某發(fā)動機(jī)廠文件歸檔管理細(xì)則某發(fā)動機(jī)廠文件歸檔管理細(xì)則

一、總則

為規(guī)范公司文件歸檔管理，確保文件安全、完整、有序，便于查閱利用，提高工作效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)實際情況，制定本細(xì)則。

本細(xì)則適用于公司所有部門及員工，涉及公司經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、行政事務(wù)等各類文件材料的歸檔管理。

（一）基本概念說明

1.文件材料指公司在日常工作中形成或接收的各類紙質(zhì)、電子文件，包括但不限于合同、協(xié)議、會議紀(jì)要、技術(shù)圖紙、操作規(guī)程、工作記錄等。

2.歸檔文件指具有保存價值的文件材料，經(jīng)整理、分類、鑒定后，按規(guī)定程序移交檔案部門保管。

3.檔案部門負(fù)責(zé)公司文件歸檔的統(tǒng)一管理，包括文件收集、整理、鑒定、保管、利用等工作。

二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工

公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)文件歸檔工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件歸檔工作的第一責(zé)任人，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件收集、整理工作。

（一）檔案管理部門職責(zé)

1.制定文件歸檔管理制度，監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。

2.指導(dǎo)各部門文件材料的分類、整理、歸檔工作。

3.定期對歸檔文件進(jìn)行檢查、鑒定，確保文件完整安全。

4.提供文件利用服務(wù)，做好借閱登記工作。

（二）各部門職責(zé)

1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集、整理、立卷工作。

2.按規(guī)定時間將歸檔文件移交檔案部門。

3.確保文件材料的真實、準(zhǔn)確、完整。

（三）員工職責(zé)

1.按要求形成和保存文件材料，及時移交部門負(fù)責(zé)人。

2.不私自銷毀、復(fù)制涉密文件材料。

三、文件收集與整理

文件材料應(yīng)按部門、時間順序收集整理，確保分類清晰、編號規(guī)范。

（一）收集范圍

1.公司重大決策文件，如董事會決議、經(jīng)營計劃等。

2.生產(chǎn)技術(shù)文件，如設(shè)計圖紙、工藝規(guī)程、設(shè)備維護(hù)記錄等。

3.行政事務(wù)文件，如員工名冊、會議紀(jì)要、辦公用品領(lǐng)用記錄等。

4.經(jīng)濟(jì)合同文件，如采購合同、銷售合同、結(jié)算單據(jù)等。

（二）整理要求

1.文件材料應(yīng)按“件”為單位整理，每件文件包含封面、目錄（如有）、文件材料等。

2.文件材料應(yīng)按時間順序排列，重要文件置于前面。

3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，并做好備份。

四、文件歸檔與保管

歸檔文件應(yīng)按規(guī)定程序移交檔案部門，并做好保管工作。

（一）歸檔程序

1.部門負(fù)責(zé)人審核文件材料，確認(rèn)無遺漏后，填寫《文件歸檔移交清單》。

2.檔案部門核對文件材料，無誤后簽收。

3.檔案部門對文件進(jìn)行編號、錄入檔案管理系統(tǒng)。

（二）保管要求

1.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在檔案柜中，做到防潮、防火、防盜。

2.電子文件應(yīng)存儲在專用服務(wù)器上，定期備份。

3.涉密文件應(yīng)加密存儲，并限制訪問權(quán)限。

五、文件利用與借閱

公司員工因工作需要可借閱歸檔文件，但需按規(guī)定程序辦理。

（一）借閱條件

1.借閱人需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。

2.涉密文件不得外借，特殊需要需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

（二）借閱流程

1.借閱人持申請表到檔案部門辦理借閱手續(xù)。

2.檔案部門登記借閱信息，并交付文件。

3.借閱期滿后，應(yīng)及時歸還文件，如有損壞需賠償。

六、檔案鑒定與銷毀

檔案部門定期對歸檔文件進(jìn)行鑒定，對無保存價值的文件按規(guī)定銷毀。

（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)

1.保存價值不大的文件，如臨時性通知、會議記錄等，可定期鑒定銷毀。

2.涉密文件不得銷毀，應(yīng)按規(guī)定歸檔保存。

（二）銷毀程序

1.檔案部門編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。

2.銷毀時應(yīng)指定專人監(jiān)督，確保文件被徹底銷毀，不得恢復(fù)。

七、運(yùn)行與操作說明

各部門員工應(yīng)按以下步驟執(zhí)行文件歸檔工作。

（一）文件形成與收集

1.員工在日常工作中形成文件材料，應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范。

2.文件材料完成后，應(yīng)及時收集整理，不得積壓。

（二）文件整理與移交

1.部門文員按分類要求整理文件材料，填寫《文件歸檔移交清單》。

2.將紙質(zhì)文件和電子文件一并移交檔案部門，并說明文件內(nèi)容。

（三）借閱與歸還

1.借閱文件需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。

2.借閱期滿后，應(yīng)及時歸還文件，如有損壞需按原價賠償。

八、監(jiān)督檢查

檔案部門定期對各部門文件歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。

（一）檢查內(nèi)容

1.文件材料的完整性，是否存在遺漏或缺失。

2.文件整理的規(guī)范性，是否按分類要求整理。

3.文件保管的安全性，是否做到防火、防盜、防潮。

（二）檢查頻率

1.檔案部門每月對各部門文件歸檔情況進(jìn)行抽查。

2.每半年進(jìn)行全面檢查，確保制度落實到位。

九、獎懲辦法

公司對文件歸檔工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予獎勵，對違反制度的行為進(jìn)行處罰。

（一）獎勵措施

1.每年評選“優(yōu)秀檔案管理部門”，給予獎金獎勵。

2.對在文件歸檔工作中表現(xiàn)突出的個人，給予通報表揚(yáng)。

（二）處罰措施

1.對未按規(guī)定歸檔文件材料的部門，處以500元罰款。

2.對私自銷毀、復(fù)制涉密文件材料的，處以1000元罰款，并追究法律責(zé)任。

（三）特殊情況

1.如因不可抗力導(dǎo)致文件損壞，經(jīng)核實后可免除責(zé)任。

2.對違反制度但情節(jié)較輕的，可給予警告，并要求限期整改。

十、權(quán)利與義務(wù)

公司員工享有查閱歸檔文件的權(quán)利，同時應(yīng)履行文件歸檔的義務(wù)。

（一）權(quán)利

1.工作需要可借閱歸檔文件，但需按規(guī)定程序辦理。

2.對檔案部門的工作有監(jiān)督權(quán)，可提出改進(jìn)建議。

（二）義務(wù)

1.按要求形成和保存文件材料，及時移交部門負(fù)責(zé)人。

2.不私自銷毀、復(fù)制涉密文件材料，確保文件安全。

十一、檔案信息化管理

公司逐步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)文件電子化存儲和利用。

（一）電子化要求

1.重點(diǎn)文件材料應(yīng)同步錄入檔案管理系統(tǒng)，方便查閱。

2.電子文件應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

（二）系統(tǒng)使用

1.檔案部門負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和更新。

2.員工可通過系統(tǒng)查詢文件，但需遵守保密規(guī)定。

十二、檔案保密管理

涉密文件材料應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露公司信息。

（一）保密范圍

1.公司財務(wù)數(shù)據(jù)、核心技術(shù)文件等涉密材料，不得外傳。

2.涉密文件應(yīng)加密存儲，并限制訪問權(quán)限。

（二）保密責(zé)任

1.檔案部門負(fù)責(zé)涉密文件的保管和保密工作。

2.員工發(fā)現(xiàn)涉密文件泄露，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)。

十三、檔案安全管理

檔案部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，防止文件損壞、丟失。

（一）防火措施

1.檔案柜應(yīng)放置在防火區(qū)域，配備滅火器。

2.定期檢查消防設(shè)施，確保完好有效。

（二）防盜措施

1.檔案室應(yīng)安裝防盜門，并限制進(jìn)入權(quán)限。

2.安裝監(jiān)控設(shè)備，防止文件被盜。

十四、檔案利用評估

檔案部門定期對文件利用情況進(jìn)行評估，優(yōu)化歸檔工作。

（一）評估內(nèi)容