某家具公司茶水間管理辦法第一章總則

1.1制定依據(jù)與目的

本制度依據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《企業(yè)安全生產(chǎn)費用提取和使用管理辦法》等國家法律法規(guī)，參照《食品安全國家標準食品接觸用紙和紙板》（GB4806.9）、《公共機構(gòu)節(jié)能條例》等行業(yè)標準，同時符合《聯(lián)合國全球契約原則》等國際公約要求，結(jié)合公司“價值創(chuàng)造、風(fēng)險防控、效率提升”的核心導(dǎo)向及國際化經(jīng)營戰(zhàn)略，旨在規(guī)范茶水間管理流程，降低運營成本，保障員工健康安全，防范環(huán)境污染及合規(guī)風(fēng)險，提升員工滿意度與歸屬感。

管理痛點在于茶水間資源浪費、衛(wèi)生安全事件頻發(fā)、能耗居高不下等問題，核心目標是實現(xiàn)茶水間管理的標準化、精細化、智能化，推動綠色低碳運營，構(gòu)建和諧健康的工作環(huán)境。

1.2適用范圍與對象

本制度適用于公司全體正式員工、外包服務(wù)人員及合作單位人員，覆蓋總部及所有分支機構(gòu)茶水間管理活動。適用范圍包括但不限于茶水間物資采購、設(shè)備維護、環(huán)境衛(wèi)生、用水用電管理、垃圾分類處理等環(huán)節(jié)。例外場景如重大活動臨時調(diào)整需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批，審批權(quán)限由行政部負責備案。

1.3核心原則

1.3.1合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范，確保所有操作合法合規(guī)。

1.3.2權(quán)責對等原則：明確各部門及崗位職責，實現(xiàn)權(quán)責匹配，避免職能交叉或空白。

1.3.3風(fēng)險導(dǎo)向原則：聚焦高風(fēng)險環(huán)節(jié)，實施差異化管控，優(yōu)先防范重大安全與合規(guī)風(fēng)險。

1.3.4效率優(yōu)先原則：優(yōu)化流程設(shè)計，減少不必要的審批節(jié)點，提升管理效率。

1.3.5持續(xù)改進原則：基于數(shù)據(jù)監(jiān)測與行為分析，定期優(yōu)化管理制度與執(zhí)行方案。

1.4制度地位與銜接

本制度為基礎(chǔ)性專項制度，與《公司采購管理辦法》《公司固定資產(chǎn)管理辦法》《公司安全生產(chǎn)管理辦法》等制度形成互補，沖突時以本制度為準。與財務(wù)部《費用報銷管理辦法》、內(nèi)控部《內(nèi)控手冊》等制度銜接時，需由行政部牽頭協(xié)調(diào)，確保管理閉環(huán)。

第二章組織架構(gòu)與職責分工

2.1管理組織架構(gòu)

公司茶水間管理實行“總經(jīng)理-行政部-各分支機構(gòu)負責人”三級管理模式。行政部為執(zhí)行主體，統(tǒng)籌總部茶水間資源；各分支機構(gòu)設(shè)專人負責，接受行政部指導(dǎo)。決策層（董事會）僅對重大投資（如設(shè)備升級）決策，執(zhí)行層負責日常運營，監(jiān)督層（內(nèi)控部、審計部）實施常態(tài)化檢查。

2.2決策機構(gòu)與職責

股東會負責重大投資決策；董事會審批年度預(yù)算與重大采購；總經(jīng)理辦公會決策突發(fā)事件的臨時調(diào)整方案。決策范圍界定：金額超過10萬元的采購需董事會審批，臨時調(diào)整需總經(jīng)理辦公會備案。

2.3執(zhí)行機構(gòu)與職責

2.3.1行政部（主責）：負責茶水間物資采購、設(shè)備維護、人員培訓(xùn)、能耗管理，需每月提交《茶水間運營報告》。

2.3.2分支機構(gòu)負責人（配合）：負責本部茶水間日常巡查，發(fā)現(xiàn)異常及時上報行政部，需配合完成整改。

2.3.3采購部（協(xié)同）：負責供應(yīng)商篩選，需對茶葉、咖啡等易損耗品實施“雙隨機”采購。

2.3.4維修部（協(xié)同）：負責設(shè)備維修，響應(yīng)時限≤2小時，需留存維修記錄。

2.4監(jiān)督機構(gòu)與職責

2.4.1內(nèi)控部（高風(fēng)險監(jiān)督）：重點核查物資采購合規(guī)性、能耗數(shù)據(jù)真實性，每年至少開展一次專項檢查。

2.4.2審計部（中風(fēng)險監(jiān)督）：每年對茶水間費用使用情況進行審計，審計結(jié)果納入績效考核。

2.4.3合規(guī)部（中風(fēng)險監(jiān)督）：監(jiān)督垃圾分類處理，需對違規(guī)行為發(fā)出整改通知。

2.5協(xié)調(diào)與聯(lián)動機制

建立“行政部-各分支機構(gòu)-供應(yīng)商”三方協(xié)調(diào)機制，每月召開例會，協(xié)調(diào)內(nèi)容含物資需求、服務(wù)評價、投訴處理。涉外業(yè)務(wù)需增設(shè)屬地合規(guī)協(xié)調(diào)小組，由行政部牽頭，法務(wù)部配合。

第三章專業(yè)領(lǐng)域管理標準

3.1管理目標與核心指標

3.1.1物資管理：庫存周轉(zhuǎn)率≥5次/年，采購成本同比下降5%。

3.1.2能耗管理：人均用水量≤5L/人·天，電耗同比下降10%。

3.1.3衛(wèi)生管理：員工滿意度≥90%，第三方檢測合格率100%。

3.1.4垃圾分類：可回收物占比≥60%，填埋率≤20%。

3.2專業(yè)標準與規(guī)范

3.2.1物資管理：建立“日清月結(jié)”制度，茶葉、咖啡等易損耗品設(shè)置安全庫存（≤3天用量），標注保質(zhì)期，高風(fēng)險點（如過期）需立即報廢并上報合規(guī)部備案。

3.2.2能耗管理：推廣節(jié)水器具，夏季空調(diào)溫度設(shè)定≥26℃，高風(fēng)險點（如長明燈）需安裝智能控制模塊。

3.2.3衛(wèi)生管理：實施“5S”管理（整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)），高風(fēng)險點（如飲水機濾芯）需每月更換。

3.2.4垃圾分類：設(shè)置“四分類”垃圾桶（可回收物、廚余垃圾、有害垃圾、其他垃圾），高風(fēng)險點（如電池處理）需委托專業(yè)機構(gòu)處置。

3.3管理方法與工具

3.3.1管理方法：采用PDCA循環(huán)管理（Plan-Do-Check-Act），嵌入三個關(guān)鍵內(nèi)控環(huán)節(jié)：①采購環(huán)節(jié)實施“三重一大”審批；②能耗數(shù)據(jù)通過ERP系統(tǒng)監(jiān)控；③衛(wèi)生檢查納入績效考核。

3.3.2管理工具：使用OA系統(tǒng)進行需求申請，ERP系統(tǒng)進行庫存管理，智能水表實時監(jiān)控用水量。

第四章業(yè)務(wù)流程管理

4.1主流程設(shè)計

4.1.1物資采購流程：需求申請（員工提交OA）→行政部審核（3個工作日）→供應(yīng)商確認（2個工作日）→采購部執(zhí)行（1個工作日）→入庫驗收（行政部+供應(yīng)商聯(lián)合）→財務(wù)付款（5個工作日）。

4.1.2設(shè)備維護流程：日常巡查（分支機構(gòu)負責人每日）→問題上報（行政部2小時內(nèi)響應(yīng)）→維修部派單（4小時內(nèi)）→完成驗收（行政部+維修部聯(lián)合）→費用結(jié)算（采購部）。

4.1.3衛(wèi)生管理流程：每日清掃（外包服務(wù)商）→每周檢查（行政部）→每月第三方檢測（合規(guī)部組織）→問題整改（行政部7天內(nèi)完成）。

4.2子流程說明

4.2.1緊急采購流程：金額≤500元的應(yīng)急采購需經(jīng)行政部+財務(wù)部雙簽批，審批時限≤4小時。

4.2.2節(jié)假日物資補充流程：提前15天提交需求計劃，行政部組織集中采購。

4.3流程關(guān)鍵控制點

4.3.1物資采購：高風(fēng)險點（金額≥10萬元采購）需實施“詢價-比價-議價”全流程，行政部留存完整記錄。

4.3.2能耗管理：高風(fēng)險點（如空調(diào)超時使用）需嵌入ERP系統(tǒng)自動預(yù)警。

4.3.3衛(wèi)生檢查：高風(fēng)險點（如消毒液濃度）需使用專業(yè)檢測儀，檢查記錄永久存檔。

4.4流程優(yōu)化機制

每年12月開展全流程復(fù)盤，由內(nèi)控部牽頭，行政部配合，優(yōu)化方向包括數(shù)字化工具嵌入、供應(yīng)商管理協(xié)同等，優(yōu)化方案需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審批。

第五章權(quán)限與審批管理

5.1權(quán)限矩陣設(shè)計

按“物資類型+金額+層級”分配權(quán)限：

-金額≤500元采購：部門主管審批；

-金額501-5萬元采購：行政部+財務(wù)部雙簽批；

-金額≥5萬元采購：總經(jīng)理審批。

操作權(quán)限：僅行政部可調(diào)取ERP庫存數(shù)據(jù)，審批權(quán)限僅限審批人。

5.2審批權(quán)限標準

5.2.1常規(guī)審批路徑：需求提交→部門主管（1天）→行政部（2天）→財務(wù)部（3天）→采購部執(zhí)行。

5.2.2特殊審批路徑：金額≥5萬元采購需增加法務(wù)部（1天）審核。

禁止越權(quán)審批，越權(quán)行為需上溯一級追責。

5.3授權(quán)與代理機制

授權(quán)需書面?zhèn)浒?，授?quán)期限≤6個月，臨時代理需經(jīng)直接上級批準，最長15個工作日。

5.4異常審批流程

緊急采購需附《風(fēng)險評估報告》，經(jīng)總經(jīng)理特批；補批需提供原審批依據(jù)，審批時限加1天。

第六章執(zhí)行與監(jiān)督管理

6.1執(zhí)行要求與標準

6.1.1操作規(guī)范：物資入庫需雙人核對，ERP系統(tǒng)留痕；衛(wèi)生檢查需填寫《茶水間衛(wèi)生檢查表》，紙質(zhì)+電子雙備份。

6.1.2痕跡留存：電子記錄需保留3年，紙質(zhì)記錄需歸檔至行政部檔案室。

6.2監(jiān)督機制設(shè)計

6.2.1日常監(jiān)督：行政部每日巡查，內(nèi)控部每周抽查，每月形成《監(jiān)督報告》。

6.2.2專項監(jiān)督：每年6月、12月由內(nèi)控部牽頭，合規(guī)部、審計部配合開展季度檢查。

6.2.3突擊檢查：審計部可隨時抽查，發(fā)現(xiàn)重大問題需立即上報。

6.3檢查與審計

6.3.1專項審計：每年6月由審計部執(zhí)行，審計內(nèi)容含采購合規(guī)性、費用合理性。

6.3.2日常檢查：行政部每月檢查，檢查結(jié)果與外包服務(wù)商考核掛鉤。

6.4執(zhí)行情況報告

行政部每月5日前提交《茶水間管理報告》，內(nèi)容含物資使用率、能耗數(shù)據(jù)、衛(wèi)生評分、風(fēng)險事件等，報告需經(jīng)總經(jīng)理審閱。

第七章考核與改進管理

7.1績效考核指標

7.1.1行政部考核：物資采購及時率≥95%，能耗降低率（目標10%），衛(wèi)生檢查達標率（目標100%）。

7.1.2分支機構(gòu)考核：衛(wèi)生檢查得分占60%，投訴率占40%。

7.2評估周期與方法

考核周期為季度，行政部通過ERP數(shù)據(jù)統(tǒng)計+現(xiàn)場核查評估，分支機構(gòu)通過員工匿名問卷評估。

7.3問題整改機制

7.3.1整改分類：一般問題（7天內(nèi)整改），重大問題（30天內(nèi)整改），緊急問題（2小時內(nèi)整改）。

7.3.2責任追究：整改不力者由行政部發(fā)起《績效改進計劃》，重大問題追究直接負責人。

7.4持續(xù)改進流程

基于考核結(jié)果、審計發(fā)現(xiàn)、員工建議，行政部每半年提交優(yōu)化方案，經(jīng)內(nèi)控部評估后報總經(jīng)理審批。

第八章獎懲機制

8.1獎勵標準與程序

8.1.1獎勵情形：節(jié)約成本（如降低10%能耗）、創(chuàng)新管理（如智能化改造）、優(yōu)秀外包服務(wù)商等。

8.1.2獎勵程序：提交申請→行政部審核→總經(jīng)理辦公會審批→財務(wù)部發(fā)放。

8.2違規(guī)行為界定

8.2.1一般違規(guī)：衛(wèi)生檢查不合格；

8.2.2較重違規(guī)：采購超預(yù)算；

8.2.3嚴重違規(guī)：違反環(huán)保法規(guī)。

8.3處罰標準與程序

對應(yīng)處罰：警告（一般違規(guī)）、罰款（較重違規(guī)）、解約（嚴重違規(guī)），處罰需書面通知，受罰者可申請復(fù)核。

8.4申訴與復(fù)議

員工收到處罰通知3個工作日內(nèi)可向行政部提出申訴，行政部10個工作日內(nèi)出具復(fù)核意見。

第九章應(yīng)急與例外管理

9.1應(yīng)急預(yù)案與危機處理

9.1.1重大污染事件預(yù)案：立即隔離污染源（維修部2小時內(nèi)到場），疏散人員（行政部4小時內(nèi)完成），上報環(huán)保部門（6小時內(nèi)），法務(wù)部協(xié)調(diào)賠償。

9.1.2設(shè)備故障預(yù)案：應(yīng)急儲備物資使用（臨時替代），維修部24小時響應(yīng)，行政部協(xié)調(diào)備件。

9.2例外情況處理

例外場景：如自然災(zāi)害導(dǎo)致的物資短缺，需經(jīng)總經(jīng)理批準，行政部提交《例外處理報告》，事后納入制度優(yōu)化。

9.3危機公關(guān)與善后

危機公關(guān)由公關(guān)部牽頭，行政部配合，需制定“事前預(yù)防-事中控制-事后總結(jié)”方案，跨國場景需適配當?shù)胤煞ㄒ?guī)。

第十章附則

10.1制度解釋權(quán)歸屬

本制度由行政部負責解釋，解釋意見以書面形式存檔。

10.2相關(guān)制度索引

-《公司采購管理辦法》（文號：企制度2023-005）第3.2條銜接本制度第3.2節(jié)；

-《公司固定資產(chǎn)管理辦法》（文號：企制度2023-006）第4.1條銜接本制度第4.1節(jié)。