工會(huì)會(huì)計(jì)檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范工會(huì)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用與銷毀，確保會(huì)計(jì)信息完整、真實(shí)、可追溯，依據(jù)《會(huì)計(jì)法》《檔案法》《工會(huì)會(huì)計(jì)制度》及財(cái)政部、全國(guó)總工會(huì)相關(guān)細(xì)則，結(jié)合本單位工會(huì)經(jīng)費(fèi)管理特點(diǎn)，制定本制度。第二條本制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指工會(huì)在經(jīng)費(fèi)收支、預(yù)算執(zhí)行、資產(chǎn)管理和會(huì)計(jì)核算過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子及其他形式的原始記錄與核算資料，包括但不限于會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、銀行對(duì)賬單、票據(jù)存根、資產(chǎn)卡片、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)。第三條會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口管理、專人專柜”原則。工會(huì)經(jīng)費(fèi)審查委員會(huì)對(duì)檔案完整性與合規(guī)性負(fù)監(jiān)督責(zé)任，財(cái)務(wù)部門負(fù)直接管理責(zé)任，檔案室負(fù)集中保管責(zé)任，業(yè)務(wù)部門負(fù)及時(shí)移交責(zé)任。第四條任何個(gè)人不得隱匿、篡改、抽取、毀棄會(huì)計(jì)檔案；未經(jīng)審批，任何部門或個(gè)人不得擅自對(duì)外提供、抄錄、拍照、復(fù)制檔案內(nèi)容；違反者按《工會(huì)紀(jì)律處分條例》追責(zé)，涉嫌犯罪的移送司法機(jī)關(guān)。第二章歸檔范圍與保管期限第五條歸檔范圍實(shí)行“正面清單+動(dòng)態(tài)調(diào)整”機(jī)制，具體包括：（一）原始憑證類：發(fā)票、收據(jù)、財(cái)政票據(jù)、銀行回單、工資花名冊(cè)、差旅費(fèi)報(bào)銷單、慰問(wèn)金領(lǐng)取表、活動(dòng)支出簽領(lǐng)表、合同付款申請(qǐng)單、資產(chǎn)驗(yàn)收單、捐贈(zèng)協(xié)議、贊助確認(rèn)函等；（二）記賬憑證類：收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證及其所附原始憑證匯總表；（三）會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、往來(lái)備查簿、工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支臺(tái)賬、項(xiàng)目資金輔助賬；（四）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度資產(chǎn)負(fù)債表、收支表、現(xiàn)金流量表、年度決算報(bào)表、預(yù)算執(zhí)行情況表、專項(xiàng)資金使用報(bào)告、上級(jí)工會(huì)批復(fù)文件；（五）銀行資料類：開戶許可證、印鑒卡片、月度銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表、網(wǎng)銀U盾領(lǐng)用登記、POS機(jī)結(jié)算單；（六）稅務(wù)資料類：增值稅及附加稅費(fèi)申報(bào)表、完稅憑證、退稅批復(fù)、稅務(wù)稽查結(jié)論；（七）審計(jì)檢查類：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)督查整改報(bào)告、會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化考核表；（八）系統(tǒng)數(shù)據(jù)類：會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)全量備份、科目余額表、操作日志、權(quán)限變更記錄、系統(tǒng)升級(jí)說(shuō)明；（九）其他類：重大經(jīng)濟(jì)合同、訴訟仲裁資料、資產(chǎn)報(bào)廢鑒定表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、鑒定意見。第六條保管期限執(zhí)行“最低年限+延長(zhǎng)評(píng)估”模式：1.原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細(xì)賬：最低30年；2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)：永久；3.月度季度報(bào)表、銀行對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表：最低10年；4.系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份、操作日志：自系統(tǒng)升級(jí)或數(shù)據(jù)遷移后最低10年；5.涉訴資料、重大合同：案結(jié)或合同履約完畢后最低30年，若涉及未決權(quán)利義務(wù)則永久；6.已到最低年限但具有歷史價(jià)值、研究?jī)r(jià)值或潛在法律風(fēng)險(xiǎn)的檔案，經(jīng)工會(huì)檔案鑒定小組評(píng)估后可延長(zhǎng)保管期，延長(zhǎng)決定書面記錄并歸入永久卷。第三章立卷與整理規(guī)則第七條會(huì)計(jì)年度終了后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在次年3月31日前完成上年度檔案立卷。立卷前須完成以下工作：（一）憑證裝訂：按“月—記賬憑證號(hào)”順序排列，每?jī)?cè)厚度不超過(guò)4厘米，用棉線三點(diǎn)一線法裝訂，加蓋騎縫章；對(duì)附件幅面大于A4的，應(yīng)折疊成標(biāo)準(zhǔn)尺寸并預(yù)留右側(cè)裝訂線；（二）賬簿整理：活頁(yè)賬需加裝封面、啟用表，封面注明賬簿名稱、年度、頁(yè)數(shù)、啟用日期、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽章；（三）報(bào)表匯編：月度報(bào)表按“資產(chǎn)負(fù)債表—收支表—現(xiàn)金流量表—附注”順序排列，年度決算另附預(yù)算批復(fù)、文字說(shuō)明、分析指標(biāo)；（四）銀行資料：對(duì)賬單、余額調(diào)節(jié)表按賬號(hào)—月份排序，每12個(gè)月合訂一卷；（五）電子數(shù)據(jù)：采用“一式三份”策略，即本地?zé)醾浞?、異地加密冷備份、光盤脫機(jī)備份；光盤標(biāo)簽寫明年度、內(nèi)容、容量、校驗(yàn)碼、制作人、制作日期；（六）特殊載體：照片、音視頻應(yīng)沖洗或刻錄成耐久光盤，附文字說(shuō)明，說(shuō)明包括時(shí)間、地點(diǎn)、事件、人物、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、支出金額、拍攝人。第八條檔號(hào)編制執(zhí)行“全宗號(hào)—類別號(hào)—年度—保管期限—案卷號(hào)”五段式結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)由上級(jí)工會(huì)檔案室統(tǒng)一賦予；類別號(hào)用兩位字母，KJ代表會(huì)計(jì)類；年度用四位數(shù)字；保管期限用Y代表永久、D30代表30年、D10代表10年；案卷號(hào)用四位流水號(hào)。示例：01—KJ—2023—D30—0001。第九條卷內(nèi)文件頁(yè)碼統(tǒng)一用鉛筆編寫于頁(yè)面右下角，空白頁(yè)不編；裝訂后發(fā)生補(bǔ)錄，應(yīng)在備考表注明補(bǔ)錄原因、責(zé)任人、日期，并重新編頁(yè)。第十條每卷需附“卷內(nèi)目錄”“備考表”。目錄置于卷首，含序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)次、備注；備考表置于卷末，記錄卷內(nèi)缺頁(yè)、破損、修改、互見號(hào)、立卷人、檢查人、日期。第四章移交與接收第十一條財(cái)務(wù)部門應(yīng)在立卷完成后15日內(nèi)向工會(huì)檔案室辦理移交。移交前，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案室主任、經(jīng)審會(huì)委派委員三方共同清點(diǎn)，核對(duì)案卷數(shù)量、頁(yè)數(shù)、電子數(shù)據(jù)校驗(yàn)碼。第十二條移交須填寫《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》一式三份，列明檔號(hào)、題名、起止日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、密級(jí)、載體類型、備注。清冊(cè)經(jīng)移交人、接收人、監(jiān)交人簽字并加蓋部門公章后生效，一份存財(cái)務(wù)，一份存檔案室，一份存經(jīng)審會(huì)。第十三條檔案室接收后，應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)完成上架、入庫(kù)、除塵、殺蟲、恒溫恒濕處理，并在檔案管理系統(tǒng)中完成條目錄入、掃描掛接、權(quán)限分配。第十四條對(duì)跨年度的合同、訴訟、基建項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在事件完結(jié)后30日內(nèi)補(bǔ)充整理并單獨(dú)組卷，向檔案室補(bǔ)辦移交。第五章保管條件與庫(kù)房管理第十五條會(huì)計(jì)檔案庫(kù)房設(shè)置在工會(huì)辦公樓頂層內(nèi)側(cè)，遠(yuǎn)離水源、火源、污染源，承重≥500kg/㎡，設(shè)甲級(jí)防火門、紅外報(bào)警、氣體滅火、漏水監(jiān)測(cè)、門禁雙因子認(rèn)證。第十六條溫濕度控制：溫度14℃—24℃，相對(duì)濕度45%—60%，日波動(dòng)幅度溫度≤±2℃、濕度≤±5%；每?jī)尚r(shí)自動(dòng)記錄，超標(biāo)即短信推送管理員。第十七條密集架采用軌道式雙面密封柜，每層擱板可上下調(diào)節(jié)，底層距地面≥15厘米；紙質(zhì)檔案豎放，厚度≤8厘米，避免擠壓；電子載體存放于防磁柜，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)≥30厘米。第十八條庫(kù)房實(shí)行“雙人雙鎖”制度，鑰匙分持，不得隨身攜帶；進(jìn)出庫(kù)房須登記時(shí)間、人員、事由、停留時(shí)長(zhǎng)；非檔案人員進(jìn)入須由檔案管理員全程陪同。第十九條每季度進(jìn)行一次全面除塵、殺蟲、防霉處理；每半年進(jìn)行一次抽樣測(cè)酸，pH值低于6.5的紙張應(yīng)進(jìn)行脫酸處理；每年進(jìn)行一次消防設(shè)備、恒溫恒濕設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)維保，并出具維保報(bào)告歸入設(shè)備檔案。第六章利用與借閱第二十條檔案利用分內(nèi)部閱覽、外部調(diào)閱、復(fù)制摘錄三種方式。內(nèi)部閱覽限工會(huì)委員、經(jīng)審委員、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢人員；外部調(diào)閱須持單位介紹信、身份證、調(diào)閱函，經(jīng)工會(huì)主席、檔案室主任、經(jīng)審會(huì)主任三級(jí)審批。第二十一條借閱期限：紙質(zhì)檔案一次不超過(guò)10個(gè)工作日，電子數(shù)據(jù)不超過(guò)3個(gè)工作日；確需續(xù)借，須說(shuō)明理由并經(jīng)檔案室主任批準(zhǔn)，續(xù)借次數(shù)不超過(guò)2次。第二十二條借閱人須當(dāng)面清點(diǎn)頁(yè)數(shù)、檢查載體完好，填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱登記簿》，注明檔號(hào)、題名、頁(yè)次、借閱日期、歸還日期、用途、借閱人簽名、審批人簽名；歸還時(shí)由檔案管理員逐頁(yè)復(fù)核，若發(fā)現(xiàn)污損、缺頁(yè)，借閱人須書面說(shuō)明并承擔(dān)修復(fù)或賠償責(zé)任。第二十三條檔案室提供電子閱覽終端，禁止接入外網(wǎng)；電子數(shù)據(jù)下載須使用加密U盤，下載日志保存10年；禁止對(duì)電子檔案進(jìn)行截屏、錄屏、擅自轉(zhuǎn)發(fā)；違反者取消借閱權(quán)限并通報(bào)。第二十四條因?qū)徲?jì)、紀(jì)檢、司法調(diào)查需要調(diào)閱檔案的，須出具正式函件并履行簽收手續(xù)，檔案室可派專人送卷，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱，禁止調(diào)離指定場(chǎng)所；調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查人須出具《檔案利用情況反饋表》，由檔案室歸入利用卷。第七章鑒定與銷毀第二十五條檔案鑒定小組由工會(huì)主席、經(jīng)審會(huì)主任、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案室主任、法律顧問(wèn)、職工代表組成，每五年對(duì)已到最低保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行一次集中鑒定。第二十六條鑒定流程：（一）檔案室提前90日編制《到期檔案鑒定清冊(cè)》，列明檔號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、到期日；（二）鑒定小組逐卷檢查，重點(diǎn)審查未決債權(quán)債務(wù)、未結(jié)訴訟、潛在稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、歷史研究?jī)r(jià)值；（三）對(duì)擬銷毀檔案，須獲得三分之二以上委員同意并簽署《會(huì)計(jì)檔案銷毀意見書》；（四）對(duì)需延長(zhǎng)保管的檔案，重新劃定保管期限，加蓋“延長(zhǎng)保管”章，并在系統(tǒng)中更新；（五）鑒定過(guò)程全程錄像，錄像資料保存10年。第二十七條銷毀執(zhí)行“雙人監(jiān)銷+現(xiàn)場(chǎng)拍照+粉碎打包”制度：1.檔案室編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)上級(jí)工會(huì)備案；2.銷毀地點(diǎn)設(shè)在指定保密銷毀中心，使用五級(jí)粉碎設(shè)備，碎紙粒度≤2×2毫米；3.監(jiān)銷人由工會(huì)經(jīng)審委員、檔案管理員、紀(jì)檢委員組成，現(xiàn)場(chǎng)稱重、拍照、簽字；4.銷毀后紙屑打包編號(hào)，送造紙廠化漿，回收憑證歸入銷毀卷；5.電子數(shù)據(jù)銷毀采用消磁、覆寫、物理破碎三重方式，消磁場(chǎng)強(qiáng)≥8000高斯，覆寫次數(shù)≥7遍，破碎后顆粒≤3毫米；6.銷毀完成5日內(nèi)，檔案室將銷毀清冊(cè)、銷毀意見書、現(xiàn)場(chǎng)照片、回收憑證裝訂成冊(cè)，永久保存。第八章電子檔案特殊管理第二十八條電子檔案實(shí)行“四性檢測(cè)”：真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。系統(tǒng)每日自動(dòng)生成哈希校驗(yàn)值，月度人工抽檢5%卷宗，年度第三方檢測(cè)一次并出具報(bào)告。第二十九條數(shù)據(jù)格式：采用PDF/A-2b及以上版本保存憑證、報(bào)表；采用XML標(biāo)準(zhǔn)保存賬簿數(shù)據(jù)；采用JPEG2000或TIFF保存掃描影像；音頻采用WAV44.1kHz/16bit，視頻采用MXF封裝、AVC-I100編碼。第三十條備份策略：（一）本地?zé)醾浞荩篟AID6磁盤陣列，保留30天滾動(dòng)快照；（二）異地冷備份：加密硬盤，存放于300公里以上異地庫(kù)房，保留5年；（三）光盤脫機(jī)備份：檔案級(jí)金光盤，預(yù)期壽命≥50年，每3年進(jìn)行一次可讀性檢測(cè)，出現(xiàn)誤碼率>10-4即重新刻錄；（四）云備份：采用國(guó)資背景云平臺(tái)，加密算法SM4，密鑰長(zhǎng)度128位，每年進(jìn)行一次滲透測(cè)試。第三十一條系統(tǒng)升級(jí)或更換，須制定遷移方案，包括原系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)出、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)驗(yàn)證、新舊系統(tǒng)并行運(yùn)行3個(gè)月、遷移報(bào)告、舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)封存。遷移報(bào)告經(jīng)工會(huì)主席、信息部門、檔案室三方簽字后歸入永久卷。第九章安全與保密第三十二條檔案密級(jí)分內(nèi)部、秘密、機(jī)密三級(jí)。涉及會(huì)員個(gè)人信息、工資獎(jiǎng)金、幫扶資金、審計(jì)問(wèn)題、未公開合同的檔案定為秘密級(jí)；涉及重大訴訟、對(duì)外投資、并購(gòu)、涉外合作的檔案定為機(jī)密級(jí)；秘密級(jí)檔案借閱須檔案室主任審批，機(jī)密級(jí)須工會(huì)主席、經(jīng)審會(huì)主任聯(lián)簽。第三十三條檔案室須制定突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、病毒攻擊、人為破壞五類場(chǎng)景；每半年組織一次演練，演練報(bào)告歸入文書檔案。第三十四條對(duì)離職、調(diào)崗人員，須在其辦理手續(xù)前由檔案管理員核查借閱記錄，確認(rèn)無(wú)未歸還檔案；信息管理員同步注銷其系統(tǒng)賬號(hào)、門禁權(quán)限。第三十五條檔案數(shù)字化加工外包須簽訂保密協(xié)議，限定加工區(qū)域，安裝監(jiān)控，禁止攜帶手機(jī)、U盤；加工人員須通過(guò)背景審查并登記身份證號(hào)；加工完成后，硬盤、內(nèi)存須進(jìn)行數(shù)據(jù)擦除，擦除記錄經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。第十章統(tǒng)計(jì)與報(bào)告第三十六條檔案室建立“年度會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬”，指標(biāo)包括：館藏總量、年度增量、電子數(shù)據(jù)容量、利用率、鑒定銷毀量、培訓(xùn)人次、設(shè)備維保次數(shù)、安全事件數(shù)；每年1月15日前形成報(bào)表，經(jīng)工會(huì)主席簽批后報(bào)上級(jí)工會(huì)備案。第三十七條財(cái)務(wù)部門每季度向經(jīng)審會(huì)提交《會(huì)計(jì)檔案管理情況簡(jiǎn)報(bào)》，內(nèi)容包括立卷進(jìn)度、借閱情況、問(wèn)題整改、系統(tǒng)升級(jí)、培訓(xùn)演練；經(jīng)審會(huì)可隨機(jī)抽查并出具整改意見書，財(cái)務(wù)部門須在10日內(nèi)反饋整改結(jié)果。第十一章培訓(xùn)與考核第三十八條工會(huì)每年組織一次會(huì)計(jì)檔案專題培訓(xùn)，培訓(xùn)對(duì)象覆蓋財(cái)務(wù)人員、經(jīng)審委員、檔案管理員、業(yè)務(wù)部門報(bào)賬員；培訓(xùn)大綱包括法規(guī)更新、實(shí)操演示、案例警示、應(yīng)急演練；培訓(xùn)后進(jìn)行閉卷測(cè)試，合格率須達(dá)100%，不合格者補(bǔ)訓(xùn)并扣減當(dāng)年績(jī)效5%。第三十九條檔案管理納入工會(huì)年度目標(biāo)考核，權(quán)重占財(cái)務(wù)工作分的20%?？己酥笜?biāo)：（