城建檔案保管制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》等國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合行業(yè)檔案管理準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部治理要求，旨在規(guī)范城建檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等全流程管理，有效防控檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，提升檔案信息資源利用效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。同時(shí)，為適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，提升檔案管理水平，特制定本制度。第二條本制度適用于公司總部各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋城建項(xiàng)目檔案管理全過(guò)程，包括但不限于工程前期立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收、運(yùn)維等環(huán)節(jié)形成的各類檔案信息，以及與城建檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)流程、人員職責(zé)及合規(guī)要求。第三條本制度中下列術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“城建檔案專項(xiàng)管理”：指企業(yè)為規(guī)范城建檔案管理，建立覆蓋檔案全生命周期的制度體系、操作流程、技術(shù)手段及監(jiān)督機(jī)制，確保檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和安全性。（二）“城建檔案管理風(fēng)險(xiǎn)”：指因檔案管理不善或違規(guī)操作，可能導(dǎo)致檔案丟失、損毀、泄密，或因檔案利用不當(dāng)引發(fā)法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失、聲譽(yù)損害等潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）“城建檔案合規(guī)”：指城建檔案管理活動(dòng)嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保檔案管理行為的合法性、合規(guī)性。第四條城建檔案專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋原則：檔案管理范圍應(yīng)覆蓋城建業(yè)務(wù)全流程，確保所有應(yīng)歸檔文件完整納入管理。（二）責(zé)任到人原則：明確各級(jí)人員檔案管理職責(zé)，建立責(zé)任追溯機(jī)制。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦檔案管理風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估與防控。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估檔案管理體系有效性，動(dòng)態(tài)優(yōu)化管理流程與技術(shù)手段。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)城建檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)統(tǒng)籌規(guī)劃、資源保障、風(fēng)險(xiǎn)防控等最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、制度落實(shí)、監(jiān)督考核等具體工作。第六條公司設(shè)立城建檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)城建檔案管理工作，審議重大檔案管理事項(xiàng)。（二）審批年度城建檔案管理計(jì)劃及預(yù)算。（三）監(jiān)督評(píng)價(jià)城建檔案管理成效，推動(dòng)持續(xù)改進(jìn)。第七條各部門、下屬單位及員工應(yīng)明確崗位職責(zé)，落實(shí)檔案管理要求。其中，牽頭部門、專責(zé)部門及業(yè)務(wù)部門職責(zé)劃分如下：第八條牽頭部門（如公司檔案管理部）負(fù)責(zé)：（一）統(tǒng)籌城建檔案專項(xiàng)管理制度建設(shè)，制定實(shí)施細(xì)則。（二）組織城建檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估，定期發(fā)布風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。（三）監(jiān)督考核各部門、下屬單位檔案管理合規(guī)情況，提出改進(jìn)建議。（四）開(kāi)展城建檔案管理培訓(xùn)與宣貫，提升全員檔案意識(shí)。第九條專責(zé)部門（如工程管理部、法務(wù)合規(guī)部）負(fù)責(zé)：（一）審核城建檔案業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性，優(yōu)化操作規(guī)范。（二）參與城建檔案風(fēng)險(xiǎn)處置，提供專業(yè)支持。（三）監(jiān)督城建檔案利用審批流程，確保合法合規(guī)。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位負(fù)責(zé)：（一）落實(shí)本領(lǐng)域城建檔案管理要求，確保檔案及時(shí)、完整歸檔。（二）開(kāi)展日常檔案風(fēng)險(xiǎn)防控，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)上報(bào)。（三）配合牽頭部門、專責(zé)部門開(kāi)展檔案檢查與整改。第十一條基層執(zhí)行崗（如項(xiàng)目工程師、檔案管理員）應(yīng)履行以下職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)范，確保檔案收集、整理、保管等環(huán)節(jié)合規(guī)。（二）簽署崗位合規(guī)承諾書(shū)，明確個(gè)人檔案管理責(zé)任。（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或違規(guī)行為，及時(shí)向直接上級(jí)或牽頭部門報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條檔案收集與整理：城建項(xiàng)目各階段形成的檔案（如立項(xiàng)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）應(yīng)在形成后X日內(nèi)完成收集，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行系統(tǒng)整理，確保檔案要素齊全、邏輯清晰。禁止行為：嚴(yán)禁擅自銷毀、篡改、損毀應(yīng)歸檔文件，嚴(yán)禁因個(gè)人原因?qū)е聶n案缺失。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)檔案的同步收集與核對(duì)，防范因責(zé)任不清導(dǎo)致的檔案遺漏風(fēng)險(xiǎn)。第十三條檔案保管與安全：檔案保管應(yīng)遵循“防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)”原則，重要檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，確保檔案物理安全與信息安全。禁止行為：嚴(yán)禁將檔案置于易受損害的環(huán)境中，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自復(fù)制、傳播涉密檔案。重點(diǎn)防控點(diǎn)：定期檢查檔案保管條件，監(jiān)控溫濕度、消防設(shè)施等，防范自然災(zāi)害或人為破壞風(fēng)險(xiǎn)。第十四條檔案利用與審批：城建檔案的借閱、復(fù)制、摘錄等利用行為應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)直接上級(jí)或部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱登記。禁止行為：嚴(yán)禁違規(guī)借閱、傳播涉密檔案，嚴(yán)禁因個(gè)人原因?qū)е聶n案信息泄露。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)檔案利用的審批與追溯管理，防范因權(quán)限失控導(dǎo)致的泄密風(fēng)險(xiǎn)。第十五條檔案鑒定與銷毀：城建檔案應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)定期開(kāi)展鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，指定專人監(jiān)督銷毀，并做好銷毀記錄。禁止行為：嚴(yán)禁擅自銷毀或處置應(yīng)保存檔案，嚴(yán)禁銷毀過(guò)程記錄不完整。重點(diǎn)防控點(diǎn)：嚴(yán)格鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保銷毀檔案真實(shí)無(wú)保存價(jià)值，防范違規(guī)銷毀風(fēng)險(xiǎn)。第十六條檔案數(shù)字化：城建檔案應(yīng)逐步推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)化，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、利用與備份，提升檔案管理效率。禁止行為：嚴(yán)禁數(shù)字化過(guò)程中擅自修改檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁因技術(shù)漏洞導(dǎo)致檔案信息泄露。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，防范黑客攻擊或數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險(xiǎn)。第十七條檔案移交與接收：城建項(xiàng)目完成后，檔案移交應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行，雙方應(yīng)簽署移交清單，明確交接責(zé)任，確保檔案完整交接。禁止行為：嚴(yán)禁在移交過(guò)程中隱瞞檔案缺失或損毀情況，嚴(yán)禁未經(jīng)審核擅自接收檔案。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)移交前的檔案完整性核查，防范因交接不清導(dǎo)致的法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)。第十八條檔案保密管理：涉密城建檔案應(yīng)采取分級(jí)管控措施，設(shè)定保密期限，明確密級(jí)變更程序，確保檔案信息安全。禁止行為：嚴(yán)禁擅自擴(kuò)大涉密檔案范圍，嚴(yán)禁違規(guī)變更密級(jí)或解密。重點(diǎn)防控點(diǎn)：加強(qiáng)涉密檔案的密級(jí)管理，防范因密級(jí)失控導(dǎo)致的泄密風(fēng)險(xiǎn)。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：城建檔案專項(xiàng)管理制度應(yīng)每年至少審核一次，根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)業(yè)務(wù)變化及時(shí)修訂，確保制度的時(shí)效性與適用性。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：牽頭部門應(yīng)每季度開(kāi)展城建檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，并向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告，及時(shí)發(fā)布預(yù)警通知。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制：城建檔案管理應(yīng)嵌入業(yè)務(wù)決策、合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實(shí)行“未經(jīng)合規(guī)審查不得實(shí)施”原則，確保全程合規(guī)。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭，相關(guān)部門協(xié)同處置，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工及上報(bào)要求。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反本制度的行為，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，采取績(jī)效扣減、紀(jì)律處分、法律追責(zé)等措施，確保責(zé)任追究到位。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年對(duì)城建檔案管理體系的運(yùn)行效果進(jìn)行評(píng)估，分析存在問(wèn)題，優(yōu)化管理流程，提升制度有效性。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)切實(shí)履行檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，將檔案管理工作納入年度工作計(jì)劃，確保資源投入與管理協(xié)同。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制：將城建檔案管理合規(guī)情況納入部門及個(gè)人年度考核，與績(jī)效獎(jiǎng)金、評(píng)優(yōu)評(píng)先掛鉤，形成正向激勵(lì)。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：分層級(jí)開(kāi)展城建檔案管理培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，一線員工重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范，提升全員檔案意識(shí)。第二十八條信息化支撐：通過(guò)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)城建檔案的電子化收集、存儲(chǔ)、查詢與利用，強(qiáng)化流程自動(dòng)化與風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。第二十九條文化建設(shè)：編制城建檔案管理手冊(cè)，發(fā)布合規(guī)承諾書(shū)，通過(guò)內(nèi)部宣傳平臺(tái)弘揚(yáng)檔案管理文化，營(yíng)造全員參與的良好氛圍