PAGE公共衛(wèi)生用品采購制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公共衛(wèi)生用品的采購管理，規(guī)范采購流程，確保所采購的公共衛(wèi)生用品符合質(zhì)量要求，滿足公司員工的使用需求，保障員工的健康與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有公共衛(wèi)生用品的采購活動，包括但不限于洗手液、衛(wèi)生紙、紙巾、一次性手套、口罩等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商提供的產(chǎn)品，保證公共衛(wèi)生用品的質(zhì)量符合或優(yōu)于行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.性價(jià)比原則：在保證質(zhì)量的前提下，綜合考慮價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，力求實(shí)現(xiàn)采購成本的合理控制，提高采購效益。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)做到公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保采購信息的透明化。二、采購需求管理（一）需求預(yù)測1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門員工數(shù)量、工作性質(zhì)以及公共衛(wèi)生用品的使用頻率等因素，定期對公共衛(wèi)生用品的需求進(jìn)行預(yù)測，并填寫《公共衛(wèi)生用品需求預(yù)測表》。預(yù)測周期為[具體周期，如月度、季度等]。2.人力資源部門應(yīng)及時(shí)提供員工人數(shù)的變動信息，以便各部門準(zhǔn)確預(yù)測需求。（二）需求審批1.《公共衛(wèi)生用品需求預(yù)測表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政管理部門。2.行政管理部門對各部門提交的需求預(yù)測進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司實(shí)際庫存情況，制定公司整體公共衛(wèi)生用品采購計(jì)劃，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.行政管理部門負(fù)責(zé)建立公共衛(wèi)生用品供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商資料，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證文件、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件的有效性和經(jīng)營范圍的符合性。3.實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)場所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系等，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平和信譽(yù)狀況。4.根據(jù)考察和審查結(jié)果，選擇若干家合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和更新。（二）供應(yīng)商評估1.行政管理部門定期（每[評估周期，如半年]）對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.收集公司內(nèi)部使用部門對公共衛(wèi)生用品的反饋意見，作為供應(yīng)商評估的重要依據(jù)。3.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如優(yōu)先合作、增加訂單量等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改要求，如限期整改、暫停合作等；對整改后仍不符合要求的供應(yīng)商，將其從供應(yīng)商信息庫中刪除。（三）供應(yīng)商合作協(xié)議1.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.合作協(xié)議應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)要求，確保雙方的合法權(quán)益得到保障。3.在合作過程中，如遇供應(yīng)商變更產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格等重要條款，應(yīng)提前與公司協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)實(shí)際需求，在需要采購公共衛(wèi)生用品時(shí)，填寫《公共衛(wèi)生用品采購申請表》，詳細(xì)注明所需用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.《公共衛(wèi)生用品采購申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，提交至行政管理部門。（二）采購審批1.行政管理部門收到采購申請后進(jìn)行初審，核實(shí)申請內(nèi)容的合理性和準(zhǔn)確性，并結(jié)合庫存情況進(jìn)行綜合判斷。2.對于金額較?。╗具體金額標(biāo)準(zhǔn)]以下）的采購申請，由行政管理部門負(fù)責(zé)人審批；對于金額較大的采購申請，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購實(shí)施1.經(jīng)審批通過的采購申請，行政管理部門采購人員按照批準(zhǔn)的采購計(jì)劃和供應(yīng)商信息，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同或訂單，明確采購產(chǎn)品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同或訂單應(yīng)符合公司采購制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。（四）驗(yàn)收入庫1.公共衛(wèi)生用品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量管理部門和倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.質(zhì)量管理部門按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購的公共衛(wèi)生用品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查產(chǎn)品的外觀、包裝、質(zhì)量證明文件等，必要時(shí)進(jìn)行抽樣檢測。3.倉庫管理人員根據(jù)采購合同或訂單以及驗(yàn)收結(jié)果，對合格的公共衛(wèi)生用品辦理入庫手續(xù)，填寫《公共衛(wèi)生用品入庫單》，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。4.對于驗(yàn)收不合格的公共衛(wèi)生用品，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理辦法，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等，并跟蹤處理結(jié)果。（五）付款結(jié)算1.倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收合格的入庫單和采購合同或訂單，填寫《公共衛(wèi)生用品付款申請單》。2.《公共衛(wèi)生用品付款申請單》經(jīng)行政管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)管理制度和采購合同或訂單約定的付款方式進(jìn)行付款結(jié)算。在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)核對采購發(fā)票、入庫單、合同等相關(guān)憑證的一致性和合法性。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對采購產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行把控，確保所采購的公共衛(wèi)生用品符合質(zhì)量要求。2.要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，并在采購合同中明確質(zhì)量責(zé)任和違約責(zé)任，如因供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題給公司造成損失的，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.定期對采購的公共衛(wèi)生用品進(jìn)行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決，并采取相應(yīng)的糾正措施，防止問題再次發(fā)生。（二）供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)1.建立供應(yīng)商評估和預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、生產(chǎn)能力、供貨穩(wěn)定性等信息，對可能影響供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行提前預(yù)警。2.與主要供應(yīng)商保持密切溝通，建立良好的合作關(guān)系，確保在供應(yīng)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)協(xié)商解決。3.制定應(yīng)急采購預(yù)案，當(dāng)主要供應(yīng)商無法按時(shí)供貨時(shí)，能夠迅速尋找替代供應(yīng)商，保證公共衛(wèi)生用品的正常供應(yīng)。（三）價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)1.關(guān)注市場價(jià)格動態(tài)，定期收集和分析公共衛(wèi)生用品的市場價(jià)格信息，為采購決策提供參考依據(jù)。2.在采購談判中，靈活運(yùn)用談判技巧，爭取有利的采購價(jià)格。同時(shí)，與供應(yīng)商協(xié)商建立價(jià)格調(diào)整機(jī)制，根據(jù)市場價(jià)格波動情況適時(shí)調(diào)整采購價(jià)格。3.通過批量采購、集中采購等方式，降低采購成本，分散價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政管理部門負(fù)責(zé)對公共衛(wèi)生用品采購活動進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督，定期檢查采購流程的執(zhí)行情況，包括采購申請、審批、采購實(shí)施、驗(yàn)收入庫、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)。2.審計(jì)部門定期對公共衛(wèi)生用品采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，審查采購合同的合法性、合規(guī)性，采購成本的合理性，以及采購過程中的內(nèi)部控制執(zhí)行情況等。3.鼓勵(lì)公司員工對采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）信息公開1.行政管理部門定期公布公共衛(wèi)生用品采購的相關(guān)信息，包括采購計(jì)劃、采購結(jié)果、供應(yīng)商信息等，接受公司員工的監(jiān)督。2.在公司內(nèi)部網(wǎng)站或公告欄設(shè)立公