行政采購標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊模板一、手冊說明與適用范圍本手冊旨在規(guī)范公司行政采購全流程操作，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，降低采購成本，保障物資與服務(wù)質(zhì)量。適用于公司各部門日常辦公物資采購、固定資產(chǎn)采購、服務(wù)類采購（如保潔、維修等）及行政相關(guān)的其他采購行為，涵蓋從需求提出到最終歸檔的全環(huán)節(jié)管理。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與步驟詳解（一）采購需求發(fā)起與審批需求提出使用部門根據(jù)工作需要，填寫《行政采購申請單》（詳見模板1），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、總價、用途、期望到貨日期及預(yù)算科目。需求描述需具體清晰，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應(yīng)細(xì)化為“A4紙500張，70g，白色”）。部門內(nèi)部審批部門負(fù)責(zé)人審核采購需求的必要性與合理性，確認(rèn)是否符合部門年度預(yù)算，簽署審批意見后提交至行政部。行政部初審行政部收到申請后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點核查：采購內(nèi)容是否屬于行政部統(tǒng)籌范圍；預(yù)估價格是否與市場行情基本一致（可參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或詢價結(jié)果）；需求是否符合公司采購政策（如是否優(yōu)先選擇環(huán)保、節(jié)能產(chǎn)品）。初審?fù)ㄟ^后，按采購金額分級報批：金額≤5000元：由行政部經(jīng)理審批；5000元＜金額≤20000元：由行政部經(jīng)理審核后，報分管副總經(jīng)理審批；金額＞20000元：需經(jīng)總經(jīng)理最終審批。（二）供應(yīng)商選擇與比價供應(yīng)商來源優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》（詳見模板2）中選擇供應(yīng)商；名錄無合適供應(yīng)商時，通過市場調(diào)研（如電商平臺、行業(yè)展會、同行推薦）拓展新供應(yīng)商，供應(yīng)商需具備合法經(jīng)營資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）。詢價與比價金額≤5000元：至少向2家供應(yīng)商詢價，填寫《供應(yīng)商比價表》（詳見模板3），記錄報價、產(chǎn)品規(guī)格、交貨期、售后服務(wù)等，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商；金額＞5000元：需組織3家及以上供應(yīng)商參與比價，必要時邀請財務(wù)部共同參與，形成《比價報告》，詳細(xì)說明選擇理由，隨采購申請單一并報批。特殊采購處理單一來源采購（如專利產(chǎn)品、定制化服務(wù)）：需提交《單一來源采購申請說明》，闡明唯一供應(yīng)商的合理性，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行；緊急采購（如突發(fā)故障需立即更換的設(shè)備）：可先由使用部門電話申請，經(jīng)分管副總經(jīng)理口頭批準(zhǔn)后采購，1個工作日內(nèi)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。（三）合同簽訂與訂單下達(dá)合同擬定采購金額≥10000元或涉及服務(wù)類采購時，需簽訂書面合同。行政部根據(jù)比價結(jié)果及談判條款，擬定《采購合同》（詳見模板4），合同內(nèi)容應(yīng)包括：雙方基本信息（供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系人；公司全稱、地址）；采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、交貨時間與地點；付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。合同審核合同擬定后，提交至法務(wù)部（如有）或行政部經(jīng)理審核，重點核查條款的合規(guī)性、嚴(yán)謹(jǐn)性，避免法律風(fēng)險；審核通過后，由授權(quán)代表（總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理）簽字蓋章，供應(yīng)商簽字蓋章后生效。訂單下達(dá)行政部根據(jù)審批結(jié)果或合同，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（詳見模板5），明確交貨時間、地點、聯(lián)系人及要求，同時抄送財務(wù)部、使用部門。（四）訂單執(zhí)行與交付跟進(jìn)交貨進(jìn)度跟蹤行政部指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)訂單執(zhí)行情況，提前3天提醒供應(yīng)商備貨，保證按約定時間交付；若供應(yīng)商可能延遲交貨，需立即通知行政部及使用部門，協(xié)商新的交付時間或調(diào)整采購計劃。交付驗收供應(yīng)商送達(dá)貨物/服務(wù)時，行政部組織使用部門共同驗收：貨物驗收：核對名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查外觀、包裝是否完好，通電測試（如為設(shè)備類產(chǎn)品），確認(rèn)無質(zhì)量問題后填寫《驗收單》（詳見模板6）；服務(wù)驗收：按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（如保潔頻次、維修響應(yīng)時間），由使用部門簽署服務(wù)驗收確認(rèn)單。驗收不合格時，行政部需在2個工作日內(nèi)與供應(yīng)商溝通，要求退換貨或整改，整改后重新驗收。（五）付款結(jié)算與財務(wù)對接付款申請驗收合格后，行政部收集以下資料，提交財務(wù)部申請付款：《采購申請單》（審批件）；《采購合同》或《采購訂單》；《驗收單》；供應(yīng)商開具的合規(guī)票據(jù)（根據(jù)公司財務(wù)制度要求）。財務(wù)審核與付款財務(wù)部收到資料后，3個工作日內(nèi)完成審核，確認(rèn)票據(jù)真實、金額無誤、審批手續(xù)齊全后，安排付款；付款方式需與合同約定一致（銀行轉(zhuǎn)賬、支票等），禁止現(xiàn)金交易（特殊情況除外，需經(jīng)總經(jīng)理審批）。（六）采購檔案歸檔歸檔內(nèi)容行政部負(fù)責(zé)將采購全過程的資料整理歸檔，包括：《采購申請單》及審批件；《供應(yīng)商比價表》《比價報告》；《采購合同》《采購訂單》；《驗收單》；付款憑證、票據(jù)復(fù)印件等。歸檔要求按采購編號分類存放，電子檔案備份至公司服務(wù)器，紙質(zhì)檔案裝訂成冊；檔案保存期限不少于5年，期滿后經(jīng)鑒定無保存價值的，按規(guī)定銷毀。三、常用表單模板模板1：行政采購申請單采購編號申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期采購內(nèi)容明細(xì)規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）采購用途預(yù)算科目預(yù)算金額（元）審批意見部門負(fù)責(zé)人：日期：行政部經(jīng)理：日期：財務(wù)部審核：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：日期：備注模板2：合格供應(yīng)商名錄（節(jié)選）供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式經(jīng)營范圍主要產(chǎn)品/服務(wù)合作期限評價等級（優(yōu)/良/中）*辦公用品有限公司9111**經(jīng)理辦公用品銷售A4紙、文具、耗材2023.01-2025.12優(yōu)*設(shè)備技術(shù)服務(wù)公司9131*5678*主管139辦公設(shè)備維修、銷售打印機(jī)、電腦維修2022.06-2024.06良模板3：供應(yīng)商比價表采購編號采購內(nèi)容規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商A供應(yīng)商B供應(yīng)商C報價（元）報價（元）報價（元）質(zhì)量承諾質(zhì)量承諾質(zhì)量承諾交貨期交貨期交貨期比價結(jié)論選擇供應(yīng)商：__________，理由：__________________________________________________________審核人日期模板4：采購合同（簡化版）合同編號：________________甲方（采購方）：________________公司地址：________________聯(lián)系人：__________，電話：__________乙方（供應(yīng)商）：________________公司地址：________________聯(lián)系人：__________，電話：__________一、采購內(nèi)容名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）合計金額（大寫）：________________，小寫：￥__________二、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及甲方要求，提供產(chǎn)品合格證。三、交貨時間：______年_月_日前；交貨地點：甲方指定地點。四、驗收方式：甲方按訂單要求驗收，驗收合格后簽署《驗收單》。五、付款方式：驗收合格后30日內(nèi)，甲方以銀行轉(zhuǎn)賬方式支付全款。六、違約責(zé)任：乙方延遲交貨，每日按合同總額0.5%支付違約金；甲方延遲付款，每日按應(yīng)付金額0.5%支付違約金。甲方（蓋章）：________________授權(quán)代表簽字：__________日期：______年_月_日乙方（蓋章）：________________授權(quán)代表簽字：__________日期：______年_月_日模板5：采購訂單訂單編號采購編號供應(yīng)商名稱聯(lián)系人電話采購內(nèi)容規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）交貨時間交貨地點收貨人備注下單部門：行政部下單人：__________日期：______年_月_日模板6：驗收單驗收編號采購編號供應(yīng)商名稱采購內(nèi)容規(guī)格型號數(shù)量驗收結(jié)果：□合格，符合采購要求□不合格，問題描述：__________________________________________________________（如：數(shù)量不符、外觀破損、功能故障等）驗收人簽字：__________（使用部門）__________（行政部）日期：______年_月_日處理意見：□同意入庫/啟用□退換貨，要求供應(yīng)商在______年_月_日前完成□整改后重新驗收行政部負(fù)責(zé)人：__________日期：______年_月_日四、關(guān)鍵執(zhí)行要點與風(fēng)險提示合規(guī)優(yōu)先：所有采購活動必須遵守《_________采購法》及公司內(nèi)部采購管理制度，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避審批或采購流程。預(yù)算控制：嚴(yán)格執(zhí)行年度預(yù)算，超預(yù)算采購需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后方可執(zhí)行。供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商準(zhǔn)入、評估、退出機(jī)制，每年對合作供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評價（質(zhì)量、價格、服務(wù)），結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)。廉潔自律：采購人員