幼兒園信息檔案管理制度一、總則為規(guī)范本園信息檔案管理工作，確保各類檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及教育行政管理部門的要求，結(jié)合本園實(shí)際情況，特制定本制度。本制度適用于幼兒園各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。檔案管理工作是幼兒園管理的重要組成部分，全體教職工均有保護(hù)檔案的義務(wù)和責(zé)任。信息檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、安全保密、便于利用的原則。二、管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)幼兒園成立檔案管理工作小組，由園長(zhǎng)任組長(zhǎng)，分管副園長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，成員包括各部門負(fù)責(zé)人及專職（或兼職）檔案管理員。檔案管理工作小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督全園檔案管理工作。幼兒園辦公室（或指定專門部門）為檔案管理的日常工作機(jī)構(gòu)，配備專職或兼職檔案管理員，具體負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和銷毀等工作。檔案管理員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，忠于職守，廉潔奉公，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，并保持相對(duì)穩(wěn)定。各部門負(fù)責(zé)人是本部門檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員按要求收集、整理應(yīng)歸檔的文件材料，并及時(shí)向檔案管理部門移交。三、檔案的收集與歸檔幼兒園各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料，均屬歸檔范圍。主要包括：1.幼兒園建設(shè)與發(fā)展類：幼兒園章程、規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、重要合同協(xié)議等。2.行政管理類：各類規(guī)章制度、人事任免、獎(jiǎng)懲、評(píng)優(yōu)評(píng)先、后勤保障、安全管理等方面的文件材料。3.保教工作類：教育教學(xué)計(jì)劃、總結(jié)、教案、課件、幼兒成長(zhǎng)檔案、觀察記錄、家園聯(lián)系材料、教研活動(dòng)記錄、成果等。4.衛(wèi)生保健類：幼兒健康檢查記錄、預(yù)防接種記錄、傳染病防治、膳食營(yíng)養(yǎng)、衛(wèi)生消毒等相關(guān)材料。5.安全工作類：安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、安全事故處理記錄、安全教育活動(dòng)材料等。6.財(cái)務(wù)類：符合規(guī)定的財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等（按財(cái)務(wù)制度規(guī)定執(zhí)行）。7.人事類：教職工個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證明、專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格證明、聘用合同、考核、獎(jiǎng)懲等材料（按人事管理規(guī)定執(zhí)行）。8.聲像與實(shí)物類：反映幼兒園重要活動(dòng)、事件的照片、錄音、錄像、光盤、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書等。歸檔時(shí)間：各項(xiàng)工作中形成的文件材料，一般應(yīng)在工作結(jié)束后或按學(xué)期、學(xué)年及時(shí)整理歸檔。年度總結(jié)、計(jì)劃等應(yīng)在次年第一季度內(nèi)歸檔。歸檔要求：歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，手續(xù)完備。文件材料應(yīng)字跡清楚，符合歸檔規(guī)格，使用符合檔案保管要求的書寫材料和載體。電子文件應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔，并確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。四、檔案的整理與保管檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體整理方法參照國(guó)家有關(guān)檔案整理規(guī)則執(zhí)行。檔案應(yīng)按照不同類別、年度、保管期限進(jìn)行分類、編號(hào)、排列，并編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄等檢索工具。檔案保管應(yīng)具備適宜的庫(kù)房條件，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵。配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理并報(bào)告。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制。電子檔案的保管應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，采取有效措施防止信息丟失、損壞和泄露。重要電子檔案應(yīng)進(jìn)行多重備份，并異地存放。五、檔案的保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：反映幼兒園主要?dú)v史面貌、具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如幼兒園章程、重要的會(huì)議紀(jì)要、年度計(jì)劃總結(jié)、重要的獎(jiǎng)懲決定、幼兒名冊(cè)（存根）、基建圖紙等。2.長(zhǎng)期保管：具有較長(zhǎng)時(shí)期利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為十至三十年。3.短期保管：在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為五年以下。檔案保管期限表由檔案管理部門根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定及幼兒園實(shí)際情況編制，并報(bào)上級(jí)主管部門備案。六、檔案的利用檔案利用是檔案管理工作的目的之一。幼兒園應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、方式和審批手續(xù)。本園教職工因工作需要查閱檔案，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，檔案管理員方可提供。查閱秘密以上級(jí)別的檔案，須經(jīng)園長(zhǎng)批準(zhǔn)。外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信和有效身份證件，經(jīng)園長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。嚴(yán)禁私自復(fù)制、拍攝、抄錄涉密檔案內(nèi)容。查閱檔案一般在指定地點(diǎn)進(jìn)行。確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)分管檔案工作的園領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，限期歸還。檔案借出時(shí)間一般不超過(guò)一周，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。復(fù)制檔案須經(jīng)檔案管理員同意，并由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案證明章。查（借）閱檔案的情況，均應(yīng)在《檔案利用登記簿》上詳細(xì)記錄。七、檔案的保密檔案屬于幼兒園的重要信息資源，檔案管理人員和所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。建立健全檔案保密制度，對(duì)不同密級(jí)的檔案采取相應(yīng)的保密措施。嚴(yán)禁將檔案帶至公共場(chǎng)所或家中。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將檔案內(nèi)容告知無(wú)關(guān)人員。發(fā)生檔案失泄密事件，應(yīng)立即報(bào)告并采取補(bǔ)救措施，并按有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員責(zé)任。八、檔案的鑒定與銷毀對(duì)于已到保管期限的檔案，由檔案管理員會(huì)同相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行鑒定。對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)登記造冊(cè)，報(bào)園長(zhǎng)批準(zhǔn)后，按規(guī)定程序予以銷毀。檔案銷毀應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案材料。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。九、檔案的信息化管理幼兒園應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀，應(yīng)符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。建立檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和檢測(cè)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。十、獎(jiǎng)懲對(duì)在檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、成績(jī)顯著的部門和個(gè)人，幼兒園予以表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)違反本制度，造成檔案材料失