公文寫作及格式規(guī)范指南引言公文，作為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在行政管理和公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)政令、溝通信息、處理事務(wù)、解決問題的重要工具。其質(zhì)量直接關(guān)系到工作效率、政策執(zhí)行效果乃至單位形象。因此，熟練掌握公文寫作的基本要領(lǐng)與格式規(guī)范，是每一位從事行政管理和文字工作同志的必備素養(yǎng)。本指南旨在結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，系統(tǒng)闡述公文寫作的核心要求與格式標(biāo)準(zhǔn)，以期為提升公文處理水平提供有益參考。一、公文寫作的基本要領(lǐng)公文寫作絕非簡單的文字堆砌，而是一項(xiàng)政策性、思想性、規(guī)范性極強(qiáng)的工作。要寫出高質(zhì)量的公文，需在以下幾個(gè)方面下功夫：（一）明確主旨，有的放矢動(dòng)筆之前，首先要清晰把握公文的寫作目的、核心內(nèi)容和受眾對(duì)象。是向上級(jí)請(qǐng)示工作，還是向下級(jí)部署任務(wù)？是告知事項(xiàng)，還是商洽問題？不同的目的決定了公文的種類、語氣和內(nèi)容側(cè)重點(diǎn)。主旨的確立要鮮明、集中，貫穿于公文的始終，避免漫無邊際、不知所云。（二）內(nèi)容準(zhǔn)確，求真務(wù)實(shí)公文的生命力在于真實(shí)準(zhǔn)確。所涉及的政策依據(jù)、事實(shí)數(shù)據(jù)、情況描述必須確鑿無誤，經(jīng)得起檢驗(yàn)。這要求作者深入調(diào)查研究，全面掌握第一手資料，杜絕主觀臆斷和道聽途說。對(duì)不確定的信息要反復(fù)核實(shí)，對(duì)政策法規(guī)的理解要精準(zhǔn)到位，確保公文內(nèi)容的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。（三）結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，邏輯清晰一篇好的公文，其結(jié)構(gòu)應(yīng)如同建筑之骨架，支撐起全文內(nèi)容。常見的公文結(jié)構(gòu)包括總分式、遞進(jìn)式、并列式等，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容需要靈活選用。開頭要簡明扼要，引出主題；主體部分要層次分明，論證充分，或闡述情況，或提出措施，或分析問題；結(jié)尾要收束有力，或總結(jié)全文，或提出要求，或展望未來。段落之間、句子之間要有嚴(yán)密的邏輯聯(lián)系，做到言之有序，順理成章。（四）語言規(guī)范，簡明得體公文語言有其獨(dú)特的風(fēng)格要求。*準(zhǔn)確規(guī)范：使用書面語，避免口語化、方言化；恰當(dāng)使用專業(yè)術(shù)語和公文專用語，如“茲就”、“為荷”、“特此通知”等。*簡明扼要：力求用最精煉的文字表達(dá)最豐富的內(nèi)容，避免空話、套話、廢話，刪繁就簡，突出重點(diǎn)。*莊重得體：根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)的地位、行文關(guān)系和公文的性質(zhì)，選用恰當(dāng)?shù)恼Z氣和措辭。上行文要謙遜恭敬，平行文要平等協(xié)商，下行文要明確有力。*平實(shí)易懂：文字力求樸素?zé)o華，通俗易懂，避免使用生僻字、怪字和過于華麗的辭藻，確保信息傳遞的暢通。（五）注重實(shí)效，解決問題公文是為了解決實(shí)際問題而產(chǎn)生的，因此必須具有強(qiáng)烈的實(shí)用價(jià)值。寫作時(shí)要緊密聯(lián)系工作實(shí)際，提出的措施要具體可行，分析的問題要切中要害，確保公文能夠落地生根，發(fā)揮其應(yīng)有的指導(dǎo)和規(guī)范作用。二、公文格式規(guī)范要點(diǎn)公文格式是公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的重要體現(xiàn)，必須嚴(yán)格遵循《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）的規(guī)定。以下是公文格式的核心要素及規(guī)范要求：（一）公文的構(gòu)成要素標(biāo)準(zhǔn)的公文由版頭、主體、版記三部分組成。1.版頭部分位于公文首頁紅色分隔線以上，包括：*份號(hào)：涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)，一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字。*密級(jí)和保密期限：涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。*緊急程度：根據(jù)緊急程度，分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)則標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。*發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排列在前。*發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。*簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。2.主體部分位于公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上，包括：*標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。*主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。*正文：公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。公文首頁必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。*附件說明：公文附件的順序號(hào)和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。*發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。*成文日期：署會(huì)議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。*印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。*附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。*附件：公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。3.版記部分位于公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上，包括：*抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。*印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。*頁碼：公文頁數(shù)順序號(hào)。一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。（二）排版與印制要求*紙張：一般使用A4型紙。*頁邊距：天頭（上白邊）為37mm±1mm，地腳（下白邊）為35mm±1mm，左白邊（訂口）為28mm±1mm，右白邊（翻口）為26mm±1mm。*字體字號(hào)：如前所述，正文一般用3號(hào)仿宋體字，標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字。*行數(shù)和字?jǐn)?shù)：一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。*裝訂：公文應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的公文應(yīng)當(dāng)做到不偏斜、不空釘、不缺頁。三、常見問題與注意事項(xiàng)1.文種混用：如將“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混淆，“請(qǐng)示”需上級(jí)批復(fù)，“報(bào)告”則用于向上級(jí)匯報(bào)工作，不需批復(fù)。又如“決議”與“決定”的適用范圍也需準(zhǔn)確把握。2.標(biāo)題擬定不當(dāng)：標(biāo)題冗長、事由不清或文種錯(cuò)誤。應(yīng)力求簡明扼要，準(zhǔn)確概括公文核心內(nèi)容。3.邏輯層次混亂：正文部分段落之間缺乏有機(jī)聯(lián)系，層次不清，影響閱讀理解。4.格式不規(guī)范：如發(fā)文字號(hào)標(biāo)注不標(biāo)準(zhǔn)、成文日期不規(guī)范、附件說明與附件標(biāo)題不一致等。5.語言不規(guī)范：使用口語、網(wǎng)絡(luò)用語，或表述含糊、模棱兩可，甚至出現(xiàn)錯(cuò)別字、語病等