采購流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊（含風(fēng)險控制）前言為規(guī)范企業(yè)采購行為，保證采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率，降低采購過程中的潛在風(fēng)險，特制定本手冊。本手冊旨在明確采購各環(huán)節(jié)職責(zé)、操作標(biāo)準(zhǔn)及控制要點(diǎn)，為采購相關(guān)人員提供統(tǒng)一指導(dǎo)，保障采購工作有序開展。一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景（一）適用范圍本手冊適用于企業(yè)內(nèi)所有采購活動，包括但不限于：生產(chǎn)物料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包采購（如IT運(yùn)維、咨詢服務(wù)等）、工程類采購等。涉及部門包括需求部門、采購部、財務(wù)部、倉儲部、法務(wù)部及企業(yè)管理層。（二）典型業(yè)務(wù)場景生產(chǎn)備料采購：生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計劃提交原材料采購需求，采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商選擇、訂單下達(dá)及交期跟蹤，倉儲部驗收入庫，財務(wù)部結(jié)算付款。設(shè)備新增采購：技術(shù)部因設(shè)備升級提出采購申請，采購部組織市場調(diào)研、供應(yīng)商評估，簽訂采購合同后跟進(jìn)交付，使用部門參與驗收。服務(wù)類采購：行政部需采購第三方保潔服務(wù)，采購部通過公開比價確定服務(wù)商，簽訂服務(wù)協(xié)議并定期監(jiān)督服務(wù)質(zhì)量。二、采購標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）需求提出與審批操作目標(biāo)：保證采購需求真實、必要，且符合預(yù)算要求。責(zé)任部門/人：需求部門、部門負(fù)責(zé)人、采購部、財務(wù)部、管理層。操作步驟：需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請單》（詳見模板一），注明物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、需求日期、用途說明及附件（如圖紙、技術(shù)參數(shù)等）。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對申請的合理性、必要性進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字。采購初審：采購部審核需求內(nèi)容的完整性、規(guī)格的明確性，以及是否符合公司采購政策（如是否屬于集中采購目錄、是否需招標(biāo)等）。預(yù)算復(fù)核：財務(wù)部核對采購申請金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需提交額外說明及審批。分級審批：金額在[具體金額，如5000元]以下：由需求部門負(fù)責(zé)人、采購部經(jīng)理審批；金額在[具體金額，如5000-50000元]：增加財務(wù)部經(jīng)理審批；金額超過[具體金額，如50000元]：需提交總經(jīng)理審批。風(fēng)險控制：嚴(yán)控虛假需求、超預(yù)算采購，審批環(huán)節(jié)需留存書面記錄，保證需求可追溯。（二）供應(yīng)商尋源與選擇操作目標(biāo)：通過規(guī)范流程篩選合格供應(yīng)商，保證采購性價比及供應(yīng)穩(wěn)定性。責(zé)任部門/人：采購部、需求部門、質(zhì)檢部（如需）、管理層。操作步驟：信息收集：采購部通過公開渠道（如行業(yè)展會、電商平臺、供應(yīng)商自薦）收集供應(yīng)商信息，建立《供應(yīng)商信息庫》（包含供應(yīng)商資質(zhì)、聯(lián)系方式、主營產(chǎn)品、歷史合作記錄等）。資質(zhì)初審：對供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證）、經(jīng)營狀況（如是否涉及重大訴訟、失信記錄）進(jìn)行審核，剔除不合格供應(yīng)商。詢價比價：單次采購金額低于[具體金額，如10000元]：至少向3家合格供應(yīng)商詢價，填寫《詢價記錄表》（詳見模板二）；單次采購金額達(dá)到[具體金額，如10000元]：需組織不少于3家的供應(yīng)商比價，或啟動招標(biāo)程序（參照公司招標(biāo)管理辦法）。供應(yīng)商評估：采購部聯(lián)合需求部門、質(zhì)檢部對候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估維度包括：價格合理性、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨能力、服務(wù)水平、合作信譽(yù)等，形成《供應(yīng)商評估報告》（詳見模板三）。確定供應(yīng)商：根據(jù)評估結(jié)果及審批權(quán)限，選定最終供應(yīng)商，結(jié)果需在部門內(nèi)部公示（如涉及重大采購需報管理層備案）。風(fēng)險控制：避免單一供應(yīng)商依賴，定期更新供應(yīng)商信息庫，對合作中出現(xiàn)質(zhì)量、交期問題的供應(yīng)商及時評估并調(diào)整。（三）采購訂單下達(dá)操作目標(biāo)：明確采購細(xì)節(jié)，保證供應(yīng)商準(zhǔn)確執(zhí)行訂單要求。責(zé)任部門/人：采購部、供應(yīng)商、需求部門、財務(wù)部。操作步驟：訂單制作：采購部根據(jù)審批通過的《采購申請單》及供應(yīng)商報價，制作《采購訂單》（詳見模板四），注明訂單編號、供應(yīng)商信息、物料/服務(wù)名稱規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨地點(diǎn)、交貨日期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。訂單審核：采購部經(jīng)理審核訂單信息準(zhǔn)確性，保證與需求申請、供應(yīng)商承諾一致。訂單下達(dá)：審核通過后，采購部將《采購訂單》蓋章后正式送達(dá)供應(yīng)商，同時通過郵件/系統(tǒng)發(fā)送電子版，并保留送達(dá)回執(zhí)（如簽收記錄）。抄送存檔：將《采購訂單》抄送需求部門、財務(wù)部、倉儲部，原件由采購部存檔（保存期限不少于3年）。風(fēng)險控制：訂單內(nèi)容需與合同條款一致，避免口頭約定；重要訂單需要求供應(yīng)商書面確認(rèn)接收。（四）合同簽訂（如需）操作目標(biāo)：通過法律約束保障雙方權(quán)益，明確權(quán)責(zé)劃分。責(zé)任部門/人：采購部、法務(wù)部、供應(yīng)商、管理層。操作步驟：合同起草：達(dá)到以下條件之一的采購需簽訂書面合同：單次采購金額超過[具體金額，如50000元]；跨期采購（如年度服務(wù)框架協(xié)議）；定制化物料/服務(wù)采購。合同由采購部根據(jù)訂單及談判結(jié)果起草，內(nèi)容需包括：雙方基本信息、采購標(biāo)的、數(shù)量價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付驗收、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。法務(wù)審核：法務(wù)部對合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性進(jìn)行審核，重點(diǎn)關(guān)注違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等，提出修改意見并跟蹤落實。審批簽署：合同經(jīng)采購部經(jīng)理、法務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商雙方蓋章生效，原件由采購部、財務(wù)部分別存檔。風(fēng)險控制：嚴(yán)禁簽訂“陰陽合同”，合同關(guān)鍵條款（如價格、交期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）需與采購訂單一致。（五）訂單執(zhí)行與交付跟蹤操作目標(biāo)：保證供應(yīng)商按訂單約定及時、保質(zhì)交付。責(zé)任部門/人：采購部、供應(yīng)商、需求部門。操作步驟：進(jìn)度跟蹤：采購部在訂單下達(dá)后，定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，對于大額或緊急采購，需要求供應(yīng)商提供進(jìn)度報告（如周報）。異常處理：若出現(xiàn)可能延期、質(zhì)量異常等情況，供應(yīng)商需提前[具體天數(shù)，如3天]書面通知采購部，采購部及時與需求部門溝通，協(xié)商解決方案（如調(diào)整交期、更換批次等）。交付確認(rèn)：供應(yīng)商按約定時間、地點(diǎn)交付物料/服務(wù)，采購部核對送貨單信息（訂單號、物料名稱、數(shù)量、批次）是否與《采購訂單》一致，確認(rèn)無誤后在送貨單上簽字確認(rèn)。風(fēng)險控制：建立供應(yīng)商交期考核機(jī)制，對延期交付記錄在《供應(yīng)商評估報告》中，作為后續(xù)合作參考。（六）驗收與入庫操作目標(biāo)：保證采購物料/服務(wù)符合質(zhì)量及數(shù)量要求，避免不合格品流入生產(chǎn)/使用環(huán)節(jié)。責(zé)任部門/人：需求部門、采購部、質(zhì)檢部（如需）、倉儲部。操作步驟：驗收準(zhǔn)備：需求部門收到物料后，根據(jù)《采購訂單》《技術(shù)參數(shù)說明書》準(zhǔn)備驗收工具及標(biāo)準(zhǔn)。實物驗收：數(shù)量驗收：倉儲部核對實際到貨數(shù)量與訂單數(shù)量是否一致，如出現(xiàn)短缺，需在《驗收單》（詳見模板五）中注明并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)；質(zhì)量驗收：需求部門或質(zhì)檢部按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗（如抽檢、全檢），必要時可委托第三方檢測機(jī)構(gòu)。結(jié)果處理：驗收合格：需求部門、采購部、倉儲部在《驗收單》上共同簽字確認(rèn)，倉儲部辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；驗收不合格：由需求部門出具《不合格品處理報告》，采購部聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商處理方案（如退貨、換貨、折價接受），處理結(jié)果需書面記錄并歸檔。風(fēng)險控制：驗收過程需至少2人參與，嚴(yán)禁單人驗收；不合格品處理需閉環(huán)管理，避免未處理合格品流入倉庫。（七）付款結(jié)算操作目標(biāo)：規(guī)范付款流程，保證資金支付合規(guī)、準(zhǔn)確。責(zé)任部門/人：財務(wù)部、采購部、供應(yīng)商。操作步驟：單據(jù)收集：財務(wù)部收到供應(yīng)商提交的《發(fā)票》（需與訂單、驗收單信息一致）、《付款申請函》及前期審批文件（采購申請單、訂單、驗收單等）。單據(jù)審核：財務(wù)部核對發(fā)票真?zhèn)?、金額準(zhǔn)確性，以及“三單匹配”（訂單、驗收單、發(fā)票）情況，確認(rèn)無誤后提交付款審批。付款審批：按公司資金審批流程分級審批（如金額分級參考需求審批標(biāo)準(zhǔn)）?？铐椫Ц叮簩徟ㄟ^后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項，付款后更新應(yīng)付賬款臺賬，并將付款憑證復(fù)印件抄送采購部。風(fēng)險控制：嚴(yán)禁預(yù)付全款（特殊情況下需經(jīng)總經(jīng)理審批）；禁止支付“無訂單、無驗收單”的款項；定期與供應(yīng)商對賬，保證賬實一致。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)風(fēng)險控制措施匯總環(huán)節(jié)潛在風(fēng)險點(diǎn)控制措施需求提出與審批虛假需求、超預(yù)算采購需求部門負(fù)責(zé)人審核必要性；財務(wù)部嚴(yán)格預(yù)算控制，超預(yù)算需附說明供應(yīng)商選擇供應(yīng)商資質(zhì)不足、圍標(biāo)串標(biāo)資質(zhì)審查全覆蓋；詢價比價至少3家，重大采購公開招標(biāo)合同簽訂合同條款漏洞、違約責(zé)任不明確法務(wù)部審核合同關(guān)鍵條款；明確違約賠償標(biāo)準(zhǔn)及爭議解決方式驗收與入庫不合格品入庫、數(shù)量短缺未處理多方參與驗收，留存記錄；不合格品需書面處理并閉環(huán)管理付款結(jié)算虛假付款、重復(fù)付款嚴(yán)格執(zhí)行“三單匹配”；付款前核對供應(yīng)商信息及收款賬戶四、常用模板表格模板一：采購申請單采購申請單編號：申請日期：年月日需求部門申請人聯(lián)系方式物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號/技術(shù)要求需求數(shù)量單位預(yù)估單價預(yù)估總價需求日期用途說明附件（圖紙/參數(shù)等）□有□無（如有請注明：）部門負(fù)責(zé)人審核：簽字：日期：采購部審核：簽字：日期：財務(wù)部審核：簽字：日期：管理層審批：簽字：日期：模板二：詢價記錄表詢價記錄表編號：詢價日期：年月日采購項目名稱需求數(shù)量規(guī)格型號供應(yīng)商A聯(lián)系人聯(lián)系方式報價金額報價有效期至供貨周期質(zhì)量承諾供應(yīng)商B（同上）供應(yīng)商C（同上）采購部初審意見：簽字：日期：最終選定供應(yīng)商：備注：模板三：供應(yīng)商評估報告供應(yīng)商名稱：評估日期：年月日評估項目評分標(biāo)準(zhǔn)（10分制）價格合理性（30%）市場對比、性價比產(chǎn)品質(zhì)量（30%）合格率、質(zhì)量認(rèn)證交貨能力（20%）準(zhǔn)時交貨率、應(yīng)急響應(yīng)服務(wù)水平（20%）售后服務(wù)、溝通效率總分評估結(jié)論：□優(yōu)秀□合格□不合格采購部簽字：改進(jìn)建議（如適用）：模板四：采購訂單采購訂單編號：下達(dá)日期：年月日供應(yīng)商名稱供應(yīng)商地址訂單金額交貨地點(diǎn)交貨日期物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：付款方式：違約責(zé)任：采購部：簽字：供應(yīng)商（蓋章）：簽字：模板五：驗收單驗收單編號：驗收日期：年月日采購訂單編號供應(yīng)商名稱物料/服務(wù)名稱應(yīng)到數(shù)量實到數(shù)量驗收結(jié)果：□合格□不合格不合格詳情（如適用）：需求部門：簽字：采購部：簽字：倉儲部：簽字：質(zhì)檢部（如需）：簽字：五、操作規(guī)范與注意事項（一）合規(guī)性要求采購活動需嚴(yán)格遵守《_________招標(biāo)投標(biāo)法》《_________采購法》（如適用）及公司內(nèi)部《采購管理制度》，禁止任何形式的違規(guī)操作。嚴(yán)禁采購人員收受供應(yīng)商回扣、禮品或接受不正當(dāng)利益，一經(jīng)發(fā)覺將按公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。（二）審批權(quán)限管理嚴(yán)格按照本手冊規(guī)定的金額標(biāo)準(zhǔn)分級審批，不得越權(quán)審批或簡化審批流程。審批人對所審批內(nèi)容的真實性、合規(guī)性承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）文檔留存規(guī)范采購全流程文檔（包括采購申請單、詢價記錄、合同、訂單、驗收單、付款憑證等）需統(tǒng)一整理、編號存檔，電子文檔備份至公司服務(wù)器，保存期限不少于3年。文檔查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，保證信息安全。（四）溝通協(xié)作機(jī)制需求部門、采購部、財務(wù)部