活動會議制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《XX集團母公司合規(guī)管理辦法》等相關法律法規(guī)、行業(yè)準則及內(nèi)部管理需求制定，旨在規(guī)范公司活動會議管理，防控組織運行風險，提升管理效能，保障企業(yè)合規(guī)經(jīng)營與可持續(xù)發(fā)展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，覆蓋公司內(nèi)部會議的策劃、組織、執(zhí)行、評估等全流程管理，以及涉及重大決策、風險處置、資源調配等業(yè)務場景。第三條本制度中下列術語定義如下：（一）“活動會議專項管理”指公司以活動會議為載體，通過制度規(guī)范、流程管控、風險防控等手段，實現(xiàn)會議管理的標準化、合規(guī)化、高效化；（二）“專項風險”指活動會議管理中存在的違反法律法規(guī)、規(guī)章制度、公司制度或可能引發(fā)重大損失、聲譽損害、監(jiān)管處罰的風險；（三）“XX合規(guī)”指公司活動會議管理須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)準則及公司內(nèi)部制度要求，確保決策科學、執(zhí)行規(guī)范、監(jiān)督到位；（四）“XX專項管控”指對活動會議的規(guī)模、頻次、預算、內(nèi)容、審批等關鍵環(huán)節(jié)實施差異化管控措施。第四條活動會議專項管理遵循“全面覆蓋、責任到人、風險導向、持續(xù)改進”的核心原則，確保管理要求貫穿會議策劃、審批、執(zhí)行、總結等各環(huán)節(jié)。第二章管理組織機構與職責第五條公司主要負責人為活動會議專項管理第一責任人，對管理工作的全面性、合規(guī)性負總責；分管領導為直接責任人，負責具體組織、協(xié)調、監(jiān)督落實。第六條設立活動會議專項管理領導小組，由公司主要負責人牽頭，分管領導任副組長，相關部門負責人為成員，負責統(tǒng)籌協(xié)調、決策審批、監(jiān)督評價。領導小組下設辦公室，掛靠在XX部門，承擔日常管理工作。第七條XX部門（牽頭部門）職責：（一）統(tǒng)籌制定活動會議管理制度，組織風險識別與評估；（二）監(jiān)督考核各部門管理執(zhí)行情況，定期發(fā)布分析報告；（三）開展培訓宣貫，提升全員管理意識與能力。第八條XX部門（專責部門）職責：（一）負責活動會議的合規(guī)審核，優(yōu)化審批流程；（二）提供流程咨詢，指導業(yè)務部門規(guī)范操作；（三）牽頭風險處置，制定應急預案。第九條各部門及下屬單位職責：（一）落實專項管理要求，開展日常風險防控；（二）提交會議計劃，履行內(nèi)部審批程序；（三）保障會議執(zhí)行合規(guī)，及時報告異常情況。第十條基層執(zhí)行崗責任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾，明確個人操作紅線；（二）履行風險上報義務，及時反饋違規(guī)線索；（三）參與培訓考核，達到應知應會標準。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第十一條會議分類與規(guī)模管控：（一）按性質分為決策類、執(zhí)行類、溝通類等，明確各類會議規(guī)模上限；（二）非必要不召開大型會議，嚴格控制場租、物料等預算。第十二條會議審批標準：（一）決策類會議須附可行性方案及風險評估報告；（二）執(zhí)行類會議須明確時間、地點、參會人員及議題；（三）審批權限劃分：XX萬元以下由部門負責人審批，XX萬元以上由分管領導審批。第十三條禁止性行為：（一）嚴禁違規(guī)列支會議費用，嚴禁設立賬外“小金庫”；（二）嚴禁強制參會或變相攤派；（三）嚴禁利用會議謀取私利或進行利益輸送。第十四條供應商管理：（一）會議服務供應商需進行盡職調查，確保證照齊全、信譽良好；（二）招標采購須遵循公開、公平、公正原則，嚴禁圍標串標。第十五條會議記錄與存檔：（一）重要會議須形成決議，明確責任分工及落實時限；（二）會議紀要歸檔保存X年，電子文檔需備份雙重存檔。第十六條風險防控要點：（一）決策類會議需防范“一言堂”風險，確保充分討論；（二）執(zhí)行類會議需防范流程脫節(jié)風險，加強閉環(huán)管理；（三）保密類會議需防范泄密風險，落實物理隔離與電子加密措施。第十七條會議評估與改進：（一）每季度開展會議效率評估，分析成本效益；（二）對低效、冗余會議進行減并，優(yōu)化資源配置。第四章專項管理運行機制第十八條制度動態(tài)更新機制：（一）每年X月由XX部門牽頭修訂，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務調整及時調整；（二）重大調整需經(jīng)領導小組審議通過，并發(fā)布實施通知。第十九條風險識別預警機制：（一）每季度開展專項風險排查，形成風險清單；（二）對高風險環(huán)節(jié)發(fā)布預警通知，要求專項整改。第二十條合規(guī)審查機制：（一）將會議合規(guī)審查嵌入業(yè)務決策，實行“未經(jīng)審查不得實施”；（二）專責部門對審批文件進行抽查復核，確保符合要求。第二十一條風險應對機制：（一）一般風險由業(yè)務部門自行處置，重大風險由領導小組統(tǒng)籌協(xié)調；（二）制定應急預案，明確處置流程、責任協(xié)同及上報時限。第二十二條責任追究機制：（一）違規(guī)情形及處罰標準：包括罰款、降職、紀律處分等；（二）聯(lián)動績效考核，對屢次違規(guī)的部門取消評優(yōu)資格。第二十三條評估改進機制：（一）每年X月開展管理體系有效性評估，形成分析報告；（二）對制度漏洞提出優(yōu)化建議，持續(xù)完善管理流程。第五章專項管理保障措施第二十四條組織保障：（一）各級領導須履行推進責任，定期聽取匯報；（二）建立聯(lián)席會議制度，協(xié)調解決跨部門問題。第二十五條考核激勵機制：（一）將專項合規(guī)情況納入部門年度考核，占比不低于X%；（二）對表現(xiàn)突出的個人授予“XX先進個人”稱號，與獎金掛鉤。第二十六條培訓宣傳機制：（一）管理層每年參與合規(guī)履職培訓，考核合格后方可主持決策類會議；（二）一線員工每月接受操作規(guī)范培訓，考核不合格不得獨立執(zhí)行任務。第二十七條信息化支撐：（一）開發(fā)會議管理系統(tǒng)，實現(xiàn)流程自動化、風險實時監(jiān)控；（二）通過大數(shù)據(jù)分析，預警潛在違規(guī)行為。第二十八條文化建設：（一）發(fā)布《活動會議合規(guī)手冊》，明確行為指引；（二）組織簽署合規(guī)承諾書，營造全員參與氛圍。第二十九條報告制度：（一）風險事件須在X小時內(nèi)上報至專責部門；（二）年