PAGE衛(wèi)生院發(fā)文制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院內(nèi)部管理，規(guī)范發(fā)文流程，確保文件傳達(dá)準(zhǔn)確、及時(shí)、有效，提高工作效率，特制定本發(fā)文制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室之間、衛(wèi)生院與上級(jí)主管部門(mén)及其他相關(guān)單位之間的文件往來(lái)。3.發(fā)文原則準(zhǔn)確規(guī)范原則：文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及衛(wèi)生院實(shí)際情況，表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。及時(shí)高效原則：文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行，確保文件及時(shí)傳達(dá)，不延誤工作。安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及衛(wèi)生院機(jī)密信息的文件，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。二、發(fā)文種類1.上行文向衛(wèi)生院上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等文件，用于匯報(bào)工作、請(qǐng)示事項(xiàng)、反映問(wèn)題等。2.下行文由衛(wèi)生院發(fā)出的通知、決定、通報(bào)、批復(fù)等文件，用于傳達(dá)政策、部署工作、指導(dǎo)業(yè)務(wù)、答復(fù)請(qǐng)示等。3.平行文與其他相關(guān)單位或部門(mén)之間商洽工作、詢問(wèn)事項(xiàng)、答復(fù)意見(jiàn)等使用的函件。三、發(fā)文流程1.文件起草各科室根據(jù)工作需要，確定文件主題及內(nèi)容框架，由專人負(fù)責(zé)起草文件。起草人應(yīng)認(rèn)真收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，表述簡(jiǎn)潔明了，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。涉及專業(yè)術(shù)語(yǔ)的，應(yīng)準(zhǔn)確使用并進(jìn)行必要的解釋。起草完成后，起草人應(yīng)在文件上注明起草日期，并簽名。2.科室審核文件起草完成后，由科室負(fù)責(zé)人對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及衛(wèi)生院政策要求，是否與其他相關(guān)文件協(xié)調(diào)一致，是否存在邏輯錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)不實(shí)等問(wèn)題?？剖邑?fù)責(zé)人審核通過(guò)后，在文件上簽署審核意見(jiàn)及姓名、日期。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與起草人溝通修改，直至審核通過(guò)。3.歸口審核涉及全局性、政策性、重要業(yè)務(wù)等文件，需提交歸口管理部門(mén)進(jìn)行審核。歸口管理部門(mén)應(yīng)從專業(yè)角度對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行深入審核，提出審核意見(jiàn)。歸口審核通過(guò)后，歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人在文件上簽署審核意見(jiàn)及姓名、日期。4.辦公室核稿辦公室收到經(jīng)科室審核和歸口審核的文件后，對(duì)文件格式、文字表述、排版等進(jìn)行核稿。確保文件格式符合衛(wèi)生院公文格式要求，文字表述規(guī)范、準(zhǔn)確，排版整齊、美觀。核稿過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，辦公室應(yīng)及時(shí)與相關(guān)科室或起草人溝通修改。核稿通過(guò)后，辦公室在文件上簽署核稿意見(jiàn)及姓名、日期。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批文件經(jīng)辦公室核稿后，呈分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，根據(jù)工作實(shí)際情況，簽署審批意見(jiàn)。審批意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，如同意印發(fā)、修改后印發(fā)、不同意印發(fā)等，并注明理由。分管領(lǐng)導(dǎo)簽署姓名及日期。6.主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)重要文件或涉及重大事項(xiàng)的文件，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)全面審查文件內(nèi)容，從衛(wèi)生院整體工作和發(fā)展戰(zhàn)略角度做出簽發(fā)決定。主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，文件即具備正式發(fā)文效力。7.編號(hào)登記辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)登記。編號(hào)應(yīng)按照一定規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文部門(mén)、主送單位、抄送單位、文件份數(shù)等，以便對(duì)文件進(jìn)行跟蹤管理。8.印發(fā)存檔辦公室根據(jù)文件編號(hào)及登記信息，進(jìn)行文件印發(fā)工作。印發(fā)文件應(yīng)確保格式清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確，按照規(guī)定份數(shù)印刷，并加蓋衛(wèi)生院公章。文件印發(fā)后，辦公室應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)電子文檔進(jìn)行存檔。存檔應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于查閱和管理。同時(shí)，應(yīng)建立電子文檔備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失。四、發(fā)文格式1.頁(yè)面設(shè)置一般采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。2.字體字號(hào)標(biāo)題一般用二號(hào)宋體字，加粗；正文一般用三號(hào)仿宋體字；一級(jí)標(biāo)題用三號(hào)黑體字，二級(jí)標(biāo)題用三號(hào)楷體字加粗。3.排版要求段落間距一般為1.5倍行距，首行縮進(jìn)2個(gè)字符。頁(yè)碼位于頁(yè)面底端居中，格式為“第X頁(yè)共X頁(yè)”。4.公文標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)：一般由衛(wèi)生院全稱加“文件”二字組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)以醒目美觀為原則，一般應(yīng)小于22mm×15mm。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布。發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。如“×衛(wèi)發(fā)〔20XX〕X號(hào)”。標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容并標(biāo)明文種，一般不應(yīng)超過(guò)20個(gè)字。主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。正文：公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空2字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件：”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.××××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。五、發(fā)文管理1.文件傳遞內(nèi)部文件傳遞應(yīng)通過(guò)衛(wèi)生院內(nèi)部辦公系統(tǒng)或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)等方式進(jìn)行，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞給相關(guān)科室或人員。對(duì)外發(fā)文應(yīng)按照規(guī)定的渠道進(jìn)行，如郵寄、專人送達(dá)等，并做好文件傳遞記錄，包括傳遞時(shí)間、方式、接收人等信息。2.文件簽收接收文件的科室或人員應(yīng)及時(shí)簽收文件，并在文件簽收登記表上簽字確認(rèn)。簽收登記表應(yīng)包括文件編號(hào)、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、簽收日期、簽收人等內(nèi)容。若文件存在缺頁(yè)、損壞等問(wèn)題，簽收人應(yīng)及時(shí)與發(fā)文部門(mén)聯(lián)系，說(shuō)明情況并要求補(bǔ)發(fā)或更換。3.文件傳閱對(duì)于需要傳閱的文件，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件標(biāo)題、傳閱日期、傳閱人等信息。傳閱人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件傳閱，并簽署姓名及日期。如遇特殊情況不能及時(shí)傳閱，應(yīng)向辦公室說(shuō)明原因。4.文件催辦辦公室應(yīng)對(duì)重要文件或緊急文件的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件得到及時(shí)處理。催辦方式可采用電話催辦、書(shū)面催辦等。被催辦科室或人員應(yīng)及時(shí)反饋文件辦理進(jìn)展情況，對(duì)于因特殊原因不能按時(shí)完成的，應(yīng)說(shuō)明原因并提出預(yù)計(jì)完成時(shí)間。5.文件歸檔文件辦理完畢后，承辦科室應(yīng)及時(shí)將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)按照發(fā)文種類、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件完整、準(zhǔn)確、有序。辦公室應(yīng)定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，確保電子檔案的安全性和完整性。六、發(fā)文保密規(guī)定1.保密范圍涉及衛(wèi)生院機(jī)密信息的文件，如醫(yī)療數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)信息、人事檔案、科研項(xiàng)目資料等，均屬于保密范圍。2.保密措施嚴(yán)格控制文件知悉范圍，根據(jù)工作需要確定文件的主送、抄送單位及傳閱人員，嚴(yán)禁將文件內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。對(duì)涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在文件上加蓋“機(jī)密”“秘密”等保密標(biāo)識(shí)，并按照保密等級(jí)進(jìn)行管理。存儲(chǔ)保密文件的計(jì)算機(jī)及存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護(hù)，并定期進(jìn)行殺毒和數(shù)據(jù)備份。嚴(yán)禁在連接外網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)或處理保密文件。借閱保密文件應(yīng)履行審批手續(xù)，借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或帶出規(guī)定場(chǎng)所。借閱完畢后