2026年公關(guān)服務(wù)公司公關(guān)設(shè)備檔案管理制度第一章總則第一條制度目的與依據(jù)為規(guī)范本公司公關(guān)設(shè)備的檔案管理工作，確保設(shè)備資產(chǎn)信息清晰、狀態(tài)可控、使用高效、權(quán)責(zé)分明，提升設(shè)備全生命周期管理水平，保障各類公關(guān)活動(dòng)的順利開展，依據(jù)國家《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及公司資產(chǎn)管理相關(guān)辦法，結(jié)合行業(yè)特性與公司實(shí)際，特制定本管理制度。第二條適用范圍本制度適用于公司總部及所有分支機(jī)構(gòu)所有用于公關(guān)活動(dòng)的設(shè)備資產(chǎn)檔案管理。所稱“公關(guān)設(shè)備”是指用于公關(guān)活動(dòng)策劃、執(zhí)行、展示、傳播等環(huán)節(jié)，單位價(jià)值在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以上或雖未達(dá)標(biāo)準(zhǔn)但屬于活動(dòng)關(guān)鍵組件、可重復(fù)使用的有形資產(chǎn)。主要包括：專用顯示設(shè)備（如LED屏、投影儀）、音響擴(kuò)聲系統(tǒng)、燈光照明系統(tǒng)、攝影攝像器材、專用演示設(shè)備、互動(dòng)體驗(yàn)裝置、特定活動(dòng)道具及其他由公司認(rèn)定需納入管理的設(shè)備。第三條管理原則公關(guān)設(shè)備檔案管理遵循以下原則：1.集中統(tǒng)一原則：公司行政部作為設(shè)備檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)檔案體系的建立、維護(hù)與監(jiān)督。各使用部門負(fù)責(zé)配合執(zhí)行。2.全程管理原則：對(duì)設(shè)備從預(yù)算申請(qǐng)、采購驗(yàn)收、入庫建檔、領(lǐng)用歸還、維護(hù)維修、調(diào)撥轉(zhuǎn)移直至報(bào)廢處置的全過程信息進(jìn)行連續(xù)記錄與管理。3.準(zhǔn)確性原則：所有檔案信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)地記錄與更新，確保賬、物、檔一致。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，防止信息泄露、丟失或損毀。5.高效利用原則：規(guī)范檔案查閱流程，在保障安全的前提下，便于授權(quán)人員快速檢索與利用，支持管理決策與業(yè)務(wù)運(yùn)營。第四條管理職責(zé)1.公司行政部：負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂與解釋；設(shè)立公司級(jí)公關(guān)設(shè)備總臺(tái)賬；監(jiān)督指導(dǎo)各部門設(shè)備檔案管理工作；組織定期盤點(diǎn)與審計(jì)；負(fù)責(zé)設(shè)備報(bào)廢處置的檔案審核與注銷。2.設(shè)備使用部門（如活動(dòng)執(zhí)行部、創(chuàng)意技術(shù)部等）：負(fù)責(zé)本部門所用設(shè)備的日常使用、保管與維護(hù)；負(fù)責(zé)建立并維護(hù)部門級(jí)設(shè)備分臺(tái)賬；及時(shí)辦理設(shè)備的領(lǐng)用、歸還、轉(zhuǎn)移、維修等手續(xù)，并確保相關(guān)信息同步至行政部；指定專人擔(dān)任部門設(shè)備管理員。3.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)依據(jù)歸檔的采購、處置等文件進(jìn)行賬務(wù)處理，確保資產(chǎn)賬與設(shè)備檔案信息定期核對(duì)一致。4.采購部：負(fù)責(zé)提供完整的設(shè)備采購合同、技術(shù)規(guī)格書、發(fā)票復(fù)印件等原始文件，移交行政部歸檔。第二章設(shè)備檔案的構(gòu)成與內(nèi)容第五條檔案構(gòu)成公關(guān)設(shè)備檔案以“一物一檔”為基本單元，每臺(tái)（套）關(guān)鍵設(shè)備建立獨(dú)立檔案。檔案分為核心檔案卷與過程記錄卷兩部分。第六條核心檔案卷內(nèi)容核心檔案卷記錄設(shè)備的基礎(chǔ)屬性與權(quán)屬信息，主要包括：1.設(shè)備標(biāo)識(shí)信息：公司統(tǒng)一編制的設(shè)備資產(chǎn)編號(hào)、設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、序列號(hào)、品牌、生產(chǎn)廠商。2.權(quán)屬與價(jià)值信息：采購合同關(guān)鍵頁復(fù)印件、購置發(fā)票復(fù)印件、驗(yàn)收單原件。記載購置日期、購置成本、預(yù)計(jì)使用年限、殘值率、供應(yīng)商信息。3.技術(shù)資料：設(shè)備使用說明書、技術(shù)手冊(cè)、原理圖紙（如有）、軟件安裝介質(zhì)及授權(quán)證書（如有）。4.登記信息：《設(shè)備資產(chǎn)登記卡》原件，記錄設(shè)備基礎(chǔ)信息、存放地點(diǎn)、保管責(zé)任人（部門）初始狀態(tài)。第七條過程記錄卷內(nèi)容過程記錄卷動(dòng)態(tài)記錄設(shè)備在使用生命周期內(nèi)的狀態(tài)變化，主要包括：1.使用記錄：《設(shè)備領(lǐng)用申請(qǐng)/歸還單》序列，記錄每次領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、用途（關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號(hào)）、預(yù)計(jì)歸還日期、實(shí)際歸還日期、歸還時(shí)狀態(tài)確認(rèn)。2.維護(hù)維修記錄：定期保養(yǎng)計(jì)劃與記錄、故障報(bào)修單、維修服務(wù)合同或單據(jù)、更換零配件清單、維修驗(yàn)收單。記錄維護(hù)/維修日期、內(nèi)容、服務(wù)商、費(fèi)用、執(zhí)行人。3.狀態(tài)變更記錄：《設(shè)備內(nèi)部調(diào)撥單》，記錄設(shè)備在不同部門或地點(diǎn)之間的轉(zhuǎn)移情況。《設(shè)備狀態(tài)變更申請(qǐng)單》，記錄設(shè)備封存、啟封、出租、出借等情況。4.檢定/校準(zhǔn)記錄：對(duì)于有法定或?qū)I(yè)精度要求的設(shè)備（如專業(yè)測(cè)光表、聲級(jí)計(jì)等），其周期檢定或校準(zhǔn)證書復(fù)印件。5.報(bào)廢處置記錄：《設(shè)備報(bào)廢處置申請(qǐng)單》、技術(shù)鑒定意見、審批文件、處置方式記錄（變賣、捐贈(zèng)、銷毀等）及相關(guān)憑證復(fù)印件。第三章設(shè)備檔案管理流程第八條建檔流程1.新增建檔：設(shè)備采購?fù)瓿刹Ⅱ?yàn)收合格后，由采購部門將第六條所列核心檔案卷所需文件移交行政部。行政部資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)為設(shè)備賦予唯一資產(chǎn)編號(hào)，粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽，填寫《設(shè)備資產(chǎn)登記卡》，并建立該設(shè)備的紙質(zhì)與電子檔案。建檔工作須在驗(yàn)收完成后五個(gè)工作日內(nèi)完成。2.檔案形式：實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌制管理。紙質(zhì)檔案由行政部統(tǒng)一保管于專用檔案柜。電子檔案通過公司資產(chǎn)管理系統(tǒng)錄入與存儲(chǔ)，掃描關(guān)鍵單據(jù)作為附件。電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容須保持一致。第九條日常使用與更新流程1.領(lǐng)用與歸還：設(shè)備領(lǐng)用必須通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)或填寫標(biāo)準(zhǔn)單據(jù)提出申請(qǐng)，經(jīng)審批后領(lǐng)取。歸還時(shí)，保管部門設(shè)備管理員與使用人共同檢查設(shè)備狀態(tài)，確認(rèn)無誤后在系統(tǒng)或單據(jù)上完成歸還確認(rèn)。相關(guān)記錄自動(dòng)或手動(dòng)歸入該設(shè)備過程記錄卷。2.維護(hù)與維修：任何計(jì)劃外維修或保養(yǎng)后，執(zhí)行部門或外包服務(wù)商需提供詳細(xì)記錄與報(bào)告，由部門設(shè)備管理員在三個(gè)工作日內(nèi)將信息錄入系統(tǒng)并歸檔紙質(zhì)文件。3.調(diào)撥與變更：設(shè)備跨部門調(diào)撥或狀態(tài)變更，必須履行審批手續(xù)，填寫相應(yīng)單據(jù)。審批完成后，由調(diào)出部門、接收部門及行政部共同更新臺(tái)賬與檔案信息。第十條盤點(diǎn)與核對(duì)流程1.定期盤點(diǎn)：行政部每半年組織一次全公司范圍的公關(guān)設(shè)備實(shí)物盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)部參與監(jiān)盤。盤點(diǎn)結(jié)果與設(shè)備總臺(tái)賬及財(cái)務(wù)資產(chǎn)賬進(jìn)行三方核對(duì)。2.不定期抽查：行政部可不定期對(duì)各部門設(shè)備保管與使用情況進(jìn)行抽查，核對(duì)賬實(shí)相符情況。3.差異處理：盤點(diǎn)或抽查中發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符、設(shè)備損壞或丟失，須立即查明原因，形成報(bào)告。屬于管理責(zé)任的，按公司相關(guān)規(guī)定處理；需調(diào)整檔案信息的，履行審批程序后及時(shí)更新。第十一條報(bào)廢處置與銷檔流程1.報(bào)廢申請(qǐng)：設(shè)備達(dá)到規(guī)定使用年限且技術(shù)落后無法使用，或嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)、維修成本過高時(shí)，由使用部門提出報(bào)廢申請(qǐng)，附技術(shù)鑒定意見。2.審批與處置：報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部、財(cái)務(wù)部及公司授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部會(huì)同財(cái)務(wù)部按規(guī)定進(jìn)行處置（如公開拍賣、合規(guī)拆解等），并保留處置過程憑證。3.檔案處理：設(shè)備處置完成后，行政部資產(chǎn)管理員在《設(shè)備資產(chǎn)登記卡》及電子檔案中注明報(bào)廢日期、處置方式及憑證編號(hào)，將該設(shè)備檔案轉(zhuǎn)入歷史檔案庫，單獨(dú)保管不少于五年。電子檔案狀態(tài)標(biāo)記為“已報(bào)廢”。第四章檔案的保管、借閱與安全第十二條保管要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于防火、防盜、防潮、防蛀的專用檔案室或檔案柜中，由行政部指定專人管理。2.電子檔案存儲(chǔ)于公司內(nèi)部資產(chǎn)管理系統(tǒng)服務(wù)器，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份介質(zhì)異地存放。3.歷史檔案庫的檔案應(yīng)分類整理，便于檢索。第十三條借閱與查閱1.因工作需要查閱設(shè)備檔案，須填寫《檔案查閱申請(qǐng)單》，經(jīng)查閱人部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱核心檔案卷中的采購合同、發(fā)票等敏感信息，需額外經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案原則上不得借出檔案室。特殊情況需外借，須經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格借閱登記，限期歸還。3.查閱或借閱人員應(yīng)對(duì)檔案內(nèi)容保密，不得涂改、圈劃、拆散、抽取、污損或丟失。第十四條安全與保密1.設(shè)備檔案中包含的采購價(jià)格、供應(yīng)商信息、技術(shù)資料等屬于公司內(nèi)部信息，相關(guān)人