技術(shù)文檔撰寫與評審規(guī)范手冊一、引言技術(shù)文檔是項目開發(fā)、知識沉淀與團隊協(xié)作的重要載體，其質(zhì)量直接影響需求傳遞、開發(fā)效率與系統(tǒng)維護成本。本手冊旨在規(guī)范技術(shù)文檔的撰寫流程與評審標(biāo)準，保證文檔內(nèi)容的準確性、完整性、一致性與可讀性，為項目各角色（產(chǎn)品、開發(fā)、測試、運維等）提供統(tǒng)一的信息傳遞基準，降低溝通成本，規(guī)避因文檔問題導(dǎo)致的項目風(fēng)險。二、手冊適用范圍與典型應(yīng)用場景（一）適用范圍本手冊適用于公司所有技術(shù)類文檔的撰寫與評審工作，涵蓋但不限于以下類型：需求規(guī)格說明書（功能需求、非功能需求）系統(tǒng)設(shè)計文檔（架構(gòu)設(shè)計、模塊設(shè)計、數(shù)據(jù)庫設(shè)計）接口文檔（API接口、第三方接口集成文檔）測試文檔（測試計劃、測試用例、測試報告）部署與運維文檔（部署手冊、故障處理手冊）技術(shù)方案文檔（技術(shù)選型、功能優(yōu)化方案）（二）典型應(yīng)用場景項目啟動階段：撰寫需求規(guī)格說明書，明確產(chǎn)品功能邊界與驗收標(biāo)準，作為后續(xù)設(shè)計與開發(fā)的依據(jù)。設(shè)計階段：輸出系統(tǒng)設(shè)計文檔，闡述技術(shù)架構(gòu)與模塊交互，供開發(fā)團隊實現(xiàn)參考。開發(fā)階段：同步更新接口文檔，保證前后端、第三方服務(wù)對接的一致性。測試階段：基于需求與設(shè)計文檔編寫測試用例，驗證功能符合度。項目交付階段：整理部署與運維文檔，保障運維團隊高效承接系統(tǒng)維護工作。三、技術(shù)文檔撰寫核心步驟流程（一）步驟1：明確文檔目標(biāo)與受眾操作說明：撰寫前需明確文檔的核心目標(biāo)（如“指導(dǎo)開發(fā)實現(xiàn)”“明確需求邊界”“規(guī)范接口調(diào)用”等）。根據(jù)受眾調(diào)整內(nèi)容深度與表達方式：對產(chǎn)品/項目經(jīng)理：側(cè)重需求背景、業(yè)務(wù)價值、功能流程；對開發(fā)/測試團隊：側(cè)重技術(shù)細節(jié)、接口定義、異常處理；對運維團隊：側(cè)重部署流程、監(jiān)控指標(biāo)、故障定位邏輯。輸出物：《文檔目標(biāo)與受眾分析表》（可參考附件1模板）。（二）步驟2：搭建文檔框架與大綱操作說明：基于文檔類型與目標(biāo)，搭建標(biāo)準化框架（以需求規(guī)格說明書為例）：文檔概述（目的、范圍、術(shù)語定義）業(yè)務(wù)背景與目標(biāo)功能需求（用戶故事、功能列表、詳細描述）非功能需求（功能、安全、兼容性等）數(shù)據(jù)需求（實體關(guān)系、數(shù)據(jù)字典）接口需求（內(nèi)部接口、外部接口定義）附錄（名詞解釋、版本歷史）大綱需覆蓋核心內(nèi)容，避免遺漏關(guān)鍵模塊，并保證章節(jié)邏輯連貫（如“從業(yè)務(wù)到技術(shù)，從整體到細節(jié)”）。（三）步驟3：填充內(nèi)容并規(guī)范表述操作說明：內(nèi)容準確性：需求描述需可量化、可驗證（如“接口響應(yīng)時間≤500ms”而非“接口響應(yīng)快”）；技術(shù)方案需結(jié)合實際架構(gòu)，避免理想化描述。表述規(guī)范性：統(tǒng)一術(shù)語（如“用戶ID”不混用“用戶ID”“userId”）；使用被動語態(tài)或客觀陳述（如“系統(tǒng)shall校驗用戶身份”而非“你需要校驗用戶身份”）；復(fù)雜邏輯配流程圖/時序圖（使用Visio、Draw.io等工具，標(biāo)注圖例與說明）。版本控制：文檔需標(biāo)注版本號（V1.0、V1.1等）與更新日期，重大修改需記錄變更日志（變更人、變更內(nèi)容、變更原因）。（四）步驟4：內(nèi)部校對與優(yōu)化操作說明：自檢：作者對照大綱檢查內(nèi)容完整性（是否覆蓋所有需求點）、邏輯一致性（前后描述是否矛盾）、格式規(guī)范性（字體、段落、編號是否統(tǒng)一）。交叉校對：邀請1-2名相關(guān)角色（如產(chǎn)品文檔邀請開發(fā)工程師校驗技術(shù)可行性，設(shè)計文檔邀請架構(gòu)師校驗架構(gòu)合理性）進行內(nèi)容審查，重點檢查：需求是否可落地；技術(shù)細節(jié)是否存在歧義；與其他文檔（如接口文檔、測試用例）是否一致。四、技術(shù)文檔評審執(zhí)行步驟流程（一）步驟1：評審準備操作說明：文檔提交：作者提前1個工作日將待評審文檔（含版本號、變更日志）提交至評審系統(tǒng)（如Confluence、Jira）或指定共享目錄，并通知評審人。評審人確認：評審人需在評審前通讀文檔，記錄問題點（可使用“評審問題標(biāo)記表”記錄問題描述、位置、嚴重程度），確認是否具備評審條件（如文檔框架完整、核心內(nèi)容無缺失）。（二）步驟2：召開評審會議操作說明：參會人員：作者、主持人（通常為項目經(jīng)理/技術(shù)負責(zé)人）、相關(guān)領(lǐng)域評審人（如產(chǎn)品、開發(fā)、測試）、記錄人（負責(zé)整理評審意見）。會議流程：作者介紹文檔背景、核心內(nèi)容與更新點（10-15分鐘）；評審人依次提出問題（按“嚴重程度”優(yōu)先級排序：致命/嚴重/一般/建議）；針對問題進行討論，明確修改責(zé)任人與整改期限；記錄人匯總評審意見，形成《評審問題清單》。（三）步驟3：問題整改與閉環(huán)操作說明：作者整改：根據(jù)《評審問題清單》逐項修改文檔，對無法采納的問題需說明原因（如“因技術(shù)限制無法實現(xiàn)，建議調(diào)整為替代方案”）。二次評審：重大問題（如需求遺漏、架構(gòu)缺陷）需召開二次評審；一般問題可由記錄人確認整改結(jié)果。歸檔：評審?fù)ㄟ^后，文檔更新至正式知識庫，標(biāo)注“評審?fù)ㄟ^”狀態(tài)，并同步關(guān)聯(lián)項目文檔索引（如在Jira中關(guān)聯(lián)需求任務(wù)）。五、技術(shù)示例（一）模板1：技術(shù)文檔封面模板文檔名稱[文檔類型，如“XX系統(tǒng)需求規(guī)格說明書”]項目名稱[項目全稱，如“XX電商平臺V2.0項目”]文檔編號[唯一編號，如“PROD-REQ-2024-001”]版本號[當(dāng)前版本，如“V2.3”]撰寫人*[作者姓名]審核人*[審核人姓名，如產(chǎn)品經(jīng)理/技術(shù)負責(zé)人]批準人*[批準人姓名，如項目經(jīng)理/部門負責(zé)人]撰寫日期YYYY-MM-DD發(fā)布日期YYYY-MM-DD密級[內(nèi)部公開/機密/絕密]（二）模板2：評審問題記錄表文檔名稱[文檔標(biāo)題]評審日期YYYY-MM-DD評審人*[評審人姓名]問題編號[序號，如P001]問題描述[具體問題描述，如“用戶注冊接口未說明密碼加密規(guī)則”]嚴重程度[致命/嚴重/一般/建議]位置[文檔章節(jié)/頁碼，如“3.2.1節(jié)/P5”]修改建議[具體修改方案，如“補充密碼采用BCrypt加密，迭代次數(shù)10次”]責(zé)任人*[修改責(zé)任人姓名]整改期限YYYY-MM-DD狀態(tài)[待整改/已整改/已關(guān)閉]驗證人*[驗證人姓名]（三）模板3：需求規(guī)格說明書-功能需求描述模板功能模塊[模塊名稱，如“用戶中心”]功能點[具體功能，如“手機號注冊”]用戶故事[作為，我want，以便，如“作為新用戶，我want通過手機號注冊賬號，以便快速登錄系統(tǒng)”]優(yōu)先級[高/中/低]功能描述[詳細說明功能邏輯，包括正常流程、異常流程、邊界條件，如“正常流程：輸入手機號→獲取驗證碼→填寫密碼→注冊成功；異常流程：手機號已被注冊→提示‘該手機號已注冊’”]驗收標(biāo)準[可量化的驗收條件，如“1.注冊接口響應(yīng)時間≤1s；2.驗證碼有效期5分鐘，錯誤次數(shù)超3次鎖定1小時”]關(guān)聯(lián)接口[接口名稱/編號，如“POST/api/user/register”]關(guān)聯(lián)文檔[設(shè)計文檔編號/測試用例編號]六、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）撰寫注意事項避免模糊表述：禁用“大概”“可能”“盡快”等模糊詞匯，需求需明確“做什么”“怎么做”“做到什么程度”（如“支持批量導(dǎo)出數(shù)據(jù)，單次最多導(dǎo)出1000條”而非“支持批量導(dǎo)出數(shù)據(jù)”）。版本一致性：文檔需與當(dāng)前項目階段匹配，避免出現(xiàn)“設(shè)計文檔描述V1.0架構(gòu)，實際開發(fā)已到V2.0”的矛盾情況；若需求變更，需及時同步更新相關(guān)文檔（如接口文檔、測試用例）。圖表規(guī)范：流程圖/架構(gòu)圖需使用標(biāo)準符號（如UML標(biāo)準），標(biāo)注清晰（圖例、箭頭含義、關(guān)鍵節(jié)點說明），避免手繪或模糊截圖。（二）評審注意事項客觀評審：評審人需基于文檔質(zhì)量提出意見，避免針對個人（如不說“你寫得不清楚”，而說“3.2節(jié)未說明異常返回碼，可能引發(fā)接口調(diào)用歧義”）。聚焦核心問題：優(yōu)先解決“致命/嚴重”級問題（如需求遺漏、邏輯沖突），避免在細節(jié)表述上過度消耗時間（如錯別字、格式問題可在會后統(tǒng)一優(yōu)化）。閉環(huán)管理：所有評審問題必須跟蹤整改結(jié)果，保證“問題不落地”，避免出現(xiàn)“評審?fù)ㄟ^但文檔仍存在重大缺陷”的情況。（三）常見問題規(guī)避常見問題規(guī)避方案文檔內(nèi)容與實際開發(fā)不一致建立文檔與代碼的關(guān)聯(lián)機制（如接口文檔與Swagger文檔自動同步），定期開展文檔-代碼一致性檢查（如每月1次）。評審效率低（反復(fù)修改多次）提高評審前準備質(zhì)量，保證文檔框架完整、核心內(nèi)容無缺失；重大問題提前與關(guān)鍵評審人（如架構(gòu)師）溝通預(yù)審。文檔可讀性差（技術(shù)術(shù)語堆砌）針對非技術(shù)背景讀