人力資源管理標準化表格與使用說明一、適用范圍與應用場景本標準化表格體系適用于企業(yè)人力資源管理的全流程，涵蓋員工從入職到離職的關鍵環(huán)節(jié)，具體場景包括：新員工入職：用于建立員工基本信息檔案，明確崗位與合同信息；績效管理：支持月度、季度及年度績效評估，記錄員工工作表現與改進方向；培訓管理：跟蹤員工培訓參與情況、學習效果及技能提升需求；崗位異動：記錄員工內部調動、晉升或降職的信息變更與交接；離職管理：規(guī)范離職申請、工作交接及后續(xù)手續(xù)辦理流程。二、標準化表格使用流程指南以“員工信息登記表”為例，說明標準化表格的使用流程，其他表格可參照此流程操作：1.明確表格用途與填寫主體用途：用于新員工入職時采集基礎信息，建立員工電子及紙質檔案，為后續(xù)薪酬、社保、績效等管理提供數據支持。填寫主體：新員工本人填寫基礎信息（如姓名、聯系方式等），人力資源部協助填寫合同信息、崗位信息等，部門負責人確認崗位與職責。2.收集必要信息與附件必填信息：員工姓名（*）、證件號碼號（后四位：）、聯系方式、緊急聯系人信息、學歷背景、入職日期、崗位名稱、合同期限、試用期時長等。附件要求：需附證件號碼復印件、學歷證書復印件、體檢報告（近3個月內）、離職證明（如有）等材料，保證信息與表格內容一致。3.規(guī)范填寫與審核填寫規(guī)范：字跡清晰（電子版需使用宋體小四號字），信息真實完整，無涂改；日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，數字使用阿拉伯數字。審核流程：新員工填寫完成后，部門負責人核對崗位信息與實際職責是否匹配，簽字確認；人力資源部核對合同信息、試用期規(guī)定是否符合公司制度，檢查附件是否齊全；審核無誤后，人力資源部將信息錄入員工管理系統(tǒng)，同步更新紙質檔案。4.歸檔與動態(tài)更新歸檔要求：紙質版表格需按員工編號分類存放，存入員工檔案袋；電子版表格需備份至公司服務器，保證數據安全。動態(tài)更新：員工信息發(fā)生變更（如聯系方式調整、崗位異動、合同續(xù)簽等）時，需在變更后3個工作日內填寫“員工信息變更表”，經人力資源部審核后更新檔案。三、核心標準化表格模板（一）員工信息登記表基本信息崗位信息姓名（*）崗位名稱性別所屬部門出生日期直屬上級（*）證件號碼號（后四位）入職日期聯系方式合同期限緊急聯系人試用期時長緊急聯系人電話薪資標準教育背景合同信息起止時間學校名稱專業(yè)學歷附件清單□證件號碼復印件□學歷證書復印件□體檢報告□離職證明□其他：（二）績效評估表（季度）基本信息評估周期員工姓名（*）評估季度所屬部門崗位名稱直屬上級（*）評估日期評估維度評估指標目標值實際完成情況工作業(yè)績1.任務完成率2.工作質量工作態(tài)度1.責任心2.團隊協作能力提升1.技能掌握情況2.學習主動性綜合評分等級（優(yōu)秀/良好/合格/待改進）改進建議員工簽字上級簽字（三）培訓簽到表培訓信息培訓名稱培訓日期培訓地點主講人培訓時長培訓對象簽到記錄序號員工姓名（*）所屬部門簽到時間123培訓效果反饋學員意見：（四）離職交接單基本信息員工姓名（*）所屬部門崗位名稱入職日期離職日期最后工作日交接內容交接人接收人交接日期工作資料（文件、數據等）公司物品（電腦、工牌等）系統(tǒng)賬號與權限未完成工作說明部門負責人確認人力資源部確認四、使用過程中的關鍵要點1.信息真實性管理表格填寫內容需與員工實際情況一致，人力資源部需通過核對附件、訪談等方式驗證信息真實性，避免因虛假信息導致后續(xù)管理風險（如社保繳納、薪酬發(fā)放錯誤）。2.填寫規(guī)范與一致性所有表格需使用統(tǒng)一模板，不得擅自修改格式或增減字段；日期、數字等格式需保持一致，例如“2024-03-15”“100%”；電子版表格需命名規(guī)范，格式為“表格名稱_員工姓名_日期”（如“員工信息登記表_*_20240315”）。3.保密與權限控制涉及員工隱私的信息（如證件號碼號、薪資標準）僅限人力資源部及直接上級查閱，嚴禁外泄；紙質檔案需存放于帶鎖檔案柜，電子檔案需設置訪問權限，定期更新密碼。4.動態(tài)更新與追溯員工信息、崗位變動等需及時更新表格，保證檔案與實際狀態(tài)一致；舊版表格需存檔備查，更新時需注