PAGE物業(yè)公司運營檔案管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)公司運營檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司運營管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司各部門及全體員工在運營管理活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司運營管理活動的實際情況，保證檔案的完整性。3.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、調(diào)閱和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細則。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.指導、監(jiān)督和檢查各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳工作。5.負責向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定做好檔案的利用登記工作。6.定期對公司檔案管理工作進行總結(jié)和評估，提出改進措施和建議。（二）各部門職責1.負責本部門在運營管理活動中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督。3.嚴格按照公司檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案的形成、積累和保管工作，確保檔案的真實、完整和安全。4.根據(jù)工作需要，及時向綜合管理部門提出檔案查閱、借閱申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等會議文件，公司內(nèi)部管理制度、工作流程、崗位職責等文件，行政公文、函件、通知等往來文件，員工人事檔案、勞動合同、培訓記錄等。2.財務(wù)管理類：包括財務(wù)預算、決算報告，財務(wù)報表、審計報告，會計憑證、賬簿，稅務(wù)申報資料，資金收支記錄，財務(wù)合同等。3.客戶服務(wù)類：包括客戶檔案、業(yè)主信息、物業(yè)服務(wù)合同、服務(wù)協(xié)議，客戶投訴記錄、處理結(jié)果，客戶滿意度調(diào)查資料等。4.工程管理類：包括工程項目立項、規(guī)劃、設(shè)計文件，工程招投標文件、合同，工程施工圖紙、技術(shù)資料，工程竣工驗收報告、備案文件，工程維修記錄、保養(yǎng)記錄等。5.安全管理類：包括安全管理制度、應急預案，安全檢查記錄、隱患排查報告，安全事故處理文件，消防設(shè)施設(shè)備檔案，監(jiān)控系統(tǒng)資料等。6.環(huán)境管理類：包括環(huán)境衛(wèi)生管理制度、作業(yè)標準，綠化養(yǎng)護記錄、消殺記錄，環(huán)保檢測報告，垃圾處理合同等。（二）檔案編號檔案編號采用“分類代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.分類代碼：按照檔案分類類別，分別用兩位大寫字母表示，如行政管理類為“XG”，財務(wù)管理類為“CW”等。2.年度：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯數(shù)字編寫流水號，如“0001”。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，其編號為“XG20230001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確檔案收集的責任人，按照檔案形成的規(guī)律和特點，及時收集本部門在運營管理活動中產(chǎn)生的各類文件材料。2.檔案收集應做到全面、完整，確保文件材料的齊全，不得遺漏重要文件。3.對收集到的文件材料，應進行初步審核，確保文件內(nèi)容真實、準確，格式規(guī)范。（二）整理要求1.綜合管理部門負責對各部門移交的檔案進行統(tǒng)一整理。整理工作應按照檔案分類標準，對文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等。分類：將文件材料按照檔案分類類別進行歸類。編號：按照檔案編號規(guī)則，對每份文件材料進行編號。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進行修整、裱糊，然后按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。2.整理后的檔案應做到分類科學、編號唯一、編目準確、裝訂整齊，便于保管和利用。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理后移交綜合管理部門歸檔。2.綜合管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合歸檔要求的檔案，應及時退回原部門補充或修正。3.歸檔的檔案應編制歸檔清單，一式兩份，一份由綜合管理部門留存，一份交移交部門備查。（二）保管要求1.綜合管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案，應采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份，并定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、保管、移出等情況，做到賬物相符。5.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。3.查閱檔案應在綜合管理部門指定的地點進行，查閱完畢后，應及時歸還檔案，由檔案管理人員進行核對、清點。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復印檔案，應經(jīng)綜合管理部門負責人批準。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、慎重決定的原則，對檔案的保存價值進行科學分析和判斷。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定標準1.保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期（[具體年限]）和短期（[具體年限]）。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。2.鑒定內(nèi)容：鑒定工作應從檔案的真實性、完整性、準確性、系統(tǒng)性以及與公司當前和未來工作的相關(guān)性等方面進行綜合評估。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后實施銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀檔案時，應填寫《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認。《檔案銷毀清冊》應永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的物業(yè)公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設(shè)：搭建檔案信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、鑒定銷毀等功能模塊，實現(xiàn)檔案管理的信息化流程。3.數(shù)據(jù)安全：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等安全措施，保障檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全