企業(yè)工程檔案制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》等國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)內(nèi)部管理需求制定。為規(guī)范企業(yè)工程檔案的形成、收集、整理、保管、利用和鑒定工作，防控檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案資源價(jià)值，特制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋工程建設(shè)全生命周期檔案管理，包括但不限于項(xiàng)目前期策劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、運(yùn)維等環(huán)節(jié)形成的各類文件、圖紙、影像、電子數(shù)據(jù)等檔案材料。第三條本制度下列術(shù)語含義：（一）工程檔案專項(xiàng)管理：指企業(yè)為規(guī)范工程檔案管理，建立全過程、系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，確保檔案真實(shí)性、完整性、有效性和安全性。（二）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)：指因檔案管理流程不規(guī)范、制度執(zhí)行不到位、技術(shù)手段落后等導(dǎo)致檔案丟失、損毀、泄密或無法有效利用的風(fēng)險(xiǎn)。（三）檔案合規(guī)：指工程檔案管理活動(dòng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)內(nèi)部制度要求，保障檔案管理合法合規(guī)。第四條工程檔案專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：檔案管理范圍覆蓋工程建設(shè)全過程，確保各類檔案材料無遺漏；（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)人員檔案管理職責(zé)，實(shí)現(xiàn)責(zé)任閉環(huán)；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控，強(qiáng)化過程管控；（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估檔案管理制度有效性，優(yōu)化管理流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司工程檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)與落實(shí)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督。第六條設(shè)立工程檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)包括：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司工程檔案管理工作，審批檔案管理制度；（二）決策重大檔案管理事項(xiàng)，解決跨部門管理難題；（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)檔案管理制度執(zhí)行情況，提出改進(jìn)要求。第七條明確檔案管理部門（或指定牽頭部門）為工程檔案專項(xiàng)管理的歸口單位，主要職責(zé)包括：（一）制定和完善檔案管理制度，組織開展檔案管理培訓(xùn)；（二）指導(dǎo)各部門、下屬單位開展檔案收集、整理和歸檔工作；（三）定期檢查檔案管理情況，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，提出優(yōu)化建議。第八條專責(zé)部門（如法務(wù)部、審計(jì)部）負(fù)責(zé)工程檔案的合規(guī)性審核，主要職責(zé)包括：（一）審核檔案管理制度是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；（二）監(jiān)督檔案管理過程中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，提出防范措施；（三）參與重大檔案管理事件的處置，出具合規(guī)評(píng)估報(bào)告。第九條業(yè)務(wù)部門及下屬單位負(fù)責(zé)本領(lǐng)域工程檔案的日常管理，主要職責(zé)包括：（一）按照檔案管理制度要求，及時(shí)收集、整理和歸檔工程資料；（二）落實(shí)檔案保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)的管控措施；（三）配合檔案管理部門開展檔案檢查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作。第十條基層執(zhí)行崗位員工應(yīng)履行以下檔案管理責(zé)任：（一）遵守檔案管理制度，規(guī)范操作檔案管理流程；（二）對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)形成的檔案材料及時(shí)移交歸檔；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或異常情況，及時(shí)上報(bào)主管或檔案管理部門。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十一條檔案收集與歸檔管理：業(yè)務(wù)部門應(yīng)在工程活動(dòng)結(jié)束后X日內(nèi)完成檔案收集，檔案管理部門應(yīng)在X日內(nèi)完成歸檔審核。歸檔檔案應(yīng)包括但不限于：（一）項(xiàng)目前期文件（可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)等）；（二）設(shè)計(jì)文件（方案設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、竣工圖等）；（三）施工文件（招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工日志、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）；（四）運(yùn)維文件（設(shè)備臺(tái)賬、維修記錄、技術(shù)改造方案等）。禁止性行為：嚴(yán)禁未按規(guī)定歸檔檔案，或擅自涂改、偽造檔案材料。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)管理，確保檔案唯一標(biāo)識(shí)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)一致。第十二條檔案保管與安全防護(hù)：（一）紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在符合恒溫恒濕、防火防潮要求的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)定期檢查維護(hù)；（二）電子檔案應(yīng)采用加密存儲(chǔ)技術(shù)，定期備份，并建立異地容災(zāi)機(jī)制；（三）涉密檔案應(yīng)采取物理隔離、權(quán)限控制等措施，嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸。禁止性行為：嚴(yán)禁將檔案材料帶離檔案庫房或非工作場所，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。重點(diǎn)防控點(diǎn)：建立檔案銷毀審批制度，對(duì)達(dá)到保管期限的檔案按程序銷毀，并留存銷毀記錄。第十三條檔案利用與共享管理：（一）檔案查閱應(yīng)履行審批手續(xù)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁涂改、抽取或損毀；（二）涉密檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格控制范圍，并記錄查閱過程；（三）鼓勵(lì)各部門共享檔案資源，但需確保利用目的合法合規(guī)。禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自復(fù)印、掃描或傳輸檔案材料，嚴(yán)禁違規(guī)對(duì)外提供檔案信息。重點(diǎn)防控點(diǎn)：建立檔案利用臺(tái)賬，對(duì)重大工程項(xiàng)目檔案的利用進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)控。第十四條檔案信息化管理：（一）推廣使用工程檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化、流程自動(dòng)化；（二）建立檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的一致性和可追溯性；（三）定期開展系統(tǒng)安全評(píng)估，保障檔案數(shù)據(jù)安全。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自篡改系統(tǒng)數(shù)據(jù)，嚴(yán)禁未按規(guī)定上傳檔案信息。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)操作權(quán)限的管控，實(shí)施多級(jí)審核機(jī)制。第十五條檔案鑒定與移交管理：（一）檔案管理部門應(yīng)定期開展檔案鑒定工作，確定檔案保管期限；（二）工程竣工驗(yàn)收后X日內(nèi)，項(xiàng)目單位應(yīng)向公司檔案管理部門移交完整檔案；（三）檔案移交應(yīng)簽訂協(xié)議，明確雙方責(zé)任。禁止性行為：嚴(yán)禁以完成項(xiàng)目為由，拒絕移交檔案或轉(zhuǎn)移檔案所有權(quán)。重點(diǎn)防控點(diǎn)：建立檔案移交驗(yàn)收制度，對(duì)移交檔案的完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核。第十六條檔案保密管理：（一）涉密檔案的定密、解密應(yīng)按程序辦理，并記錄在案；（二）涉密人員應(yīng)簽訂保密承諾書，離崗時(shí)需辦理保密事項(xiàng)交接；（三）發(fā)生檔案泄密事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，追查責(zé)任。禁止性行為：嚴(yán)禁將涉密檔案存儲(chǔ)在非安全設(shè)備，嚴(yán)禁非涉密人員接觸涉密檔案。重點(diǎn)防控點(diǎn)：建立檔案保密巡查機(jī)制，定期檢查保密制度執(zhí)行情況。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：檔案管理部門應(yīng)每年對(duì)檔案管理制度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整及管理實(shí)踐，及時(shí)修訂制度，并按程序發(fā)布實(shí)施。第十八條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）檔案管理部門應(yīng)每季度開展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)檢查檔案收集、保管、利用等環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)；（二）對(duì)發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布預(yù)警通知，并制定整改方案；（三）重大風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)解決。第十九條合規(guī)審查機(jī)制：（一）檔案管理制度應(yīng)嵌入業(yè)務(wù)流程，確保檔案管理要求貫穿項(xiàng)目全周期；（二）重大工程項(xiàng)目檔案管理需經(jīng)檔案管理部門和專責(zé)部門聯(lián)合審查；（三）未經(jīng)合規(guī)審查的檔案，不得進(jìn)入歸檔流程。第二十條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，并報(bào)檔案管理部門備案；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)部門制定應(yīng)對(duì)方案，并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批；（三）風(fēng)險(xiǎn)處置過程應(yīng)全程記錄，并定期向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制：（一）對(duì)檔案管理違規(guī)行為，根據(jù)情節(jié)輕重，給予警告、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰等處理；（二）涉嫌違法的，移交司法機(jī)關(guān)處理；（三）責(zé)任追究結(jié)果應(yīng)納入績效考核，并與評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤。第二十二條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）檔案管理部門應(yīng)每年對(duì)檔案管理制度有效性進(jìn)行評(píng)估，形成評(píng)估報(bào)告；（二）評(píng)估結(jié)果應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)，并作為制度修訂的重要依據(jù)；（三）鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)建議，對(duì)優(yōu)秀建議給予獎(jiǎng)勵(lì)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)履行檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，定期研究檔案管理事項(xiàng)；（二）檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)人才，保障檔案管理工作順利開展；（三）建立跨部門協(xié)作機(jī)制，確保檔案管理資源有效整合。第二十四條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將檔案管理納入部門年度考核指標(biāo)，考核結(jié)果與績效工資掛鉤；（二）對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)；（三）對(duì)檔案管理不合格的部門，取消評(píng)優(yōu)資格。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層應(yīng)接受檔案管理履職培訓(xùn)，提升檔案管理意識(shí)；（二）一線員工應(yīng)接受檔案操作規(guī)范培訓(xùn)，掌握檔案管理技能；（三）定期開展檔案管理宣傳活動(dòng)，營造全員參與氛圍。第二十六條信息化支撐：（一）建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、智能化管理；（二）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，提升管理效率；（三）加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)維，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。第二十七條文化建設(shè)：（一）編制《工程檔案合規(guī)手冊(cè)》，明確檔案管理要求；（二）組織全員簽訂《檔案管理承諾書》，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)；（三）設(shè)立檔案管理宣傳欄，普及檔案管理知識(shí)。第二十八條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：發(fā)生檔案管理風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)在X小時(shí)內(nèi)上報(bào)檔案管理部門，并啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案；（二）年度管理報(bào)告：檔案管理部門應(yīng)每年編制年度管理報(bào)告，內(nèi)容包括檔案管理情況、風(fēng)險(xiǎn)處置情況、改進(jìn)措施等；（三）報(bào)告內(nèi)容應(yīng)真實(shí)完整，并按程序報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)小組審批。第六章附則第二十九條本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋