會(huì)議室及設(shè)備使用申請(qǐng)與登記模板一、適用范圍與使用場(chǎng)景本模板適用于企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、社會(huì)組織等各類辦公場(chǎng)所的會(huì)議室及配套設(shè)備（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、麥克風(fēng)、音響、白板等）的申請(qǐng)、使用登記與管理。具體使用場(chǎng)景包括但不限于：內(nèi)部工作會(huì)議（部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、季度總結(jié)會(huì)等）外部對(duì)接會(huì)議（客戶洽談、合作伙伴交流、政務(wù)接待等）培訓(xùn)與宣講活動(dòng)（員工培訓(xùn)、講座、產(chǎn)品演示等）臨時(shí)性小型活動(dòng)（面試、小組討論、應(yīng)急會(huì)議等）二、申請(qǐng)與登記操作流程（一）申請(qǐng)發(fā)起明確需求：申請(qǐng)人需提前確認(rèn)會(huì)議信息（會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備類型及數(shù)量、是否需要茶水/橫幅等配套服務(wù)）。選擇申請(qǐng)方式：線上申請(qǐng)：通過企業(yè)OA系統(tǒng)、釘釘/飛書審批模塊或指定線上表單提交申請(qǐng)（需填寫基礎(chǔ)信息并會(huì)議議程）。線下申請(qǐng)：至行政部前臺(tái)領(lǐng)取《會(huì)議室及設(shè)備使用申請(qǐng)單》，手寫填寫完整信息后提交。填寫申請(qǐng)信息：需包含申請(qǐng)人姓名（*）、所屬部門、聯(lián)系方式、會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間（起止時(shí)間精確到分鐘）、地點(diǎn)（如“3樓第一會(huì)議室”）、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求（勾選所需設(shè)備，如“投影儀√、無線麥克風(fēng)√”）、特殊要求（如“需要桌型調(diào)整為環(huán)形”“提前調(diào)試視頻會(huì)議系統(tǒng)”）。（二）審批與資源確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人審批：申請(qǐng)人需將申請(qǐng)?zhí)峤恢林苯由霞?jí)（部門負(fù)責(zé)人）審核，重點(diǎn)確認(rèn)會(huì)議必要性及時(shí)間合理性（如是否與部門其他工作沖突）。行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：行政部收到申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)核查會(huì)議室及設(shè)備可用性：若資源空閑，審批通過并反饋申請(qǐng)人“申請(qǐng)已確認(rèn)，請(qǐng)按時(shí)使用”；若資源沖突，主動(dòng)聯(lián)系申請(qǐng)人協(xié)商調(diào)整時(shí)間或更換會(huì)議室（如“原時(shí)間段已被占用，可調(diào)整為同日下午14:00-16:00，是否接受？”）。特殊需求審批：如需使用大型設(shè)備（如LED屏、專業(yè)音響）或超出常規(guī)使用時(shí)段（如周末、節(jié)假日），需額外提交至行政部負(fù)責(zé)人審批，確認(rèn)資源保障后生效。（三）使用前準(zhǔn)備信息登記：申請(qǐng)人憑審批通過的申請(qǐng)單（或線上審批截圖），至行政部前臺(tái)領(lǐng)取《會(huì)議室使用登記表》，填寫實(shí)際使用信息（如參會(huì)人員名單、最終設(shè)備清單）。設(shè)備檢查：使用前30分鐘，申請(qǐng)人或指定人員與行政部共同檢查會(huì)議室及設(shè)備狀態(tài)：確認(rèn)桌椅、空調(diào)、燈光等設(shè)施正常；測(cè)試投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等設(shè)備是否能正常運(yùn)行（如麥克風(fēng)是否有雜音、視頻會(huì)議是否能登錄賬號(hào)）；如發(fā)覺問題，立即聯(lián)系行政部或IT支持人員處理，避免影響會(huì)議正常召開。（四）使用中管理規(guī)范使用：會(huì)議期間，申請(qǐng)人需負(fù)責(zé)會(huì)議室及設(shè)備的合理使用，禁止隨意搬動(dòng)設(shè)備、在桌面亂寫亂畫、攜帶易燃易爆物品等。設(shè)備操作：如需使用復(fù)雜設(shè)備（如視頻會(huì)議系統(tǒng)），需提前接受行政部操作培訓(xùn)，或由IT支持人員現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助。秩序維護(hù)：提醒參會(huì)人員保持安靜，愛護(hù)公共設(shè)施，會(huì)議結(jié)束后帶走個(gè)人物品及垃圾。（五）使用后登記與歸還設(shè)備確認(rèn)：會(huì)議結(jié)束后，申請(qǐng)人需檢查設(shè)備是否完好（如麥克風(fēng)是否歸位、投影儀是否關(guān)閉），并與行政部工作人員共同確認(rèn)，在《會(huì)議室使用登記表》“設(shè)備歸還情況”欄簽字（如“投影儀正常、麥克風(fēng)2支完好”）。信息反饋：如有設(shè)備損壞或故障，需在登記表中詳細(xì)說明情況（如“麥克風(fēng)電池倉(cāng)損壞”“視頻會(huì)議系統(tǒng)無法連接外網(wǎng)”），并配合行政部追溯原因。提交登記表：將填寫完整的《會(huì)議室使用登記表》交還行政部前臺(tái)，完成整個(gè)使用流程。三、會(huì)議室及設(shè)備使用登記表基礎(chǔ)信息申請(qǐng)人姓名*所屬部門聯(lián)系方式會(huì)議名稱申請(qǐng)日期使用日期使用時(shí)間至參會(huì)人數(shù)會(huì)議室地點(diǎn)□3樓第一會(huì)議室□5樓第二會(huì)議室□其他：______會(huì)議類型□內(nèi)部會(huì)議□外部會(huì)議□培訓(xùn)□其他：______設(shè)備需求清單（請(qǐng)?jiān)谒柙O(shè)備后打“√”，數(shù)量填寫具體數(shù)字）投影儀/幕布□不需要□需要（數(shù)量：______）無線麥克風(fēng)□不需要□需要（數(shù)量：______）有線麥克風(fēng)□不需要□需要（數(shù)量：______）視頻會(huì)議系統(tǒng)□不需要□需要（型號(hào)：______）音響設(shè)備□不需要□需要（數(shù)量：______）白板/馬克筆□不需要□需要（白板筆顏色：______）激光筆□不需要□需要（數(shù)量：______）其他設(shè)備審批流程部門負(fù)責(zé)人簽字日期行政部審批意見□同意□調(diào)整時(shí)間：______□更換會(huì)議室：______簽字：______日期：______使用記錄實(shí)際使用時(shí)間至實(shí)際參會(huì)人數(shù)設(shè)備使用情況□正?！醍惓＃ó惓Ｕf明：______）設(shè)備歸還確認(rèn)□完好□損壞（損壞情況：______）申請(qǐng)人簽字：______行政部確認(rèn)：______備注（如臨時(shí)增減設(shè)備、會(huì)議取消等）四、使用與管理注意事項(xiàng)（一）申請(qǐng)時(shí)效要求工作日會(huì)議：需提前至少1個(gè)工作日提交申請(qǐng)，緊急會(huì)議（如突發(fā)事務(wù)需30分鐘內(nèi)召開）可電話聯(lián)系行政部協(xié)調(diào)，事后需補(bǔ)填申請(qǐng)單。非工作日/節(jié)假日會(huì)議：需提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，保證行政部安排專人支持。（二）設(shè)備使用規(guī)范設(shè)備僅限會(huì)議使用，禁止用于娛樂、私人活動(dòng)等非工作場(chǎng)景。使用投影儀時(shí)，需提前關(guān)閉燈光以保證效果，但會(huì)議結(jié)束后需及時(shí)關(guān)閉設(shè)備并切斷電源。視頻會(huì)議系統(tǒng)賬號(hào)由行政部統(tǒng)一管理，申請(qǐng)人需提前1個(gè)工作日申請(qǐng)賬號(hào)權(quán)限，使用完畢后及時(shí)退出登錄。（三）突發(fā)情況處理若會(huì)議臨時(shí)取消或時(shí)間調(diào)整，需在原會(huì)議開始前2小時(shí)通知行政部，以便釋放資源給其他申請(qǐng)人。使用過程中設(shè)備突發(fā)故障，立即聯(lián)系行政部（電話：）或IT支持人員（緊急聯(lián)系：），同時(shí)可臨時(shí)啟用備用設(shè)備（如自帶筆記本電腦連接投影儀）。（四）責(zé)任與賠償申請(qǐng)人需對(duì)會(huì)議期間會(huì)議室及設(shè)備的安全負(fù)全責(zé)，因人為損壞（如摔落麥克風(fēng)、劃傷投影儀幕布）需照價(jià)賠償（賠償標(biāo)準(zhǔn)參照公司《固定資產(chǎn)管理辦法》）。嚴(yán)禁私自外借會(huì)議室設(shè)備或帶離辦公區(qū)域，違者將按公司規(guī)定處理。（五）環(huán)境維護(hù)會(huì)議結(jié)束后，需將桌椅恢復(fù)原位、清理垃圾（包括茶水杯、紙張等）、關(guān)閉燈光及空調(diào)，保持會(huì)議室整潔。禁止在會(huì)議室吸煙、使用明火或攜帶刺激性氣味食物