貿(mào)易合同操作流程制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國民法典》等國家相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)合同管理準則及集團母公司關(guān)于風(fēng)險防控與合規(guī)經(jīng)營的管理規(guī)定，結(jié)合公司實際業(yè)務(wù)需求，為規(guī)范貿(mào)易合同操作流程，防范合同風(fēng)險，提升業(yè)務(wù)效率，制定本制度。第二條本制度適用于公司所有部門、下屬單位及全體員工，涵蓋貿(mào)易合同的全生命周期管理，包括合同立項、談判、審批、簽訂、履行、變更、解除及歸檔等環(huán)節(jié)，涉及國內(nèi)外貿(mào)易、采購、銷售、服務(wù)等各類業(yè)務(wù)場景。第三條本制度中的核心術(shù)語定義如下：（一）貿(mào)易合同專項管理：指公司通過制度、流程、技術(shù)及組織保障，對貿(mào)易合同進行系統(tǒng)性管控，確保合同合法合規(guī)、風(fēng)險可控、目標(biāo)達成。（二）合同操作風(fēng)險：指在合同操作過程中因流程不規(guī)范、信息不對稱、決策失誤或外部因素導(dǎo)致的經(jīng)濟損失、法律糾紛或聲譽損害。（三）合同合規(guī)：指貿(mào)易合同的條款、審批、履行等環(huán)節(jié)均符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部制度要求。第四條貿(mào)易合同操作管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有貿(mào)易合同納入統(tǒng)一管理，無死角、無盲區(qū)。（二）責(zé)任到人：明確各層級、各部門及崗位的合同管理職責(zé)，確?？勺匪?。（三）風(fēng)險導(dǎo)向：重點關(guān)注高風(fēng)險環(huán)節(jié)，實施差異化管控措施。（四）持續(xù)改進：定期評估合同管理效果，優(yōu)化流程與機制。第二章管理組織機構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負責(zé)人為公司貿(mào)易合同管理第一責(zé)任人，對合同管理的全面工作負總責(zé)；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司合同管理直接責(zé)任人，負責(zé)具體組織、協(xié)調(diào)與監(jiān)督。第六條設(shè)立貿(mào)易合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)部門負責(zé)人組成，統(tǒng)籌合同管理的政策制定、風(fēng)險決策、重大合同審批及監(jiān)督評價等工作。領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室設(shè)在[牽頭部門名稱]，負責(zé)日常協(xié)調(diào)與信息匯總。第七條明確三類主體的職責(zé)分工：（一）牽頭部門：負責(zé)貿(mào)易合同管理制度的制定與修訂，組織風(fēng)險識別與評估，監(jiān)督制度執(zhí)行，開展培訓(xùn)宣貫，考核管理成效。（二）專責(zé)部門：負責(zé)合同合規(guī)性審核，流程優(yōu)化，風(fēng)險預(yù)警與處置，合同糾紛處理，及業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)與維護。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實合同管理制度，開展本領(lǐng)域風(fēng)險防控，確保合同數(shù)據(jù)準確、流程合規(guī)、履行到位。第八條基層執(zhí)行崗的合規(guī)操作責(zé)任包括：嚴格執(zhí)行合同審批流程，確認合同條款合法合規(guī)，妥善保管合同文件，及時上報異常情況，簽署崗位合規(guī)承諾書。第三章專項管理重點內(nèi)容與要求第九條合同立項管理：業(yè)務(wù)部門需提供完整的合同背景資料，包括交易對手盡職調(diào)查報告、市場分析及預(yù)期收益評估，經(jīng)牽頭部門審核后報領(lǐng)導(dǎo)小組審批。禁止無明確業(yè)務(wù)需求的盲目立項。第十條合同談判管理：談判前制定談判策略，明確底線條款；談判中做好記錄，確保關(guān)鍵內(nèi)容無遺漏；談判結(jié)束后提交談判報告，經(jīng)專責(zé)部門審核合規(guī)性。嚴禁利益輸送或泄露商業(yè)秘密。第十一條合同審批管理：根據(jù)合同金額、風(fēng)險等級制定分級審批權(quán)限，重大合同須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組集體決策；審批流程需完整，禁止越級審批或代簽。第十二條合同簽訂管理：簽訂前確認合同條款與審批意見一致，使用公司標(biāo)準模板，重要條款需經(jīng)法律部門審核；簽訂后及時歸檔，確保原件安全。禁止偽造或篡改合同。第十三條合同履行監(jiān)控：建立合同履行臺賬，定期跟蹤進度，重大節(jié)點需預(yù)警；發(fā)現(xiàn)違約苗頭時及時上報，協(xié)調(diào)解決。禁止縱容違約行為或隱瞞不報。第十四條合同變更管理：變更需履行審批程序，調(diào)整后的合同需重新審核并歸檔；變更內(nèi)容不得損害公司利益。禁止未經(jīng)授權(quán)擅自變更合同。第十五條合同解除管理：解除需基于明確的法律依據(jù)，履行法定通知義務(wù)，并做好后續(xù)結(jié)算工作；解除流程需經(jīng)專責(zé)部門審核。禁止違規(guī)解除或拖延履行義務(wù)。第十六條合同歸檔管理：按檔案管理制度分類歸檔，確保紙質(zhì)與電子文件一致，保管期限符合法規(guī)要求；歸檔前需經(jīng)業(yè)務(wù)部門確認完整性。禁止隨意銷毀或泄露合同信息。第四章專項管理運行機制第十七條制度動態(tài)更新機制：每年至少開展一次制度評估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及風(fēng)險案例修訂制度，確保時效性。第十八條風(fēng)險識別預(yù)警機制：每季度組織專項風(fēng)險排查，對高風(fēng)險合同進行分級評估，發(fā)布預(yù)警通知，并制定應(yīng)對方案。第十九條合規(guī)審查機制：將合同審查嵌入業(yè)務(wù)流程，關(guān)鍵節(jié)點如立項、簽訂、變更需經(jīng)專責(zé)部門審核，明確“未經(jīng)合規(guī)審查不得實施”。第二十條風(fēng)險應(yīng)對機制：一般風(fēng)險由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險由領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，明確應(yīng)急流程、責(zé)任分工及上報要求。第二十一條責(zé)任追究機制：界定違規(guī)情形及處罰標(biāo)準，輕者約談，重者扣罰績效、紀律處分，涉嫌犯罪的移交司法機關(guān)。第二十二條評估改進機制：每年對合同管理體系開展全面評估，分析數(shù)據(jù)、案例及流程漏洞，提出優(yōu)化建議并落實。第五章專項管理保障措施第二十三條組織保障：各層級領(lǐng)導(dǎo)需定期聽取合同管理工作匯報，推動資源投入，確保制度有效執(zhí)行。第二十四條考核激勵機制：將合同合規(guī)情況納入部門及個人年度考核，與績效、評優(yōu)掛鉤，設(shè)立專項管理獎項。第二十五條培訓(xùn)宣傳機制：分層級開展培訓(xùn)，管理層重點考核合規(guī)履職，一線員工重點培訓(xùn)操作規(guī)范，定期發(fā)布合規(guī)手冊。第二十六條信息化支撐：通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)合同全流程線上管理，自動推送審批節(jié)點，實時監(jiān)控風(fēng)險指標(biāo)。第二十七條文化建設(shè)：發(fā)布合規(guī)承諾書，設(shè)立合規(guī)標(biāo)兵，營造“人人懂合規(guī)、事事講合規(guī)”的氛圍。第二十八條報告制度：每月匯總風(fēng)險事件，每半年提交管理情況報告，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計、案例剖析