2026年環(huán)保材料公司技術(shù)人員檔案建立與管理制度第一章總則制定目的。環(huán)保材料行業(yè)屬于技術(shù)密集型產(chǎn)業(yè)，技術(shù)人員是公司核心人才資源，其專業(yè)能力、工作成果、成長軌跡等信息的規(guī)范化管理是公司人才選拔、培養(yǎng)、使用的重要依據(jù)。為建立公司技術(shù)人員檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、動態(tài)化管理體系，全面、真實、完整記錄技術(shù)人員職業(yè)發(fā)展全過程，為技術(shù)團隊建設(shè)、崗位調(diào)整、職稱評定、培訓(xùn)規(guī)劃、績效考核等工作提供精準(zhǔn)數(shù)據(jù)支撐，防范檔案管理風(fēng)險，保障技術(shù)人員信息安全與合法權(quán)益，結(jié)合公司技術(shù)人才管理實際，特制定本制度。制定依據(jù)。本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《中華人民共和國勞動法》《中華人民共和國勞動合同法》《個人信息保護法》等國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合國家環(huán)保材料行業(yè)技術(shù)人才管理規(guī)范、企業(yè)人才資源管理通用準(zhǔn)則，同時依據(jù)公司內(nèi)部人力資源管理制度、技術(shù)管理制度、績效考核管理制度、保密管理制度等制定，符合行業(yè)發(fā)展趨勢與企業(yè)實際運營需求。適用范圍。本制度適用于公司所有技術(shù)崗位在職、離職、調(diào)崗的技術(shù)人員檔案建立、管理、使用、銷毀等全流程工作，包括研發(fā)部、技術(shù)部、環(huán)保技術(shù)部、設(shè)備技術(shù)部、質(zhì)量檢測部等部門的技術(shù)人員，以及各生產(chǎn)車間工藝技術(shù)專員、環(huán)保技術(shù)指導(dǎo)員、設(shè)備運維技術(shù)人員等相關(guān)技術(shù)崗位人員；覆蓋技術(shù)人員紙質(zhì)檔案與電子檔案的全部管理內(nèi)容，凡與技術(shù)人員個人資質(zhì)、專業(yè)能力、工作成果、培訓(xùn)考核等相關(guān)的各類信息資料，均納入本制度管理范圍。核心原則。技術(shù)人員檔案管理工作遵循“真實完整、有據(jù)可查”“動態(tài)更新、及時準(zhǔn)確”“分類管理、規(guī)范有序”“保密安全、權(quán)責(zé)明確”“按需使用、全程可溯”的核心原則。檔案信息需如實記錄，做到資料齊全、內(nèi)容真實，無虛假偽造信息；根據(jù)技術(shù)人員職業(yè)發(fā)展情況及時更新檔案內(nèi)容，確保信息與實際情況保持一致；按檔案類型、人員崗位進行分類歸檔，建立標(biāo)準(zhǔn)化管理體系；嚴(yán)格遵守信息保密規(guī)定，明確各崗位檔案管理責(zé)任；檔案查閱、使用需按權(quán)限申請審批，所有操作全程記錄，做到可追溯、可核查。管理職責(zé)。公司人力資源部為技術(shù)人員檔案管理的歸口管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一建立、收集整理、分類歸檔、動態(tài)更新、安全保管、規(guī)范使用等核心工作；技術(shù)部配合做好技術(shù)人員專業(yè)能力、工作成果、培訓(xùn)考核等技術(shù)類資料的收集、提報與審核工作；各生產(chǎn)研發(fā)部門負(fù)責(zé)及時提報本部門技術(shù)人員的崗位調(diào)整、工作成果等相關(guān)信息，配合人力資源部完成檔案信息更新；檔案管理人員履行檔案保管、保密、更新的直接責(zé)任；全體員工均有遵守檔案管理規(guī)定、不得違規(guī)查閱、泄露檔案信息的義務(wù)。第二章檔案建立與資料收集建檔時機。技術(shù)人員檔案實行“一人一檔、終身管理”，建檔工作按不同場景啟動，新入職技術(shù)人員在辦理入職手續(xù)后3個工作日內(nèi)，由人力資源部完成個人檔案的初步建立；公司內(nèi)部非技術(shù)崗位調(diào)至技術(shù)崗位的人員，在調(diào)崗審批完成后5個工作日內(nèi)完成檔案建立；外聘技術(shù)專家、兼職技術(shù)人員，在簽訂合作協(xié)議后3個工作日內(nèi)建立專項檔案；離職技術(shù)人員的檔案按規(guī)定保留，不做注銷處理。資料收集要求。收集的檔案資料需符合真實、有效、完整的要求，所有紙質(zhì)資料均為原件或加蓋出具單位公章的復(fù)印件，字跡清晰、無涂改、無破損；電子資料需為清晰的掃描件或原件電子版，格式統(tǒng)一、命名規(guī)范；收集資料時需對資料的真實性、有效性進行初步審核，對不符合要求的資料及時退回并要求補充完善，確保檔案資料的質(zhì)量。建檔流程規(guī)范。人力資源部檔案管理人員根據(jù)收集的資料，按本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容分類整理，為每位技術(shù)人員編制唯一的檔案編號，檔案編號包含崗位類別、入職年份、人員序號等信息，做到編號唯一、便于查詢；紙質(zhì)檔案建立獨立檔案袋，粘貼檔案標(biāo)簽，標(biāo)注檔案編號、人員姓名、崗位名稱等信息；電子檔案建立專屬文件夾，按檔案編號命名，與紙質(zhì)檔案信息一一對應(yīng)；建檔完成后，由檔案管理人員與技術(shù)部專人共同核對，核對無誤后完成歸檔，建檔記錄納入檔案管理臺賬。資料補充機制。技術(shù)人員在入職后取得新的專業(yè)資質(zhì)、職業(yè)證書、學(xué)歷學(xué)位等資料的，需在取得資料后7個工作日內(nèi)提交至人力資源部；各部門發(fā)現(xiàn)技術(shù)人員檔案資料缺失、信息不全的，需及時通知本人補充提交；檔案管理人員定期對檔案資料進行核查，對缺失資料建立臺賬，督促相關(guān)人員在規(guī)定期限內(nèi)補充完善，確保檔案資料的完整性。第三章檔案核心內(nèi)容分類基礎(chǔ)信息檔案。技術(shù)人員個人基礎(chǔ)核心信息，包括身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、學(xué)籍檔案、專業(yè)技術(shù)職稱證書、職業(yè)資格證書等資質(zhì)資料；入職登記表、勞動合同、試用期考核表、崗位聘任書等入職任職資料；家庭主要成員、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等個人生活相關(guān)信息，該部分信息為檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確、長期有效。專業(yè)能力檔案。技術(shù)人員專業(yè)技能與能力相關(guān)信息，包括專業(yè)學(xué)習(xí)經(jīng)歷、行業(yè)從業(yè)經(jīng)歷、核心技術(shù)領(lǐng)域?qū)ｉL等資料；入職前的工作成果、項目經(jīng)驗、技術(shù)成果等證明資料；公司內(nèi)部開展的專業(yè)能力測評、技術(shù)實操考核、崗位技能鑒定等結(jié)果資料，該部分信息為技術(shù)人員崗位安排、能力培養(yǎng)的重要依據(jù)。培訓(xùn)教育檔案。技術(shù)人員參與各類培訓(xùn)學(xué)習(xí)的全流程信息，包括公司內(nèi)部組織的知識更新培訓(xùn)、專項技術(shù)培訓(xùn)、前沿技術(shù)研修等培訓(xùn)的參訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、培訓(xùn)成果；技術(shù)人員自主參與的外部行業(yè)培訓(xùn)、專業(yè)進修、學(xué)歷提升等經(jīng)公司認(rèn)定的資料；培訓(xùn)成果應(yīng)用、學(xué)習(xí)心得、技術(shù)建議等相關(guān)資料，該部分信息與公司技術(shù)人員培訓(xùn)管理制度相銜接。工作成果檔案。技術(shù)人員在公司工作期間的各類技術(shù)工作成果，包括參與的研發(fā)項目、工藝優(yōu)化項目、環(huán)保治理項目等項目資料，含項目立項書、參與證明、項目成果鑒定；研發(fā)的環(huán)保新材料、新配方，優(yōu)化的生產(chǎn)工藝、設(shè)備運維方法等技術(shù)成果資料；獲得的專利、技術(shù)論文、行業(yè)獎項、公司內(nèi)部技術(shù)表彰等榮譽資料；解決的生產(chǎn)研發(fā)技術(shù)難題、提出的技術(shù)改進建議及落地效果等相關(guān)資料?？己嗽u價檔案。技術(shù)人員在公司工作期間的各類考核評價信息，包括月度、季度、年度績效考核結(jié)果、考核評語；崗位工作履職評價、技術(shù)能力評價、團隊協(xié)作評價等資料；評優(yōu)評先、表彰獎勵、批評處罰等相關(guān)記錄；崗位調(diào)整、晉升、降職的考核審批資料，該部分信息為技術(shù)人員職業(yè)發(fā)展的重要參考。職業(yè)發(fā)展檔案。技術(shù)人員在公司內(nèi)部的職業(yè)發(fā)展軌跡信息，包括崗位調(diào)動、職務(wù)晉升、薪資調(diào)整的審批資料與執(zhí)行記錄；職業(yè)發(fā)展規(guī)劃、個人成長計劃、公司培養(yǎng)計劃等資料；技術(shù)人才梯隊建設(shè)中的培養(yǎng)記錄、選拔結(jié)果等資料；離職技術(shù)人員的離職申請、離職審批、工作交接、離職面談記錄等離職相關(guān)資料。第四章檔案日常管理與維護紙質(zhì)檔案管理。紙質(zhì)檔案統(tǒng)一存放于人力資源部專用檔案柜，檔案柜需做到防潮、防火、防蟲、防盜、防破損，放置于通風(fēng)干燥、無陽光直射的專用檔案區(qū)域；檔案柜實行雙人雙鎖管理，鑰匙由檔案管理人員與人力資源部負(fù)責(zé)人分別保管；紙質(zhì)檔案按部門、崗位進行分類存放，檔案袋排列有序，檔案標(biāo)簽清晰可見，便于快速查詢；檔案管理人員每月對紙質(zhì)檔案進行一次核查，檢查檔案是否完好、有無丟失、破損情況，核查結(jié)果記錄在冊。電子檔案管理。電子檔案統(tǒng)一存儲于公司專用檔案管理服務(wù)器，建立獨立的加密數(shù)據(jù)庫，設(shè)置操作權(quán)限與密碼保護；電子檔案按“部門-崗位-人員”的層級建立文件夾結(jié)構(gòu)，所有文件命名規(guī)范統(tǒng)一，包含人員姓名、檔案類型、資料日期等信息；實行電子檔案雙備份制度，一份存儲于公司本地服務(wù)器，一份存儲于異地云端服務(wù)器，每周進行一次自動備份，每月進行一次人工備份核查，防止數(shù)據(jù)丟失；電子檔案格式統(tǒng)一為PDF、JPG等通用格式，確保資料可長期查閱。檔案動態(tài)更新。建立檔案信息定期更新與即時更新相結(jié)合的機制，即時更新適用于技術(shù)人員崗位調(diào)整、取得新資質(zhì)、獲得工作成果、受到獎懲等情況，相關(guān)部門需在事件發(fā)生后5個工作日內(nèi)將資料提報至人力資源部，檔案管理人員在3個工作日內(nèi)完成檔案更新；定期更新為每季度末開展一次，檔案管理人員對所有技術(shù)人員檔案進行全面核查，對未及時更新的信息進行統(tǒng)一梳理、督促補充，確保檔案信息的及時性。檔案臺賬管理。建立技術(shù)人員檔案管理臺賬，實行電子化與紙質(zhì)化雙重記錄，臺賬內(nèi)容包括檔案編號、人員姓名、崗位名稱、建檔時間、資料清單、更新記錄、查閱記錄、借閱記錄等信息；檔案管理人員在完成檔案建立、更新、查閱、借閱等操作后，及時在臺賬中記錄相關(guān)信息，做到操作與記錄同步，確保臺賬信息與檔案實際情況一致；臺賬作為檔案管理的重要依據(jù)，長期保存，便于追溯核查。檔案轉(zhuǎn)移管理。公司內(nèi)部技術(shù)人員跨部門調(diào)崗的，檔案仍由人力資源部統(tǒng)一保管，僅在檔案臺賬與職業(yè)發(fā)展檔案中記錄調(diào)崗信息，不做物理轉(zhuǎn)移；技術(shù)人員因離職、調(diào)動至外部單位的，按相關(guān)法律法規(guī)辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，由接收單位出具檔案調(diào)檔函，經(jīng)公司人力資源部負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理審批后，檔案管理人員在10個工作日內(nèi)完成檔案整理、密封，連同檔案轉(zhuǎn)移回執(zhí)單一并移交，移交過程全程記錄，雙方簽字確認(rèn)。第五章檔案查閱與使用規(guī)范內(nèi)部查閱權(quán)限。公司內(nèi)部查閱技術(shù)人員檔案實行分級權(quán)限管理，人力資源部負(fù)責(zé)人可查閱公司所有技術(shù)人員檔案；技術(shù)部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門技術(shù)人員檔案；各生產(chǎn)研發(fā)部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門技術(shù)人員檔案的基礎(chǔ)信息、培訓(xùn)考核、工作成果等相關(guān)內(nèi)容；公司高層管理人員因工作需要，可查閱相關(guān)技術(shù)人員檔案；普通員工無檔案查閱權(quán)限，因工作特殊需要的，需經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人與人力資源部負(fù)責(zé)人共同審批。內(nèi)部查閱流程。查閱人需填寫《技術(shù)人員檔案查閱申請表》，注明查閱人姓名、部門、崗位、查閱事由、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，按權(quán)限提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批；審批通過后，持申請表至人力資源部檔案管理區(qū)域查閱，檔案查閱全程在檔案管理人員陪同下進行，不得將檔案帶離檔案管理區(qū)域；查閱完成后，檔案管理人員對檔案進行核查，確認(rèn)無破損、涂改后歸檔，同時在檔案管理臺賬中記錄查閱信息，查閱申請表作為附件歸檔保存。外部查閱要求。外部單位或個人查閱技術(shù)人員檔案的，需出具合法有效的證明文件，如司法機關(guān)的調(diào)查函、行政執(zhí)法部門的核查函等，同時提供查閱人員的有效身份證件；檔案管理人員對證明文件與身份證件進行審核，經(jīng)公司人力資源部負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理審批后，方可提供相關(guān)檔案信息，嚴(yán)禁向無關(guān)外部單位或個人提供任何檔案信息；外部查閱僅提供必要的檔案復(fù)印件，復(fù)印件加蓋公司檔案查詢專用章，原件一律不予外借。檔案借閱規(guī)范。因公司重大項目、人才培養(yǎng)等特殊工作需要借閱紙質(zhì)檔案的，需填寫《技術(shù)人員檔案借閱申請表》，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人與總經(jīng)理審批后辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過7個工作日，確需延長的，需提前辦理續(xù)借手續(xù)；借閱人需妥善保管借閱檔案，不得涂改、損毀、勾畫、撕頁，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案信息；歸還檔案時，檔案管理人員仔細(xì)核查檔案完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，在臺賬中記錄歸還信息。檔案使用要求。檔案信息的使用需嚴(yán)格遵循“工作需要、合理使用”的原則，僅可用于公司人才選拔、崗位調(diào)整、培訓(xùn)規(guī)劃、績效考核、職稱評定等工作，不得用于任何與工作無關(guān)的用途；使用檔案信息時需保護技術(shù)人員的個人隱私，不得泄露未公開的個人信息與公司技術(shù)機密；依據(jù)檔案信息做出的人才管理決策，需做到客觀公正，以檔案真實信息為唯一依據(jù)。第六章檔案保密與安全管理保密等級劃分。技術(shù)人員檔案信息按保密程度劃分為三個等級，絕密級信息包括公司核心技術(shù)人員的研發(fā)成果、技術(shù)參數(shù)、專利資料等與公司核心技術(shù)相關(guān)的信息；機密級信息包括技術(shù)人員的績效考核結(jié)果、薪資信息、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等未公開的工作與個人信息；普通級信息包括技術(shù)人員的身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、入職登記表等公開的基礎(chǔ)資質(zhì)信息。保密管理措施。絕密級與機密級檔案信息實行嚴(yán)格的保密管理，紙質(zhì)檔案單獨存放于加密檔案柜，電子檔案設(shè)置單獨的加密文件夾，僅授予指定人員查閱權(quán)限；檔案管理人員與查閱人員均需簽訂《檔案保密承諾書》，明確保密責(zé)任與違約處罰；公司內(nèi)部開展檔案管理相關(guān)工作時，嚴(yán)禁無關(guān)人員在場，嚴(yán)禁隨意談?wù)摍n案保密信息；電子檔案管理服務(wù)器設(shè)置防火墻、病毒查殺等安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改、盜取。信息安全防護。檔案管理人員定期對檔案管理設(shè)備進行維護與檢查，包括檔案柜、服務(wù)器、電腦等，及時排查安全隱患；電子檔案的操作密碼定期更換，嚴(yán)禁將密碼告知他人，嚴(yán)禁使用簡單易破解的密碼；紙質(zhì)檔案的傳遞、移交過程需做到全程可控，密封傳遞，雙方簽字確認(rèn)；發(fā)現(xiàn)檔案信息存在泄露、篡改、丟失風(fēng)險時，及時采取補救措施，并向人力資源部負(fù)責(zé)人與公司管理層報告。第七章責(zé)任追究與檔案銷毀檔案管理人員責(zé)任。檔案管理人員未按規(guī)定建立、更新、保管檔案，導(dǎo)致檔案資料缺失、信息錯誤的，給予口頭警告，責(zé)令限期整改；因工作失職導(dǎo)致檔案破損、丟失、泄露的，根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、扣減當(dāng)月績效考核5-20分；故意偽造、篡改、銷毀檔案資料，或泄露公司核心技術(shù)機密與人員保密信息的，給予嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動合同，依法追究法律責(zé)任。查閱借閱人員責(zé)任。查閱借閱人員未按規(guī)定辦理審批手續(xù)擅自查閱、借閱檔案，或違規(guī)將檔案帶離指定區(qū)域的，給予口頭警告，責(zé)令立即整改；涂改、損毀、勾畫、撕頁檔案資料，或轉(zhuǎn)借他人查閱的，扣減當(dāng)月績效考核10-15分，賠償因檔案損壞造成的損失；泄露檔案保密信息、利用檔案信息謀取私利的，給予通報批評、扣減當(dāng)月績效考核20-30分，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動合同，依法追究法律責(zé)任。各部門相關(guān)責(zé)任。各部門未及時提報技術(shù)人員檔案相關(guān)信息，導(dǎo)致檔案更新不及時的，給予部門負(fù)責(zé)人口頭警告；因故意隱瞞、虛假提報檔案信息，造成人才管理決策失誤的，扣減部門當(dāng)月績效考核分?jǐn)?shù)，給予相關(guān)責(zé)任人通報批評。檔案銷毀規(guī)范。技術(shù)人員檔案的銷毀嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)與公司制度規(guī)定，離職技術(shù)人員的檔案自離職之日起至少保存20年，無特殊情況不得銷毀；確因法定原因需要銷毀檔案的，由人力資源部提出檔案