企業(yè)證書標(biāo)識(shí)管理及應(yīng)用控制制度第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)各類證書及相關(guān)標(biāo)識(shí)的獲取、保管、使用與銷毀等管理行為，確保其真實(shí)、合法、有效及安全，維護(hù)企業(yè)良好形象與合法權(quán)益，防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理要求，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在生產(chǎn)經(jīng)營、對(duì)外交往、宣傳推廣等活動(dòng)中涉及的各類證書、資質(zhì)證明文件及其所附標(biāo)識(shí)、認(rèn)證標(biāo)志、許可標(biāo)志等（以下統(tǒng)稱“證書標(biāo)識(shí)”）的管理與應(yīng)用。第三條基本原則證書標(biāo)識(shí)管理遵循以下原則：（一）統(tǒng)一管理，分級(jí)負(fù)責(zé)：企業(yè)對(duì)證書標(biāo)識(shí)實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范，明確責(zé)任部門，各相關(guān)部門協(xié)同配合。（二）真實(shí)有效，合規(guī)合法：確保所有證書標(biāo)識(shí)均通過合法途徑獲取，信息真實(shí)，在有效期內(nèi)，并符合相關(guān)法規(guī)要求。（三）安全保密，防范風(fēng)險(xiǎn)：妥善保管，防止遺失、損壞、被盜用或?yàn)E用，對(duì)涉及商業(yè)秘密的信息予以保密。（四）規(guī)范使用，權(quán)責(zé)清晰：嚴(yán)格按照規(guī)定范圍和方式使用，明確使用責(zé)任，杜絕違規(guī)使用。第二章組織與職責(zé)第四條管理部門企業(yè)指定綜合管理部門（或行政部/質(zhì)量管理部，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定）作為證書標(biāo)識(shí)的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）組織制定和修訂本制度及相關(guān)管理細(xì)則；（二）統(tǒng)籌證書的申請(qǐng)、獲取、登記、保管、變更、年檢、注銷等工作；（三）負(fù)責(zé)企業(yè)層面核心標(biāo)識(shí)的設(shè)計(jì)、備案、制作指導(dǎo)與監(jiān)督使用；（四）監(jiān)督檢查各部門證書標(biāo)識(shí)管理與應(yīng)用情況，協(xié)調(diào)處理相關(guān)問題；（五）建立和維護(hù)企業(yè)證書標(biāo)識(shí)管理臺(tái)賬。第五條相關(guān)部門職責(zé)（一）各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)所需證書的初始申請(qǐng)、材料準(zhǔn)備、配合獲取工作，并對(duì)提交材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門日常使用證書的領(lǐng)用、保管、歸還，并按規(guī)定流程申請(qǐng)使用。（三）市場、宣傳等部門在使用證書標(biāo)識(shí)進(jìn)行對(duì)外宣傳、產(chǎn)品包裝、廣告投放前，須確保其合規(guī)性，并報(bào)請(qǐng)歸口管理部門審核或備案。（四）財(cái)務(wù)部門協(xié)助辦理與證書相關(guān)的費(fèi)用結(jié)算。第三章證書標(biāo)識(shí)的分類與管理第六條證書分類企業(yè)證書主要包括但不限于：（一）主體資質(zhì)類：如營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證（或三證合一/五證合一證件）、公司章程等。（二）行業(yè)許可類：如各類行業(yè)經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證、專項(xiàng)審批文件等。（三）體系認(rèn)證類：如質(zhì)量管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證等。（四）產(chǎn)品/服務(wù)認(rèn)證類：如產(chǎn)品認(rèn)證證書、服務(wù)認(rèn)證證書等。（五）榮譽(yù)資質(zhì)類：如各類獎(jiǎng)項(xiàng)證書、榮譽(yù)稱號(hào)、會(huì)員證書等。（六）其他具有法律效力或證明作用的文件。第七條證書的獲取與登記（一）證書獲取應(yīng)通過正規(guī)渠道，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，按審批流程報(bào)批后辦理。必要時(shí)，歸口管理部門提供支持與指導(dǎo)。（二）新獲取的證書，應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)交由歸口管理部門統(tǒng)一登記，錄入管理臺(tái)賬。臺(tái)賬內(nèi)容至少包括：證書名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、發(fā)證日期、有效期、持證單位、保管部門/人、狀態(tài)等信息。（三）證書原件原則上由歸口管理部門統(tǒng)一歸檔保管，確因工作需要由業(yè)務(wù)部門日常保管的，需辦理領(lǐng)用手續(xù)，并承擔(dān)保管責(zé)任。第八條證書的保管與維護(hù)（一）證書保管應(yīng)確保安全、整潔、防潮、防蟲、防火。原件應(yīng)存入保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ梦募?。（二）歸口管理部門負(fù)責(zé)證書的定期檢查、維護(hù)，對(duì)即將到期的證書，應(yīng)提前通知相關(guān)部門辦理年檢、復(fù)審或換證手續(xù)。（三）證書信息發(fā)生變更（如企業(yè)名稱、地址、法定代表人等），相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，歸口管理部門協(xié)助辦理變更手續(xù)，并更新臺(tái)賬信息。（四）證書遺失或損壞，保管部門/人應(yīng)立即向歸口管理部門報(bào)告，并按規(guī)定程序申請(qǐng)補(bǔ)辦，同時(shí)追究相關(guān)人員責(zé)任。第九條證書的使用與借閱（二）對(duì)外提供證書復(fù)印件或電子掃描件，須經(jīng)歸口管理部門審核，必要時(shí)報(bào)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并明確使用范圍和用途，索取對(duì)方接收回執(zhí)或留存發(fā)放記錄。（三）原則上不借出證書原件。確因特殊情況需借出的，須經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，明確歸還時(shí)限和保管責(zé)任，限期歸還。（四）嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人擅自涂改、偽造、變?cè)?、出租、出借、轉(zhuǎn)讓或買賣證書。第十條證書的注銷與報(bào)廢（一）證書有效期滿未獲延續(xù)、被發(fā)證機(jī)構(gòu)撤銷、或因企業(yè)自身原因不再需要的，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知?dú)w口管理部門，辦理注銷或報(bào)廢手續(xù)，并在臺(tái)賬中注明。（二）作廢的證書原件由歸口管理部門統(tǒng)一登記后，按規(guī)定程序銷毀，并留存銷毀記錄。第十一條標(biāo)識(shí)的設(shè)計(jì)與制作（一）企業(yè)核心標(biāo)識(shí)（如Logo、名稱組合等）的設(shè)計(jì)、修改應(yīng)遵循企業(yè)視覺識(shí)別系統(tǒng)（VI）規(guī)范，由歸口管理部門（或市場/品牌部門）組織，報(bào)企業(yè)決策層批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）各類認(rèn)證標(biāo)志、許可標(biāo)志等，應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)證機(jī)構(gòu)或相關(guān)法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行設(shè)計(jì)、制作和使用，確保準(zhǔn)確無誤。（三）標(biāo)識(shí)的制作應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，保證制作質(zhì)量。第十二條標(biāo)識(shí)的使用與維護(hù)（一）標(biāo)識(shí)的使用應(yīng)符合本制度及企業(yè)VI規(guī)范要求，保持清晰、完整、準(zhǔn)確。（二）在產(chǎn)品包裝、說明書、廣告宣傳品、網(wǎng)站、辦公場所、公務(wù)用品等載體上使用標(biāo)識(shí)，需符合相關(guān)規(guī)定，避免不當(dāng)或誤導(dǎo)性使用。（三）歸口管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督標(biāo)識(shí)的規(guī)范使用，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用情況有權(quán)要求糾正。第四章證書標(biāo)識(shí)的應(yīng)用與控制第十三條應(yīng)用范圍與規(guī)范（一）證書標(biāo)識(shí)的應(yīng)用應(yīng)與其證明的范圍、有效期一致，不得超范圍、超期使用。（二）在產(chǎn)品宣傳中使用認(rèn)證標(biāo)志、獲獎(jiǎng)標(biāo)識(shí)等，應(yīng)同時(shí)標(biāo)明相關(guān)證書的編號(hào)及發(fā)證機(jī)構(gòu)（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。（三）不得利用證書標(biāo)識(shí)進(jìn)行虛假宣傳或誤導(dǎo)性陳述。（四）對(duì)于有特定使用要求的標(biāo)識(shí)（如強(qiáng)制性認(rèn)證標(biāo)志），必須嚴(yán)格遵守其管理規(guī)定。第十四條對(duì)外宣傳與展示（一）在各類宣傳材料（包括但不限于手冊(cè)、海報(bào)、網(wǎng)站、社交媒體、展覽展示等）中使用證書標(biāo)識(shí)前，應(yīng)由使用部門報(bào)歸口管理部門審核其合規(guī)性。（二）廣告宣傳中涉及證書標(biāo)識(shí)內(nèi)容的，市場部門應(yīng)確保其真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合法性，并按廣告審批流程報(bào)批。第十五條合作與授權(quán)（一）在與外部單位合作過程中，如需要授權(quán)對(duì)方使用本企業(yè)證書標(biāo)識(shí)，必須簽訂書面授權(quán)協(xié)議，明確使用范圍、期限、責(zé)任等，并報(bào)歸口管理部門備案。（二）嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)許可第三方使用企業(yè)證書標(biāo)識(shí)。第十六條風(fēng)險(xiǎn)防范（一）各部門在使用證書標(biāo)識(shí)時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)企業(yè)信息安全，防止被不法分子盜用或仿冒。（二）發(fā)現(xiàn)偽造、冒用本企業(yè)證書標(biāo)識(shí)的行為，歸口管理部門應(yīng)及時(shí)采取法律措施，維護(hù)企業(yè)權(quán)益。（三）定期對(duì)證書標(biāo)識(shí)的使用情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，特別是在對(duì)外合作、重要項(xiàng)目投標(biāo)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。第五章監(jiān)督與檢查第十七條日常監(jiān)督歸口管理部門應(yīng)定期或不定期對(duì)各部門證書標(biāo)識(shí)的管理、保管、使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。第十八條定期審計(jì)企業(yè)可結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作，對(duì)證書標(biāo)識(shí)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，評(píng)估管理有效性，提出改進(jìn)建議。第十九條責(zé)任追究對(duì)于違反本制度規(guī)定，造成證書遺失、損壞、被盜用、濫用，或因違規(guī)使用導(dǎo)致企業(yè)聲譽(yù)受損、經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。第六章附則