法律法規(guī)；一式兩份，雙方各執(zhí)一份；續(xù)簽、變更需及時辦理。6.3離職申請表/離職交接清單主要用途：規(guī)范員工離職流程，確保工作順利交接、公司財產(chǎn)和信息安全。核心內(nèi)容模塊（離職交接清單）：*員工基本信息：姓名、部門、崗位、工號、入職日期、申請離職日期、預(yù)計最后工作日期。*離職原因（可選，在申請表中體現(xiàn)）。*交接項目及負(fù)責(zé)人確認(rèn)：*工作交接：手頭工作、未完成事項、對接人員、資料文檔等。*物品交接：辦公設(shè)備（電腦、電話等）、辦公用品、門禁卡、工牌、鑰匙等。*財務(wù)交接：借款、報銷款項、未結(jié)清費(fèi)用等。*人力資源部交接：勞動合同解除、社保公積金停繳、離職證明開具、檔案轉(zhuǎn)移等。*其他部門交接（根據(jù)實際情況）。*部門負(fù)責(zé)人意見、HR部門意見、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。*員工簽名、日期。使用要點(diǎn)：逐項核對，確保無遺漏；所有交接完成后方可辦理離職結(jié)算。七、日常事務(wù)管理類7.1辦公用品申領(lǐng)表主要用途：規(guī)范員工辦公用品的申領(lǐng)流程，控制成本，確保辦公需求。核心內(nèi)容模塊：*申領(lǐng)部門、申領(lǐng)日期、申領(lǐng)人。*辦公用品明細(xì)：序號、物品名稱、規(guī)格型號、單位、申領(lǐng)數(shù)量、備注。*部門負(fù)責(zé)人審批。*行政/HR（負(fù)責(zé)辦公用品管理）發(fā)放記錄：發(fā)放數(shù)量、發(fā)放日期、發(fā)放人。使用要點(diǎn)：按需申領(lǐng)，避免浪費(fèi)；定期盤點(diǎn)。7.2員工出差申請表/出差報告主要用途：規(guī)范出差行為，記錄出差行程和工作成果。核心內(nèi)容模塊（出差申請）：*申請人、部門、職務(wù)、出差事由。*出差地點(diǎn)、出差時間（起止日期）、擬乘坐交通工具。*隨行人員（如有）。*預(yù)計費(fèi)用預(yù)算（可選）。*部門負(fù)責(zé)人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。*備注。使用要點(diǎn)：出差前申請，特殊情況可補(bǔ)辦；出差結(jié)束后及時提交出差報告。結(jié)語以上表格范本涵蓋了HR日