2026年公關(guān)服務(wù)公司致遠公關(guān)設(shè)備采購管理辦法第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范公司公關(guān)設(shè)備采購行為，優(yōu)化資源配置，控制采購成本，保障設(shè)備質(zhì)量與供應(yīng)時效，提升采購活動的透明度與效益，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標投標法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際運營與發(fā)展戰(zhàn)略，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于本公司及下屬所有分支機構(gòu)、項目組在2026年度及后續(xù)年份內(nèi)，為滿足公共關(guān)系服務(wù)、活動執(zhí)行、內(nèi)容制作、辦公運營等需求，所進行的各類有形設(shè)備、軟件系統(tǒng)及與之相關(guān)的服務(wù)（以下統(tǒng)稱“公關(guān)設(shè)備”）的采購活動。包括但不限于：音視頻采集與處理設(shè)備（攝像機、相機、錄音設(shè)備）、燈光音響系統(tǒng)、顯示設(shè)備、直播推流設(shè)備、特種拍攝器材（如無人機）、專用電腦工作站、專業(yè)軟件授權(quán)、便攜式活動物資以及達到一定金額標準的辦公通用設(shè)備等。第三條基本原則1.預(yù)算約束原則：所有采購活動必須嚴格在年度或?qū)ｍ楊A(yù)算框架內(nèi)進行，嚴禁無預(yù)算、超預(yù)算采購。2.效益優(yōu)先原則：遵循性價比最優(yōu)原則，在滿足技術(shù)與功能需求的前提下，力求降低全生命周期成本。3.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)透明、規(guī)范，確保潛在供應(yīng)商享有平等競爭機會，擇優(yōu)選擇。4.權(quán)責明晰原則：明確采購需求部門、采購執(zhí)行部門、財務(wù)部門及管理層的職責與權(quán)限，形成有效的內(nèi)部制約與協(xié)作機制。5.合規(guī)與風險可控原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，有效防范采購過程中的法律、財務(wù)與道德風險。第二章組織與職責第四條采購決策委員會公司設(shè)立臨時性采購決策委員會，由總經(jīng)理或指定副總經(jīng)理牽頭，成員包括財務(wù)部負責人、技術(shù)部負責人、需求部門最高負責人及采購專員。負責審議批準年度采購計劃、單項或批量預(yù)算超過規(guī)定限額的重大采購項目方案、供應(yīng)商選定結(jié)果及合同簽訂。第五條采購部作為采購工作的歸口管理部門，主要職責包括：1.匯總、審核各部門采購需求，編制年度及臨時采購計劃。2.組織市場調(diào)研、供應(yīng)商尋源、資格審查與評估。3.根據(jù)本辦法規(guī)定，組織實施詢價、競爭性談判、招標等采購流程。4.負責采購合同的起草、談判、送審及流程跟進。5.組織設(shè)備到貨驗收（會同需求部門與技術(shù)支持部門）。6.建立并維護供應(yīng)商檔案與采購信息數(shù)據(jù)庫。7.定期進行采購數(shù)據(jù)分析與報告。第六條需求部門指具體使用公關(guān)設(shè)備的業(yè)務(wù)部門或項目組，主要職責包括：1.提交詳細、準確的采購需求申請，明確設(shè)備的技術(shù)規(guī)格、性能參數(shù)、數(shù)量、預(yù)計使用時間及預(yù)算依據(jù)。2.參與技術(shù)方案的討論、供應(yīng)商技術(shù)能力的評估及設(shè)備到貨后的初步功能驗收。3.負責采購設(shè)備的日常使用、保管與維護。第七條財務(wù)部1.負責采購預(yù)算的審核、下達與執(zhí)行控制。2.參與重大采購項目的評審。3.根據(jù)有效合同、驗收報告及合規(guī)票據(jù)辦理付款結(jié)算。4.對采購活動進行財務(wù)監(jiān)督與審計。第八條技術(shù)支持部1.為采購需求提供專業(yè)技術(shù)建議與標準參考。2.參與高價值或技術(shù)復(fù)雜設(shè)備的技術(shù)規(guī)格審定、供應(yīng)商技術(shù)評估及到貨后的技術(shù)性能驗收。3.負責建立公司主要公關(guān)設(shè)備的技術(shù)檔案與維護標準。第三章采購方式與流程第九條采購方式分類根據(jù)采購項目的金額、技術(shù)特性及緊急程度，采用以下方式：1.直接采購：單項或同批次預(yù)算金額在人民幣5，000元（含）以下的采購，經(jīng)需求部門負責人與采購部經(jīng)理審批后，可從合格供應(yīng)商名錄中直接選定供應(yīng)商采購。2.詢價采購：單項或同批次預(yù)算金額在人民幣5，000元以上至50，000元（含）以下的采購。采購部應(yīng)向至少三家符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，依據(jù)質(zhì)量、服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并保留詢價記錄。3.競爭性談判/磋商：適用于預(yù)算金額在人民幣50，000元以上至200，000元（含）以下，或技術(shù)需求復(fù)雜、規(guī)格不統(tǒng)一、需與供應(yīng)商多次溝通確定的項目。采購部組織成立談判小組，與不少于兩家的供應(yīng)商分別談判，擇優(yōu)確定供應(yīng)商。4.招標采購：單項或批量預(yù)算金額超過人民幣200，000元的重大采購項目，或公司認定有必要進行招標的其他項目，應(yīng)采用公開招標或邀請招標方式。招標流程應(yīng)參照國家相關(guān)法律法規(guī)，確保規(guī)范嚴謹。5.緊急采購：因突發(fā)性公關(guān)事件、重大活動保障等不可預(yù)見的緊急情況，無法按常規(guī)流程進行的采購。需由需求部門提出書面緊急申請，說明事由及預(yù)估金額，經(jīng)公司總經(jīng)理或授權(quán)副總經(jīng)理特批后，由采購部以最快捷有效的方式組織實施，事后須補辦全部審批手續(xù)并歸檔說明。第十條標準采購流程1.需求提出與審批：需求部門填寫《公關(guān)設(shè)備采購申請單》，詳細列明需求，經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后提交采購部。2.采購計劃與預(yù)算復(fù)核：采購部匯總需求，復(fù)核預(yù)算，編制采購實施計劃，按金額權(quán)限報批。3.供應(yīng)商選擇與采購執(zhí)行：采購部根據(jù)第九條規(guī)定，執(zhí)行相應(yīng)的采購方式，形成采購過程記錄文件。4.合同簽訂：采購結(jié)果經(jīng)審批后，由采購部牽頭，會同法務(wù)或相關(guān)部門，與選定的供應(yīng)商簽訂書面采購合同。5.到貨驗收：設(shè)備到貨后，由采購部組織需求部門、技術(shù)支持部（如需要）依據(jù)合同及技術(shù)標準進行驗收，填寫《設(shè)備驗收報告》。不合格設(shè)備按合同條款處理。6.入庫與付款：驗收合格后，辦理固定資產(chǎn)或低值易耗品入庫手續(xù)。采購部憑合同、驗收報告、發(fā)票等完整單據(jù)，按財務(wù)流程申請付款。7.資料歸檔：采購部負責將本次采購全過程的申請、審批、詢價/招標文件、響應(yīng)文件、評審記錄、合同、驗收報告等資料整理歸檔，長期保存。第四章供應(yīng)商管理第十一條供應(yīng)商準入建立供應(yīng)商準入機制。潛在供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明、業(yè)績案例等資料，采購部組織進行初步評審，必要時進行實地考察。評審重點包括企業(yè)信譽、技術(shù)實力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)能力等。通過評審的供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》。第十二條供應(yīng)商評估與動態(tài)管理每年對主要供應(yīng)商進行一次綜合績效評估，評估內(nèi)容包括合同履行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持等。評估結(jié)果分為優(yōu)秀、合格、不合格。對優(yōu)秀供應(yīng)商在后續(xù)采購中可給予優(yōu)先考慮；對不合格供應(yīng)商應(yīng)暫?；蛉∠浜细窆?yīng)商資格。定期更新《合格供應(yīng)商名錄》。第十三條禁止行為嚴禁任何人員接受供應(yīng)商的賄賂、回扣或其他不正當利益。禁止與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系且未提前聲明的供應(yīng)商進行可能損害公司利益的交易。第五章采購設(shè)備的管理第十四條資產(chǎn)登記與領(lǐng)用所有采購的公關(guān)設(shè)備，符合固定資產(chǎn)標準的，必須由行政部或指定部門進行固定資產(chǎn)編號登記，納入公司資產(chǎn)管理體系。需求部門辦理領(lǐng)用手續(xù)，落實使用保管責任人。第十五條使用與維護設(shè)備使用部門及責任人應(yīng)按照操作規(guī)程使用設(shè)備，負責日常保養(yǎng)與保管。技術(shù)支持部制定關(guān)鍵設(shè)備的定期維護計劃并監(jiān)督執(zhí)行。因個人過失造成設(shè)備損壞或丟失的，由責任人按相關(guān)規(guī)定賠償。第十六條調(diào)撥與報廢設(shè)備在公司內(nèi)部跨部門調(diào)撥，需履行審批和資產(chǎn)轉(zhuǎn)移登記手續(xù)。設(shè)備達到報廢年限或經(jīng)技術(shù)鑒定無法修復(fù)或無修復(fù)價值的，由使用部門提出申請，經(jīng)技術(shù)部門鑒定、財務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，按報廢流程處理，殘值收入上繳財務(wù)。第六章監(jiān)督與責任第十七條監(jiān)督檢查公司財務(wù)部、審計部門有權(quán)對任何采購活動進行審計與監(jiān)督。采購部應(yīng)定期向管理層報告采購計劃執(zhí)行情況、成本分析及供應(yīng)商管理狀況。第十八條責任追究在采購活動中，如有違反本辦法規(guī)定，存在弄虛作假、徇私舞弊、玩忽職守、泄露商業(yè)秘密等行為，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重對相關(guān)責任人給予通報批評、經(jīng)濟