2026年公關(guān)服務(wù)公司員工培訓(xùn)檔案管理規(guī)定第一章總則第一條目的與依據(jù)為構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織，有效積累、管理和利用培訓(xùn)智力資產(chǎn)，保障員工培訓(xùn)工作的連續(xù)性、系統(tǒng)性與有效性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《人力資源管理通則》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本管理規(guī)定。第二條適用范圍本規(guī)定適用于公司全體正式員工、試用期員工及與公司簽訂專項(xiàng)培訓(xùn)協(xié)議的其他相關(guān)人員。公司組織或委派參加的所有內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、資格認(rèn)證、行業(yè)交流等活動(dòng)的檔案管理，均須遵循本制度。第三條管理原則培訓(xùn)檔案管理遵循以下原則：1.統(tǒng)一規(guī)范原則：檔案格式、內(nèi)容要素、歸檔流程實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。2.及時(shí)準(zhǔn)確原則：確保培訓(xùn)信息及時(shí)記錄、內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤、材料完整齊全。3.安全保密原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的培訓(xùn)檔案內(nèi)容予以嚴(yán)格保密。4.動(dòng)態(tài)更新原則：?jiǎn)T工培訓(xùn)檔案應(yīng)隨其參與培訓(xùn)情況實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)更新。5.授權(quán)訪問(wèn)原則：檔案查閱與使用必須經(jīng)過(guò)規(guī)定審批流程，確保信息合理利用。第四條管理職責(zé)1.人力資源部：作為培訓(xùn)檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)本規(guī)定的制定、修訂與解釋；負(fù)責(zé)公司級(jí)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案的建立、收集、整理、保管與維護(hù)；指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的培訓(xùn)檔案管理工作；負(fù)責(zé)培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)的日常運(yùn)維。2.各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門組織的內(nèi)部培訓(xùn)檔案材料的初步收集與提交；協(xié)助人力資源部更新本部門員工的培訓(xùn)記錄；負(fù)責(zé)本部門員工培訓(xùn)證書、成果報(bào)告等材料的核實(shí)。3.全體員工：有義務(wù)如實(shí)提供個(gè)人培訓(xùn)相關(guān)信息與材料；有責(zé)任在培訓(xùn)結(jié)束后按規(guī)定提交學(xué)習(xí)報(bào)告、證書復(fù)印件等；有權(quán)在授權(quán)范圍內(nèi)查詢本人培訓(xùn)檔案。第二章培訓(xùn)檔案的內(nèi)容與分類第五條檔案核心內(nèi)容員工培訓(xùn)檔案分為電子檔案與實(shí)體檔案兩部分，以電子檔案為主，實(shí)體檔案為輔。主要內(nèi)容包括：1.員工基礎(chǔ)信息：工號(hào)、姓名、部門、崗位、入職日期等。2.培訓(xùn)需求信息：?jiǎn)T工個(gè)人年度培訓(xùn)需求計(jì)劃、能力測(cè)評(píng)結(jié)果等。3.培訓(xùn)過(guò)程信息：培訓(xùn)項(xiàng)目名稱、類型、級(jí)別、目標(biāo)。培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、時(shí)長(zhǎng)、主辦方及承辦機(jī)構(gòu)。培訓(xùn)課程大綱、講師介紹、教材或資料清單。員工參訓(xùn)記錄（簽到、在線學(xué)習(xí)日志、課時(shí)完成證明）。4.培訓(xùn)成果信息：培訓(xùn)考核成績(jī)、評(píng)估報(bào)告、結(jié)業(yè)/合格證書掃描件。員工提交的學(xué)習(xí)總結(jié)、實(shí)踐應(yīng)用報(bào)告或案例分析。培訓(xùn)效果跟蹤評(píng)估表（訓(xùn)后行為改善及績(jī)效提升情況）。5.培訓(xùn)資源信息：內(nèi)部開(kāi)發(fā)的精品課程課件、講師手冊(cè)、經(jīng)典案例庫(kù)等（作為公共知識(shí)資產(chǎn)另行歸檔，但與相關(guān)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案關(guān)聯(lián)）。第六條檔案分類1.按載體分類：電子檔案、實(shí)體（紙質(zhì)/實(shí)物）檔案。2.按層級(jí)分類：公司級(jí)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案、部門級(jí)培訓(xùn)項(xiàng)目檔案、員工個(gè)人培訓(xùn)檔案。3.按類型分類：新員工入職培訓(xùn)檔案、崗位技能培訓(xùn)檔案、管理能力發(fā)展檔案、專業(yè)資格認(rèn)證檔案、企業(yè)文化與通用素質(zhì)培訓(xùn)檔案等。第三章培訓(xùn)檔案的生成與歸檔第七條歸檔流程1.計(jì)劃階段歸檔：培訓(xùn)項(xiàng)目立項(xiàng)審批后，人力資源部或主辦部門應(yīng)在培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)中創(chuàng)建項(xiàng)目檔案，錄入基本信息。2.實(shí)施階段歸檔：培訓(xùn)實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)上傳課程資料、學(xué)員名單、簽到記錄、現(xiàn)場(chǎng)影像（如有）等過(guò)程材料。3.結(jié)束階段歸檔：培訓(xùn)結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)，必須完成成果材料的歸檔。培訓(xùn)組織部門負(fù)責(zé)收集整理考核成績(jī)、評(píng)估問(wèn)卷、總結(jié)報(bào)告等。參訓(xùn)員工需在培訓(xùn)結(jié)束7個(gè)工作日內(nèi)，通過(guò)系統(tǒng)提交個(gè)人學(xué)習(xí)總結(jié)及應(yīng)用計(jì)劃。人力資源部負(fù)責(zé)最終審核、校驗(yàn)所有材料，將完整的培訓(xùn)項(xiàng)目檔案及關(guān)聯(lián)的員工個(gè)人培訓(xùn)記錄更新歸檔。外部培訓(xùn)證書等紙質(zhì)材料，由員工提交復(fù)印件，人力資源部掃描錄入系統(tǒng)后，原件可返還員工本人，復(fù)印件存檔。第八條歸檔要求1.電子文檔應(yīng)采用通用格式（如PDF、DOCX、XLSX等），確保長(zhǎng)期可讀。2.文件命名應(yīng)規(guī)范，包含“日期_培訓(xùn)名稱_文件內(nèi)容_版本”等關(guān)鍵信息。3.所有歸檔材料需經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)，確保真實(shí)有效。4.實(shí)體檔案應(yīng)使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒（袋）存放，并粘貼標(biāo)簽，注明檔案名稱、編號(hào)、歸檔日期及保管期限。第四章培訓(xùn)檔案的保管與維護(hù)第九條保管期限1.員工個(gè)人培訓(xùn)檔案自員工離職后保存不少于5年。2.重大戰(zhàn)略培訓(xùn)項(xiàng)目、核心課程開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案永久保存。3.一般性培訓(xùn)項(xiàng)目檔案保存期限為10年。4.法律法規(guī)或行業(yè)規(guī)范有更長(zhǎng)要求的，從其規(guī)定。期滿需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，履行審批程序后由專人監(jiān)銷。第十條保管條件與安全1.電子檔案通過(guò)公司指定的安全云存儲(chǔ)或內(nèi)部服務(wù)器進(jìn)行備份存儲(chǔ)，實(shí)行定期異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。系統(tǒng)訪問(wèn)實(shí)行權(quán)限管理與日志審計(jì)。2.實(shí)體檔案應(yīng)存放于專用檔案柜中，做好防火、防盜、防潮、防蛀等工作。3.涉及核心機(jī)密或敏感信息的培訓(xùn)檔案，須標(biāo)識(shí)密級(jí)，并按公司保密規(guī)定進(jìn)行管理。第十一條動(dòng)態(tài)維護(hù)員工崗位發(fā)生變動(dòng)時(shí)，其培訓(xùn)檔案應(yīng)及時(shí)同步更新崗位信息。培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備記錄歷次變更信息的功能。人力資源部每年第一季度對(duì)上年度的培訓(xùn)檔案進(jìn)行集中檢查與整理，確保檔案的連續(xù)性與準(zhǔn)確性。第五章培訓(xùn)檔案的利用與借閱第十二條利用范圍培訓(xùn)檔案主要用于以下方面：1.員工晉升、調(diào)崗、評(píng)優(yōu)時(shí)的能力與學(xué)習(xí)發(fā)展評(píng)估。2.制定公司及部門年度培訓(xùn)計(jì)劃與預(yù)算的參考。3.培訓(xùn)效果評(píng)估與培訓(xùn)體系優(yōu)化改進(jìn)。4.企業(yè)文化宣傳與知識(shí)管理共享（脫敏后）。5.應(yīng)對(duì)相關(guān)審計(jì)、檢查或法律要求。第十三條借閱與查閱權(quán)限1.員工本人：可隨時(shí)通過(guò)系統(tǒng)查閱本人完整的培訓(xùn)檔案。2.直屬上級(jí)與部門負(fù)責(zé)人：可查閱下屬員工的培訓(xùn)檔案，用于輔導(dǎo)與發(fā)展溝通。3.人力資源部相關(guān)人員：因工作需要，有權(quán)查閱所有培訓(xùn)檔案。4.其他部門或人員：因工作需要借閱或查閱非本人/非本部門檔案，須填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)檔案所屬員工部門負(fù)責(zé)人及人力資源部審批同意后方可進(jìn)行。借閱范圍僅限于批準(zhǔn)內(nèi)容。第十四條利用要求1.任何單位和個(gè)人不得擅自復(fù)制、泄露、涂改、偽造、銷毀培訓(xùn)檔案。2.借閱實(shí)體檔案應(yīng)按時(shí)歸還，不得損壞、遺失。電子檔案嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)下載、轉(zhuǎn)發(fā)。3.利用檔案產(chǎn)生的分析報(bào)告或引用數(shù)據(jù)，應(yīng)注意保護(hù)員工個(gè)人隱私和公司商業(yè)秘密。第六章培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)要求第十五條系統(tǒng)功能目標(biāo)公司應(yīng)建立或升級(jí)集成化的培訓(xùn)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)以下功能：1.與人力資源主數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，自動(dòng)同步員工基本信息。2.支持培訓(xùn)項(xiàng)目全流程在線管理，自動(dòng)生成和歸集檔案材料。3.提供員工自助學(xué)習(xí)平臺(tái)，自動(dòng)記錄在線學(xué)習(xí)行為與成果。4.實(shí)現(xiàn)多維度的培訓(xùn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析與可視化報(bào)表輸出。5.設(shè)置靈活、安全的角色權(quán)限管理體系。6.支持移動(dòng)端便捷訪問(wèn)與操作（部分功能）。第十六條數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與集成系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合公司整體IT架構(gòu)規(guī)范，預(yù)留與績(jī)效管理系統(tǒng)、職業(yè)生涯發(fā)展系統(tǒng)等接口，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，構(gòu)建員工能力數(shù)字畫像。第七章附則第十七條檢查與考核人力資源部將定期或不定期對(duì)各部門培訓(xùn)檔案管理情況進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果納入部門年度工作考核范疇。對(duì)未按規(guī)定及時(shí)歸檔、歸檔材料不全、