工程檔案制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》等國家法律法規(guī)，參照《企業(yè)檔案管理制度規(guī)范》等行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于檔案管理的指導(dǎo)意見及本公司內(nèi)部控制管理需求制定。旨在規(guī)范工程檔案的形成、收集、整理、保管、利用和鑒定等全過程管理，防控檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，保障檔案信息安全，提升檔案服務(wù)價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工在工程項(xiàng)目建設(shè)、技術(shù)改造、設(shè)備更新等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案管理行為，覆蓋工程前期立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、運(yùn)維及處置等全生命周期場(chǎng)景。第三條本制度下列術(shù)語含義：（一）“工程專項(xiàng)管理”是指公司為完成工程項(xiàng)目全生命周期管理任務(wù)，在檔案形成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)實(shí)施系統(tǒng)性控制的活動(dòng)，包括檔案分類、編目、存儲(chǔ)、保密、借閱、銷毀等管理措施。（二）“工程專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”是指因檔案管理不善導(dǎo)致檔案遺失、損毀、泄密、篡改或利用不當(dāng)，可能引發(fā)的法律責(zé)任、經(jīng)濟(jì)賠償、聲譽(yù)損害或安全責(zé)任事故。（三）“工程合規(guī)管理”是指公司依據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)部制度要求，對(duì)工程檔案管理活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范約束，確保檔案管理行為合法、合規(guī)、完整、有效。第四條工程檔案管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的原則。（一）全面覆蓋原則：所有工程活動(dòng)產(chǎn)生的檔案均須納入管理范圍，確保檔案類型、數(shù)量、內(nèi)容與業(yè)務(wù)活動(dòng)保持完整對(duì)應(yīng)。（二）責(zé)任到人原則：明確各級(jí)管理者和執(zhí)行者的檔案管理職責(zé)，建立“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰形成誰整理、誰利用誰監(jiān)督”的責(zé)任體系。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控，通過過程管控、技術(shù)防護(hù)、制度約束等手段，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估檔案管理體系有效性，根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時(shí)優(yōu)化管理流程和技術(shù)手段。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司工程檔案管理工作負(fù)總責(zé)，承擔(dān)第一責(zé)任人的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工程檔案管理工作負(fù)直接責(zé)任，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督考核。第六條設(shè)立公司工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，成員包括各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及下屬單位代表。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃工程檔案管理工作，制定年度管理計(jì)劃；（二）審議重大工程檔案管理事項(xiàng)，作出決策審批；（三）協(xié)調(diào)解決工程檔案管理中的跨部門問題；（四）定期評(píng)估工程檔案管理績效，開展監(jiān)督評(píng)價(jià)。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室（設(shè)在[牽頭部門名稱]，以下簡稱“辦公室”），承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)小組日常工作，主要職責(zé)包括：（一）起草工程檔案管理制度及實(shí)施細(xì)則；（二）組織工程檔案管理培訓(xùn)、宣傳和考核；（三）協(xié)調(diào)工程檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)；（四）收集、匯總工程檔案管理情況，定期向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。第八條明確三類主體在工程檔案管理中的職責(zé)分工：（一）牽頭部門職責(zé)：1.統(tǒng)籌工程檔案管理制度體系建設(shè)，定期評(píng)估制度有效性；2.組織開展工程檔案風(fēng)險(xiǎn)排查，制定風(fēng)險(xiǎn)防控措施；3.負(fù)責(zé)工程檔案管理考核，監(jiān)督責(zé)任落實(shí)；4.組織工程檔案管理培訓(xùn)，提升全員檔案意識(shí)。（二）專責(zé)部門職責(zé)：1.負(fù)責(zé)工程檔案業(yè)務(wù)合規(guī)審核，監(jiān)督流程執(zhí)行；2.優(yōu)化工程檔案管理流程，提升管理效率；3.參與工程檔案風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，提出處置建議；4.處置工程檔案管理中的違規(guī)行為。（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位職責(zé)：1.負(fù)責(zé)本領(lǐng)域工程檔案的日常管理，確保檔案完整、準(zhǔn)確；2.開展工程檔案自查自糾，及時(shí)整改問題；3.報(bào)告工程檔案管理風(fēng)險(xiǎn)事件，配合風(fēng)險(xiǎn)處置；4.落實(shí)檔案安全責(zé)任，防范泄密風(fēng)險(xiǎn)。第九條明確基層執(zhí)行崗職責(zé)：（一）嚴(yán)格遵守檔案管理操作規(guī)程，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔行為；（二）對(duì)所經(jīng)手檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，不得擅自修改、損毀或泄露；（三）發(fā)現(xiàn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)或異常情況，及時(shí)向直接上級(jí)報(bào)告；（四）簽署崗位合規(guī)承諾書，明確檔案管理責(zé)任。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十條工程項(xiàng)目立項(xiàng)檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.立項(xiàng)文件必須包含項(xiàng)目審批表、可行性研究報(bào)告、預(yù)算方案等完整材料；2.立項(xiàng)檔案需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門雙重審核，并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；3.立項(xiàng)檔案編號(hào)應(yīng)與項(xiàng)目全生命周期保持唯一對(duì)應(yīng)關(guān)系。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁偽造、篡改立項(xiàng)文件，嚴(yán)禁將未立項(xiàng)項(xiàng)目檔案列入管理范圍。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：1.防控立項(xiàng)依據(jù)不充分導(dǎo)致的決策風(fēng)險(xiǎn)；2.防控檔案收集不完整導(dǎo)致的追溯風(fēng)險(xiǎn)。第十一條工程設(shè)計(jì)檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.設(shè)計(jì)文件需包含方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)及變更記錄；2.設(shè)計(jì)檔案應(yīng)標(biāo)注編制人、審核人、批準(zhǔn)人及修改時(shí)間；3.設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化比例不低于項(xiàng)目總檔案量的80%。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未變更擅自修改設(shè)計(jì)檔案，嚴(yán)禁將設(shè)計(jì)檔案用于非授權(quán)用途。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：1.防控設(shè)計(jì)缺陷導(dǎo)致的工程安全隱患；2.防控設(shè)計(jì)檔案泄密對(duì)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的損害。第十二條工程施工檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.施工檔案必須包含施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)方案、材料檢測(cè)報(bào)告、施工日志等；2.施工檔案需按工序、部位分類歸檔，并附電子掃描件；3.關(guān)鍵工序檔案需經(jīng)監(jiān)理單位聯(lián)合審核。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁偽造施工記錄，嚴(yán)禁將施工檔案交由第三方違規(guī)使用。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：1.防控施工質(zhì)量問題導(dǎo)致的檔案追溯困難；2.防控施工檔案丟失對(duì)項(xiàng)目結(jié)算的影響。第十三條工程驗(yàn)收檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.驗(yàn)收檔案必須包含驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢測(cè)報(bào)告、使用說明等；2.驗(yàn)收檔案需由建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位四方簽字；3.驗(yàn)收檔案需與實(shí)物狀態(tài)保持一致。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁未驗(yàn)收擅自使用工程檔案，嚴(yán)禁夸大工程性能的驗(yàn)收材料。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：1.防控驗(yàn)收不合格導(dǎo)致的后期糾紛；2.防控驗(yàn)收檔案缺失影響資產(chǎn)移交。第十四條工程運(yùn)維檔案管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.運(yùn)維檔案必須包含設(shè)備臺(tái)賬、維修記錄、巡檢報(bào)告等；2.運(yùn)維檔案需按設(shè)備類別、時(shí)間順序分類管理；3.運(yùn)維檔案需定期更新，確保信息實(shí)時(shí)性。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁刪除或篡改運(yùn)維記錄，嚴(yán)禁將運(yùn)維檔案用于商業(yè)營銷。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：1.防控設(shè)備故障因檔案缺失導(dǎo)致的維修延誤；2.防控運(yùn)維檔案泄密引發(fā)的安全責(zé)任事故。第十五條工程檔案數(shù)字化管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.檔案數(shù)字化應(yīng)采用掃描或拍照方式，圖像分辨率不低于300dpi；2.數(shù)字化檔案需與原件一一對(duì)應(yīng)，并附目錄清單；3.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在專用服務(wù)器，訪問權(quán)限受控。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行惡意修改，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)傳播數(shù)字化檔案。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：1.防控?cái)?shù)字化檔案丟失或損毀；2.防控?cái)?shù)字化檔案被非法復(fù)制或篡改。第十六條工程檔案保密管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.涉密檔案需標(biāo)注密級(jí)，并采取物理隔離或加密措施；2.涉密檔案借閱需經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，并登記借閱人信息；3.涉密檔案銷毀需經(jīng)審批，并記錄銷毀過程。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁擅自復(fù)制涉密檔案，嚴(yán)禁將涉密檔案帶離辦公場(chǎng)所。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：1.防控涉密檔案泄密導(dǎo)致的國家秘密或商業(yè)秘密泄露；2.防控涉密檔案管理不當(dāng)引發(fā)的泄密責(zé)任事故。第十七條工程檔案銷毀管理：（一）業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：1.銷毀檔案需經(jīng)鑒定，并形成銷毀清單；2.銷毀檔案需由兩人以上監(jiān)督，并記錄銷毀過程；3.銷毀紙質(zhì)檔案需采取碎紙機(jī)銷毀，銷毀電子檔案需徹底清除數(shù)據(jù)。（二）禁止性行為：嚴(yán)禁擅自銷毀應(yīng)保存檔案，嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀檔案轉(zhuǎn)移至非授權(quán)場(chǎng)所。（三）風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：1.防控銷毀不徹底導(dǎo)致的檔案恢復(fù)風(fēng)險(xiǎn)；2.防控銷毀過程被篡改或偽造。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十八條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）每年年底由辦公室組織評(píng)估檔案管理制度有效性，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果提出修訂建議；（二）遇國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整，需在一個(gè)月內(nèi)完成制度修訂；（三）重大業(yè)務(wù)調(diào)整需在一個(gè)月內(nèi)完成制度配套修訂，確保制度與業(yè)務(wù)同步。第十九條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每年第一季度由辦公室牽頭開展檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，重點(diǎn)排查檔案遺失、損毀、泄密、篡改等風(fēng)險(xiǎn)；（二）對(duì)排查出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)評(píng)估，一般風(fēng)險(xiǎn)每月報(bào)告，重大風(fēng)險(xiǎn)即時(shí)上報(bào)；（三）辦公室根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)發(fā)布預(yù)警通知，明確防控措施和責(zé)任部門。第二十條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將檔案管理審查嵌入業(yè)務(wù)流程，包括立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)變更、驗(yàn)收移交等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)；（二）未經(jīng)檔案管理審查的工程文件不得實(shí)施，并由專責(zé)部門出具合規(guī)意見；（三）審查記錄需存檔備查，并作為績效考核依據(jù)。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，處置結(jié)果報(bào)辦公室備案；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組組織處置，明確責(zé)任部門、處置時(shí)限和應(yīng)急預(yù)案；（三）風(fēng)險(xiǎn)處置過程需全程記錄，處置結(jié)果經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審定后執(zhí)行。第二十二條責(zé)任追究機(jī)制：（一）明確違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)：1.檔案遺失、損毀的，追究直接責(zé)任人責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的追究領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；2.檔案泄密的，追究泄露責(zé)任人責(zé)任，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予經(jīng)濟(jì)處罰或紀(jì)律處分；3.檔案管理不規(guī)范的，取消相關(guān)責(zé)任人評(píng)優(yōu)資格，并通報(bào)批評(píng)。（二）處罰程序：由辦公室調(diào)查取證，領(lǐng)導(dǎo)小組審議后作出處罰決定，并報(bào)公司主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第二十三條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年第四季度由辦公室組織對(duì)檔案管理體系有效性開展評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括制度執(zhí)行、風(fēng)險(xiǎn)防控、效率提升等；（二）評(píng)估結(jié)果形成報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議后作為制度改進(jìn)依據(jù)；（三）對(duì)評(píng)估發(fā)現(xiàn)的流程漏洞，需在三個(gè)月內(nèi)完成優(yōu)化整改。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十四條組織保障：（一）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)分管領(lǐng)域的檔案管理工作負(fù)直接責(zé)任，定期聽取工作匯報(bào)；（二）辦公室每季度向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)工作進(jìn)展，確保檔案管理工作納入公司治理體系。第二十五條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將檔案管理納入部門年度考核，考核權(quán)重不低于5%；（二）將檔案管理納入個(gè)人績效考核，考核結(jié)果與獎(jiǎng)金、晉升掛鉤；（三）設(shè)立檔案管理專項(xiàng)獎(jiǎng)，對(duì)表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)。第二十六條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）每年開展全員檔案管理培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋制度要求、操作規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)防控等；（二）對(duì)專責(zé)部門人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)能力；（三）通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等方式，營造全員檔案意識(shí)。第二十七條信息化支撐：（一）建立工程檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期數(shù)字化管理；（二）通過系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、權(quán)限分級(jí)管理；（三）定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)升級(jí)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。第二十八條文化建設(shè)：（一）發(fā)布工程檔案管理手冊(cè)，明確制度要求、操作規(guī)范、責(zé)任分工；（二）組織員工簽訂檔案管理承諾書，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)；（三）開展檔案管理主題活動(dòng)，提升全員合規(guī)意識(shí)。第二十九條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件報(bào)告：重大風(fēng)險(xiǎn)事件需在24小時(shí)內(nèi)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組，一般風(fēng)險(xiǎn)事件需在