財務管理日常費用審批流程及規(guī)則清單一、適用場景與費用范圍本流程適用于公司各部門員工在日常工作中發(fā)生的、符合公司制度的常規(guī)性費用支出，具體包括以下場景及類型：辦公日常支出：如辦公用品采購、打印復印費、通訊費、快遞費等；差旅相關支出：如員工因公出差的交通費、住宿費、市內交通費、伙食補貼等；業(yè)務接待支出：如客戶/合作伙伴洽談工作發(fā)生的餐費、活動場地費等；小額采購支出：單次金額在[具體金額，如5000元]以下的辦公設備、耗材等采購；其他常規(guī)支出：如培訓費、資料費、維修費等符合公司費用管理規(guī)定的項目。不適用范圍：固定資產采購（需單獨走資產采購流程）、員工福利支出（需通過福利專項流程）、大額資金支付（單筆超過[具體金額，如50000元]需啟動專項審批）。二、費用審批全流程操作指引第一步：費用申請發(fā)起操作主體：費用發(fā)生人（員工*）操作動作：填寫《日常費用報銷申請表》（見模板部分），詳細注明費用事由、發(fā)生日期、費用類別、金額（區(qū)分大寫和小寫）、預算科目、關聯(lián)項目（如有）及附件清單；整理合規(guī)憑證（如消費明細單、行程單、合同等，需與申請表內容一致），按公司要求粘貼或附在申請表后；通過OA系統(tǒng)或紙質表格提交申請，同步抄送部門負責人*。關鍵要求：費用事由需清晰具體（如“項目客戶洽談餐費”而非“餐費”），金額需準確無誤，附件需完整且與申請信息對應。第二步：部門負責人審核操作主體：費用發(fā)生人所在部門負責人*操作動作：核查費用真實性：確認費用是否確屬部門工作需要，是否與實際業(yè)務相符；審核合理性：判斷費用金額是否在合理范圍內（如差住宿是否符合公司標準、業(yè)務招待人次是否必要）；檢查預算匹配度：確認費用支出是否在部門年度/月度預算額度內，超預算費用需注明說明；審批意見：在OA系統(tǒng)或申請表上簽署“同意”或“退回修改”意見，退回需注明修改原因。時限要求：收到申請后1個工作日內完成審核。第三步：財務部門初審操作主體：財務部審核崗*操作動作：形式審核：檢查申請表填寫是否完整（如簽字、日期、金額大小寫是否一致），附件是否齊全合規(guī)；合規(guī)性審核：核查費用類別是否符合公司規(guī)定，憑證是否真實有效（如消費明細是否含稅、抬頭是否為公司全稱）；預算控制審核：通過財務系統(tǒng)確認部門預算余額，超預算費用需核查是否已履行預算調整流程；審批意見：審核通過后流轉至下一審批人，不通過則退回費用發(fā)生人并說明原因（如“憑證抬頭錯誤”“超預算未說明”）。時限要求：收到申請后2個工作日內完成初審。第四步：分級領導審批根據(jù)費用金額確定審批層級，具體標準如下（可根據(jù)公司規(guī)模調整）：小額費用（≤5000元）：由部門負責人審核后，提交分管副總審批；中等費用（5000-20000元）：部門負責人、分管副總審核后，提交總經理*審批；大額費用（＞20000元）：需經部門負責人、分管副總、總經理*審批，必要時提交總經理辦公會集體審議。操作動作：審批人重點核查費用必要性、金額合理性及與公司戰(zhàn)略/項目的關聯(lián)性，簽署“同意”或“否決”意見，否決需說明理由。時限要求：分管副總1個工作日內，總經理2個工作日內完成審批。第五步：費用報銷與支付操作主體：費用發(fā)生人、財務部出納*操作動作：審批通過后，費用發(fā)生人將申請表及附件提交至財務部出納*；出納*核對審批手續(xù)是否完備，附件是否齊全，通過銀行轉賬或備用金方式支付費用；涉及備用金報銷的，需在費用發(fā)生后5個工作日內完成提交，逾期未提交需說明原因。時限要求：財務部收到完整材料后3個工作日內完成支付。第六步：賬務處理與歸檔操作主體：財務部會計*操作動作：根據(jù)審批通過的申請表及憑證，在財務系統(tǒng)中錄入憑證，保證科目準確、摘要清晰；按月度將費用申請表、憑證、附件等資料整理歸檔，保存期限符合會計檔案管理規(guī)定。三、日常費用報銷申請表模板項目內容申請人信息姓名：*部門：*崗位：*日期：年月*日費用基本信息費用類別（勾選）：□辦公費□差旅費□業(yè)務招待費□小額采購費□其他_________費用事由：________________________________________________________________預算科目：________________________關聯(lián)項目（如有）：______________________費用明細序號123合計金額（大寫）：______________________（小寫）：￥____________審批流程部門負責人*意見：______________________簽字：__________日期：__________分管副總*意見：______________________簽字：__________日期：__________總經理*意見（如需）：______________________簽字：__________日期：__________備注如有特殊情況說明（如超預算、緊急支付等）：________________________________四、流程執(zhí)行關鍵要點提示預算控制優(yōu)先：所有費用支出需在部門預算內執(zhí)行，超預算費用需提前3個工作日提交《預算調整申請》，經審批后方可發(fā)起費用流程。憑證合規(guī)性：附件需為原始消費憑證（如商戶蓋章的明細單、電子支付記錄等），保證抬頭、金額、日期與申請表一致，涂改或模糊不清的憑證不予受理。時限管理：各環(huán)節(jié)審批人需在規(guī)定時限內完成審核，逾期未處理系統(tǒng)自動提醒；費用發(fā)生人需在業(yè)務發(fā)生后10個工作日內提交申請，逾期未報需部門負責人書面說明原因。特殊情況處理：緊急費用（如突發(fā)維修、臨時接待）可先通過電話向分管副總*報備，事后1個工作日內補全申請流程，超標準費用需在申請表中備注“緊