2026年海洋能發(fā)電公司員工檔案信息管理制度第一章總則第一條為規(guī)范本公司員工檔案信息的收集、整理、保管、使用、更新及銷毀全流程管理，保障員工個(gè)人信息安全，維護(hù)員工合法權(quán)益，提升人力資源管理規(guī)范化水平，結(jié)合海洋能發(fā)電行業(yè)海上作業(yè)崗位多、涉密崗位多、安全資質(zhì)要求高等特點(diǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》《中華人民共和國(guó)個(gè)人信息保護(hù)法》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本制度。第二條本制度適用于公司總部、各分公司、項(xiàng)目子公司所有在職、離職、退休員工的檔案信息管理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案，覆蓋員工從入職到離職（退休）全生命周期的檔案信息，重點(diǎn)規(guī)范海上作業(yè)崗位、涉密崗位、技術(shù)核心崗位員工檔案的特殊管理要求。第三條員工檔案信息管理遵循“合法合規(guī)、真實(shí)完整、安全保密、按需使用、全程追溯”的核心原則，兼顧海洋能發(fā)電行業(yè)對(duì)員工海上作業(yè)資質(zhì)、安全培訓(xùn)記錄、涉密背景審查等特殊檔案信息的管理需求，平衡檔案信息利用與員工個(gè)人信息保護(hù)。第四條公司人力資源部為員工檔案信息管理歸口部門，配備專職檔案管理員，履行以下職責(zé)：制定檔案信息管理規(guī)范、統(tǒng)籌檔案收集與整理、負(fù)責(zé)檔案保管與安全防護(hù)、審批檔案查閱與使用、監(jiān)督檔案異動(dòng)與更新、規(guī)范檔案銷毀流程；各部門負(fù)責(zé)人配合人力資源部提供本部門員工的崗位相關(guān)檔案信息，海上作業(yè)平臺(tái)負(fù)責(zé)人指定專人配合做好海上作業(yè)員工檔案信息的補(bǔ)充與核對(duì)。第五條檔案管理員需具備保密意識(shí)和專業(yè)管理能力，嚴(yán)格遵守本制度及相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)禁泄露、篡改、損毀員工檔案信息；全體員工有權(quán)知曉本人檔案信息的收集和使用范圍，對(duì)本人檔案信息有異議的可向人力資源部提出核查申請(qǐng)。第二章員工檔案信息分類與收集第一節(jié)檔案信息分類標(biāo)準(zhǔn)第六條基礎(chǔ)身份類檔案：包括員工身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、婚姻狀況證明、無犯罪記錄證明等，是確認(rèn)員工基本身份信息的核心檔案，需確保真實(shí)有效。第七條入職錄用類檔案：包括應(yīng)聘登記表、面試評(píng)估記錄、背景調(diào)查資料、錄用通知書、勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議、試用期考核記錄等，需完整記錄員工入職錄用全流程信息。第八條崗位資質(zhì)類檔案：是海洋能發(fā)電行業(yè)重點(diǎn)管理檔案，包括：通用資質(zhì)：職業(yè)資格證書、職稱證書、技能等級(jí)證書等；海上作業(yè)專項(xiàng)資質(zhì)：海上作業(yè)安全操作證、防溺水急救證書、防爆作業(yè)資質(zhì)、鹽霧環(huán)境作業(yè)防護(hù)培訓(xùn)證書等；涉密崗位專項(xiàng)資質(zhì)：涉密人員上崗培訓(xùn)證書、保密協(xié)議、涉密背景審查資料等；技術(shù)崗位專項(xiàng)資質(zhì)：設(shè)備操作證書、技術(shù)評(píng)審資質(zhì)、特種作業(yè)證書等。第九條在職管理類檔案：包括員工崗位調(diào)整記錄、薪酬調(diào)整記錄、績(jī)效考核報(bào)告、培訓(xùn)記錄（含安全培訓(xùn)、技術(shù)培訓(xùn)、海上作業(yè)專項(xiàng)培訓(xùn)）、獎(jiǎng)懲記錄、考勤記錄、加班審批記錄等，需實(shí)時(shí)更新員工在職期間的管理信息。第十條離職/退休類檔案：包括離職申請(qǐng)、離職面談?dòng)涗?、工作交接清單、離職證明、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償協(xié)議、退休審批資料、社保轉(zhuǎn)移記錄等，需完整記錄員工離職或退休的全流程信息。第十一條特殊管理類檔案：包括涉密崗位員工的保密承諾書、海上作業(yè)員工的健康體檢報(bào)告（含海上作業(yè)適配性評(píng)估）、核心技術(shù)崗位員工的競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、工傷認(rèn)定及處理資料等，需按特殊管理要求單獨(dú)保管。第二節(jié)檔案信息收集規(guī)范第十二條檔案信息收集遵循“入職即收、實(shí)時(shí)補(bǔ)充、應(yīng)歸盡歸”原則：?jiǎn)T工入職當(dāng)日需提交基礎(chǔ)身份類、入職錄用類檔案資料，人力資源部核對(duì)原件后留存復(fù)印件；崗位資質(zhì)類檔案需在員工入職后15個(gè)工作日內(nèi)收集齊全，海上作業(yè)專項(xiàng)資質(zhì)需額外核驗(yàn)發(fā)證機(jī)構(gòu)的合規(guī)性。第十三條在職管理類檔案由人力資源部聯(lián)合各部門實(shí)時(shí)收集：績(jī)效考核記錄在考核結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)歸檔，培訓(xùn)記錄在培訓(xùn)完成后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔，崗位調(diào)整記錄在調(diào)整審批完成后即時(shí)歸檔，海上作業(yè)員工的安全培訓(xùn)記錄需在培訓(xùn)結(jié)束后即時(shí)歸檔并核對(duì)。第十四條檔案信息收集需履行告知義務(wù)：收集員工個(gè)人敏感信息（如健康狀況、無犯罪記錄證明等）時(shí)，需向員工說明收集目的和使用范圍，嚴(yán)禁收集與工作無關(guān)的個(gè)人信息；檔案信息需由員工本人或授權(quán)人員提交，嚴(yán)禁通過非法渠道獲取員工檔案信息。第十五條人力資源部接收檔案資料時(shí)，需核對(duì)資料的完整性和真實(shí)性，填寫《員工檔案信息收集登記表》，由檔案管理員和提交人簽字確認(rèn)；對(duì)不符合要求的資料，需一次性告知員工補(bǔ)充完善，確保檔案信息無缺失、無錯(cuò)誤。第三章員工檔案信息保管規(guī)范第一節(jié)保管環(huán)境與設(shè)施第十六條紙質(zhì)檔案保管：需存放于專用檔案柜，檔案柜配備防盜鎖，保管區(qū)域保持干燥通風(fēng)，溫度控制在18-24℃，相對(duì)濕度控制在45%-60%，配備除濕機(jī)、防蟲防鼠設(shè)施；海上作業(yè)員工的專項(xiàng)檔案需額外做好防潮、防鹽霧處理，避免檔案資料損壞。第十七條電子檔案保管：需存儲(chǔ)至公司專用人力資源管理服務(wù)器，實(shí)行“分級(jí)備份”制度，分別存儲(chǔ)至本地服務(wù)器、異地備份設(shè)備，每月檢查備份完整性；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，僅檔案管理員和指定授權(quán)人員可操作，操作記錄全程留痕。第十八條涉密崗位員工檔案：紙質(zhì)檔案存放于保密檔案柜（雙人雙鎖管理），電子檔案加密存儲(chǔ)，保管區(qū)域安裝監(jiān)控設(shè)備，檔案管理員需簽訂專項(xiàng)保密協(xié)議，嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸涉密檔案。第二節(jié)保管期限與核查第十九條員工檔案保管期限：在職員工檔案永久保管；離職員工檔案自離職之日起保管不少于2年，核心技術(shù)崗位、涉密崗位、海上作業(yè)關(guān)鍵崗位離職員工檔案保管不少于5年；退休員工檔案按國(guó)家相關(guān)規(guī)定永久保管。第二十條檔案核查實(shí)行“定期核對(duì)、實(shí)時(shí)修正”制度：檔案管理員每月抽查10%的員工檔案，核對(duì)信息完整性和準(zhǔn)確性；每季度全面核查海上作業(yè)員工、涉密崗位員工的專項(xiàng)檔案；每年開展一次全公司員工檔案全面盤點(diǎn)，填寫《員工檔案核查臺(tái)賬》，對(duì)缺失、錯(cuò)誤信息及時(shí)補(bǔ)充修正。第二十一條檔案資料出現(xiàn)損毀、丟失的，檔案管理員需立即向人力資源部負(fù)責(zé)人報(bào)告，啟動(dòng)檔案補(bǔ)全流程：可通過員工補(bǔ)充提交、相關(guān)部門核實(shí)等方式補(bǔ)全，無法補(bǔ)全的需書面記錄原因并存檔。第四章員工檔案信息查閱與使用第二十二條檔案信息查閱實(shí)行“分級(jí)審批、按需查閱”制度，查閱權(quán)限劃分如下：?jiǎn)T工本人查閱：可查閱本人的基礎(chǔ)身份類、入職錄用類、崗位資質(zhì)類檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理員陪同下查閱，嚴(yán)禁涂改、復(fù)制本人檔案；公司內(nèi)部查閱：部門負(fù)責(zé)人因崗位管理需要查閱本部門員工檔案的，需填寫申請(qǐng)表經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批；人力資源部因薪酬、考核、調(diào)崗等工作需要查閱的，需做好查閱記錄；外部單位查閱：如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等需查閱員工檔案的，需出具正式函件和有效證件，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，由檔案管理員陪同查閱，僅提供與查閱事由相關(guān)的檔案信息，嚴(yán)禁超范圍提供。第二十三條檔案信息使用需符合以下規(guī)范：僅可用于員工管理、崗位調(diào)整、薪酬核算、合規(guī)審查等工作用途，嚴(yán)禁用于與工作無關(guān)的場(chǎng)景；復(fù)制檔案信息需經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批，復(fù)制件需標(biāo)注“復(fù)印件”及使用用途，由檔案管理員簽字確認(rèn)；涉密崗位員工檔案信息嚴(yán)禁復(fù)制，僅可在檔案保管區(qū)域查閱，查閱過程做好記錄。第二十四條檔案查閱和使用需填寫《檔案查閱/使用臺(tái)賬》，記錄查閱人、查閱時(shí)間、查閱事由、查閱內(nèi)容、使用范圍等信息，臺(tái)賬需長(zhǎng)期保管，便于追溯核查。第五章員工檔案信息異動(dòng)與更新第二十五條員工檔案信息異動(dòng)包括信息變更、檔案轉(zhuǎn)移兩類：信息變更指員工基礎(chǔ)信息、資質(zhì)信息、崗位信息等發(fā)生變化；檔案轉(zhuǎn)移指員工調(diào)至分公司、子公司或離職后檔案轉(zhuǎn)出。第二十六條員工信息變更的，需在信息變更后10個(gè)工作日內(nèi)向人力資源部提交相關(guān)證明材料，檔案管理員核對(duì)后更新檔案信息，并留存變更證明材料復(fù)印件，標(biāo)注變更時(shí)間和原因；海上作業(yè)員工的資質(zhì)信息變更的，需在3個(gè)工作日內(nèi)完成檔案更新。第二十七條員工內(nèi)部調(diào)崗的，檔案信息由人力資源部統(tǒng)一保管，僅更新崗位相關(guān)檔案信息，無需轉(zhuǎn)移檔案實(shí)體；員工調(diào)至外部單位的，需填寫《檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審批后，按規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，留存轉(zhuǎn)移記錄和回執(zhí)。第二十八條離職員工檔案需單獨(dú)存放，離職滿保管期限后，按本制度第七章規(guī)定處理；退休員工檔案需移交至公司退休人員檔案管理專區(qū)，做好分類標(biāo)注和安全保管。第六章檔案信息保密與安全防護(hù)第二十九條檔案管理員需簽訂《員工檔案信息保密協(xié)議》，嚴(yán)禁向任何無關(guān)人員泄露員工檔案信息，嚴(yán)禁私自篡改、刪除、損毀檔案信息；離職的檔案管理員需辦理保密交接手續(xù)，簽訂離職后保密承諾書。第三十條電子檔案安全防護(hù)：服務(wù)器設(shè)置高強(qiáng)度密碼并定期更換，安裝防火墻和殺毒軟件，定期進(jìn)行漏洞掃描；電子檔案操作日志永久留存，可追溯每一次登錄、查閱、修改操作；嚴(yán)禁將電子檔案存儲(chǔ)至私人設(shè)備或上傳至外網(wǎng)平臺(tái)。第三十一條發(fā)生檔案信息泄露、丟失、損毀等安全事件時(shí)，檔案管理員需立即向人力資源部負(fù)責(zé)人和公司管理層報(bào)告，啟動(dòng)應(yīng)急處理流程：對(duì)泄露信息采取止損措施，對(duì)丟失損毀檔案及時(shí)補(bǔ)全，對(duì)相關(guān)責(zé)任人按本制度追責(zé)。第七章檔案信息鑒定與銷毀第三十二條檔案銷毀前需由人力資源部牽頭成立鑒定小組，成員包括人力資源部負(fù)責(zé)人、檔案管理員、法務(wù)人員，對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分需繼續(xù)保管和可銷毀的檔案。第三十三條可銷毀的檔案需滿足以下條件：離職員工檔案保管期限已滿，且無未了結(jié)的勞動(dòng)爭(zhēng)議、經(jīng)濟(jì)糾紛；檔案信息已無保存價(jià)值，且不涉及公司合規(guī)審查、司法調(diào)查等事項(xiàng)；涉密崗位員工檔案需額外經(jīng)公司保密委員會(huì)鑒定，確認(rèn)無保密留存必要。第三十四條檔案銷毀實(shí)行“嚴(yán)格審批”制度：鑒定小組出具《檔案銷毀意見書》，列明銷毀檔案的員工姓名、檔案類別、數(shù)量、銷毀原因，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理審批后，方可執(zhí)行銷毀。第三十五條檔案銷毀規(guī)范：紙質(zhì)檔案由兩人以上監(jiān)督銷毀，填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)督人、銷毀人等信息，簽字確認(rèn)后留存；電子檔案需徹底刪除并銷毀所有備份介質(zhì)，確保無法恢復(fù)；嚴(yán)禁將需銷毀的檔案出售、轉(zhuǎn)借或隨意丟棄。第八章監(jiān)督考核與責(zé)任追究第三十六條員工檔案信息管理納入人力資源部績(jī)效考核：檔案信息完整率≥99%、安全保管零事故、查閱審批合規(guī)率100%的，檔案管理員在績(jī)效考核中加1-2分；未達(dá)標(biāo)的扣減1-2分，需提交整改方案。第三十七條對(duì)違反本制度的行為，按情節(jié)輕重分級(jí)追責(zé)：情節(jié)較輕的（如檔案收集不及時(shí)、查閱記錄不完整、電子檔案?jìng)浞莶患皶r(shí)）：給予口頭警告、書面警告，責(zé)令限期整改；情節(jié)較重的（如泄露員工非敏感檔案信息、篡改員工檔案信息、違規(guī)復(fù)制檔案資料）：給予通報(bào)批評(píng)，扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的5%-10%，調(diào)離檔案管理崗位；情節(jié)嚴(yán)重的（如泄露涉密崗位員工檔案信息、故意損毀核心檔案信息、非法出售員工檔案信息）：扣減當(dāng)月績(jī)效獎(jiǎng)金的20%-50%，解除勞動(dòng)合同；造成員工損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。第三十八條因檔案管理失職導(dǎo)致公司面臨勞動(dòng)仲裁、行政處罰的，除追究直接責(zé)