人力資源管理信息系統(tǒng)應(yīng)用操作手冊前言歡迎使用本公司人力資源管理信息系統(tǒng)（以下簡稱“系統(tǒng)”）。為確保您能夠高效、準確地運用系統(tǒng)完成各項人力資源管理工作，我們編制了本操作手冊。本手冊旨在為系統(tǒng)用戶提供清晰、實用的操作指引，幫助您快速掌握系統(tǒng)功能，提升工作效率。請在使用系統(tǒng)前仔細閱讀本手冊，并建議將其作為日常操作的參考資料。本手冊適用于公司內(nèi)部所有需要使用人力資源管理信息系統(tǒng)的員工，包括人力資源部門staff及各部門相關(guān)負責(zé)人。我們假定您已具備基本的計算機操作能力和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和數(shù)據(jù)安全是我們共同的責(zé)任，請您務(wù)必遵守公司信息安全管理規(guī)定，妥善保管個人賬號信息，規(guī)范操作。第一章系統(tǒng)登錄與基礎(chǔ)設(shè)置1.1系統(tǒng)訪問與登錄您可以通過公司內(nèi)部局域網(wǎng)訪問人力資源管理信息系統(tǒng)。打開瀏覽器，在地址欄輸入系統(tǒng)指定的URL地址，即可進入系統(tǒng)登錄界面。登錄界面將提示您輸入用戶名和密碼。您的初始用戶名為您的員工編號，初始密碼將由人力資源部統(tǒng)一發(fā)放或通過郵件告知。首次登錄系統(tǒng)后，請立即修改初始密碼，以保障賬號安全。密碼設(shè)置建議包含字母、數(shù)字及特殊符號，長度不低于規(guī)定要求，并定期更換。輸入正確的用戶名和密碼后，點擊“登錄”按鈕。若登錄信息無誤，系統(tǒng)將驗證通過并跳轉(zhuǎn)至系統(tǒng)主界面。如遇登錄失敗，請檢查用戶名、密碼是否正確，或聯(lián)系系統(tǒng)管理員確認賬號狀態(tài)。1.2系統(tǒng)主界面介紹成功登錄后，您將看到系統(tǒng)的主界面。主界面通常包含以下幾個主要區(qū)域：*頂部導(dǎo)航欄：包含系統(tǒng)的核心功能模塊入口，如“組織管理”、“員工信息”、“考勤管理”、“薪酬福利”、“招聘管理”、“培訓(xùn)發(fā)展”、“績效管理”等。點擊相應(yīng)模塊名稱，即可進入該模塊的功能頁面。*左側(cè)菜單欄：在部分模塊下，頂部導(dǎo)航欄選定某一主模塊后，左側(cè)菜單欄會顯示該模塊下的具體功能項列表，方便您進一步選擇操作。*中央工作區(qū)：這是您進行具體操作和數(shù)據(jù)查看的主要區(qū)域。根據(jù)您選擇的功能模塊和操作，此處將顯示相應(yīng)的表單、列表、報表或統(tǒng)計圖表。*個人信息區(qū)：通常位于界面右上角，顯示當(dāng)前登錄用戶的姓名、頭像（如有）等信息。點擊個人信息區(qū)，可展開包含“個人設(shè)置”、“修改密碼”、“退出登錄”等選項的下拉菜單。*消息通知區(qū)：部分系統(tǒng)會在右上角設(shè)置消息通知圖標(biāo)，用于提醒您有待辦事項、審批通知、系統(tǒng)公告等信息。1.3個人信息維護與密碼修改為確保您的個人信息準確，并保障賬號安全，建議定期檢查和維護個人信息。*個人信息維護：在系統(tǒng)主界面，點擊右上角的個人信息區(qū)，選擇“個人設(shè)置”或類似選項進入個人信息維護頁面。您可以在此處查看并更新部分允許自行修改的個人信息，如聯(lián)系電話、電子郵箱、緊急聯(lián)系人信息等。涉及員工檔案核心信息的修改，可能需要提交申請并經(jīng)人力資源部審核。*密碼修改：同樣在“個人設(shè)置”中，或直接選擇“修改密碼”選項。系統(tǒng)會要求您輸入原密碼，然后兩次輸入新密碼。請確保新密碼符合系統(tǒng)的安全策略要求。修改成功后，系統(tǒng)會提示操作成功，并請您使用新密碼重新登錄。第二章組織管理組織管理模塊主要用于維護公司的組織結(jié)構(gòu)信息，為各項人力資源管理工作提供基礎(chǔ)框架。通常，此模塊的操作權(quán)限由人力資源部指定人員負責(zé)。2.1部門信息管理部門信息管理允許您查看、新增、修改和停用公司內(nèi)部的部門結(jié)構(gòu)。*查看部門結(jié)構(gòu)：進入“組織管理”模塊下的“部門管理”功能，系統(tǒng)通常以樹形結(jié)構(gòu)展示公司的全部部門，您可以展開或折疊樹形節(jié)點，查看不同層級的部門信息。*新增部門：在部門管理界面，點擊“新增”或“添加部門”按鈕。在彈出的表單中，填寫部門名稱、部門編碼（如有規(guī)則）、上級部門、部門負責(zé)人、部門職能描述、成立日期等必要信息。填寫完畢后，點擊“保存”按鈕。系統(tǒng)會對信息進行校驗，如部門名稱是否重復(fù)等。*修改部門信息：選擇需要修改的部門，點擊“修改”或“編輯”按鈕。在彈出的編輯表單中，修改相關(guān)信息（注意：部門編碼等關(guān)鍵信息可能不允許修改），確認無誤后點擊“保存”。*停用部門：當(dāng)某個部門因業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再存在時，通常不直接刪除（以免影響歷史數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)），而是進行“停用”或“注銷”操作。選擇目標(biāo)部門，點擊“停用”按鈕，系統(tǒng)可能會提示確認，確認后該部門狀態(tài)將變?yōu)椤耙淹Ｓ谩?，不再參與新的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。2.2崗位信息管理崗位信息管理用于維護各部門下的具體崗位設(shè)置。*查看崗位列表：在“組織管理”模塊下，進入“崗位管理”功能。您可以按部門篩選查看該部門下的所有崗位，或查看全公司崗位列表。列表中通常包含崗位名稱、崗位編碼、所屬部門、崗位等級、任職人數(shù)等信息。*新增崗位：點擊“新增崗位”按鈕，填寫崗位基本信息，如崗位名稱、崗位編碼、所屬部門、崗位序列、崗位等級、崗位描述、任職資格要求（學(xué)歷、經(jīng)驗、技能等）、匯報關(guān)系等。根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計，部分信息可能為必填項。保存前請仔細核對。*編輯與停用崗位：與部門管理類似，選擇相應(yīng)崗位可進行信息編輯或停用操作。崗位的變更應(yīng)遵循公司的崗位管理規(guī)范。第三章員工信息管理員工信息管理是人力資源管理系統(tǒng)的核心模塊之一，用于全生命周期記錄和管理員工的基礎(chǔ)信息及各類變動。3.1員工入職管理當(dāng)有新員工加入公司時，需在系統(tǒng)中為其建立員工檔案。*發(fā)起入職：人力資源部相關(guān)人員在“員工信息管理”模塊下，找到“員工入職”或“新增員工”功能。*填寫入職信息：根據(jù)系統(tǒng)提示，填寫新員工的基本信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號碼、民族、政治面貌、學(xué)歷學(xué)位、畢業(yè)院校及專業(yè)、入職部門、入職崗位、入職日期、合同類型、合同期限、薪酬信息（部分系統(tǒng)可見）等。確保信息的準確性和完整性，特別是關(guān)鍵身份信息。*上傳附件：通常需要上傳新員工的身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、入職體檢報告、勞動合同等掃描件作為電子檔案留存。*提交與審核：填寫完畢并確認無誤后，點擊“提交”。根據(jù)公司流程，可能需要經(jīng)過相應(yīng)的審批環(huán)節(jié)。審批通過后，新員工信息正式錄入系統(tǒng)，生成唯一的員工編號。3.2員工信息查詢與瀏覽系統(tǒng)提供多種方式查詢和瀏覽員工信息。*單一員工查詢：在員工信息管理的主界面或?qū)ｉT的“員工查詢”功能中，通過輸入員工姓名、員工編號或身份證號碼等關(guān)鍵信息進行精確查詢。*批量查詢/高級查詢：系統(tǒng)可能提供按部門、崗位、入職日期、學(xué)歷、合同狀態(tài)等多條件組合的高級查詢功能，以便快速篩選出符合特定條件的員工群體。*員工信息瀏覽：查詢結(jié)果通常以列表形式展示，點擊某一員工姓名或“查看詳情”按鈕，可進入該員工的個人信息詳情頁面，查看其完整的檔案信息，包括基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭成員、獎懲記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等（根據(jù)權(quán)限顯示）。3.3員工信息維護與更新員工信息發(fā)生變動時，應(yīng)及時在系統(tǒng)中更新。*個人信息更新：員工個人聯(lián)系信息等允許自行維護的部分，可通過“個人設(shè)置”進行更新。*關(guān)鍵信息變更：對于員工崗位變動、部門調(diào)動、職級調(diào)整、薪酬調(diào)整、合同續(xù)簽/變更/解除、學(xué)歷提升等重要信息變更，通常需由人力資源部人員或相關(guān)負責(zé)人在系統(tǒng)中操作。進入員工詳情頁面，找到“信息變更”或?qū)?yīng)具體變更類型（如“崗位變動”、“合同管理”）的功能按鈕，填寫變更信息、變更原因、生效日期等，并可能需要上傳相關(guān)證明材料，提交審批流程。*信息審核：關(guān)鍵信息的變更往往需要經(jīng)過審批流程，相關(guān)負責(zé)人在系統(tǒng)中收到審批請求后，進行審核（通過/駁回）。審批通過后，系統(tǒng)信息方才更新。3.4員工離職管理員工離職時，需在系統(tǒng)中完成離職流程的記錄。*發(fā)起離職申請：通常由員工本人或其直接上級在系統(tǒng)中發(fā)起“離職申請”流程（具體根據(jù)公司制度）。填寫離職原因、預(yù)計離職日期等信息。*離職審批：離職申請將按照預(yù)設(shè)的審批流程流轉(zhuǎn)，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審批。*離職手續(xù)辦理與信息更新：審批通過后，人力資源部會同相關(guān)部門辦理離職交接手續(xù)。手續(xù)辦理完畢后，由人力資源部在系統(tǒng)中執(zhí)行“離職確認”或“辦結(jié)”操作，更新員工狀態(tài)為“已離職”，記錄實際離職日期等信息。第四章考勤管理考勤管理模塊用于記錄員工的出勤情況，處理請假、加班、出差等考勤相關(guān)事務(wù)。4.1考勤規(guī)則與班次設(shè)置系統(tǒng)會根據(jù)公司的考勤制度預(yù)設(shè)考勤規(guī)則和常用班次信息（如標(biāo)準工作日、上下班時間、午休時間、打卡規(guī)則等）。普通用戶通常只需了解與自己相關(guān)的考勤規(guī)則和班次安排。管理員可在后臺進行維護。4.2打卡數(shù)據(jù)采集與查看員工需按照公司規(guī)定進行上下班打卡。打卡方式可能包括指紋打卡、人臉識別、手機APP打卡或網(wǎng)頁打卡等，具體根據(jù)公司配置。*打卡數(shù)據(jù)同步：打卡數(shù)據(jù)通常會定期（或?qū)崟r）同步至人力資源管理系統(tǒng)。*個人考勤記錄查詢：員工可在“考勤管理”模塊下的“個人考勤”或“考勤記錄”功能中，查詢自己的每日打卡記錄、出勤狀態(tài)（正常、遲到、早退、曠工、請假、加班、出差等）。通?？梢园慈?、周、月為單位查看。4.3請假申請與審批員工因各種原因需要請假時，通過系統(tǒng)提交請假申請。*發(fā)起請假：進入“考勤管理”->“請假申請”功能，選擇請假類型（如年假、事假、病假、婚假、產(chǎn)假等），填寫請假開始日期、結(jié)束日期、請假時長、請假事由等信息。部分系統(tǒng)會自動關(guān)聯(lián)員工的剩余假期額度。*提交審批：填寫完畢后提交，系統(tǒng)將按照預(yù)設(shè)的審批流程（通常是直接上級->部門負責(zé)人->人力資源部）發(fā)送審批請求。*審批處理：審批人登錄系統(tǒng)后，在“待辦事項”中會看到請假審批請求，可查看請假詳情，并進行“同意”或“駁回”操作，駁回時可填寫駁回理由。*查看請假記錄：員工可在“我的請假”或類似功能中，查看自己的請假申請歷史記錄及審批狀態(tài)。4.4加班申請與審批員工因工作需要在非工作時間工作，需按規(guī)定提交加班申請。*發(fā)起加班申請：進入“考勤管理”->“加班申請”功能，選擇加班日期、開始時間、結(jié)束時間、加班事由、預(yù)計加班時長等信息。*加班審批：提交后，由相關(guān)負責(zé)人（如直接上級）進行審批。審批通過后，加班記錄將被系統(tǒng)記錄。*加班數(shù)據(jù)應(yīng)用：審批通過的加班時長可用于后續(xù)的調(diào)休安排或加班費核算（根據(jù)公司政策）。4.5出差申請與審批員工因公出差，需提前在系統(tǒng)中提交出差申請。*發(fā)起出差申請：進入“考勤管理”或單獨的“出差管理”模塊，選擇“出差申請”。填寫出差地點、出差事由、出差開始日期、結(jié)束日期、交通工具、隨行人員等信息。*出差審批：提交后按流程審批。審批通過后，出差記錄生效，部分系統(tǒng)可能會關(guān)聯(lián)到后續(xù)的差旅報銷流程。4.6考勤統(tǒng)計與異常處理*月度考勤統(tǒng)計：每月固定日期后，系統(tǒng)會根據(jù)打卡數(shù)據(jù)、請假、加班、出差等記錄，自動生成員工的月度考勤匯總報表。人力資源部會對考勤報表進行審核。*考勤異常處理：對于打卡異常（如漏打卡、遲到、早退）情況，員工需在規(guī)定時間內(nèi)通過系統(tǒng)提交“考勤異常說明”或“補卡申請”，經(jīng)審批后，異常記錄可被更正或備注。人力資源部也可在后臺對考勤數(shù)據(jù)進行人工調(diào)整（需有相應(yīng)權(quán)限和依據(jù)）。第五章薪酬福利薪酬福利模塊主要用于薪酬核算、工資發(fā)放記錄以及員工福利信息的管理。此模塊的數(shù)據(jù)敏感性高，通常權(quán)限控制嚴格。5.1薪酬信息查看（員工端）普通員工通常只能查看個人的薪酬相關(guān)信息。*工資條查詢：在“薪酬福利”模塊下，找到“工資條”或“我的薪酬”功能。選擇相應(yīng)的月份，即可查看該月的工資明細，包括應(yīng)發(fā)項目（基本工資、績效工資、津貼補貼等）、扣款項目（社保公積金個人部分、個稅等）、實發(fā)金額等。*薪酬發(fā)放記錄：部分系統(tǒng)可查看歷史工資發(fā)放記錄。5.2薪酬核算與發(fā)放（HR端/管理員端）人力資源部薪酬專員或管理員負責(zé)薪酬的核算與發(fā)放操作。*數(shù)據(jù)準備：在核算周期開始前，確保員工信息（如入職、離職、崗位變動、考勤數(shù)據(jù)、績效結(jié)果等）已準確更新到系統(tǒng)。*薪酬方案配置：系統(tǒng)會預(yù)設(shè)不同崗位序列或級別的薪酬結(jié)構(gòu)方案。管理員可維護薪酬項目、計算公式、個稅規(guī)則、社保公積金繳費基數(shù)及比例等。*考勤數(shù)據(jù)導(dǎo)入/關(guān)聯(lián)：將核算周期內(nèi)的員工考勤數(shù)據(jù)（出勤天數(shù)、加班時長、請假扣款等）導(dǎo)入或關(guān)聯(lián)至薪酬模塊。*績效數(shù)據(jù)導(dǎo)入/關(guān)聯(lián)：如需根據(jù)績效考核結(jié)果計算績效工資，需導(dǎo)入或關(guān)聯(lián)績效數(shù)據(jù)。*薪酬核算：完成上述準備工作后，執(zhí)行“薪酬核算”或“計算工資”功能。系統(tǒng)會根據(jù)預(yù)設(shè)的公式和規(guī)則，結(jié)合員工的各項數(shù)據(jù)，自動計算出每位員工的應(yīng)發(fā)工資、扣款及實發(fā)工資。*薪酬審核：核算完成后，生成薪酬明細表和匯總表，提交給相關(guān)負責(zé)人進行審核。*工資發(fā)放與工資條推送：審核通過后，可通過系統(tǒng)導(dǎo)出工資發(fā)放數(shù)據(jù)，提交給財務(wù)部門進行銀行代發(fā)。工資發(fā)放后，系統(tǒng)可向員工批量推送電子工資條。5.3社保公積金管理系統(tǒng)可記錄員工的社會保險及住房公積金繳納信息。*參保信息維護：為新入職員工辦理社保公積金新增參保手續(xù)后，在系統(tǒng)中錄入?yún)⒈ｎ愋?、繳費基數(shù)、開始繳納日期等信息。員工發(fā)生社保公積金變更（如基數(shù)調(diào)整、停保、續(xù)保）時，也需及時更新。*繳費記錄查詢：員工可查詢個人社保公積金的月度繳費記錄（單位部分和個人部分）。HR管理員可查看公司整體或部門的社保公積金繳納匯總情況。5.4其他福利管理根據(jù)公司實際情況，系統(tǒng)可能包含其他福利項目的管理，如企業(yè)年金、商業(yè)保險、節(jié)日福利、體檢安排等信息的記錄與查詢。第六章招聘管理（HR端）招聘管理模塊幫助人力資源部門規(guī)范和跟蹤招聘流程。6.1招聘需求提報與審批各部門因人員需求，需通過系統(tǒng)提報招聘需求。*發(fā)起招聘需求：部門負責(zé)人進入“招聘管理”模塊，選擇“招聘需求申請”。填寫需求崗位名稱、招聘人數(shù)、