化工公司發(fā)票管理實施方案第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

1.1.1制定依據(jù)

本制度依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國稅收征收管理法》《企業(yè)會計準(zhǔn)則第14號——收入》《企業(yè)會計準(zhǔn)則第14號——政府補助》等國家法律法規(guī)，參照《危險化學(xué)品安全管理條例》《化工行業(yè)安全生產(chǎn)專項整治三年行動實施方案》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，符合《聯(lián)合國關(guān)于跨國公司行為守則》等國際公約要求，同時結(jié)合公司“十四五”期間數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略及國際化經(jīng)營布局，旨在規(guī)范化工公司發(fā)票管理行為，防范稅務(wù)風(fēng)險與經(jīng)營風(fēng)險。

1.1.2制定目的

針對當(dāng)前公司發(fā)票管理存在的“流程冗長、風(fēng)險點分散、跨境處理效率低”等痛點，本制度以價值創(chuàng)造、風(fēng)險防控、效率提升為核心導(dǎo)向，通過構(gòu)建“制度-流程-表單-責(zé)任”四維管理閉環(huán)，實現(xiàn)發(fā)票全生命周期標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、智能化管控，確保合規(guī)經(jīng)營與業(yè)務(wù)協(xié)同。

1.2適用范圍與對象

1.2.1適用范圍

本制度適用于公司所有分子公司、事業(yè)部及關(guān)聯(lián)單位，覆蓋采購、銷售、生產(chǎn)、研發(fā)、工程建設(shè)等業(yè)務(wù)場景，涉及增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票、電子發(fā)票等各類發(fā)票管理活動。

1.2.2適用對象

1）決策機構(gòu)：股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會；

2）執(zhí)行機構(gòu)：財務(wù)部、采購部、銷售部、內(nèi)控部、法務(wù)部；

3）具體崗位：采購專員、銷售代表、財務(wù)會計、稅務(wù)專員、項目經(jīng)理；

4）關(guān)聯(lián)單位：供應(yīng)商、客戶、工程承包商、境外合資方。

1.2.3例外場景

1）政府強制采購項目（需單獨備案）；

2）境外分支機構(gòu)獨立核算業(yè)務(wù)（按當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)執(zhí)行，但須符合集團統(tǒng)一風(fēng)控標(biāo)準(zhǔn)）。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則

嚴(yán)格遵循稅法、會計準(zhǔn)則及行業(yè)監(jiān)管要求，確保發(fā)票開具、認(rèn)證、歸檔全流程合法合規(guī)。

1.3.2權(quán)責(zé)對等原則

發(fā)票管理職責(zé)與崗位權(quán)限匹配，重大事項審批需經(jīng)不相容崗位復(fù)核。

1.3.3風(fēng)險導(dǎo)向原則

聚焦“虛開、錯開、漏開”等高風(fēng)險環(huán)節(jié)，實施差異化管控。

1.3.4效率優(yōu)先原則

優(yōu)化電子化流程，壓縮審批時限，降低跨境發(fā)票處理成本。

1.3.5持續(xù)改進原則

動態(tài)跟蹤政策變化，每年評估制度有效性并修訂完善。

1.4制度地位與銜接

1.4.1制度層級

本制度為集團級專項管理制度（二級制度），需與《公司內(nèi)部控制基本規(guī)范》《財務(wù)授權(quán)審批管理辦法》等基礎(chǔ)制度銜接。

1.4.2制度銜接

1）與《財務(wù)授權(quán)審批管理辦法》銜接：明確發(fā)票審批權(quán)限與財務(wù)付款權(quán)限的對應(yīng)關(guān)系；

2）與《內(nèi)控手冊》銜接：嵌入內(nèi)控節(jié)點“發(fā)票合規(guī)性復(fù)核”“大額發(fā)票交叉驗證”；

3）沖突處理規(guī)則：若本制度與關(guān)聯(lián)制度存在沖突，以本制度為準(zhǔn)，并由財務(wù)部牽頭協(xié)調(diào)。

第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司發(fā)票管理實行“董事會主導(dǎo)、總經(jīng)理統(tǒng)籌、財務(wù)部牽頭、業(yè)務(wù)部門協(xié)同、內(nèi)控部監(jiān)督”的五級管理架構(gòu)。董事會負(fù)責(zé)重大政策審批；總經(jīng)理辦公會決策年度預(yù)算影響；財務(wù)部統(tǒng)籌全流程管理；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)源頭數(shù)據(jù)核驗；內(nèi)控部實施獨立監(jiān)督。

2.2決策機構(gòu)與職責(zé)

2.2.1股東會

1）審批年度發(fā)票管理預(yù)算；

2）決策重大稅務(wù)爭議解決方案。

2.2.2董事會

1）審議發(fā)票管理政策及重大風(fēng)險事件；

2）授權(quán)總經(jīng)理制定實施細(xì)則。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責(zé)

2.3.1財務(wù)部

1）采購發(fā)票：負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)驗證（主責(zé)）；采購部配合提供供應(yīng)商清單；

2）銷售發(fā)票：制定開票規(guī)則（主責(zé)）；銷售部提供客戶信息（配合）；

3）發(fā)票認(rèn)證：組織月度認(rèn)證計劃（主責(zé)）；業(yè)務(wù)部門提供用票清單（配合）。

2.3.2采購部

1）需求發(fā)票：審核采購合同發(fā)票條款（主責(zé)）；財務(wù)部提供開票模板（配合）；

2）境外采購：確認(rèn)當(dāng)?shù)匕l(fā)票合規(guī)性（主責(zé)）；法務(wù)部提供屬地指引（配合）。

2.3.3銷售部

1）合同發(fā)票：確認(rèn)客戶稅務(wù)信息（主責(zé)）；財務(wù)部提供開票系統(tǒng)操作手冊（配合）；

2）逾期發(fā)票：發(fā)起紅字申請（主責(zé)）；稅務(wù)部提供政策解讀（配合）。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責(zé)

2.4.1內(nèi)控部

1）日常監(jiān)督：每月抽查發(fā)票審批流程（主責(zé)）；財務(wù)部提供數(shù)據(jù)支持（配合）；

2）專項審計：每季度開展發(fā)票合規(guī)性審計，覆蓋至少3個分子公司（主責(zé)）。

2.4.2審計部

1）年度審計：對發(fā)票管理內(nèi)部控制有效性進行獨立評估（主責(zé)）；內(nèi)控部提供前期準(zhǔn)備清單（配合）；

2）跨境審計：針對高風(fēng)險國家（如俄羅斯、巴西）實施專項核查（主責(zé)）。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

1）建立“財務(wù)部-采購部-銷售部”月度發(fā)票協(xié)調(diào)會，解決跨部門爭議；

2）境外業(yè)務(wù)增設(shè)“財務(wù)部-法務(wù)部-當(dāng)?shù)睾弦?guī)顧問”三方聯(lián)絡(luò)機制，處理稅務(wù)沖突；

3）重大事項通過OA系統(tǒng)發(fā)起跨部門會簽，留存決策痕跡。

第三章化工行業(yè)發(fā)票管理標(biāo)準(zhǔn)

3.1管理目標(biāo)與核心指標(biāo)

1）合規(guī)率：發(fā)票開具符合稅法要求，差錯率≤0.5%；

2）時效性：采購發(fā)票到賬后3個工作日內(nèi)認(rèn)證，銷售發(fā)票客戶確認(rèn)后5個工作日內(nèi)開具；

3）自動化率：電子發(fā)票處理比例≥80%，通過RPA技術(shù)減少人工干預(yù)。

3.2專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范

1）危險化學(xué)品發(fā)票管理

-高風(fēng)險點：運輸途中發(fā)票信息變更（需附交警備案證明）；

-防控措施：采購合同約定發(fā)票條款，物流部門提供運輸單據(jù)。

2）進出口發(fā)票管理

-高風(fēng)險點：境外供應(yīng)商發(fā)票無法提供海關(guān)完稅證明；

-防控措施：要求供應(yīng)商提供形式發(fā)票，財務(wù)部與海關(guān)系統(tǒng)對接核驗。

3）高風(fēng)險控制點標(biāo)注：

-采購發(fā)票：金額≥500萬元需雙人復(fù)核；

-銷售發(fā)票：出口業(yè)務(wù)需法務(wù)部預(yù)審合同條款。

3.3管理方法與工具

1）全生命周期管理：從采購合同簽訂（源頭控制）到歸檔銷毀（信息追溯）；

2）風(fēng)險矩陣：對發(fā)票類型、金額、業(yè)務(wù)場景進行風(fēng)險評級，實施差異化管控；

3）信息系統(tǒng)銜接：

-ERP系統(tǒng)自動校驗發(fā)票信息（供應(yīng)商編碼、稅號等）；

-OA系統(tǒng)實現(xiàn)電子發(fā)票簽批閉環(huán)。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

1）采購發(fā)票流程：采購部發(fā)起需求→供應(yīng)商開具→財務(wù)部認(rèn)證→系統(tǒng)入賬；

2）銷售發(fā)票流程：銷售部確認(rèn)合同→財務(wù)部生成開票數(shù)據(jù)→稅務(wù)系統(tǒng)批量開具→客戶認(rèn)證；

3）關(guān)鍵控制點：

-采購端：發(fā)票信息與合同一致（財務(wù)部校驗）；

-銷售端：客戶稅號校驗通過前不得開具（系統(tǒng)攔截）。

4.2子流程說明

4.2.1電子發(fā)票處理流程

1）簽收環(huán)節(jié)：掃描發(fā)票→OCR識別（系統(tǒng)自動校驗二維碼、金額等）；

2）認(rèn)證環(huán)節(jié)：自動匹配付款計劃，異常發(fā)票轉(zhuǎn)人工復(fù)核。

4.2.2跨境發(fā)票處理流程

1）開票環(huán)節(jié)：通過“中國電子口岸”系統(tǒng)提交數(shù)據(jù)；

2）認(rèn)證環(huán)節(jié)：向境外稅務(wù)機關(guān)申請代開（需附代理協(xié)議）。

4.3流程關(guān)鍵控制點

1）發(fā)票驗真：使用國家稅務(wù)總局“全國增值稅發(fā)票查驗平臺”；

2）紅字發(fā)票：銷售部提交申請→財務(wù)部審核（金額≤1000萬元需總經(jīng)理審批）；

3）交叉復(fù)核：內(nèi)控部每月抽查3家分子公司發(fā)票臺賬。

4.4流程優(yōu)化機制

1）優(yōu)化方向：2025年前實現(xiàn)90%采購發(fā)票自動認(rèn)證；

2）評估方法：通過“流程時耗-差錯率-合規(guī)成本”三維分析確定改進點。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

1）按金額分級：

-采購發(fā)票：≤10萬元→財務(wù)主管審批；>10萬元→分管副總審批；

-銷售發(fā)票：≤50萬元→部門經(jīng)理審批；>50萬元→總經(jīng)理審批；

2）按業(yè)務(wù)類型分級：

-化工產(chǎn)品銷售→銷售總監(jiān)；

-工程建設(shè)→項目經(jīng)理+財務(wù)部聯(lián)合審批。

5.2審批權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)

1）審批層級：采購發(fā)票需經(jīng)“采購專員→財務(wù)會計→財務(wù)總監(jiān)”三級校驗；

2）審批時限：常規(guī)業(yè)務(wù)2個工作日內(nèi)完成，緊急業(yè)務(wù)需加急審批單。

5.3授權(quán)與代理機制

1）授權(quán)條件：崗位空缺或臨時缺勤（需提前一周備案）；

2）代理規(guī)范：臨時代理需提供授權(quán)書掃描件，代理期限≤15個工作日。

5.4異常審批流程

1）越權(quán)審批：需補辦審批手續(xù)，并由監(jiān)察部記錄；

2）補批場景：發(fā)票開具后3日內(nèi)發(fā)現(xiàn)信息錯誤（需附紅字申請）。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標(biāo)準(zhǔn)

1）表單規(guī)范：采購發(fā)票需附合同掃描件、物流單據(jù)；銷售發(fā)票需附客戶簽收證明；

2）痕跡留存：電子發(fā)票通過“金稅系統(tǒng)”留痕，紙質(zhì)發(fā)票掃描歸檔至ERP附件。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

1）日常監(jiān)督：財務(wù)部每周抽查發(fā)票臺賬，內(nèi)控部每月開展交叉驗證；

2）關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：

-發(fā)票認(rèn)證環(huán)節(jié)：系統(tǒng)自動校驗發(fā)票狀態(tài)；

-付款環(huán)節(jié)：ERP與銀行系統(tǒng)對接，異常交易自動攔截。

6.3檢查與審計

1）檢查頻次：專項審計每年至少2次，覆蓋至少4個業(yè)務(wù)板塊；

2）審計方式：數(shù)據(jù)比對（系統(tǒng)抽取10%發(fā)票）、現(xiàn)場核查（重點抽查3家分子公司）。

6.4執(zhí)行情況報告

1）報告內(nèi)容：當(dāng)期發(fā)票開具量、認(rèn)證率、違規(guī)案例；

2）應(yīng)用路徑：作為財務(wù)績效考核指標(biāo)及稅務(wù)風(fēng)險預(yù)警依據(jù)。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標(biāo)

1）財務(wù)部考核：發(fā)票差錯率（權(quán)重30%）、認(rèn)證及時性（權(quán)重40%）；

2）業(yè)務(wù)部門考核：逾期開票率（權(quán)重20%）、客戶投訴（權(quán)重10%）。

7.2評估周期與方法

1）周期：月度評估執(zhí)行情況，季度復(fù)盤考核數(shù)據(jù)；

2）方法：ERP系統(tǒng)自動統(tǒng)計+財務(wù)部抽樣核查。

7.3問題整改機制

1）整改分類：

-一般問題：7個工作日內(nèi)整改；

-重大問題：30個工作日內(nèi)整改，需提交專項方案；

2）問責(zé)標(biāo)準(zhǔn)：連續(xù)2次違反制度，取消年度評優(yōu)資格。

7.4持續(xù)改進流程

1）改進建議來源：業(yè)務(wù)部門、系統(tǒng)日志、審計報告；

2）審批權(quán)限：財務(wù)部牽頭修訂，總經(jīng)理辦公會審議。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標(biāo)準(zhǔn)與程序

1）獎勵情形：超額完成認(rèn)證率、創(chuàng)新電子化工具；

2）獎勵標(biāo)準(zhǔn)：超額部分按0.5%計提獎金；

3）程序：部門提名→財務(wù)部審核→總經(jīng)理審批。

8.2違規(guī)行為界定

1）一般違規(guī)：發(fā)票信息錯漏≤3項；

2）較重違規(guī)：金額≥1000萬元發(fā)票信息錯誤；

3）嚴(yán)重違規(guī)：涉及虛開發(fā)票。

8.3處罰標(biāo)準(zhǔn)與程序

1）處罰類型：警告（書面）、降級（績效）、解除合同；

2）程序：調(diào)查取證→告知→聽證（重大處罰）→處罰決定。

8.4申訴與復(fù)議

1）申訴條件：對處罰不服可提交書面申訴；

2）復(fù)議時限：收到通知后3個工作日內(nèi)啟動。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

1）虛開發(fā)票事件：立即凍結(jié)涉稅賬戶→稅務(wù)部門報案→全公司排查同類風(fēng)險；

2）系統(tǒng)故障預(yù)案：備用紙質(zhì)開票系統(tǒng)，故障恢復(fù)后補錄數(shù)據(jù)。

9.2例外情況處理

1）例外場景：自然災(zāi)害導(dǎo)致發(fā)票丟失；

2）處理要求：提供政府證明→稅務(wù)部門申請補開。

9.3危機公關(guān)與善后

1）境外合規(guī)危機：通過當(dāng)?shù)芈蓭煶鼍叻梢庖姡?/p>

2）境內(nèi)稅務(wù)稽查：財務(wù)總監(jiān)牽頭應(yīng)對，法務(wù)部全程配合。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由集團財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，解釋意見以書面文件形式發(fā)布。

10.2相關(guān)制度索引

1）關(guān)聯(lián)制度：《財務(wù)授權(quán)審批管理辦法》（財字〔2022〕15號