會議管理工具及會議紀(jì)要功能使用指南一、適用場景與價值本工具適用于各類需要規(guī)范化管理會議流程、高效輸出會議紀(jì)要的場景，具體包括但不限于：企業(yè)內(nèi)部決策會議：如季度戰(zhàn)略會、部門例會，需明確決策結(jié)論及責(zé)任分工；項目推進(jìn)會：跟蹤項目進(jìn)度、解決跨部門協(xié)作問題，保證任務(wù)落地；客戶需求溝通會：記錄客戶反饋、需求細(xì)節(jié)及后續(xù)響應(yīng)方案；跨團(tuán)隊協(xié)作會：協(xié)調(diào)多部門資源，明確接口人及時間節(jié)點。通過本工具，可實現(xiàn)會議全流程線上化管理，從會前準(zhǔn)備、會中記錄到會后紀(jì)要與待辦跟蹤，大幅提升會議效率，避免信息遺漏，保證會議成果可追溯、可執(zhí)行。二、詳細(xì)操作步驟指南（一）會前準(zhǔn)備：創(chuàng)建會議基礎(chǔ)信息發(fā)起會議登錄工具后，“新建會議”，填寫會議基本信息：會議主題：簡潔明了（如“Q3產(chǎn)品迭代需求評審會”）；會議時間：精確到起止時間，支持設(shè)置提醒（如提前15分鐘提醒參會人）；會議地點/方式：線下會議室地址或線上會議（如騰訊會議號、釘釘群）；參會人員：輸入姓名*、部門、職務(wù)（支持批量導(dǎo)入），設(shè)置主持人、記錄人角色；會議議程：分模塊列明會議內(nèi)容（如“需求評審→優(yōu)先級排序→資源分配”），并預(yù)估各環(huán)節(jié)時長。完成后“保存并發(fā)送通知”，系統(tǒng)自動向參會人發(fā)送會議邀請（含議程、時間、地點）。準(zhǔn)備會議材料“會議材料”模塊，相關(guān)文檔（如需求文檔、項目進(jìn)度表、PPT等），支持在線預(yù)覽；可設(shè)置材料查看權(quán)限（如“僅參會人可見”或“開放給指定部門”）。（二）會中記錄：實時捕捉關(guān)鍵信息開啟會議記錄會議開始后，記錄人登錄工具，對應(yīng)會議進(jìn)入“記錄模式”，系統(tǒng)自動同步時間戳；支持多端同步（電腦、手機(jī)端），保證隨時記錄。結(jié)構(gòu)化錄入內(nèi)容按議程模塊分段記錄，每模塊可包含：討論要點：記錄核心觀點（如“技術(shù)部建議采用A方案，因兼容性更強(qiáng)”）；爭議點：標(biāo)注未達(dá)成一致的議題（如“市場部與設(shè)計部對UI風(fēng)格存在分歧”）；決議事項：明確最終結(jié)論（如“最終確定采用A方案，由技術(shù)部*負(fù)責(zé)3天內(nèi)輸出詳細(xì)方案”）；待辦事項：實時錄入任務(wù)內(nèi)容、責(zé)任人、截止時間（系統(tǒng)自動待辦清單）。支持插入附件（如現(xiàn)場拍攝的會議白板照片、臨時補(bǔ)充的文檔）。參會互動管理主持人可使用“舉手發(fā)言”“投票”等功能，保證會議有序進(jìn)行；記錄人可標(biāo)記“需確認(rèn)信息”（如“待產(chǎn)品部*確認(rèn)需求優(yōu)先級”），會后及時跟進(jìn)。（三）會后整理：會議紀(jì)要與分發(fā)自動紀(jì)要初稿會議結(jié)束后，記錄人“紀(jì)要”，系統(tǒng)自動整合會中記錄的議程、討論要點、決議、待辦等內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)化紀(jì)要框架；支持一鍵補(bǔ)充：如添加“缺席人員及原因”“下次會議安排”（若有）。人工校對與優(yōu)化記錄人核對紀(jì)要內(nèi)容，保證信息準(zhǔn)確（如責(zé)任人姓名、時間節(jié)點無誤），調(diào)整表述使其簡潔清晰；可插入會議錄音/視頻片段（需提前開啟錄制功能），方便回溯確認(rèn)細(xì)節(jié)。審批與分發(fā)紀(jì)要完成后，提交主持人審批（支持在線批注修改）；審批通過后，“分發(fā)”，系統(tǒng)自動將紀(jì)要發(fā)送給所有參會人及相關(guān)方，并同步待辦事項至責(zé)任人的任務(wù)列表；紀(jì)要支持導(dǎo)出為Word、PDF格式，方便存檔或打印。三、會議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會議紀(jì)要會議基本信息會議編號M-20241027-001會議主題Q3產(chǎn)品迭代需求評審會會議時間2024年10月27日14:00-16:30會議地點公司3樓會議室A/線上會議（騰訊會議號：123-456-789）主持人張*（產(chǎn)品總監(jiān)）記錄人李*（項目助理）參會人員張、王、劉、陳、楊*（詳見附件1：參會名單）缺席人員及原因趙*（出差，已同步會議材料）一、會議議程及討論結(jié)果議程模塊討論要點決議事項備注1.需求池梳理各部門提交Q3新增需求共28項，其中技術(shù)部提出5項優(yōu)化需求，市場部提出8項新功能需求。優(yōu)先級排序：P0級（緊急重要）需求10項，P1級（重要不緊急）15項，P2級（一般）3項。具體清單詳見附件2：需求優(yōu)先級表2.技術(shù)可行性評估技術(shù)部*對P0級需求進(jìn)行評估，其中“用戶權(quán)限模塊重構(gòu)”需15天開發(fā)周期，“數(shù)據(jù)看板優(yōu)化”需7天。調(diào)整“用戶權(quán)限模塊”開發(fā)計劃：原定11月啟動，延后至11月15日，保證不影響現(xiàn)有功能穩(wěn)定。需協(xié)調(diào)測試部*提前介入3.資源分配設(shè)計部*提出P0級需求中需新增2名UI設(shè)計師支持，當(dāng)前人力不足。同意增補(bǔ)1名UI設(shè)計師（11月1日前到崗），剩余需求由設(shè)計部*內(nèi)部協(xié)調(diào)優(yōu)先級。人力部*負(fù)責(zé)招聘跟進(jìn)二、待辦事項清單任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人配合部門完成時間優(yōu)先級狀態(tài)輸出“用戶權(quán)限模塊”詳細(xì)開發(fā)方案技術(shù)部*-2024-11-3P0進(jìn)行中協(xié)調(diào)1名UI設(shè)計師到崗人力部*設(shè)計部*2024-11-1P0待啟動更新Q3項目計劃表（含延期需求）項目部*技術(shù)部、設(shè)計部2024-10-30P1進(jìn)行中向客戶*反饋“數(shù)據(jù)看板優(yōu)化”進(jìn)度市場部*技術(shù)部*2024-11-5P1待啟動三、其他說明下次會議時間：2024年11月3日10:00-11:30，議題為“Q3需求開發(fā)進(jìn)度復(fù)盤”；本紀(jì)要及附件請各部門存檔，待辦任務(wù)責(zé)任人需每日更新進(jìn)度至任務(wù)系統(tǒng)。附件清單：參會名單Q3需求優(yōu)先級表會議材料（需求文檔、技術(shù)評估報告）四、使用過程中的關(guān)鍵提醒1.信息準(zhǔn)確性保障錄入待辦事項時，務(wù)必確認(rèn)責(zé)任人姓名、部門及時間節(jié)點，避免因信息錯誤導(dǎo)致任務(wù)遺漏；涉及數(shù)據(jù)、結(jié)論等關(guān)鍵信息時，需與發(fā)言人核對后再記錄，保證客觀真實。2.保密性管理敏感會議（如戰(zhàn)略決策、涉客信息）需在工具中設(shè)置“僅參會人可見”權(quán)限，禁止外傳會議紀(jì)要及材料；紀(jì)要導(dǎo)出后，建議添加“內(nèi)部文件，注意保密”水印。3.及時性要求會后需在24小時內(nèi)完成紀(jì)要與審批，保證信息時效性；待辦任務(wù)責(zé)任人需在收到紀(jì)要后2小時內(nèi)確認(rèn)任務(wù)，如有異議及時反饋。4.版本控制紀(jì)要修改后需更新版本號（如V1.0→V1.1），并注明修改內(nèi)容及修改人，避免混淆；重