職業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度第一章總則1.1為系統(tǒng)、連續(xù)、可追溯地記錄用人單位職業(yè)衛(wèi)生管理活動，保障勞動者健康權(quán)益，依據(jù)《職業(yè)病防治法》《工作場所職業(yè)衛(wèi)生管理規(guī)定》《用人單位職業(yè)健康監(jiān)護(hù)監(jiān)督管理辦法》等法規(guī)，結(jié)合本單位生產(chǎn)工藝、原輔材料、設(shè)備布局及崗位風(fēng)險(xiǎn)特征，制定本制度。1.2本制度所稱“職業(yè)衛(wèi)生檔案”系指以紙質(zhì)、膠片、磁介質(zhì)、光介質(zhì)、云存儲等形式存在的，能夠反映職業(yè)病危害因素識別、檢測、評價(jià)、控制、防護(hù)、應(yīng)急、培訓(xùn)、健康監(jiān)護(hù)、事故處理、改進(jìn)措施等全過程信息的原始記錄與衍生資料。1.3檔案管理遵循“誰形成、誰負(fù)責(zé)、誰歸檔”原則，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分工負(fù)責(zé)、全程控制、動態(tài)更新、閉環(huán)改進(jìn)。1.4本制度適用于本單位所有產(chǎn)生或可能產(chǎn)生職業(yè)病危害的廠區(qū)、車間、部門、外協(xié)作業(yè)場所，以及勞務(wù)派遣、外包、臨時作業(yè)、檢維修、改擴(kuò)建、拆除等非常規(guī)活動。第二章管理職責(zé)2.1主要負(fù)責(zé)人2.1.1對職業(yè)衛(wèi)生檔案的真實(shí)性、完整性、合法性負(fù)最終責(zé)任，每季度聽取檔案管理工作匯報(bào)，將檔案管理納入年度安全生產(chǎn)目標(biāo)考核。2.1.2保障檔案用房、設(shè)施、資金、人員、信息化系統(tǒng)投入，確保檔案安全、保密、可用。2.2職業(yè)衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)（EHS部）2.2.1組織編制檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表、編碼規(guī)則、索引體系。2.2.2監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查各部門檔案形成質(zhì)量，開展年度合規(guī)性審計(jì)。2.2.3負(fù)責(zé)檔案庫房“八防”(防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁)措施落實(shí)，配置恒溫恒濕空調(diào)、氣體滅火、門禁、視頻監(jiān)控、RFID標(biāo)簽。2.3各部門/車間2.3.1指定專職或兼職檔案聯(lián)絡(luò)員，參加年度檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，考核合格后方可上崗。2.3.2在作業(yè)活動發(fā)生前3個工作日完成危害因素識別表，活動結(jié)束5個工作日內(nèi)完成原始記錄移交。2.3.3對檢維修、外包作業(yè)，須在合同中單列檔案條款，明確移交內(nèi)容、時限、格式、違約責(zé)任。2.4檔案管理員2.4.1具備檔案、職業(yè)衛(wèi)生雙專業(yè)背景或取得中級以上職稱，保持相對固定，離崗須履行交接清單。2.4.2每月進(jìn)行庫房巡檢并生成電子日志，發(fā)現(xiàn)霉變、破損、褪色、磁化等異常，48小時內(nèi)完成修復(fù)或遷移。2.4.3對涉密、涉勞動者個人隱私的檔案實(shí)行分級授權(quán)，系統(tǒng)日志保留不少于10年。第三章文件材料形成與收集3.1職業(yè)病危害項(xiàng)目清單3.1.1內(nèi)容：化學(xué)、物理、生物、放射性、人機(jī)工效、心理等六類危害因素名稱、CAS號、狀態(tài)、暴露途徑、崗位、人數(shù)、作業(yè)方式、年用量/強(qiáng)度。3.1.2來源：原輔材料MSDS、工藝規(guī)程、設(shè)備手冊、變更申請、研發(fā)小試報(bào)告。3.1.3頻次：新建、改建、擴(kuò)建、工藝調(diào)整、設(shè)備更新、原輔料替換、法律法規(guī)變化時實(shí)時更新。3.2檢測與評價(jià)報(bào)告3.2.1日常檢測：每月對高毒、高噪、高溫、高粉塵崗位進(jìn)行巡檢檢測，數(shù)據(jù)當(dāng)日上傳LIMS。3.2.2定期檢測：每年委托具備CMA及職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)甲級資質(zhì)單位開展一次全面檢測，覆蓋所有識別到的危害因素。3.2.3現(xiàn)狀評價(jià)：每三年完成一次職業(yè)病危害現(xiàn)狀評價(jià)，形成報(bào)告并經(jīng)專家評審。3.2.4控制效果評價(jià)：對新增防護(hù)設(shè)施、技術(shù)改造、新產(chǎn)品試生產(chǎn)，在試運(yùn)行30天后開展控制效果評價(jià)。3.3職業(yè)健康監(jiān)護(hù)資料3.3.1上崗前：問卷、既往史、職業(yè)禁忌證判定、胸片、肺功能、電測聽、血常規(guī)、尿常規(guī)、B超、心電圖。3.3.2在崗期間：按《職業(yè)健康監(jiān)護(hù)技術(shù)規(guī)范》周期執(zhí)行，高噪聲崗位每年1次，粉塵+噪聲疊加崗位每半年1次，高溫崗位高溫季節(jié)前、中、后各1次。3.3.3離崗時：同一套餐項(xiàng)目，增加離崗后隨訪告知書，保存期限不少于勞動者生命期加30年。3.3.4應(yīng)急監(jiān)護(hù)：發(fā)生泄漏、爆炸、急性中毒事件，立即啟動應(yīng)急體檢，72小時內(nèi)完成采樣、檢驗(yàn)、診斷、匯總。3.4個體防護(hù)用品管理記錄3.4.1包括選型評估、供應(yīng)商資質(zhì)、LA認(rèn)證、CE認(rèn)證、到貨驗(yàn)收、領(lǐng)用登記、佩戴檢查、維護(hù)清洗、報(bào)廢處置。3.4.2對呼吸防護(hù)用品每季度進(jìn)行密合度測試，記錄保存5年。3.5培訓(xùn)與告知3.5.1培訓(xùn)計(jì)劃、簽到、課件、試卷、影像、效果評估、改進(jìn)措施。3.5.2合同告知、崗位告知、檢測結(jié)果告知、健康結(jié)果告知、警示標(biāo)識更換記錄。3.6應(yīng)急管理3.6.1應(yīng)急預(yù)案、演練方案、腳本、簽到、影像、評估報(bào)告、整改閉環(huán)。3.6.2應(yīng)急物資臺賬、維護(hù)記錄、有效期預(yù)警表。3.7事故與事件3.7.1職業(yè)病病例、疑似職業(yè)病、職業(yè)中毒、職業(yè)性傳染病、職業(yè)性皮膚病、職業(yè)性眼病、職業(yè)性耳鼻喉口腔疾病、職業(yè)性腫瘤。3.7.2事件經(jīng)過、現(xiàn)場照片、見證人筆錄、主管部門調(diào)查、技術(shù)鑒定、行政處罰、整改報(bào)告、復(fù)查結(jié)論。3.8改進(jìn)與持續(xù)改進(jìn)3.8.1管理評審輸入、輸出、決議、責(zé)任人、完成時限、驗(yàn)證記錄。3.8.2技術(shù)改造、工藝替代、自動化隔離、遠(yuǎn)程控制、低毒替代、無毒替代、設(shè)備密閉、負(fù)壓輸送、濕法作業(yè)、降噪阻尼、屏蔽隔聲、吸聲、消聲、減振、通風(fēng)、除塵、排毒、空調(diào)降溫、輻射屏蔽、時間縮短、輪班減少暴露。第四章分類與編碼4.1采用“職能—活動—年度—保管期限”四段式編碼，示例：OH-TEC-2024-Y30。4.2一級類目：OH職業(yè)衛(wèi)生；二級類目：TEC檢測、EXA評價(jià)、HEA監(jiān)護(hù)、TRA培訓(xùn)、EME應(yīng)急、ACC事故、PER個人防護(hù)、CON控制改進(jìn)、AUD審計(jì)。4.3三級類目：按車間/部門+工序+崗位+危害因素代碼。4.4檔號結(jié)構(gòu)：全宗號—年度—分類號—案卷號—件號—頁號，共六層，每層用“-”分隔，便于系統(tǒng)識別與快速定位。4.5對電子文件采用PDF/A-2格式歸檔，分辨率≥300dpi，雙層OFD可選；音頻采用WAV44.1kHz，視頻采用MP4H.264，碼率≥8Mbps；關(guān)鍵字段同步生成XML元數(shù)據(jù)包。第五章整理與裝訂5.1紙質(zhì)文件統(tǒng)一使用80g無酸紙，A4縱向左側(cè)裝訂，不銹鋼釘或線裝，杜絕塑料封皮。5.2案卷厚度≤20mm，超厚度分冊，用分冊號標(biāo)識。5.3卷內(nèi)文件按“結(jié)論性材料在前、依據(jù)性材料在后、過程性材料居中”原則排序，編制卷內(nèi)目錄、備考表、頁碼機(jī)打。5.4對熱敏紙、復(fù)寫紙、傳真紙進(jìn)行復(fù)印固化，復(fù)印件與原件加蓋“與原件一致”章并雙簽。5.5圖紙采用A3折疊成A4手風(fēng)琴式，圖簽外露，底圖單獨(dú)平放或卷放，禁止折疊。第六章保管與保護(hù)6.1紙質(zhì)庫房設(shè)置密集架，荷載≤1200kg/㎡，地面鋪設(shè)防靜電地板，溫濕度設(shè)定18℃±2℃、45%RH±5%RH，每日記錄。6.2磁介質(zhì)、光介質(zhì)配置防磁柜，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場≥3m，每兩年進(jìn)行一次讀取校驗(yàn)，出現(xiàn)誤碼率>10-4立即遷移。6.3對涉密檔案實(shí)行專柜、專鎖、雙人雙鑰匙，進(jìn)出登記，手機(jī)、相機(jī)、USB設(shè)備禁止帶入。6.4每季度進(jìn)行蟲霉檢查，使用環(huán)保型除蟲菊酯噴霧，對發(fā)現(xiàn)蟲卵的檔案進(jìn)行低溫冷凍殺滅：-25℃、72小時。6.5建立災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案，包含火災(zāi)、水災(zāi)、地震、爆炸、恐怖襲擊、網(wǎng)絡(luò)攻擊場景，每年組織一次實(shí)戰(zhàn)演練，演練后更新風(fēng)險(xiǎn)清單。第七章鑒定與銷毀7.1成立檔案鑒定小組，由EHS部、人力資源部、法務(wù)部、工會、檔案室五方組成，實(shí)行票決制，三分之二以上同意方可通過。7.2保管期限分為永久、30年、10年、5年四類，對應(yīng)代碼Y∞、Y30、Y10、Y5。7.3對到期檔案逐卷逐頁審查，確認(rèn)無未結(jié)糾紛、無歷史研究價(jià)值、無重復(fù)保存需求，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)總經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)后，在指定場所監(jiān)銷。7.4銷毀方式：紙質(zhì)使用符合保密局標(biāo)準(zhǔn)的碎紙機(jī)，出料粒度≤2×2mm；光磁介質(zhì)先消磁后物理破碎；全程錄像保存3年。7.5銷毀后出具《檔案銷毀報(bào)告》，永久保存，編號接續(xù)原檔號，加“DEST”后綴。第八章利用與統(tǒng)計(jì)8.1內(nèi)部借閱：通過OA發(fā)起申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、檔案室、保密辦三級審批，電子檔案在線瀏覽、水印疊加、禁止下載；紙質(zhì)檔案限時歸還，最長15天。8.2外部利用：政府監(jiān)管、技術(shù)審查、司法取證、勞動者本人或其近親屬、工會組織、律師持有效證件，填寫《外部利用申請表》，經(jīng)法務(wù)審核、總經(jīng)理簽批，提供復(fù)制件并加蓋騎縫章。8.3建立檔案利用效果反饋機(jī)制，利用人填寫《利用效果登記表》，檔案室每半年匯總，作為改進(jìn)檔案資源建設(shè)的依據(jù)。8.4統(tǒng)計(jì)指標(biāo)：歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、數(shù)字化率、利用率、查準(zhǔn)率、查全率、開放率、鑒定率、銷毀率，納入年度績效考核，權(quán)重不低于5%。第九章信息化系統(tǒng)9.1采用B/S架構(gòu)，支持主流瀏覽器、移動端APP、微信小程序，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證、單點(diǎn)登錄、電子簽章、區(qū)塊鏈存證。9.2功能模塊：采集、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、預(yù)警、可視化、知識圖譜、AI輔助標(biāo)引、OCR文字識別、語音轉(zhuǎn)寫、人臉識別、地理信息、數(shù)字孿生。9.3數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)：GB/T18894-2016、GB/T33190-2016、DA/T48-2021、ISO16175、PDF/A、OFD、XML、RDF、OWL。9.4備份策略：本地雙活+異地容災(zāi)+云端對象存儲，每天增量、每周全量、每月離線刻錄，保留周期1年，使用AES-256加密。9.5系統(tǒng)上線前通過等保三級測評、滲透測試、源代碼審計(jì)、壓力測試，并發(fā)用戶≥500，響應(yīng)時間≤2s，年度可用性≥99.9%。第十章監(jiān)督與考核10.1建立“日巡查、月抽查、季審計(jì)、年考評”四級監(jiān)督機(jī)制，發(fā)現(xiàn)問題開具《整改通知單》，限期整改，逾期按500元/項(xiàng)處罰責(zé)任人。10.2將檔案管理納入安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化、職業(yè)健康企業(yè)、ISO45001、ISO14001、ISO9001體系審核，出現(xiàn)重大缺失，實(shí)行“一票否決”。10.3對偽造、篡改、損毀、擅自銷毀、泄露檔案的行為，依據(jù)《檔案法》《職業(yè)病防治法》追究行政、民事、刑事責(zé)任，并在全廠通報(bào)。10.4每年評選“檔案管理優(yōu)秀車間”“優(yōu)秀聯(lián)絡(luò)員”，給予物質(zhì)獎勵和榮譽(yù)表彰，與晉升、評優(yōu)、加薪掛鉤。第十一章培訓(xùn)與宣傳11.1制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，覆蓋新員工、調(diào)崗員工、外包人員、管理層、檔案人員，培訓(xùn)學(xué)時不少于4學(xué)時/人。11.2培訓(xùn)內(nèi)容：法規(guī)解讀、危害識別、檔案形成