PAGE衛(wèi)生管理索證制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司衛(wèi)生管理，規(guī)范索證行為，確保所采購(gòu)的食品、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)品等符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)要求，保障消費(fèi)者健康，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及食品采購(gòu)、銷售、儲(chǔ)存、加工等環(huán)節(jié)以及與食品經(jīng)營(yíng)相關(guān)的活動(dòng)中涉及的索證管理工作。3.定義（1）索證：指在食品采購(gòu)、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，向供應(yīng)商索取并留存證明其供應(yīng)產(chǎn)品符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)或其他相關(guān)要求的文件、票據(jù)等資料的行為。（2）食品：指各種供人食用或者飲用的成品和原料以及按照傳統(tǒng)既是食品又是中藥材的物品，但是不包括以治療為目的的物品。（3）食品添加劑：指為改善食品品質(zhì)和色、香、味以及為防腐、保鮮和加工工藝的需要而加入食品中的人工合成或者天然物質(zhì)，包括營(yíng)養(yǎng)強(qiáng)化劑。（4）食品相關(guān)產(chǎn)品：指用于食品的包裝材料、容器、洗滌劑、消毒劑和用于食品生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的工具、設(shè)備等。二、索證要求1.食品采購(gòu)索證（1）采購(gòu)食品時(shí)，應(yīng)當(dāng)向供應(yīng)商索取并留存以下證明文件：食品生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件（適用于食品生產(chǎn)企業(yè)）。食品經(jīng)營(yíng)許可證副本復(fù)印件（適用于食品經(jīng)營(yíng)企業(yè)）。營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件。產(chǎn)品合格證明文件，如檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證文件等。進(jìn)口食品需索取海關(guān)報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫證明等相關(guān)文件。其他法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)索取的證明文件。（2）索取的證明文件應(yīng)當(dāng)清晰、完整，并加蓋供應(yīng)商公章或業(yè)務(wù)專用章。證明文件的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)與所采購(gòu)的食品相符，包括食品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。（3）采購(gòu)食品添加劑時(shí)，應(yīng)當(dāng)索取生產(chǎn)企業(yè)的食品生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件、產(chǎn)品合格證明文件、標(biāo)簽和說(shuō)明書(shū)樣張等資料。食品添加劑的標(biāo)簽和說(shuō)明書(shū)應(yīng)當(dāng)符合《食品安全法》等法律法規(guī)的規(guī)定。（4）采購(gòu)食品相關(guān)產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)當(dāng)索取生產(chǎn)企業(yè)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、生產(chǎn)許可證副本復(fù)印件（適用于實(shí)行生產(chǎn)許可管理的產(chǎn)品）、產(chǎn)品合格證明文件等資料。食品相關(guān)產(chǎn)品應(yīng)當(dāng)符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)質(zhì)量要求。2.食品銷售索證（1）銷售食品時(shí)，應(yīng)當(dāng)向消費(fèi)者提供銷售憑證，注明食品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。銷售憑證應(yīng)當(dāng)加蓋銷售單位公章或業(yè)務(wù)專用章。（2）銷售進(jìn)口食品時(shí)，應(yīng)當(dāng)向消費(fèi)者提供海關(guān)報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫證明等相關(guān)文件的復(fù)印件，并在銷售場(chǎng)所顯著位置公示進(jìn)口食品的相關(guān)信息。3.食品儲(chǔ)存索證（1）食品入庫(kù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)查驗(yàn)所入庫(kù)食品的索證資料是否齊全、有效，并與食品實(shí)物進(jìn)行核對(duì)。索證資料應(yīng)當(dāng)隨貨同行，一并存入食品倉(cāng)庫(kù)檔案。（2）食品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)當(dāng)建立索證資料檔案管理制度，對(duì)索證資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。索證資料檔案應(yīng)當(dāng)包括供應(yīng)商信息、食品采購(gòu)記錄、索證文件復(fù)印件等內(nèi)容，保存期限不得少于食品保質(zhì)期滿后六個(gè)月；沒(méi)有明確保質(zhì)期的，保存期限不得少于二年。4.食品加工索證（1）食品加工過(guò)程中使用的食品、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)品，應(yīng)當(dāng)索取并留存相應(yīng)的索證資料。索證資料應(yīng)當(dāng)符合食品采購(gòu)索證的要求。（2）食品加工企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立索證資料使用管理制度，確保索證資料在食品加工過(guò)程中的有效使用。在食品加工過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)按照索證資料所證明的食品質(zhì)量和安全要求進(jìn)行操作，不得使用不符合索證要求的食品、食品添加劑和食品相關(guān)產(chǎn)品。三、索證程序1.首次合作索證（1）采購(gòu)部門(mén)在與新供應(yīng)商建立合作關(guān)系前，應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核。審核內(nèi)容包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品合格證明文件等相關(guān)資料。（2）采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)向供應(yīng)商索取并填寫(xiě)《供應(yīng)商索證資料登記表》，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、索證資料名稱、索取時(shí)間等內(nèi)容。（3）采購(gòu)人員將索取的索證資料復(fù)印件加蓋供應(yīng)商公章或業(yè)務(wù)專用章后，與《供應(yīng)商索證資料登記表》一并提交給質(zhì)量控制部門(mén)進(jìn)行審核。（4）質(zhì)量控制部門(mén)對(duì)索證資料進(jìn)行審核，確認(rèn)其真實(shí)性、有效性和完整性。審核合格的，在《供應(yīng)商索證資料登記表》上簽署審核意見(jiàn)，并將索證資料復(fù)印件存檔。審核不合格的，通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至索證資料符合要求為止。2.日常采購(gòu)索證（1）采購(gòu)人員在每次采購(gòu)食品、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)當(dāng)向供應(yīng)商索取當(dāng)次采購(gòu)產(chǎn)品的索證資料。（2）索證資料應(yīng)當(dāng)隨貨同行，采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將索證資料復(fù)印件提交給質(zhì)量控制部門(mén)進(jìn)行審核。（3）質(zhì)量控制部門(mén)對(duì)索證資料進(jìn)行審核，確認(rèn)其與所采購(gòu)產(chǎn)品相符后，在索證資料復(fù)印件上加蓋“已審核”章，并將索證資料復(fù)印件存檔。審核不合格的，通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至索證資料符合要求為止。3.索證資料更新（1）供應(yīng)商的索證資料如有變更，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍變更、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營(yíng)許可證有效期屆滿換證、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)更新等，供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)。（2）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)要求供應(yīng)商提供變更后的索證資料，并按照首次合作索證程序進(jìn)行審核和存檔。（3）質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)供應(yīng)商的索證資料進(jìn)行檢查，確保索證資料的有效性和完整性。如發(fā)現(xiàn)索證資料過(guò)期或不符合要求的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)要求供應(yīng)商更新索證資料。四、索證資料管理1.檔案建立（1）公司應(yīng)當(dāng)建立索證資料檔案管理制度，對(duì)索證資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。索證資料檔案應(yīng)當(dāng)包括供應(yīng)商信息、食品采購(gòu)記錄、索證文件復(fù)印件等內(nèi)容。（2）索證資料檔案應(yīng)當(dāng)按照供應(yīng)商名稱、食品類別、采購(gòu)時(shí)間等進(jìn)行分類，便于查詢和管理。（3）索證資料檔案應(yīng)當(dāng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)裝訂成冊(cè)，標(biāo)明檔案名稱、年度、月份等信息；電子檔案應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案保管（1）索證資料檔案應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)當(dāng)具備一定的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉索證資料的內(nèi)容和保管要求。（2）索證資料檔案應(yīng)當(dāng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等損壞。（3）索證資料檔案應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的保存期限進(jìn)行保存期滿后，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀索證資料檔案應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)《索證資料檔案銷毀登記表》，注明檔案名稱數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀原因等內(nèi)容，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.檔案查閱（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱索證資料檔案的，應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)《索證資料檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（2）查閱索證資料檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)在檔案保管人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借、損毀索證資料檔案。（3）查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)將索證資料檔案歸還檔案保管人員，并在《索證資料檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。五、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究1.監(jiān)督檢查（1）公司質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)索證制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括索證資料的索取、審核、存檔情況，索證資料檔案管理制度的執(zhí)行情況等。（2）監(jiān)督檢查可以采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行。質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)監(jiān)督檢查結(jié)果進(jìn)行記錄，并形成監(jiān)督檢查報(bào)告。（3）對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)當(dāng)向質(zhì)量控制部門(mén)提交整改報(bào)告，質(zhì)量控制部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查。2.責(zé)任追究（1）對(duì)于違反本制度規(guī)定，未按照要求索取、審核、存檔索證資料的部門(mén)或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處罰。（2）因未嚴(yán)格執(zhí)行索證制度，導(dǎo)致采購(gòu)的食品、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)