PAGE展會運(yùn)營部工作制度一、總則（一）目的為了規(guī)范展會運(yùn)營部的工作流程，提高工作效率，確保展會活動的順利開展，提升公司在展會領(lǐng)域的形象和競爭力，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于展會運(yùn)營部全體工作人員，包括展會項目經(jīng)理、策劃人員、執(zhí)行人員、后勤保障人員等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保展會活動合法合規(guī)進(jìn)行。2.專業(yè)性原則：秉持專業(yè)精神，運(yùn)用專業(yè)知識和技能，為參展商和觀眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.高效性原則：優(yōu)化工作流程，合理安排資源，確保展會各項工作高效有序完成。4.協(xié)作性原則：強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊協(xié)作，各崗位之間密切配合，共同達(dá)成展會目標(biāo)。二、崗位職責(zé)（一）展會項目經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)展會項目的策劃、組織、實施和監(jiān)控，確保展會按照預(yù)定目標(biāo)順利進(jìn)行。2.制定展會項目計劃，明確各階段工作任務(wù)、時間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人，并監(jiān)督執(zhí)行情況。3.協(xié)調(diào)與參展商、合作伙伴、場館方、政府部門等相關(guān)利益者的關(guān)系，維護(hù)良好的合作氛圍。4.負(fù)責(zé)展會預(yù)算的編制、執(zhí)行和控制，確保費(fèi)用合理使用，達(dá)到預(yù)期效果。5.及時處理展會過程中的突發(fā)問題，采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對，保障展會的正常秩序。6.對展會項目進(jìn)行總結(jié)評估，分析經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)展會提供參考。（二）策劃人員1.根據(jù)展會主題和目標(biāo)，制定詳細(xì)的展會策劃方案，包括展會布局、活動安排、宣傳推廣策略等。2.進(jìn)行市場調(diào)研，了解行業(yè)動態(tài)和競爭對手情況，為展會策劃提供數(shù)據(jù)支持和創(chuàng)意靈感。3.設(shè)計展會的視覺形象，如展位設(shè)計、宣傳資料制作、現(xiàn)場氛圍布置等，確保展會具有吸引力和專業(yè)性。4.協(xié)助項目經(jīng)理制定展會活動計劃，包括開幕式、論壇、研討會、表演等，負(fù)責(zé)活動的策劃和組織實施。5.與參展商溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)其需求提供展位設(shè)計和展示方案的建議，提升參展效果。（三）執(zhí)行人員1.按照展會策劃方案和項目計劃，負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的搭建、布置和撤展工作，確保展位搭建符合設(shè)計要求和安全標(biāo)準(zhǔn)。2.組織參展商按時進(jìn)場布展，協(xié)助其解決布展過程中遇到的問題，保證布展工作順利進(jìn)行。3.負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的運(yùn)營管理，包括人員引導(dǎo)、秩序維護(hù)、設(shè)備保障等，確保展會現(xiàn)場秩序井然。4.協(xié)助策劃人員組織展會活動，負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的執(zhí)行工作，如嘉賓接待、流程引導(dǎo)、設(shè)備操作等，保障活動順利開展。5.收集展會現(xiàn)場的反饋信息，及時向項目經(jīng)理匯報，以便對展會進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。（四）后勤保障人員1.負(fù)責(zé)展會期間的物資采購、運(yùn)輸、存儲和管理工作保障展會所需物資的及時供應(yīng)和合理使用。2.安排展會期間的餐飲、住宿、交通等后勤服務(wù)，為參展商和工作人員提供便利。3.負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，制定安全管理制度，配備安保人員，確保展會現(xiàn)場人員和財產(chǎn)的安全。4.維護(hù)展會現(xiàn)場的環(huán)境衛(wèi)生，安排清潔人員定時清掃，保持展會環(huán)境整潔。5.負(fù)責(zé)展會設(shè)備的安裝、調(diào)試、維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足展會需求。三、工作流程（一）展會籌備階段1.項目立項市場調(diào)研：收集行業(yè)信息、市場需求、競爭對手情況等，為展會立項提供依據(jù)?？尚行苑治觯簩φ箷闹黝}、規(guī)模、時間、地點(diǎn)等進(jìn)行可行性分析，評估展會的市場前景和經(jīng)濟(jì)效益。立項申請：由展會項目經(jīng)理提交立項申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定展會項目。2.策劃方案制定主題確定：結(jié)合市場需求和公司戰(zhàn)略，確定展會的主題和定位。策劃方案編制：策劃人員根據(jù)展會主題，制定詳細(xì)的策劃方案，包括展會布局、活動安排、宣傳推廣策略、預(yù)算計劃等。方案評審：組織相關(guān)部門和人員對策劃方案進(jìn)行評審，提出修改意見，確保方案的科學(xué)性和可行性。3.參展商招募目標(biāo)客戶篩選：根據(jù)展會主題和定位，確定目標(biāo)參展商群體，制定參展商招募計劃。宣傳推廣：通過多種渠道宣傳展會信息，吸引參展商報名參展，如行業(yè)媒體、專業(yè)網(wǎng)站、社交媒體、電話營銷、郵件營銷等。參展商洽談：與有意向的參展商進(jìn)行洽談，介紹展會優(yōu)勢和服務(wù)，解答疑問，簽訂參展合同。4.合作伙伴洽談合作伙伴選擇：根據(jù)展會需求，確定合作伙伴類型，如贊助商、媒體合作伙伴、物流合作伙伴等。合作洽談：與潛在合作伙伴進(jìn)行洽談，明確合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、費(fèi)用支付等條款，簽訂合作協(xié)議。5.場地租賃與布置場地選擇：根據(jù)展會規(guī)模和定位，選擇合適的展會場地，考慮場地的地理位置、交通便利性、設(shè)施條件等因素。租賃合同簽訂：與場地所有者簽訂租賃合同，明確租賃期限、租金支付方式、場地使用規(guī)定等條款。場地布置設(shè)計：策劃人員根據(jù)展會主題和布局要求，設(shè)計場地布置方案，包括展位劃分、通道規(guī)劃、展示區(qū)域設(shè)計等。場地搭建與布置：執(zhí)行人員按照設(shè)計方案進(jìn)行場地搭建和布置，確保展位搭建符合安全標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計要求，現(xiàn)場氛圍營造良好。6.宣傳推廣宣傳策略制定：根據(jù)展會目標(biāo)受眾和預(yù)算情況，制定宣傳推廣策略，包括線上宣傳和線下宣傳相結(jié)合的方式。線上宣傳：通過公司官網(wǎng)、行業(yè)網(wǎng)站、社交媒體平臺、電子郵件、在線廣告等渠道進(jìn)行宣傳推廣，發(fā)布展會信息、新聞稿、圖片、視頻等內(nèi)容，吸引潛在觀眾關(guān)注。線下宣傳：制作展會宣傳資料，如海報、宣傳單頁、邀請函等，通過郵寄、派送、行業(yè)展會、研討會等方式進(jìn)行宣傳推廣，擴(kuò)大展會知名度。媒體合作：與行業(yè)媒體、專業(yè)雜志合作，進(jìn)行展會報道和宣傳，提高展會的媒體曝光度。7.活動策劃與組織活動方案制定：策劃人員根據(jù)展會主題和目標(biāo)，策劃各類活動，如開幕式、論壇、研討會、表演等，并制定詳細(xì)的活動方案，包括活動流程、嘉賓邀請、場地布置、設(shè)備準(zhǔn)備等。嘉賓邀請：確定活動嘉賓名單，通過多種方式邀請嘉賓出席活動，如電話邀請、郵件邀請、專人拜訪等，向嘉賓介紹活動內(nèi)容和亮點(diǎn)，確認(rèn)嘉賓行程安排?；顒訄?zhí)行：執(zhí)行人員按照活動方案組織活動實施，負(fù)責(zé)嘉賓接待、現(xiàn)場引導(dǎo)、設(shè)備操作、流程控制等工作，確保活動順利進(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。8.人員培訓(xùn)培訓(xùn)計劃制定：根據(jù)展會工作需求，制定人員培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間等。培訓(xùn)內(nèi)容：包括展會知識、服務(wù)規(guī)范、溝通技巧、安全知識、應(yīng)急處理等方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)實施：組織工作人員參加培訓(xùn)，通過內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、實地演練等方式，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)能力。（二）展會開展階段1.參展商服務(wù)參展商接待：在展會現(xiàn)場設(shè)立接待處，安排專人負(fù)責(zé)接待參展商，協(xié)助其辦理報到手續(xù)，提供展位指引和相關(guān)資料。展位維護(hù)：及時解決參展商在布展和參展過程中遇到的問題，如展位搭建問題、展品運(yùn)輸問題、設(shè)備故障等，確保展位正常展示。信息溝通：保持與參展商的密切溝通，及時傳達(dá)展會相關(guān)信息和通知，收集參展商的意見和建議，反饋給項目經(jīng)理進(jìn)行處理。2.觀眾服務(wù)觀眾引導(dǎo)：在展會現(xiàn)場設(shè)置明顯的引導(dǎo)標(biāo)識，安排工作人員引導(dǎo)觀眾參觀展會，解答觀眾疑問，提供必要的幫助。信息咨詢：設(shè)立咨詢臺，為觀眾提供展會信息咨詢服務(wù)，包括展會概況、參展商信息、活動安排等，幫助觀眾更好地了解展會。互動體驗：組織開展各類互動體驗活動，增加觀眾的參與度和興趣度，如產(chǎn)品演示、游戲互動區(qū)、抽獎活動等。3.活動執(zhí)行按照活動策劃方案，組織實施各類展會活動開幕式、論壇、研討會、表演等，確?；顒禹樌M(jìn)行，達(dá)到預(yù)期效果。活動現(xiàn)場管理：負(fù)責(zé)活動現(xiàn)場的秩序維護(hù)、設(shè)備保障、安全管理等工作，確?；顒蝇F(xiàn)場安全有序?；顒有Чu估：對活動效果進(jìn)行評估，收集觀眾和嘉賓的反饋意見，分析活動的優(yōu)點(diǎn)和不足之處，為后續(xù)活動改進(jìn)提供參考。4.現(xiàn)場運(yùn)營管理人員管理：合理安排工作人員的崗位和職責(zé)，確保各崗位人員到位，工作有序開展。加強(qiáng)對工作人員的現(xiàn)場管理和監(jiān)督，及時糾正工作人員的不當(dāng)行為，確保服務(wù)質(zhì)量。秩序維護(hù)：制定現(xiàn)場秩序維護(hù)制度，加強(qiáng)展會現(xiàn)場的巡邏和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理各類突發(fā)事件，維護(hù)展會現(xiàn)場的正常秩序。設(shè)備管理：對展會現(xiàn)場的設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。及時處理設(shè)備故障，保障展會活動的順利進(jìn)行。環(huán)境衛(wèi)生管理：安排專人負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的環(huán)境衛(wèi)生清掃和保潔工作定期清理垃圾，保持展會現(xiàn)場環(huán)境整潔。5.安全保衛(wèi)工作安全制度制定：建立健全展會安全保衛(wèi)制度，明確安全責(zé)任和工作流程，確保展會現(xiàn)場人員和財產(chǎn)的安全。安保人員配備：根據(jù)展會規(guī)模和安全需求，配備足夠的安保人員，負(fù)責(zé)展會現(xiàn)場的巡邏、門禁管理、安全檢查等工作。安全檢查：對展會現(xiàn)場進(jìn)行全面的安全檢查，包括消防設(shè)施檢查、電氣設(shè)備檢查、展品安全檢查等，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。應(yīng)急處理：制定應(yīng)急預(yù)案，針對可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、地震、盜竊等，組織安保人員進(jìn)行應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處理能力。一旦發(fā)生突發(fā)事件，能夠迅速采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對，并及時向上級報告。（三）展會結(jié)束階段1.撤展工作撤展安排：制定撤展計劃，明確撤展時間、撤展流程和責(zé)任人，組織參展商按照規(guī)定時間進(jìn)行撤展。展位拆除：執(zhí)行人員負(fù)責(zé)展位拆除工作，確保拆除過程安全有序，避免對場地設(shè)施造成損壞。物資清理：對展會現(xiàn)場的物資進(jìn)行清理和回收，包括展品、宣傳資料、設(shè)備等，按照規(guī)定進(jìn)行處理或存儲。2.財務(wù)結(jié)算費(fèi)用核算：對展會期間的各項費(fèi)用進(jìn)行核算，包括參展商費(fèi)用、合作伙伴費(fèi)用、場地租賃費(fèi)用、宣傳推廣費(fèi)用、人員費(fèi)用等，確保費(fèi)用支出準(zhǔn)確無誤。財務(wù)結(jié)算：與參展商、合作伙伴、場地所有者等進(jìn)行財務(wù)結(jié)算，按照合同約定支付款項或收取費(fèi)用，確保財務(wù)結(jié)算工作順利完成。財務(wù)審計：對展會財務(wù)收支情況進(jìn)行審計，編制財務(wù)審計報告，為公司決策提供依據(jù)。3.總結(jié)評估數(shù)據(jù)收集：收集展會期間的各項數(shù)據(jù)，包括參展商數(shù)量、觀眾人數(shù)、活動參與人數(shù)、銷售額、滿意度調(diào)查結(jié)果等，為總結(jié)評估提供數(shù)據(jù)支持。經(jīng)驗總結(jié)：對展會項目進(jìn)行全面總結(jié)，分析展會策劃、組織、實施過程中的經(jīng)驗教訓(xùn)，總結(jié)成功經(jīng)驗和不足之處。效果評估：根據(jù)收集的數(shù)據(jù)和總結(jié)的經(jīng)驗，對展會效果進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括展會知名度、參展商滿意度、觀眾滿意度、經(jīng)濟(jì)效益等。改進(jìn)建議：針對展會存在的問題和不足之處提出改進(jìn)建議，為后續(xù)展會項目提供參考，不斷提升展會運(yùn)營水平。4.資料歸檔資料整理：對展會項目過程中產(chǎn)生的各類資料進(jìn)行整理，包括策劃方案文件、參展商合同、宣傳資料、活動資料、財務(wù)報表、總結(jié)評估報告等。資料歸檔：將整理好的資料按照類別和時間順序進(jìn)行歸檔，建立完善的展會項目檔案庫，便于日后查閱和參考。四、考核與激勵（一）考核標(biāo)準(zhǔn)1.工作業(yè)績：根據(jù)個人在展會項目中的工作任務(wù)完成情況、工作成果質(zhì)量、對展會目標(biāo)達(dá)成的貢獻(xiàn)等方面進(jìn)行考核。2.工作態(tài)度：考核個人的工作責(zé)任心、敬業(yè)精神、團(tuán)隊合作意識、工作積極性等方面。3.專業(yè)能力：評估個人在展會運(yùn)營相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)知識、技能水平、創(chuàng)新能力等。（二）考核方式1.定期考核：每月或每季度進(jìn)行一次定期考核，由上級領(lǐng)導(dǎo)對下屬工作人員進(jìn)行考核評價。2.項目考核：針對每個展會項目，在項目結(jié)束后進(jìn)行項目考核，全面評估工作人員在項目期間的表現(xiàn)。（三）激勵措施1.績效獎金：根據(jù)考核結(jié)果發(fā)放績效獎金，對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予適當(dāng)?shù)莫剟睢?.晉升機(jī)會：對于工作業(yè)績突出、能力較強(qiáng)的工作人員，提供晉升機(jī)會，激勵員工不斷提升自己。3.培訓(xùn)與發(fā)展：為員工提供培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會，幫助員工提升專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，實現(xiàn)個人成長與公司發(fā)展的雙贏。4.榮譽(yù)表彰：對在展會工作中表現(xiàn)出色的員工進(jìn)行榮譽(yù)表彰，如頒發(fā)優(yōu)秀員工獎、創(chuàng)新獎等，增強(qiáng)員工的榮譽(yù)感和歸屬感。五、保密制度（一）保密范圍1.展會項目相關(guān)信息，包括策劃方案、參展商名單、合作伙伴信息、宣傳推廣策略等。2.公司商業(yè)機(jī)密，如財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)流程、客戶資料等。3.展會現(xiàn)場涉及的技術(shù)秘密、產(chǎn)品信息等。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：與所有接觸展會項目相關(guān)信息的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.信息管理：對涉及保密信息