合同管理實施細則第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范合同管理流程，保障合同的合法性、有效性及可執(zhí)行性，維護公司及相關(guān)方合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《電子簽名法》及公司章程，結(jié)合公司實際經(jīng)營需求，制定本細則。第二條適用范圍本細則適用于公司及下屬單位在經(jīng)營活動中簽訂、履行、變更、終止或解除的各類合同，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等。第三條管理原則合同管理遵循合法性、合規(guī)性、風(fēng)險可控性、全程追溯性原則：合法性：合同內(nèi)容及簽訂流程需符合國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)范；合規(guī)性：合同管理需滿足公司內(nèi)部管理制度及審批流程要求；風(fēng)險可控性：通過分級審核、專業(yè)評估等機制降低法律、財務(wù)及履約風(fēng)險；全程追溯性：合同從起草至終止的全生命周期需形成完整記錄，確保可追溯。第二章合同制定第四條合同內(nèi)容要求合同文本需包含以下核心條款，且表述需明確、具體，避免模糊或歧義：主體信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人/授權(quán)代表、聯(lián)系方式等；標(biāo)的條款：明確合同指向的商品、服務(wù)或權(quán)利義務(wù)，需包含名稱、規(guī)格、型號等；數(shù)量與質(zhì)量：數(shù)量單位需符合國家標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確依據(jù)（如行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）；價款與支付：金額需同時標(biāo)注大小寫，支付方式、期限、賬戶信息需清晰；履行方式：包括履行時間、地點、交付方式（如物流、自提）等；違約責(zé)任：需針對不同違約情形約定具體責(zé)任形式（如違約金、賠償損失）；爭議解決：明確協(xié)商、仲裁或訴訟的解決途徑，約定管轄機構(gòu)需符合法律規(guī)定。第五條合同文本規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)文本優(yōu)先：常用合同（如采購、銷售）需使用公司統(tǒng)一制定的標(biāo)準(zhǔn)模板，由法務(wù)部門定期更新；非標(biāo)準(zhǔn)文本審核：特殊業(yè)務(wù)場景需定制合同文本的，需經(jīng)法務(wù)部門審核確認后方可使用；重大合同強制審查：標(biāo)的額超過500萬元的合同，或涉及知識產(chǎn)權(quán)、并購等復(fù)雜事項的合同，需聘請外部法律顧問參與起草或?qū)彶?。第六條相對方資質(zhì)調(diào)查合同簽訂前，承辦部門需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”“中國裁判文書網(wǎng)”等渠道核查相對方資質(zhì)，包括：企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證等主體資格證明；法定代表人身份證明或授權(quán)委托書（如由代理人簽署）；信用記錄（如是否列入失信被執(zhí)行人名單、有無重大訴訟糾紛）；履約能力證明（如近三年財務(wù)報表、類似項目業(yè)績等）。第三章合同審核與批準(zhǔn)第七條分級審核機制合同實行“部門初審→專業(yè)復(fù)審→管理層審批”三級審核流程：合同類型初審部門復(fù)審部門審批權(quán)限一般合同（≤100萬）業(yè)務(wù)部門法務(wù)部門部門負責(zé)人審批重要合同（100萬-500萬）業(yè)務(wù)部門法務(wù)+財務(wù)部門分管副總經(jīng)理審批重大合同（＞500萬）業(yè)務(wù)部門法務(wù)+財務(wù)+審計部門總經(jīng)理辦公會審議后報董事長審批第八條審核內(nèi)容分工業(yè)務(wù)部門：審核合同與業(yè)務(wù)需求的匹配性，確認標(biāo)的、數(shù)量、履行方式等條款是否符合實際需求；財務(wù)部門：審核價款構(gòu)成、支付節(jié)奏、稅務(wù)條款的合理性，評估資金風(fēng)險及成本控制；法務(wù)部門：審核主體資格合法性、條款合規(guī)性、違約責(zé)任公平性，提示潛在法律風(fēng)險；審計部門（重大合同）：對合同經(jīng)濟性、流程合規(guī)性進行監(jiān)督審查。第九條審核時限要求一般合同：初審不超過2個工作日，復(fù)審不超過3個工作日；重大合同：初審不超過5個工作日，復(fù)審及審批累計不超過10個工作日；緊急合同（如搶險救災(zāi)相關(guān)）：審核流程可壓縮50%時限，需由業(yè)務(wù)部門出具緊急情況說明并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。第四章合同簽署第十條簽署要求簽字蓋章：合同需由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋公章（或合同專用章）；多頁合同需加蓋騎縫章；電子簽名：通過第三方電子合同平臺簽署的電子合同，需符合《電子簽名法》要求，確保簽名真實、可追溯；授權(quán)管理：授權(quán)代表需持有《法定代表人授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍及期限，委托書需經(jīng)法務(wù)部門備案。第十一條簽署流程控制現(xiàn)場簽署：需在公司指定場所進行，由承辦部門記錄簽署過程（如拍照、錄像）；遠程簽署：對方無法現(xiàn)場簽署的，可通過郵寄方式寄送合同，承辦部門需核實簽收人身份及授權(quán)；禁止倒簽：合同簽署日期不得早于審核完成日期，確因特殊情況需倒簽的，需提交專項說明并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十二條合同份數(shù)管理合同簽署份數(shù)需根據(jù)實際需求確定，一般為“雙方各執(zhí)2份，法務(wù)部門存檔1份”；涉及財務(wù)結(jié)算的合同，需額外提交1份至財務(wù)部門作為付款依據(jù)；電子合同需同步存儲至公司指定的區(qū)塊鏈存證平臺，確保防篡改。第五章合同履行與變更第十三條履約跟蹤機制履約計劃：合同生效后3個工作日內(nèi)，承辦部門需制定《合同履行計劃表》，明確各階段任務(wù)、責(zé)任人及時間節(jié)點；動態(tài)監(jiān)控：通過“合同管理系統(tǒng)”記錄履約進度，每月提交《履約情況報告》，內(nèi)容包括已完成事項、待辦事項、風(fēng)險預(yù)警等；證據(jù)留存：履行過程中的溝通記錄（如郵件、會議紀(jì)要）、交付憑證（如簽收單、驗收報告）需及時歸檔，保存期限不少于合同終止后3年。第十四條變更與補充變更條件：需變更合同條款的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂書面《補充協(xié)議》，補充協(xié)議需包含變更原因、具體條款、生效時間等；審批流程：補充協(xié)議需按原合同審核流程重新審批，變更內(nèi)容涉及標(biāo)的、價款等核心條款的，需提交法務(wù)部門專項審查；通知義務(wù)：變更事項需及時通知所有相關(guān)部門（如財務(wù)部門調(diào)整付款計劃、倉庫調(diào)整收貨安排）。第十五條違約處理風(fēng)險預(yù)警：發(fā)現(xiàn)對方違約（如延遲交付、質(zhì)量不達標(biāo)）時，承辦部門需立即向法務(wù)部門提交《違約情況說明》，附相關(guān)證據(jù)；協(xié)商優(yōu)先：法務(wù)部門協(xié)助起草《違約函》，要求對方限期整改；協(xié)商不成的，啟動仲裁或訴訟程序；止損措施：對嚴(yán)重違約情形（如根本違約導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)），可暫停履行己方義務(wù)，并依法行使不安抗辯權(quán)。第六章合同終止與解除第十六條正常終止合同履行完畢后，需完成以下事項：驗收與結(jié)算：承辦部門組織驗收，形成《驗收報告》；財務(wù)部門完成最終結(jié)算，出具《結(jié)算單》；資料歸檔：將履約全過程資料（含驗收、結(jié)算文件）整理后移交檔案管理部門；終止確認：雙方簽署《合同終止確認書》，明確無遺留爭議。第十七條協(xié)議解除經(jīng)雙方協(xié)商一致解除合同的，需滿足：簽訂《解除協(xié)議》，明確解除時間、責(zé)任劃分、款項結(jié)算等；解除協(xié)議需經(jīng)原審批流程審核，確保不損害公司利益；涉及定金、保證金的，需明確返還方式及期限。第十八條法定解除出現(xiàn)以下情形之一，可單方解除合同：對方在履行期限屆滿前明確表示或以行為表明不履行主要義務(wù)；對方遲延履行主要義務(wù)，經(jīng)催告后30日內(nèi)仍未履行；因不可抗力導(dǎo)致合同目的無法實現(xiàn)（如自然災(zāi)害、政策調(diào)整）；法律規(guī)定的其他情形（如對方破產(chǎn)、主體資格喪失）。注：單方解除需提前3日向?qū)Ψ桨l(fā)出書面通知，并列明解除依據(jù)及證據(jù)。第七章合同檔案管理第十九條檔案構(gòu)成合同檔案需包含以下材料，按時間順序整理成冊：合同文本（含附件）及簽署頁掃描件；相對方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）；審核審批記錄（各部門審核意見、會議紀(jì)要）；履行過程文件（交付憑證、驗收報告、付款記錄）；變更、解除協(xié)議及相關(guān)通知函件；爭議解決文件（仲裁裁決書、判決書等）。第二十條存儲與保管紙質(zhì)檔案：存放于檔案室專用柜，實行“雙人雙鎖”管理，溫濕度控制在15-25℃、45%-60%；電子檔案：通過公司OA系統(tǒng)歸檔，設(shè)置訪問權(quán)限分級（如部門負責(zé)人可查閱本部門合同，法務(wù)部門可查閱全公司合同）；備份機制：電子檔案需每日自動備份至異地服務(wù)器，紙質(zhì)檔案重要頁需掃描存檔。第二十一條查閱與銷毀查閱流程：需填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人及檔案管理員簽字批準(zhǔn)；復(fù)制檔案需加蓋“復(fù)印件與原件一致”章；保管期限：一般合同保管期為5年，重大合同為10年，勞動合同為員工離職后2年；銷毀程序：到期檔案由檔案管理員列出清單，經(jīng)法務(wù)部門、總經(jīng)理審批后，由2人以上監(jiān)督銷毀，并記錄銷毀過程。第八章責(zé)任追究第二十二條違規(guī)情形及處理未履行審核流程：擅自簽訂合同的，對直接責(zé)任人處以當(dāng)月績效扣減20%；造成損失的，需承擔(dān)賠償責(zé)任；審核失職：審核部門未發(fā)現(xiàn)合同重大風(fēng)險的，對審核人處以通報批評；導(dǎo)致公司損失超過100萬元的，追究部門負責(zé)人責(zé)任；檔案管理不當(dāng)：因保管不善導(dǎo)致檔案丟失、泄露的，對檔案管