企業(yè)汽柴油采購制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國反不正當競爭法》等相關國家法律法規(guī)，參照行業(yè)關于采購管理、風險防控的通用準則，并結合XX集團母公司關于企業(yè)內(nèi)部控制、合規(guī)經(jīng)營的相關規(guī)定制定。同時，為有效防控采購領域存在的專項風險，規(guī)范公司汽柴油采購業(yè)務流程，提升資源使用效益，維護企業(yè)合法權益，特制定本制度。制度旨在通過明確管理職責、細化操作規(guī)范、強化風險防控，確保汽柴油采購活動的合法合規(guī)、高效有序。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在執(zhí)行汽柴油采購業(yè)務的全過程，覆蓋采購需求提報、供應商選擇、招標投標、合同簽訂、物流配送、入庫驗收、資金支付、質(zhì)量監(jiān)控等環(huán)節(jié)。具體適用場景包括但不限于車輛燃料補充、生產(chǎn)運營用油、設備維護用油等所有涉及汽柴油采購的場景。第三條本制度中的核心術語定義如下：（一）“XX專項管理”是指公司針對汽柴油采購活動建立的全流程、全方位風險防控和管理體系，涵蓋業(yè)務操作、合規(guī)審查、風險應對、責任追究等管理閉環(huán)。（二）“XX風險”是指公司在汽柴油采購過程中可能面臨的法律合規(guī)風險、廉潔風險、財務風險、安全風險等，包括但不限于供應商資質(zhì)風險、價格波動風險、質(zhì)量安全隱患、利益輸送風險等。（三）“XX合規(guī)”是指公司所有汽柴油采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、公司內(nèi)部管理制度，確保業(yè)務操作合法合規(guī)、權責清晰、流程規(guī)范。第四條汽柴油采購專項管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：確保所有采購活動納入制度管理范圍，不留死角；（二）責任到人原則：明確各層級、各崗位的管理職責和操作權限，確保責任可追溯；（三）風險導向原則：聚焦重點環(huán)節(jié)和關鍵風險點，實施差異化管控；（四）持續(xù)改進原則：定期評估管理有效性，優(yōu)化制度流程，適應內(nèi)外部環(huán)境變化。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人對公司汽柴油采購專項管理負總責，承擔首要領導責任，負責組織審定重大采購決策、協(xié)調(diào)解決跨部門管理難題、推動制度體系完善。分管采購、財務等相關工作的領導為直接責任人，具體負責專項管理制度的落地執(zhí)行、日常監(jiān)督和考核。第六條設立汽柴油采購專項管理領導小組（以下簡稱“領導小組”），作為公司層面的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和決策機構。領導小組由公司主要負責人擔任組長，分管領導擔任副組長，成員包括采購部、財務部、法務部、紀檢監(jiān)察部、安全環(huán)保部等相關部門負責人。領導小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃汽柴油采購專項管理制度建設，審定重大管理政策；（二）協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題，對關鍵風險點進行決策審批；（三）定期聽取專項管理工作匯報，監(jiān)督評估管理成效，提出改進要求。第七條明確三類主體的管理職責分工：（一）牽頭部門：采購部作為汽柴油采購專項管理的牽頭部門，負責統(tǒng)籌制度體系建設、風險識別評估、監(jiān)督考核、培訓宣貫等工作。具體職責包括：1.制定和完善汽柴油采購管理制度、操作流程；2.組織開展供應商資質(zhì)審核、招標文件編制、采購結果公告；3.定期匯總分析采購數(shù)據(jù)，識別異常情況并上報領導小組；4.對下屬單位的采購活動進行指導和監(jiān)督。（二）專責部門：法務部、財務部、安全環(huán)保部作為專責部門，分別承擔以下職責：1.法務部：負責采購合同的合法性審核、爭議解決，提供合規(guī)法律支持；2.財務部：負責采購資金支付審批、資金使用監(jiān)督，確保稅務合規(guī)；3.安全環(huán)保部：負責采購物資的質(zhì)量安全、環(huán)保標準符合性審查。（三）業(yè)務部門/下屬單位：各用車單位、生產(chǎn)部門等作為業(yè)務部門，負責落實汽柴油采購的具體要求，履行以下職責：1.按需提報采購需求，確保數(shù)據(jù)真實準確；2.配合開展供應商評價、合同執(zhí)行監(jiān)督；3.落實物資驗收標準，及時反饋質(zhì)量問題。第八條基層執(zhí)行崗位（如采購專員、財務審批員、驗收人員等）承擔合規(guī)操作主體責任，必須嚴格遵守制度規(guī)定，履行以下義務：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確個人在采購流程中的職責；（二）如實記錄業(yè)務操作信息，確保數(shù)據(jù)可追溯；（三）發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或潛在風險時，及時上報至專責部門或領導小組。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條供應商選擇管理：（一）業(yè)務操作合規(guī)標準：建立合格供應商名錄，對新增供應商進行全流程資質(zhì)審核，包括營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)準入、安全生產(chǎn)許可、財務狀況、信譽記錄等。實施“rotatingprocurement”機制，原則上同一供應商連續(xù)合作不超過X年。（二）禁止性行為：嚴禁通過利益輸送、圍標串標等方式選擇供應商；嚴禁與關聯(lián)方進行非正常交易；嚴禁收受供應商財物或不正當利益。（三）重點風險防控：加強對供應商動態(tài)評估，重點關注其履約能力、價格合理性、質(zhì)量穩(wěn)定性，防止“劣幣驅(qū)逐良幣”。第十條招標采購管理：（一）業(yè)務操作合規(guī)標準：單次采購金額超過X萬元的，必須采用公開招標方式；金額不足X萬元但涉及重要物資的，可采取競爭性談判或詢價方式。招標文件需明確技術參數(shù)、商務條款、評標標準，并由法務部審核。（二）禁止性行為：嚴禁泄露招標信息；嚴禁指定中標候選人；嚴禁在評標過程中干擾評委獨立判斷。（三）重點風險防控：加強對評標過程的監(jiān)督，防止“暗箱操作”；建立評標專家輪換機制，避免利益固化。第十一條采購合同管理：（一）業(yè)務操作合規(guī)標準：合同條款必須明確物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、違約責任等關鍵內(nèi)容，并由法務部審核簽字。簽訂合同后X日內(nèi)，需在財務系統(tǒng)完成合同登記，與資金支付關聯(lián)。（二）禁止性行為：嚴禁簽訂“陰陽合同”；嚴禁在合同中設置排他性條款損害公司利益；嚴禁擅自變更合同內(nèi)容。（三）重點風險防控：建立合同履約監(jiān)控機制，定期跟蹤供應商交貨進度、質(zhì)量達標情況，對違約行為及時采取法律手段維權。第十二條物流配送管理：（一）業(yè)務操作合規(guī)標準：選擇具備運輸資質(zhì)的第三方物流企業(yè)，簽訂年度合作協(xié)議；運輸過程需全程跟蹤，確保貨物完好。對特殊用油（如航空煤油）需符合專用運輸要求。（二）禁止性行為：嚴禁將物資轉(zhuǎn)包給無資質(zhì)第三方；嚴禁利用物流環(huán)節(jié)進行利益輸送。（三）重點風險防控：建立物流費用分攤標準，防止虛增成本；加強運輸車輛動態(tài)監(jiān)控，防止“跑冒滴漏”。第十三條質(zhì)量安全管控：（一）業(yè)務操作合規(guī)標準：所有采購汽柴油必須符合國家標準，并索取權威檢測機構出具的合格證明；建立“一罐一檢”制度，入庫前需抽檢油品指標。對不合格物資堅決拒收并追溯供應商。（二）禁止性行為：嚴禁采購假冒偽劣油品；嚴禁明知油品不合格仍入庫使用。（三）重點風險防控：建立供應商質(zhì)量黑名單制度，對違規(guī)供應商永久淘汰；對員工開展油品知識培訓，提升質(zhì)量辨識能力。第十四條價格管理：（一）業(yè)務操作合規(guī)標準：建立“量價掛鉤”采購機制，原則上采購價格不得高于市場平均價X%。每月編制采購價格分析報告，異常波動需上報領導小組。（二）禁止性行為：嚴禁虛構采購需求抬高價格；嚴禁與供應商達成價格默契。（三）重點風險防控：引入第三方價格監(jiān)測工具，對大宗采購進行實時監(jiān)控，防止價格操縱。第十五條成本控制管理：（一）業(yè)務操作合規(guī)標準：優(yōu)化庫存管理，實行“先進先出”原則，避免長期積壓；對閑置油品及時處置，通過內(nèi)部調(diào)劑或合規(guī)渠道變現(xiàn)。（二）禁止性行為：嚴禁超量采購形成浪費；嚴禁以“損耗”名義變相侵占公司利益。（三）重點風險防控：建立油品損耗率考核指標，超過X%需啟動專項調(diào)查。第十六條資金支付管理：（一）業(yè)務操作合規(guī)標準：采購付款需依據(jù)合同、發(fā)票、驗收單“三單匹配”原則，由財務部按權限審批。大額支付需經(jīng)領導小組審議。（二）禁止性行為：嚴禁無合同付款；嚴禁提前付款或分期支付無依據(jù)；嚴禁通過虛假發(fā)票套取資金。（三）重點風險防控：建立資金支付電子化監(jiān)管平臺，所有審批節(jié)點留痕；對異常支付指令立即暫停并核查。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制：（一）每年X月，牽頭部門組織評估制度執(zhí)行情況，根據(jù)國家政策變化、行業(yè)動態(tài)、業(yè)務需求調(diào)整制度內(nèi)容；（二）重大制度修訂需經(jīng)領導小組審議通過，并同步更新相關操作指南和培訓材料。第十八條風險識別預警機制：（一）每月開展采購風險排查，重點關注供應商集中度、價格波動、合同違約等指標；（二）建立風險分級標準：一般風險需專責部門處置，重大風險需上報領導小組啟動應急預案；（三）定期發(fā)布風險預警通知，指導各部門做好防控措施。第十九條合規(guī)審查機制：（一）將合規(guī)審查嵌入業(yè)務流程：采購需求提報需附合規(guī)性說明；招標文件需法務部審核；合同簽訂需財務部參與；（二）明確“一票否決”條款：涉及廉潔風險、重大合規(guī)問題的，立即終止交易并啟動調(diào)查；（三）未經(jīng)合規(guī)審查的采購活動，相關部門不得執(zhí)行。第二十條風險應對機制：（一）一般風險：專責部門牽頭制定整改方案，限期完成；（二）重大風險：領導小組立即啟動應急響應，采取暫停采購、更換供應商、法律訴訟等措施；（三）責任協(xié)同：建立跨部門風險處置小組，明確牽頭部門、配合部門及職責分工。第二十一條責任追究機制：（一）違規(guī)情形：包括但不限于違規(guī)選擇供應商、泄露招標信息、收受回扣、虛假驗收等；（二）處罰標準：根據(jù)違規(guī)情節(jié)嚴重程度，給予通報批評、經(jīng)濟處罰、降職降級等處分；涉嫌犯罪的，移交司法機關處理；（三）聯(lián)動機制：將違規(guī)行為納入績效考核，并與評優(yōu)評先掛鉤。第二十二條評估改進機制：（一）每年X月，領導小組組織對專項管理體系有效性進行評估，考核指標包括合規(guī)率、成本控制率、風險處置及時率等；（二）評估結果作為制度優(yōu)化的重要依據(jù)，對流程漏洞及時修復；（三）引入第三方審計機制，對評估過程進行監(jiān)督。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：（一）各級領導干部需履行“一崗雙責”，既抓業(yè)務發(fā)展又抓風險防控；（二）設立專項管理聯(lián)絡員制度，各部門指定專人負責制度執(zhí)行和信息報送。第二十四條考核激勵機制：（一）將專項合規(guī)情況納入部門年度考核，合規(guī)率低于X%的，取消評優(yōu)資格；（二）對表現(xiàn)突出的個人給予獎勵，獎勵標準與績效考核掛鉤；（三）建立“黑紅榜”制度，對嚴重違規(guī)的個人和部門進行公示。第二十五條培訓宣傳機制：（一）管理層培訓：每年X季度，組織分管領導、部門負責人學習制度要點，明確管理紅線；（二）一線員工培訓：每月開展操作規(guī)范培訓，重點講解供應商選擇、合同簽訂、驗收標準等環(huán)節(jié)的合規(guī)要求；（三）定期發(fā)布合規(guī)案例，以案說法，強化全員風險意識。第二十六條信息化支撐：（一）開發(fā)汽柴油采購管理平臺，實現(xiàn)需求提報、供應商管理、招標投標、合同履約等全流程線上操作；（二）嵌入風險預警模型，對異常數(shù)據(jù)自動觸發(fā)預警；（三）建立數(shù)據(jù)可視化看板，實時監(jiān)控采購活動。第二十七條文化建設：（一）編制《汽柴油采購合規(guī)手冊》，作為全員行為指引；（二）每年X月開展“合規(guī)月”活動，通過知識競賽、承諾簽名等形式營造氛圍；（三）設立舉報熱線，鼓勵員工對違規(guī)行為進行監(jiān)督。第二十八條報告制度：（一）風險事件報告：發(fā)生違規(guī)行為的，須在