公司行政部管理制度制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國家法律法規(guī)，參照行業(yè)先進管理標準及集團母公司相關(guān)制度要求，結(jié)合公司實際運營管理需求，旨在建立健全行政管理體系，強化風險防控能力，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提升管理效能，確保公司資產(chǎn)安全、運營合規(guī)及戰(zhàn)略目標實現(xiàn)。制度制定聚焦于行政事務(wù)管理中的關(guān)鍵風險點，通過明確組織職責、細化管控標準、完善運行機制，構(gòu)建系統(tǒng)化、規(guī)范化、精細化的專項管理體系。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司行政事務(wù)管理的全流程，包括但不限于辦公環(huán)境管理、固定資產(chǎn)管理、會議組織、后勤保障、印章使用、公文處理、接待管理、檔案管理等行政核心領(lǐng)域，以及與行政職能相關(guān)的跨部門協(xié)作及業(yè)務(wù)場景。第三條本制度涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）“XX專項管理”指公司針對行政事務(wù)管理領(lǐng)域制定的一系列制度、流程、標準及操作規(guī)范，通過系統(tǒng)性管理手段實現(xiàn)風險防控、效率提升及合規(guī)運營。（二）“XX風險”指在行政事務(wù)管理過程中可能引發(fā)資產(chǎn)損失、法律責任、聲譽影響或運營中斷的潛在不確定性因素，包括但不限于管理漏洞、操作失誤、合規(guī)違規(guī)、資源浪費等。（三）“XX合規(guī)”指公司行政事務(wù)管理活動嚴格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及內(nèi)部制度要求，確保行為合法、流程規(guī)范、責任明確、風險可控。第四條專項管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：確保行政事務(wù)管理各環(huán)節(jié)、各崗位納入制度管控范圍，不留管理盲區(qū)。（二）責任到人原則：明確各級管理主體及執(zhí)行崗位的職責權(quán)限，實現(xiàn)責任閉環(huán)。（三）風險導向原則：聚焦關(guān)鍵風險點，實施差異化管控措施，優(yōu)先防范重大風險。（四）持續(xù)改進原則：定期評估管理有效性，優(yōu)化制度流程，適應(yīng)內(nèi)外環(huán)境變化。第二章管理組織機構(gòu)與職責第五條公司主要負責人對公司行政事務(wù)專項管理承擔總責，負責審定管理戰(zhàn)略、審批重大制度及協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作；分管行政事務(wù)的領(lǐng)導為直接責任人，負責專項管理的組織落實、監(jiān)督考核及問題整改。第六條設(shè)立公司行政事務(wù)專項管理領(lǐng)導小組，由公司主要負責人擔任組長，分管行政事務(wù)及財務(wù)、法務(wù)的領(lǐng)導擔任副組長，各部門負責人及下屬單位代表為成員。領(lǐng)導小組主要履行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、決策審批、監(jiān)督評價等職能，每月召開例會審議管理進展，協(xié)調(diào)解決重大問題。第七條設(shè)立專項管理辦公室（由行政部牽頭），作為日常管理機構(gòu)，負責：（一）專項管理制度建設(shè)與修訂；（二）專項風險識別、評估與預警；（三）管理流程優(yōu)化與監(jiān)督考核；（四）培訓宣貫及合規(guī)文化建設(shè)；（五）風險事件處置協(xié)調(diào)。第八條牽頭部門（行政部）職責：（一）統(tǒng)籌推進專項管理全流程，編制年度管理計劃；（二）組織專項風險排查，建立風險清單及應(yīng)對預案；（三）開展管理效果評估，提出改進建議；（四）審核下屬單位專項管理報告，實施分級指導。第九條專責部門職責：（一）財務(wù)部負責資金審批、預算管理、稅務(wù)合規(guī)的審核監(jiān)督；（二）法務(wù)部負責合同、印章、法律風險的合規(guī)審核；（三）信息部負責系統(tǒng)工具的支撐保障及數(shù)據(jù)安全監(jiān)控。第十條業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責：（一）落實專項管理制度要求，開展本領(lǐng)域風險防控；（二）建立崗位操作手冊，強化員工合規(guī)意識；（三）及時上報風險事件，配合處置調(diào)查；（四）定期開展自查自糾，提交管理報告。第十一條基層執(zhí)行崗位責任：（一）遵守操作規(guī)范，簽署崗位合規(guī)承諾書；（二）發(fā)現(xiàn)風險隱患及時上報，嚴禁隱瞞或遲報；（三）參與培訓考核，達到合規(guī)操作標準。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十二條辦公環(huán)境管理：（一）合規(guī)標準：合理規(guī)劃空間布局，保障消防安全、節(jié)能降耗，符合環(huán)保要求；（二）禁止行為：嚴禁違規(guī)占用公共資源、破壞設(shè)施設(shè)備、超標用電用水；（三）風險防控：定期檢查消防設(shè)施、用電安全，建立隱患整改臺賬。第十三條固定資產(chǎn)管理：（一）合規(guī)標準：嚴格執(zhí)行資產(chǎn)登記、領(lǐng)用、報廢流程，建立臺賬；（二）禁止行為：嚴禁賬實不符、私自處置資產(chǎn)、違規(guī)出借設(shè)備；（三）風險防控：定期盤點資產(chǎn)，評估閑置資產(chǎn)處置方案，落實電子化臺賬管理。第十四條會議組織管理：（一）合規(guī)標準：明確會議審批、議程制定、資料準備等流程，控制成本；（二）禁止行為：嚴禁虛報會議費用、超預算采購會議物資、泄露會議秘密；（三）風險防控：規(guī)范會議紀要留存，評估供應(yīng)商資質(zhì)，控制會議規(guī)模及時長。第十五條后勤保障管理：（一）合規(guī)標準：保障辦公用品采購合規(guī)、庫存合理，及時響應(yīng)需求；（二）禁止行為：嚴禁采購假冒偽劣產(chǎn)品、泄露供應(yīng)商價格信息、違規(guī)發(fā)放福利；（三）風險防控：建立供應(yīng)商準入機制，定期審計庫存及采購數(shù)據(jù)。第十六條印章使用管理：（一）合規(guī)標準：嚴格履行用印審批、登記備案程序，規(guī)范保管；（二）禁止行為：嚴禁未經(jīng)授權(quán)用印、擅自復制印章、違規(guī)對外提供印章；（三）風險防控：落實雙人雙鎖保管，監(jiān)控用印記錄，異常用印立即停用并上報。第十七條公文處理管理：（一）合規(guī)標準：明確收文、發(fā)文、歸檔流程，確保格式規(guī)范、時效性；（二）禁止行為：嚴禁擅自修改公文內(nèi)容、遲報漏報重要文件、違規(guī)銷毀檔案；（三）風險防控：建立電子化審批平臺，定期檢查歸檔完整性，落實專人管理。第十八條接待管理：（一）合規(guī)標準：規(guī)范接待流程、預算控制、費用報銷，體現(xiàn)公司形象；（二）禁止行為：嚴禁超標準接待、收受禮品禮金、違規(guī)使用招待費；（三）風險防控：建立接待審批權(quán)限，監(jiān)控大額支出，評估合作方合規(guī)風險。第四章專項管理運行機制第十九條制度動態(tài)更新機制：（一）每年由專項管理辦公室牽頭，結(jié)合法規(guī)政策變化及業(yè)務(wù)調(diào)整，修訂制度條款；（二）重大事項調(diào)整應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導小組審議，確保制度適應(yīng)性；（三）修訂內(nèi)容需全員公示，培訓宣貫后生效。第二十條風險識別預警機制：（一）每月開展專項風險排查，形成風險清單；（二）按風險等級劃分，重大風險即時上報領(lǐng)導小組；（三）發(fā)布預警通知，明確管控措施及責任部門。第二十一條合規(guī)審查機制：（一）將合規(guī)審查嵌入采購、用印、報銷等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實施“一單雙簽”；（二）未經(jīng)合規(guī)審查的業(yè)務(wù)不得實施，審查不合格需整改后重審；（三）建立審查臺賬，定期評估審查有效性。第二十二條風險應(yīng)對機制：（一）一般風險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風險由領(lǐng)導小組統(tǒng)籌；（二）制定應(yīng)急預案，明確應(yīng)急流程、協(xié)同職責及上報時限；（三）處置結(jié)果需經(jīng)專項管理辦公室備案，持續(xù)跟蹤改進。第二十三條責任追究機制：（一）違規(guī)情形分類處罰：輕微違規(guī)通報批評，重復違規(guī)降級調(diào)崗；（二）重大違規(guī)聯(lián)動績效考核、紀律處分，涉嫌違法移交司法機關(guān)；（三）建立違規(guī)案例庫，定期警示教育。第二十四條評估改進機制：（一）每半年開展管理有效性評估，量化考核指標；（二）通過問卷調(diào)查、訪談等方式收集反饋，優(yōu)化制度漏洞；（三）評估報告提交領(lǐng)導小組審議，納入部門年度考核。第五章專項管理保障措施第二十五條組織保障：（一）各級領(lǐng)導簽署專項管理責任書，明確年度目標；（二）定期召開專題會議，研究解決管理難題；（三）落實“一崗雙責”，將管理成效納入述職考核。第二十六條考核激勵機制：（一）將專項合規(guī)情況納入部門年度考核，占比不低于X%；（二）優(yōu)秀管理案例給予績效獎勵，落后單位負責人約談；（三）與評優(yōu)評先掛鉤，優(yōu)先支持合規(guī)表現(xiàn)突出的部門。第二十七條培訓宣傳機制：（一）管理層培訓：每季度開展合規(guī)履職培訓，重點解讀法規(guī)政策；（二）一線員工培訓：每月組織操作規(guī)范培訓，考核合格后方可上崗；（三）通過內(nèi)刊、OA等平臺發(fā)布合規(guī)知識，營造學習氛圍。第二十八條信息化支撐：（一）開發(fā)行政管理系統(tǒng)，實現(xiàn)流程自動化、風險實時監(jiān)控；（二）建立電子檔案庫，規(guī)范數(shù)據(jù)權(quán)限及訪問控制；（三）利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，預測風險趨勢，優(yōu)化管理決策。第二十九條文化建設(shè)：（一）編制《行政合規(guī)手冊》，明確行為規(guī)范及案例警示；（二）組織簽署合規(guī)承諾書，強化全員責任意識；（三）設(shè)立合規(guī)榮譽榜，表彰先進典型，樹立榜樣。第三十條報告制度：（一）風險事件報告：即時上報，內(nèi)容包含事件描述、處置措施、改進建議；（二）年度管理報告：次年X月提交，含風險數(shù)據(jù)