銷售合同審批與簽約高效操作手冊(cè)第一章引言本手冊(cè)旨在規(guī)范銷售合同從起草到歸檔的全流程操作，明確各環(huán)節(jié)責(zé)任人與操作要點(diǎn)，提升合同審批效率，降低簽約風(fēng)險(xiǎn)，保證合同條款合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。適用于銷售團(tuán)隊(duì)、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及管理層參與的銷售合同管理場(chǎng)景，助力業(yè)務(wù)高效推進(jìn)。第二章適用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)背景一、業(yè)務(wù)場(chǎng)景覆蓋常規(guī)銷售合同簽訂：適用于產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，如公司向客戶銷售設(shè)備、提供技術(shù)支持服務(wù)等。定制化合同簽訂：針對(duì)客戶特殊需求（如定制開發(fā)、長期供貨等）的非標(biāo)準(zhǔn)合同，需明確技術(shù)參數(shù)、交付周期等個(gè)性化條款。合同變更與續(xù)簽：對(duì)已生效合同進(jìn)行條款修訂（如價(jià)格調(diào)整、服務(wù)范圍變更）或到期續(xù)簽，需重新履行審批流程。緊急合同處理：對(duì)需快速響應(yīng)的客戶需求（如臨時(shí)訂單、項(xiàng)目加急），在保證合規(guī)前提下可簡化部分內(nèi)部審核環(huán)節(jié)，但核心條款（如金額、違約責(zé)任）仍需嚴(yán)格審核。二、核心目標(biāo)效率提升：通過標(biāo)準(zhǔn)化流程減少審批環(huán)節(jié)耗時(shí)，保證合同在3-5個(gè)工作日內(nèi)完成內(nèi)部審批。風(fēng)險(xiǎn)控制：規(guī)避合同條款漏洞、主體資格不合規(guī)等法律風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益。權(quán)責(zé)明確：清晰界定銷售、法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門的職責(zé)分工，避免推諉扯皮。第三章標(biāo)準(zhǔn)化操作流程一、合同起草：需求收集與條款擬定責(zé)任人：銷售經(jīng)理*操作步驟：需求對(duì)接：與客戶充分溝通，明確合同核心要素，包括：雙方主體信息（客戶名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）；產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額；交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；付款方式（如預(yù)付款比例、尾款支付節(jié)點(diǎn)）、賬戶信息；違約責(zé)任、爭議解決方式（如仲裁/訴訟管轄地）、保密條款等。模板調(diào)用：優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《銷售合同模板V3.0》），非標(biāo)需求需注明“定制條款”并附說明。條款擬定：根據(jù)客戶需求填寫合同內(nèi)容，保證：金額、數(shù)量等關(guān)鍵信息與報(bào)價(jià)單一致；違約責(zé)任對(duì)等，避免單方面加重公司義務(wù)；法律術(shù)語規(guī)范，表述清晰無歧義。內(nèi)部初審：銷售經(jīng)理*核對(duì)合同內(nèi)容與客戶需求的一致性，確認(rèn)無誤后提交法務(wù)部門審核。二、內(nèi)部審核：合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)把控責(zé)任人：法務(wù)專員、財(cái)務(wù)主管、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*審核要點(diǎn)：法務(wù)審核（1-2個(gè)工作日）：審查合同主體資格：客戶需提供營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章），保證在有效期內(nèi)且無經(jīng)營異常；核心條款合法性：如付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度、違約責(zé)任是否符合法律規(guī)定、爭議解決方式是否明確；條款完整性：檢查是否遺漏必備條款（如質(zhì)量保證期、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等）。法務(wù)審核通過后，在合同上簽字標(biāo)注“法務(wù)審核通過”，并反饋修改意見（如需修改，銷售經(jīng)理*應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成修訂并重新提交）。財(cái)務(wù)審核（1個(gè)工作日）：金額準(zhǔn)確性：核對(duì)合同總金額、付款節(jié)點(diǎn)與報(bào)價(jià)單、訂單信息是否一致；付款方式合規(guī)性：預(yù)付款比例是否符合公司規(guī)定（如不超過30%），賬戶信息是否為公司對(duì)公賬戶；稅費(fèi)條款：明確發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時(shí)間，保證與財(cái)務(wù)流程匹配。財(cái)務(wù)審核通過后，簽字標(biāo)注“財(cái)務(wù)審核通過”。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批（1個(gè)工作日）：從業(yè)務(wù)可行性角度確認(rèn)合同條款（如交付周期是否滿足客戶需求、價(jià)格是否在授權(quán)范圍內(nèi)），簽字標(biāo)注“業(yè)務(wù)審批通過”。三、客戶確認(rèn)：條款溝通與定稿責(zé)任人：銷售經(jīng)理*操作步驟：發(fā)送合同：將審核通過后的合同草稿（PDF版）發(fā)送給客戶聯(lián)系人*，附《合同確認(rèn)說明》（包含“請(qǐng)核對(duì)條款并在3個(gè)工作日內(nèi)反饋意見”等內(nèi)容）。溝通反饋：針對(duì)客戶提出的修改意見（如交付時(shí)間調(diào)整、付款方式變更），協(xié)調(diào)內(nèi)部法務(wù)、財(cái)務(wù)部門評(píng)估可行性，達(dá)成一致后修訂合同。最終確認(rèn)：客戶確認(rèn)無異議后，要求其在合同文本上加蓋公章（或合同專用章），并掃描回傳（紙質(zhì)合同需郵寄原件至公司）。四、簽約執(zhí)行：蓋章生效與交付責(zé)任人：銷售經(jīng)理、行政專員操作步驟：合同蓋章：銷售經(jīng)理核對(duì)客戶回傳合同與最終定稿版本的一致性，確認(rèn)公章清晰無誤后，提交行政專員；行政專員*在合同對(duì)應(yīng)位置加蓋公司公章（或合同專用章），保證“騎縫章”完整（多頁合同需加蓋騎縫章）。合同交付：將蓋章后的合同掃描件發(fā)送給客戶，并告知“合同自雙方簽字蓋章之日起生效”；如需交付產(chǎn)品/服務(wù)，同步啟動(dòng)履約流程（如安排生產(chǎn)、物流發(fā)貨）。五、歸檔管理：資料整理與留存責(zé)任人：銷售經(jīng)理、檔案管理員操作步驟：資料收集：簽約完成后，收集以下資料并整理歸檔：合同正本（原件）；客戶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）；合同審批流程表（含法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門簽字）；客戶確認(rèn)函（如有）。編號(hào)登記：按“年份+部門+合同序號(hào)”規(guī)則為合同編號(hào)（如“2024-銷-001”），錄入《合同臺(tái)賬》（模板見第四章），記錄合同基本信息、狀態(tài)（生效/履行中/已完成）、歸檔日期等。電子存檔：將合同掃描件（PDF格式）至公司OA系統(tǒng)或指定云盤，保存期限不少于合同履行期滿后5年。第四章常用模板與表單示例一、合同審批流程表步驟責(zé)任人完成時(shí)限輸出物審核意見合同起草銷售經(jīng)理*簽約前3日合同草稿-法務(wù)審核法務(wù)專員*1-2工作日法務(wù)審核意見稿條款合規(guī)性確認(rèn)財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)主管*1工作日財(cái)務(wù)審核意見稿金額、付款方式確認(rèn)業(yè)務(wù)審批業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*1工作日最終審批版合同業(yè)務(wù)可行性確認(rèn)客戶確認(rèn)銷售經(jīng)理*3工作日客戶蓋章合同掃描件條款最終確認(rèn)歸檔檔案管理員*簽約后1日合同正本及電子檔案歸檔完成確認(rèn)二、合同信息登記表（臺(tái)賬）合同編號(hào)簽訂日期甲方（客戶）乙方（公司）合同金額（元）主要條款（交付時(shí)間、付款方式）合同狀態(tài)歸檔日期負(fù)責(zé)人2024-銷-0012024-03-15*科技有限公司*公司500,0002024-06-30交付，預(yù)付30%生效中2024-03-18銷售經(jīng)理*2024-銷-0022024-03-20*商貿(mào)有限公司*公司120,000簽約后7天內(nèi)交付，貨到付款履行中2024-03-22銷售經(jīng)理*三、客戶確認(rèn)函（模板）致：*客戶茲由公司（以下簡稱“我方”）與貴公司就《銷售合同》（合同編號(hào)：_______）相關(guān)條款達(dá)成一致，請(qǐng)貴公司在以下位置加蓋公章（或合同專用章），并于_______年_______月_______日前回傳掃描件至我方聯(lián)系人（郵箱：公司內(nèi)部郵箱，內(nèi)部座機(jī)）。合同主要條款摘要：產(chǎn)品/服務(wù)名稱：_________________________合同總金額：人民幣_(tái)_______________元（大寫：________________）交付時(shí)間：_______年_______月_______日前付款方式：_________________________客戶確認(rèn)：貴公司已仔細(xì)閱讀并確認(rèn)上述條款，無異議。客戶（蓋章）：法定代表人或授權(quán)代表（簽字）：日期：_______年_______月_______日第五章關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示一、主體資格核查客方為企業(yè)的，需核對(duì)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章），確認(rèn)其與簽約主體名稱一致，避免與分公司或項(xiàng)目部簽約（除非有總公司授權(quán)書）；客方為自然人的，需核對(duì)證件號(hào)碼原件，留存復(fù)印件及聯(lián)系方式。二、條款表述規(guī)范金額、日期等關(guān)鍵信息需同時(shí)包含大小寫，如“人民幣伍萬元整（￥50,000.00）”；避免使用“大概”“左右”等模糊表述，明確具體數(shù)值（如“交付時(shí)間為2024年6月30日前”）；違約責(zé)任需量化，如“逾期交付每日按合同總額的0.05%支付違約金”，而非“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”。三、審批流程不可逆合同需按“起草-法務(wù)-財(cái)務(wù)-業(yè)務(wù)”順序依次審核，不得跳過環(huán)節(jié)；任何審核環(huán)節(jié)未通過，需退回上一環(huán)節(jié)修改，完成修訂后重新提交審核。四、電子簽約合規(guī)性使用公司指定的電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大），保證簽約雙方身份真實(shí)、合同內(nèi)容不可篡改；電子