某量具廠檔案管理工作制度某量具廠檔案管理工作制度

一、總則

為規(guī)范公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、安全性和有效性，提高檔案利用效率，特制定本制度。

本制度適用于某量具廠所有部門及員工，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等全過程管理。

基本概念說明

檔案是指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，具有保存價值的各類文字、圖表、照片、音視頻等資料。檔案管理包括檔案的收集、分類、編目、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。

二、領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與職責(zé)

公司設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。

領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)

1.審定公司檔案管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行情況。

2.確定公司重點(diǎn)檔案范圍，協(xié)調(diào)各部門檔案工作。

3.解決檔案管理中的重大問題，保障檔案安全。

檔案管理部門職責(zé)

1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理，包括收集、整理、編目、保管和利用。

2.制定檔案分類方案，確保檔案歸檔規(guī)范。

3.定期檢查檔案保管條件，防止檔案損壞。

各部門職責(zé)

1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成和初步整理。

2.按時移交需要?dú)w檔的資料，確保資料完整。

3.配合檔案管理部門的檢查和工作安排。

三、檔案收集與整理

檔案收集是檔案管理的基礎(chǔ)，必須確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。

檔案收集范圍

1.公司合同、協(xié)議、會議紀(jì)要等重大活動記錄。

2.產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報告等技術(shù)資料。

3.財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)憑證等財務(wù)資料。

4.員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核等人力資源資料。

檔案整理要求

1.按照檔案分類方案進(jìn)行整理，確保分類清晰。

2.檔案名稱應(yīng)簡明扼要，反映資料內(nèi)容。

3.重復(fù)或無保存價值的資料應(yīng)剔除。

檔案移交流程

1.各部門整理完畢后，填寫《檔案移交清單》，報檔案管理部門審核。

2.檔案管理部門核對無誤后，辦理移交手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。

3.移交檔案應(yīng)附有目錄，方便查閱。

四、檔案保管與安全

檔案保管是確保檔案安全的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須采取有效措施防止檔案損壞。

檔案保管要求

1.檔案存放環(huán)境應(yīng)干燥、通風(fēng)、避光，溫度控制在10℃-25℃，濕度控制在45%-60%。

2.重要檔案應(yīng)使用防磁、防火的專用柜存放，定期檢查柜體完好性。

3.檔案存放位置應(yīng)固定，不得隨意變動。

檔案安全措施

1.檔案室應(yīng)設(shè)置門禁，非檔案管理人員不得進(jìn)入。

2.重要檔案應(yīng)加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限。

3.定期進(jìn)行防火、防盜檢查，確保檔案安全。

檔案借閱管理

1.借閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報檔案管理部門審核。

2.借閱檔案應(yīng)按時歸還，不得損壞或涂改。

3.檔案管理部門應(yīng)記錄借閱情況，確?？勺匪?。

五、檔案利用與鑒定

檔案利用是檔案管理的重要目的，必須確保利用過程規(guī)范高效。

檔案利用方式

1.檔案查閱：員工需憑工作需要申請查閱，檔案管理部門提供查閱服務(wù)。

2.檔案復(fù)?。盒杼顚憽稒n案復(fù)印申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后復(fù)印，復(fù)印資料應(yīng)注明用途。

3.檔案借出：特殊需要借出檔案的，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。

檔案鑒定工作

1.檔案管理部門每年對檔案進(jìn)行一次鑒定，確定保管期限。

2.保管期限分為永久、長期（10年以上）、短期（10年以下）。

3.超過保管期限的檔案，經(jīng)鑒定可銷毀，銷毀前需報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

檔案數(shù)字化

1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化，建立電子檔案庫，方便查閱。

2.電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，確保數(shù)據(jù)安全。

3.定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。

六、檔案銷毀管理

檔案銷毀是檔案管理的最后環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格按照程序執(zhí)行。

銷毀條件

1.超過保管期限且無保存價值的檔案。

2.涉及公司秘密，但已失去保密必要的檔案。

3.檔案損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)利用的資料。

銷毀程序

1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.銷毀時應(yīng)有兩人以上監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀。

3.銷毀后，監(jiān)督人簽字確認(rèn)，存檔備查。

禁止銷毀的情況

1.涉及法律訴訟的檔案，不得銷毀。

2.有可能成為證據(jù)的檔案，應(yīng)長期保存。

3.公司規(guī)定需要特殊處理的檔案，按特殊程序執(zhí)行。

七、監(jiān)督檢查

檔案管理部門定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，確保制度落實(shí)。

檢查內(nèi)容

1.檔案收集是否完整，整理是否規(guī)范。

2.檔案保管是否安全，存放環(huán)境是否符合要求。

3.檔案利用是否規(guī)范，借閱記錄是否齊全。

檢查頻率

1.檔案管理部門每月對各部門進(jìn)行一次檢查。

2.每半年進(jìn)行一次全面檢查，形成檢查報告。

3.每年向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報一次檔案管理工作情況。

檢查方式

1.現(xiàn)場檢查：查閱檔案資料，核對存放情況。

2.抽查：隨機(jī)抽取檔案，檢查完整性。

3.詢問：了解各部門檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

八、績效考核

為激勵員工做好檔案管理工作，公司制定以下獎懲辦法。

獎勵措施

1.檔案管理規(guī)范，無重大問題的部門，給予年度評優(yōu)。

2.檔案利用效率高，為公司創(chuàng)造效益的員工，給予獎勵。

3.發(fā)現(xiàn)重大檔案安全隱患，及時上報并妥善處理的員工，給予表彰。

處罰措施

1.未按規(guī)定歸檔檔案，造成資料丟失的，責(zé)任人罰款500元。

2.檔案保管不當(dāng)，造成檔案損壞的，責(zé)任人賠償損失。

3.擅自銷毀檔案，情節(jié)嚴(yán)重的，給予行政處分。

特殊情況處理

1.因不可抗力導(dǎo)致檔案損壞的，經(jīng)核實(shí)后免除責(zé)任。

2.新員工入職未及時移交檔案，部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)管理責(zé)任。

3.檔案管理部門工作失誤，導(dǎo)致檔案丟失的，負(fù)責(zé)人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

九、權(quán)利與義務(wù)

公司員工在檔案管理中享有以下權(quán)利，并承擔(dān)相應(yīng)義務(wù)。

員工權(quán)利

1.有權(quán)查閱與工作相關(guān)的檔案資料。

2.有權(quán)申請借閱或復(fù)印檔案資料。

3.有權(quán)對檔案管理工作提出意見和建議。

員工義務(wù)

1.有義務(wù)按時歸檔本部門檔案資料。

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