PAGE愛國衛(wèi)生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織愛國衛(wèi)生檔案管理，確保愛國衛(wèi)生工作相關(guān)資料的完整、準確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，推動愛國衛(wèi)生工作規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)在愛國衛(wèi)生工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：愛國衛(wèi)生檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映愛國衛(wèi)生工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則：按照愛國衛(wèi)生工作的內(nèi)容和特點，對檔案進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善愛國衛(wèi)生檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的愛國衛(wèi)生檔案，對各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。3.負責(zé)愛國衛(wèi)生檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架存儲等工作。4.建立健全愛國衛(wèi)生檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對愛國衛(wèi)生檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行銷毀處理。6.負責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。（二）各部門、分支機構(gòu)職責(zé)1.負責(zé)本部門、本分支機構(gòu)愛國衛(wèi)生工作檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的有關(guān)愛國衛(wèi)生工作的文件、通知、指示、標準等。2.公司/組織制定的愛國衛(wèi)生工作計劃、方案、措施、總結(jié)、報告等。3.愛國衛(wèi)生工作會議記錄、紀要、決議等。4.愛國衛(wèi)生活動的策劃方案、組織實施記錄、活動照片、視頻等資料。5.環(huán)境衛(wèi)生檢查、評比記錄，包括檢查標準、檢查結(jié)果、整改情況等。6.健康教育工作資料，如宣傳資料、培訓(xùn)記錄、講座記錄、健康知識競賽資料等。7.病媒生物防制工作資料，包括消殺計劃、消殺記錄、監(jiān)測報告、防鼠防蠅設(shè)施建設(shè)資料等。8.愛國衛(wèi)生工作經(jīng)費預(yù)算、決算及使用情況記錄。9.與愛國衛(wèi)生工作相關(guān)的其他文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門、各分支機構(gòu)應(yīng)及時收集本部門在愛國衛(wèi)生工作中形成的各類文件、資料，并按照檔案管理部門的要求進行整理和移交。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于重要的文件、資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類：按照愛國衛(wèi)生工作的內(nèi)容，將檔案分為綜合管理、環(huán)境衛(wèi)生、健康教育、病媒生物防制等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分，如綜合管理類可分為工作計劃、總結(jié)、會議記錄等；環(huán)境衛(wèi)生類可分為檢查記錄、整改記錄、環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)資料等。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用年度流水號或分類流水號的方式，如“2023001”表示2023年的第一份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂：對整理好的檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格的檔案盒或檔案夾進行存放。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.綜合管理類：主要包括愛國衛(wèi)生工作的規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、決議、規(guī)章制度等文件。2.環(huán)境衛(wèi)生類：涵蓋公司/組織內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生檢查、評比記錄，環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、維護、更新記錄，環(huán)境衛(wèi)生問題整改記錄等。3.健康教育類：包含健康教育工作計劃、方案、宣傳資料、培訓(xùn)記錄、講座記錄、健康知識競賽資料、員工健康檔案等。4.病媒生物防制類：涉及病媒生物防制工作計劃、方案、消殺記錄、監(jiān)測報告、防鼠防蠅設(shè)施建設(shè)資料等。5.其他類：不屬于以上四類的其他與愛國衛(wèi)生工作相關(guān)的文件資料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的格式，例如：“2023A001”，其中“2023”表示年份，“A”表示綜合管理類，“001”表示該類別下的流水號。2.類別代碼按照以下規(guī)定設(shè)置：綜合管理類：A環(huán)境衛(wèi)生類：B健康教育類：C病媒生物防制類：D其他類：E3.流水號從001開始，依次遞增，每個類別下的流水號獨立編排。五、檔案的保管與存儲（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織愛國衛(wèi)生工作重大事件、重要決策、長期規(guī)劃等具有重要歷史價值和憑證作用的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要程度和保存價值，確定保管期限為10年或30年。（二）存儲方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進行分類存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。3.檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進行存儲，檔案柜應(yīng)排列整齊，標識清晰。4.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)可采用光盤、硬盤等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.在檔案庫房內(nèi)嚴禁吸煙、使用明火和存放易燃、易爆物品。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行巡查，檢查檔案的存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱愛國衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密的愛國衛(wèi)生檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司/組織保密管理部門批準，并在檔案管理部門指定的地點查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位因工作需要查閱公司/組織愛國衛(wèi)生檔案的，應(yīng)提前與公司/組織檔案管理部門聯(lián)系，提交查閱申請函，并說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴格遵守公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱愛國衛(wèi)生檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進行審核，審核通過后，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記薄》，并將檔案交借閱人簽收。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損等，如有損壞或丟失，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）查閱與借閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案查閱登記薄》和《檔案借閱登記薄》，詳細記錄查閱和借閱檔案的人員姓名、部門、查閱/借閱時間、檔案名稱、編號、查閱/借閱期限等信息。2.查閱和借閱記錄應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同，以便日后查閱和審計。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對愛國衛(wèi)生檔案進行鑒定，鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報告，報告內(nèi)容包括鑒定工作的組織情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等，并由鑒定小組成員簽字確認。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，清單內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀完畢后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀清單》與檔案鑒定報告等資料一并歸檔保存。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立愛國衛(wèi)生檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計分析。2.統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠，能夠反映愛國衛(wèi)生檔案管理工作的實際情況。3.檔案管理部門應(yīng)定期向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司/組織內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整、人員變動等原因，需要進行檔案移交的，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交部門應(yīng)編制《檔案移交清