2026年公關(guān)服務(wù)公司財(cái)務(wù)檔案管理辦法為規(guī)范公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、完整、安全與合規(guī)，提升財(cái)務(wù)信息利用效率，防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)及未來發(fā)展趨勢(shì)，特制定本辦法。第一章總則第一條本辦法所稱財(cái)務(wù)檔案，是指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)與經(jīng)營活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他相關(guān)財(cái)務(wù)資料，包括但不限于紙質(zhì)、電子及其他介質(zhì)形態(tài)的記錄。第二條財(cái)務(wù)檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、責(zé)任到人、安全保密、便于利用”的原則。公司財(cái)務(wù)部是財(cái)務(wù)檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)制度的制定、監(jiān)督與執(zhí)行。第三條本辦法適用于公司總部、各分支機(jī)構(gòu)及所有職能部門。所有產(chǎn)生或接觸財(cái)務(wù)檔案的員工，均須遵守本辦法。第二章財(cái)務(wù)檔案的范圍與分類第四條財(cái)務(wù)檔案具體范圍包括：（一）會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會(huì)計(jì)賬簿。（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，以及審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等。（四）其他類：銀行對(duì)賬單及余額調(diào)節(jié)表、納稅申報(bào)表及完稅證明、發(fā)票存根聯(lián)及抵扣聯(lián)、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算資料、重大合同協(xié)議（涉及收付款條款）、財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)及備份、具有財(cái)務(wù)價(jià)值的業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄（如項(xiàng)目結(jié)算單、媒體采購合同、活動(dòng)執(zhí)行費(fèi)用明細(xì)等）及其他應(yīng)予保存的財(cái)務(wù)相關(guān)資料。第五條財(cái)務(wù)檔案按載體分為紙質(zhì)檔案與電子檔案。電子檔案指通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)電子會(huì)計(jì)資料，其效力等同于紙質(zhì)檔案，但須滿足本辦法規(guī)定的管理要求。第三章財(cái)務(wù)檔案的立卷、歸檔與移交第六條財(cái)務(wù)檔案的立卷與整理由經(jīng)辦會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)。會(huì)計(jì)年度終了后，財(cái)務(wù)人員須對(duì)上一年度的財(cái)務(wù)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理、立卷、裝訂。會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月整理，確保附件齊全、手續(xù)完備、裝訂牢固、封面規(guī)范。第七條歸檔的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)符合以下質(zhì)量要求：（一）內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，簽章齊全。（二）紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的耐久性書寫和印制材料，字跡工整清晰。（三）電子檔案應(yīng)確保元數(shù)據(jù)完整、格式符合標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容不可篡改，并附有電子簽名或可靠的安全認(rèn)證標(biāo)識(shí)。第八條財(cái)務(wù)檔案的歸檔時(shí)限：（一）會(huì)計(jì)憑證、賬簿、月度及季度報(bào)表，應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門臨時(shí)保管一年。期滿后，編制移交清冊(cè)，移交公司綜合檔案室統(tǒng)一保管。（二）年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、年度審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等，應(yīng)在形成年度終了后，即時(shí)移交公司綜合檔案室。（三）電子檔案應(yīng)實(shí)行實(shí)時(shí)備份與定期歸檔相結(jié)合制度。每季度結(jié)束后十五個(gè)工作日內(nèi)，應(yīng)將上一季度的電子會(huì)計(jì)資料進(jìn)行只讀化處理并完成歸檔備份。第九條移交財(cái)務(wù)檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面核對(duì)清點(diǎn)，確認(rèn)檔案數(shù)量與清單無誤后，在移交清冊(cè)上簽字蓋章，各執(zhí)一份備查。第四章財(cái)務(wù)檔案的保管與存儲(chǔ)第十條公司設(shè)立專用財(cái)務(wù)檔案室（柜），配備符合“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防高溫、防磁、防光）要求的設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。第十一條電子檔案實(shí)行離線、云端多重備份制度。核心財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)除在本地服務(wù)器存儲(chǔ)外，應(yīng)定期備份至經(jīng)安全認(rèn)證的云端存儲(chǔ)系統(tǒng)及專用離線存儲(chǔ)介質(zhì)。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。第十二條財(cái)務(wù)檔案保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般為10年、30年，具體劃分依據(jù)國家《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。涉及公司重大資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、股權(quán)變更及重要訴訟的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)永久保存。第十三條財(cái)務(wù)檔案保管人員應(yīng)定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行可讀性檢查與數(shù)據(jù)遷移，防止因技術(shù)過時(shí)而無法讀取。第五章財(cái)務(wù)檔案的借閱與利用第十四條建立嚴(yán)格的財(cái)務(wù)檔案借閱審批登記制度。公司內(nèi)部人員因工作需要借閱，須填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)其部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同批準(zhǔn)后方可借閱。借閱非本部門直接相關(guān)的核心敏感檔案，還須報(bào)請(qǐng)分管財(cái)務(wù)的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第十五條外部單位（如審計(jì)機(jī)構(gòu)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等）查閱或復(fù)制財(cái)務(wù)檔案，必須持有效證件及正式函件，經(jīng)公司總經(jīng)理書面批準(zhǔn)，并在財(cái)務(wù)部門人員全程陪同下進(jìn)行。第十六條財(cái)務(wù)檔案原則上不得借離檔案室。確需外借的，須經(jīng)分管財(cái)務(wù)的公司領(lǐng)導(dǎo)特批，并辦理詳細(xì)外借手續(xù)，明確歸還期限，最長不得超過五個(gè)工作日。借閱人對(duì)所借檔案負(fù)有安全、保密責(zé)任，嚴(yán)禁涂改、拆封、抽頁、污損或轉(zhuǎn)借。第十七條電子檔案的查閱應(yīng)在指定終端進(jìn)行，并設(shè)置分級(jí)訪問權(quán)限。嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)下載、復(fù)制、傳播。所有借閱與利用行為均應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中留有完整、不可更改的日志記錄。第六章財(cái)務(wù)檔案的銷毀第十八條對(duì)保管期滿、經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，可按規(guī)定程序銷毀。第十九條銷毀程序：（一）由公司綜合檔案室會(huì)同財(cái)務(wù)部、法務(wù)部組成鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，編制《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，列明擬銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限等。（二）《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》需報(bào)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議審議批準(zhǔn)。（三）銷毀時(shí)，應(yīng)由公司綜合檔案室、財(cái)務(wù)部、內(nèi)部審計(jì)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀前應(yīng)核對(duì)清冊(cè)，銷毀后應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況書面報(bào)告公司總經(jīng)理。（四）保管期滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)、未了事項(xiàng)或仍有參考價(jià)值的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管至事項(xiàng)完結(jié)為止。第二十條電子檔案的銷毀，必須確保存儲(chǔ)介質(zhì)上的所有數(shù)據(jù)被不可恢復(fù)地徹底清除，并由技術(shù)部門和檔案管理部門共同確認(rèn)執(zhí)行。第七章電子財(cái)務(wù)檔案的特殊管理第二十一條公司鼓勵(lì)并推進(jìn)財(cái)務(wù)檔案的電子化進(jìn)程，但須確保電子會(huì)計(jì)資料來源真實(shí)有效，生成、傳輸、存儲(chǔ)過程安全可靠，能夠有效防范數(shù)據(jù)被篡改、丟失與泄露。第二十二條電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理、操作日志、數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)及安全審計(jì)功能。系統(tǒng)操作日志應(yīng)至少保存三十年。第二十三條電子發(fā)票等外部獲取的電子會(huì)計(jì)資料，應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)（如發(fā)票代碼、號(hào)碼、防偽碼、開票日期等）一并歸檔，確保其作為記賬憑證附件的完整性與法律效力。第二十四條建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)索引。符合國家規(guī)定的電子檔案可僅以電子形式保存，但涉及永久保存或其他重要檔案，應(yīng)同時(shí)制作并保存一套紙質(zhì)版本，或進(jìn)行微縮膠片等異質(zhì)備份。第八章責(zé)任與處罰第二十五條公司全體員工均有保護(hù)財(cái)務(wù)檔案安全與完整的義務(wù)。凡違反本辦法，有下列行為之一者，公司將視情節(jié)輕重，給予通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰直至解除勞動(dòng)合同；給公司造成損失的，依法追究賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處理：（一）未按規(guī)定歸檔、保管，造成檔案損毀、遺失或泄密的。（二）擅自涂改、偽造、抽取、銷毀財(cái)務(wù)檔案的。（三）未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自對(duì)外提供、復(fù)制、傳播財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容的。（四）玩忽職守，導(dǎo)致檔案管理設(shè)施出現(xiàn)重大隱患或檔案遭受重大損失的。（五）其他違反本辦法及公司保密規(guī)定的行為。第二十六條財(cái)務(wù)檔案管理人員崗位變動(dòng)時(shí)，必須辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接不清的，不得離崗。第九章附則第二十七條本辦