建筑工程竣工資料歸檔管理規(guī)范一、總則建筑工程竣工資料是工程項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收全過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是工程建設(shè)成果的真實(shí)反映，也是工程后續(xù)維護(hù)、改造、管理及權(quán)屬證明的重要依據(jù)。為加強(qiáng)建筑工程竣工資料的規(guī)范化管理，確保其完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮其在工程建設(shè)及后續(xù)工作中的作用，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于各類新建、擴(kuò)建、改建的建筑工程竣工資料的歸檔管理工作。凡參與工程建設(shè)的建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位及其他相關(guān)單位，均應(yīng)遵照本規(guī)范執(zhí)行?？⒐べY料歸檔管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、責(zé)任到人、全程控制的原則，確保資料的及時收集、規(guī)范整理、安全歸檔和有效利用。二、歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍建筑工程竣工資料的歸檔范圍應(yīng)包括從工程項(xiàng)目決策立項(xiàng)開始，直至竣工驗(yàn)收備案完成及后續(xù)保修階段形成的，與工程質(zhì)量、安全、功能、造價及權(quán)屬相關(guān)的各類文件材料。具體包括但不限于：1.工程前期準(zhǔn)備階段文件：如項(xiàng)目建議書、可行性研究報告、立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可、用地許可、施工許可等審批文件，以及招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。2.工程勘察、設(shè)計文件：如勘察報告、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更、洽商記錄等。3.工程施工技術(shù)文件：如施工組織設(shè)計、專項(xiàng)施工方案、技術(shù)交底記錄、原材料及構(gòu)配件質(zhì)量證明文件、施工試驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收記錄等。4.工程監(jiān)理文件：如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理通知單、監(jiān)理報告、旁站記錄、監(jiān)理驗(yàn)收意見等。5.工程竣工驗(yàn)收文件：如單位工程竣工驗(yàn)收記錄、竣工驗(yàn)收報告、規(guī)劃核實(shí)、消防驗(yàn)收、環(huán)保驗(yàn)收等專項(xiàng)驗(yàn)收文件，以及竣工驗(yàn)收備案文件。6.竣工圖：反映工程竣工時實(shí)際狀況的圖紙。7.工程財務(wù)文件：如工程概預(yù)算、結(jié)算書、審計報告等。8.工程聲像及電子文件：反映工程建設(shè)過程和竣工面貌的照片、錄像，以及上述各類文件的電子版本。（二）資料分類歸檔資料應(yīng)按照其形成的先后順序、專業(yè)性質(zhì)及內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列。通?？蓞⒄諊一蛐袠I(yè)現(xiàn)行的工程資料分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保分類清晰，便于檢索。各相關(guān)單位可根據(jù)工程特點(diǎn)和管理需求，在統(tǒng)一分類原則下進(jìn)行適當(dāng)細(xì)化。三、歸檔文件的質(zhì)量要求（一）真實(shí)性與準(zhǔn)確性歸檔文件必須真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得偽造、篡改或抽換。文件的形成、辦理、審核、簽批等環(huán)節(jié)的責(zé)任人應(yīng)真實(shí)有效。（二）完整性與系統(tǒng)性歸檔文件應(yīng)齊全完整，構(gòu)成工程建設(shè)全過程的完整記錄。各專業(yè)、各環(huán)節(jié)的文件材料應(yīng)相互關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)成套，不得殘缺或遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。（三）規(guī)范性與有效性1.文件材料的格式應(yīng)符合相關(guān)規(guī)范要求，使用規(guī)定的表格樣式。2.文件編號應(yīng)規(guī)范有序，具有唯一性和可追溯性。3.文字材料應(yīng)使用不易褪色的書寫材料，字跡清晰、工整，圖形清晰，簽章手續(xù)完備。復(fù)印件應(yīng)注明原件保存單位或經(jīng)法定單位鑒證。4.外文資料應(yīng)附有中文譯本。5.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，圖章內(nèi)容應(yīng)清晰，簽署完備。凡施工圖變更超過一定幅度或涉及結(jié)構(gòu)安全、重要使用功能的，應(yīng)重新繪制竣工圖。（四）載體要求1.紙質(zhì)文件應(yīng)選用符合耐久性要求的紙張，幅面規(guī)格一般為A4。2.聲像資料應(yīng)圖像清晰、聲音清楚，注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容及拍攝人。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保其長期可讀性和信息完整性，并應(yīng)有相應(yīng)的元數(shù)據(jù)和備份。四、歸檔流程與時限（一）資料收集與整理施工單位應(yīng)在工程施工過程中，按照施工進(jìn)度和資料形成的自然規(guī)律，及時收集、整理各類施工技術(shù)資料。監(jiān)理單位應(yīng)同步收集整理監(jiān)理資料。建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集整理前期文件、竣工驗(yàn)收文件及其他應(yīng)由建設(shè)單位形成的文件。各單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料管理工作。（二）資料審核與匯總施工單位在工程竣工初驗(yàn)前，應(yīng)完成竣工資料的匯總、整理和自檢工作，并經(jīng)項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人審核。監(jiān)理單位應(yīng)對施工單位移交的竣工資料進(jìn)行全面審核，簽署審核意見。對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)單位應(yīng)及時整改。（三）資料移交與歸檔工程竣工驗(yàn)收合格后，施工單位應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)，將經(jīng)審核合格的竣工資料按合同約定份數(shù)移交建設(shè)單位。建設(shè)單位在完成工程竣工驗(yàn)收備案后，應(yīng)將一套完整的竣工資料（含竣工圖）向當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門或其他指定檔案接收單位移交歸檔。移交時應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫移交清單，雙方簽字蓋章。（四）歸檔時限竣工資料的歸檔時限應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收備案后規(guī)定時間內(nèi)完成，具體時限可根據(jù)地方規(guī)定或合同約定執(zhí)行。一般而言，不應(yīng)拖延過久，以保證檔案的及時入藏和利用。五、歸檔責(zé)任與分工（一）建設(shè)單位責(zé)任建設(shè)單位是工程竣工資料歸檔的總負(fù)責(zé)單位，負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督各參建單位的資料歸檔工作，確?？⒐べY料按時、按質(zhì)、按量移交歸檔。建設(shè)單位應(yīng)配備專職或兼職檔案管理人員，建立健全檔案管理制度。（二）施工單位責(zé)任施工單位是竣工資料的主要形成者和收集整理者，對其形成的施工技術(shù)資料的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性負(fù)直接責(zé)任。應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)資料的日常收集、整理、保管和移交工作。（三）監(jiān)理單位責(zé)任監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對施工單位形成的資料進(jìn)行監(jiān)督、檢查和審核，確保其符合規(guī)范要求，并對其簽署的監(jiān)理文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（四）勘察、設(shè)計單位責(zé)任勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)提供完整、準(zhǔn)確的勘察報告、設(shè)計圖紙及設(shè)計變更等文件，并對其真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。各相關(guān)單位應(yīng)明確各自在資料形成、流轉(zhuǎn)、審核、簽署等環(huán)節(jié)的責(zé)任人，確保責(zé)任落實(shí)到人。六、檔案的保管與利用（一）檔案保管接收歸檔的工程檔案應(yīng)按照國家檔案管理規(guī)定進(jìn)行科學(xué)管理，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份和定期檢測，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）檔案利用工程檔案管理單位應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確利用范圍、方式和程序。在符合保密規(guī)定的前提下，為工程維護(hù)、改造、擴(kuò)建、審計、查詢、權(quán)屬證明等工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。檔案利用應(yīng)履行借閱手續(xù)，嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。（三）檔案保管期限工程檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)其價值確定，分為永久、長期、短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)參照國家相關(guān)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。七、電子檔案管理的特殊規(guī)定隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案已成為工程檔案的重要組成部分。電子檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用，除應(yīng)符合本規(guī)范上述要求外，還應(yīng)滿足以下特殊規(guī)定：1.電子文件的形成和處理應(yīng)符合相關(guān)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。2.電子文件應(yīng)采用符合長期保存要求的格式，并附有相應(yīng)的元數(shù)據(jù)。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，并定期進(jìn)行有效性檢測和遷移。4.電子檔案的歸檔應(yīng)連同其生成的軟硬件環(huán)境說明、讀取工具等一并移交。5.涉及國家秘密或商業(yè)秘密的電子檔案，其管理應(yīng)符合相關(guān)保密規(guī)定。八、附則本規(guī)