第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范本單位文件檔案管理工作，提高文件檔案利用效率，確保信息資源的完整、安全與有效傳承，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及本單位實(shí)際工作需要，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作中形成、接收、處理和保管的各類文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案材料。第三條基本原則文件檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程管理、規(guī)范有序、真實(shí)準(zhǔn)確、安全保密、便于利用、服務(wù)發(fā)展的原則。第二章文件檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條管理機(jī)構(gòu)本單位綜合管理部門（或指定專門檔案管理部門，下同）是文件檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查全單位的文件檔案管理工作。各部門應(yīng)指定專人（兼職或?qū)Ｂ殻┴?fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。第五條綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本單位文件檔案管理規(guī)章制度及實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)本單位各類檔案的接收、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、編研和銷毀等工作。3.指導(dǎo)和督促各部門做好文件材料的形成、積累、整理和預(yù)歸檔工作。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的規(guī)劃、建設(shè)和維護(hù)，確保檔案實(shí)體與信息安全。6.組織開(kāi)展檔案利用服務(wù)，為單位各項(xiàng)工作提供信息支持。第六條各部門及檔案員職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人是本部門文件檔案管理的第一責(zé)任人，對(duì)本部門文件材料的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性負(fù)責(zé)。2.各部門檔案員負(fù)責(zé)本部門日常文件的收集、登記、傳閱、保管和整理，并按規(guī)定期限向綜合管理部門移交歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保本部門文件材料不丟失、不損壞、不泄密。第三章文件的形成與辦理第七條文件擬稿與審核文件擬稿應(yīng)符合國(guó)家公文處理規(guī)范，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，表述清晰、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。擬稿完成后，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，重要文件須按程序報(bào)請(qǐng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。第八條文件簽發(fā)與編號(hào)文件經(jīng)審核無(wú)誤并批準(zhǔn)后，由指定人員負(fù)責(zé)簽發(fā)。簽發(fā)后的文件應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。第九條文件打印與用印文件打印應(yīng)清晰、規(guī)范，格式統(tǒng)一。正式文件須加蓋單位公章或相關(guān)業(yè)務(wù)專用章，用印應(yīng)嚴(yán)格按照用印權(quán)限和審批程序執(zhí)行。第十條文件分發(fā)與傳遞文件分發(fā)應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和需要確定分發(fā)范圍和份數(shù)，建立分發(fā)登記制度。文件傳遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要或安全可靠的方式進(jìn)行，確保送達(dá)及時(shí)、準(zhǔn)確，嚴(yán)防丟失和泄密。第四章檔案的收集與整理第十一條歸檔范圍凡是本單位在各項(xiàng)工作中形成的，具有查考利用價(jià)值的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料、實(shí)物等，均屬歸檔范圍。主要包括：1.單位設(shè)立、變更、撤銷及發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)等文件材料；2.各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等；3.重要的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、函等；4.各項(xiàng)管理制度、工作細(xì)則、業(yè)務(wù)規(guī)范等；5.人員任免、獎(jiǎng)懲、考核、工資、職稱等人事管理文件材料；6.財(cái)務(wù)預(yù)決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件材料；7.項(xiàng)目立項(xiàng)、招投標(biāo)、合同、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等項(xiàng)目管理文件材料；8.對(duì)外交往、合作等文件材料；9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。第十二條歸檔要求1.歸檔的文件材料必須是辦理完畢的正式文件，手續(xù)齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，符合長(zhǎng)期保存要求。2.電子文件應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔，并確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。3.聲像資料應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等要素，并配以文字說(shuō)明。4.實(shí)物檔案應(yīng)妥善包裝，注明來(lái)源、時(shí)間、事由等。第十三條歸檔時(shí)間1.文書檔案一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的整理歸檔工作。2.項(xiàng)目檔案應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后X個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等按國(guó)家有關(guān)規(guī)定期限歸檔。4.其他專項(xiàng)檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)和實(shí)際需要確定歸檔時(shí)間。第十四條檔案整理1.分類：按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，采用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒ǎㄈ缒甓?機(jī)構(gòu)-問(wèn)題分類法或年度-問(wèn)題-機(jī)構(gòu)分類法等）進(jìn)行分類。2.組卷/件：將分類后的文件材料按照一定的邏輯關(guān)系和保管期限組成案卷或單件。3.排列：卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照形成時(shí)間或重要程度進(jìn)行系統(tǒng)排列。4.編號(hào)：對(duì)案卷和卷內(nèi)文件進(jìn)行編號(hào)，以便于檢索。5.編目：填寫案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等，編制檔案檢索工具。第五章檔案的保管與保護(hù)第十五條庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫、防光、防塵等“九防”措施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品，配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)控設(shè)備。3.建立庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。4.保持庫(kù)房整潔有序，檔案柜架排列規(guī)范，便于存取。第十六條檔案存放1.檔案應(yīng)存放在符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、架內(nèi)，不同載體的檔案應(yīng)分別存放。2.檔案存放應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，做到定位存放，并定期進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。3.對(duì)破損、褪色、霉變的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。第十七條安全保密1.嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律法規(guī)，建立健全檔案保密制度，確保檔案信息安全。2.涉密檔案應(yīng)單獨(dú)存放，嚴(yán)格按照保密級(jí)別進(jìn)行管理，借閱、復(fù)制、傳遞須經(jīng)嚴(yán)格審批。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。第六章檔案的利用與借閱第十八條利用原則檔案利用應(yīng)遵循為單位工作服務(wù)、嚴(yán)格審批、保守秘密的原則。第十九條利用范圍與權(quán)限1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱一般檔案，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱涉密檔案或重要檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.檔案一般不得帶出檔案庫(kù)房，確因特殊情況需要借出的，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。第二十條借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理人員核對(duì)借閱人身份及審批手續(xù)無(wú)誤后，方可提供檔案。3.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)者除外）、丟失檔案。第二十一條歸還與清點(diǎn)借閱檔案到期應(yīng)及時(shí)歸還。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、檢查，確認(rèn)無(wú)誤后注銷借閱登記。對(duì)逾期未還者，應(yīng)及時(shí)催還。第二十二條檔案復(fù)制與摘錄因工作需要復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制或摘錄，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。涉密檔案的復(fù)制、摘錄按保密規(guī)定執(zhí)行。第七章檔案的鑒定與銷毀第二十三條檔案鑒定檔案管理部門應(yīng)定期會(huì)同有關(guān)部門對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定其存毀。鑒定工作應(yīng)由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。第二十四條銷毀程序1.對(duì)鑒定后確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)對(duì)照《檔案銷毀清冊(cè)》核對(duì)所要銷毀的檔案，確認(rèn)無(wú)誤后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字。3.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。第八章監(jiān)督與責(zé)任追究第二十五條監(jiān)督檢查綜合管理部門應(yīng)定期或不定期對(duì)各部門文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并督促落實(shí)。第二十六條責(zé)任追究對(duì)在文件檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績(jī)顯著的部門和個(gè)人，應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本制度規(guī)定，造成文件檔案丟失、損壞、泄密或影響工作的，將視情節(jié)輕