公司印鑑登記制度第一章總則第一條為規(guī)范公司印章管理，維護(hù)公司合法權(quán)益，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)母公司印章管理制度及公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本制度。本制度旨在通過(guò)明確印章管理職責(zé)、規(guī)范使用流程、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，確保印章管理的合規(guī)性、安全性與高效性，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供保障。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工，涵蓋公司各類(lèi)印章（包括但不限于公章、合同章、財(cái)務(wù)章、法人章等）的制作、保管、使用、變更及廢止等全流程管理。凡涉及印章使用及管理的業(yè)務(wù)場(chǎng)景，均需遵循本制度執(zhí)行。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)的含義：（一）“印章專(zhuān)項(xiàng)管理”指公司針對(duì)印章管理所建立的組織架構(gòu)、制度體系、操作流程、風(fēng)險(xiǎn)防控及監(jiān)督考核等綜合管理活動(dòng)。（二）“印章使用風(fēng)險(xiǎn)”指因印章保管不善、使用不當(dāng)或違規(guī)操作而可能引發(fā)的法律糾紛、財(cái)產(chǎn)損失或聲譽(yù)損害等潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）“印章合規(guī)”指印章使用嚴(yán)格遵循法律法規(guī)、公司制度及業(yè)務(wù)流程，確保用印行為的合法性、合理性與必要性。（四）“印章授權(quán)管理”指通過(guò)書(shū)面或系統(tǒng)記錄明確印章使用權(quán)限，確保用印行為得到授權(quán)方批準(zhǔn)的管理方式。第四條印章專(zhuān)項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋原則，即印章管理覆蓋公司所有印章及使用場(chǎng)景，不留管理盲區(qū)。（二）責(zé)任到人原則，即明確各級(jí)管理人員及員工的印章使用責(zé)任，確保可追溯性。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則，即聚焦印章使用中的高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，優(yōu)先防控重大風(fēng)險(xiǎn)。（四）持續(xù)改進(jìn)原則，即定期評(píng)估印章管理效果，優(yōu)化制度流程，適應(yīng)業(yè)務(wù)變化。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司印章管理的第一責(zé)任人，對(duì)印章管理工作的整體有效性負(fù)總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)印章管理制度，監(jiān)督印章使用情況。第六條設(shè)立公司印章管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌印章管理工作的決策審批、監(jiān)督評(píng)價(jià)及重大風(fēng)險(xiǎn)處置。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠于公司綜合管理部（或指定牽頭部門(mén)），負(fù)責(zé)日常印章管理工作。第七條各部門(mén)、下屬單位及員工在印章管理中應(yīng)履行以下職責(zé)：（一）牽頭部門(mén)（綜合管理部）職責(zé)：1.統(tǒng)籌印章管理制度建設(shè)，定期修訂完善印章管理規(guī)范；2.負(fù)責(zé)印章的制作、保管、變更及廢止等全流程管理；3.組織開(kāi)展印章使用培訓(xùn)，提升員工合規(guī)意識(shí)；4.監(jiān)督檢查印章使用情況，對(duì)違規(guī)行為提出處理建議。（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)（如法務(wù)部、財(cái)務(wù)部）職責(zé)：1.法務(wù)部負(fù)責(zé)審核涉及重大合同、法律文書(shū)的用印流程；2.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核涉及資金支付、票據(jù)開(kāi)具的用印合規(guī)性；3.優(yōu)化印章使用審批流程，推動(dòng)印章管理信息化建設(shè)。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位職責(zé)：1.負(fù)責(zé)本領(lǐng)域印章使用需求的申請(qǐng)、審批及跟蹤；2.確保印章使用符合業(yè)務(wù)流程及合規(guī)要求；3.定期自查印章使用情況，及時(shí)報(bào)告異常問(wèn)題。（四）基層執(zhí)行崗職責(zé)：1.嚴(yán)格遵守印章使用審批流程，不得擅自用印；2.妥善保管領(lǐng)用印章，不得轉(zhuǎn)交他人使用；3.發(fā)現(xiàn)有異常用印情況，立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第八條印章制作管理：公司所有印章須由綜合管理部統(tǒng)一制作或委托具有資質(zhì)的刻章機(jī)構(gòu)刻制，制作前需提交刻章申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后方可執(zhí)行。印章制作完成后，需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成驗(yàn)收，并辦理印章入庫(kù)登記手續(xù)。第九條印章保管管理：（一）公章、合同章等核心印章須由專(zhuān)人保管，實(shí)行雙人雙鎖管理，保管人不得單獨(dú)保管印章及用印審批單；（二）財(cái)務(wù)章、法人章等特殊印章須設(shè)置專(zhuān)用保管柜，并建立保管日志，記錄每次開(kāi)啟及使用情況；（三）電子印章由IT部門(mén)統(tǒng)一管理，確保存儲(chǔ)安全、訪問(wèn)權(quán)限可控，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。第十條印章使用審批管理：（一）一般用印需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，重大用印需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要負(fù)責(zé)人審批；（二）用印申請(qǐng)應(yīng)填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)單》，明確用印事由、印章類(lèi)型、使用范圍及有效期，審批流程完成后方可用?。唬ㄈ┙刮唇?jīng)審批擅自用印，禁止將印章交由非授權(quán)人員保管或使用。第十一條印章使用規(guī)范：（一）紙質(zhì)印章使用后需及時(shí)收回，并在用印登記簿上記錄用印時(shí)間、事由、保管人等信息；（二）電子印章使用須通過(guò)系統(tǒng)授權(quán)，操作完成后自動(dòng)生成電子存證，確?？勺匪荩唬ㄈ﹪?yán)禁在空白文件或非正式文件上加蓋印章，嚴(yán)禁將印章用于違規(guī)業(yè)務(wù)或個(gè)人事務(wù)。第十二條印章變更管理：（一）印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)等發(fā)生變更時(shí)，需提交變更申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后注銷(xiāo)原印章，并辦理新印章入庫(kù)登記；（二）印章遺失或損壞時(shí)，須立即向綜合管理部報(bào)告，并按規(guī)定程序申請(qǐng)補(bǔ)制，同時(shí)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并采取應(yīng)急措施。第十三條印章廢止管理：（一）印章因業(yè)務(wù)調(diào)整、部門(mén)撤銷(xiāo)等原因不再使用時(shí)，須辦理廢止手續(xù)，注銷(xiāo)印章并銷(xiāo)毀相關(guān)檔案；（二）廢止印章需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成封存或銷(xiāo)毀，防止流入社會(huì)造成風(fēng)險(xiǎn)。第十四條印章風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：（一）核心印章保管風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)防控印章被盜用、丟失或被偽造；（二）審批流程風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)防控越權(quán)審批、空白用印或未經(jīng)授權(quán)用??；（三）電子印章安全風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)防控系統(tǒng)漏洞、訪問(wèn)權(quán)限失控或數(shù)據(jù)泄露。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十五條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：公司綜合管理部每年至少開(kāi)展一次印章管理制度評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整或風(fēng)險(xiǎn)事件教訓(xùn)，及時(shí)修訂完善印章管理規(guī)范，確保制度與實(shí)際相符。第十六條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）定期開(kāi)展印章使用風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)用印場(chǎng)景（如合同簽訂、資金支付、對(duì)外擔(dān)保等）；（二）對(duì)排查發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知，并制定整改措施；（三）建立風(fēng)險(xiǎn)信息庫(kù)，動(dòng)態(tài)跟蹤風(fēng)險(xiǎn)變化，為制度優(yōu)化提供依據(jù)。第十七條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將印章使用合規(guī)性審查嵌入業(yè)務(wù)流程，如合同簽訂前審查用印審批手續(xù)，資金支付前審查票據(jù)用印合規(guī)性；（二）設(shè)立“未經(jīng)審查不得實(shí)施”原則，對(duì)未按流程用印的行為，相關(guān)部門(mén)不得支持執(zhí)行；（三）法務(wù)部、財(cái)務(wù)部等專(zhuān)責(zé)部門(mén)定期抽查印章使用記錄，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行通報(bào)。第十八條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般違規(guī)行為由綜合管理部責(zé)令整改，并視情節(jié)對(duì)責(zé)任部門(mén)或個(gè)人進(jìn)行績(jī)效考核扣分；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)事件（如印章被盜用、造成財(cái)產(chǎn)損失）須啟動(dòng)應(yīng)急流程，由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，并按規(guī)定上報(bào)；（三）建立責(zé)任協(xié)同機(jī)制，涉及多個(gè)部門(mén)的違規(guī)用印，由牽頭部門(mén)統(tǒng)籌整改，相關(guān)部門(mén)配合落實(shí)。第十九條責(zé)任追究機(jī)制：（一）對(duì)違規(guī)用印行為的處罰標(biāo)準(zhǔn)包括：警告、通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣罰、紀(jì)律處分等，情節(jié)嚴(yán)重的移交司法機(jī)關(guān)處理；（二）明確責(zé)任界定規(guī)則，如審批人未履行審核職責(zé)、保管人擅自用印等均需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（三）建立違規(guī)用印臺(tái)賬，與績(jī)效考核、評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，形成正向激勵(lì)與約束。第二十條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年開(kāi)展印章管理有效性評(píng)估，從制度完善度、風(fēng)險(xiǎn)防控效果、員工合規(guī)意識(shí)等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)；（二）針對(duì)評(píng)估發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，制定改進(jìn)計(jì)劃，明確責(zé)任部門(mén)及完成時(shí)限；（三）將評(píng)估結(jié)果作為部門(mén)及個(gè)人年度考核的重要參考，推動(dòng)持續(xù)優(yōu)化印章管理體系。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第二十一條組織保障：（一）公司主要負(fù)責(zé)人每年至少聽(tīng)取一次印章管理工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決重大問(wèn)題；（二）分管領(lǐng)導(dǎo)每月檢查一次印章使用情況，確保制度執(zhí)行到位；（三）綜合管理部每周召開(kāi)工作例會(huì)，研究解決日常管理中的問(wèn)題。第二十二條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將印章使用合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核，合規(guī)率低于X%的部門(mén)取消評(píng)優(yōu)資格；（二）對(duì)印章管理突出貢獻(xiàn)的個(gè)人，給予績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)或通報(bào)表?yè)P(yáng)；（三）將印章違規(guī)行為與員工年度評(píng)優(yōu)掛鉤，實(shí)行“一票否決”。第二十三條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）每半年開(kāi)展一次印章管理培訓(xùn)，重點(diǎn)覆蓋新員工、印章保管人及審批人；（二）制作印章管理操作手冊(cè)，在辦公區(qū)域張貼合規(guī)提示，提升全員意識(shí)；（三）設(shè)立合規(guī)咨詢渠道，解答員工關(guān)于印章使用的疑問(wèn)，消除操作誤區(qū)。第二十四條信息化支撐：（一）開(kāi)發(fā)印章管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)用印申請(qǐng)線上審批、電子存證、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控；（二）通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)攔截高風(fēng)險(xiǎn)用印場(chǎng)景（如空白文件用印），減少人為干預(yù)；（三）與財(cái)務(wù)、法務(wù)等系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)印章使用數(shù)據(jù)共享，提升管理效率。第二十五條文化建設(shè)：（一）編制《印章管理合規(guī)手冊(cè)》，明確印章使用紅線及違規(guī)后果，人手一冊(cè)；（二）簽訂《印章使用合規(guī)承諾書(shū)》，要求全員簽署并留存?zhèn)洳椋唬ㄈ┒ㄆ诎l(fā)布印章管理典型案例，以案說(shuō)法，營(yíng)造“不敢違、不能違、不想違”的合規(guī)氛圍。第二十六條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件上報(bào)：發(fā)生印章被盜用、遺失等重大事件，須在X小時(shí)內(nèi)向領(lǐng)導(dǎo)小組及上級(jí)單位報(bào)告，并提交處置報(bào)告；（二）年度管理情況報(bào)告：每年X月前提交年度印章管理報(bào)告，內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)事件分析、改進(jìn)建議等；（三）報(bào)告內(nèi)容須真實(shí)完整，不得瞞報(bào)、漏報(bào)，否則將追究責(zé)任。