企業(yè)合同檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序表一、適用范圍與場景概述本程序表適用于企業(yè)內(nèi)部各部門在合同全生命周期管理中的檔案處理工作，涵蓋合同簽訂前準(zhǔn)備、簽訂過程審核、簽訂后歸檔、日常保管、借閱使用、到期處置等環(huán)節(jié)。旨在規(guī)范合同檔案的收集、整理、存儲、檢索及銷毀流程，保證合同檔案的完整性、安全性及可追溯性，為企業(yè)合規(guī)經(jīng)營、風(fēng)險防控及歷史數(shù)據(jù)查詢提供支持。適用于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同等各類企業(yè)經(jīng)營管理合同的檔案管理。二、合同檔案管理全流程操作步驟（一）合同簽訂前準(zhǔn)備階段需求提出與合同起草業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同簽訂申請，明確合同主體、標(biāo)的、金額、履行期限等核心要素。由指定經(jīng)辦人（如業(yè)務(wù)專員）依據(jù)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板或?qū)嶋H需求起草合同文本，保證條款清晰、權(quán)責(zé)明確。部門內(nèi)部審核起草完成后，經(jīng)辦人將合同提交至部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）進行審核，重點審核業(yè)務(wù)必要性、條款合理性及部門資源匹配度。審核通過后，在合同文本上簽字確認(rèn)，并標(biāo)注“部門審核通過”及日期。（二）合同簽訂過程管理階段法務(wù)合規(guī)審核部門審核通過后，經(jīng)辦人將合同提交至法務(wù)部門（如法務(wù)專員）進行合規(guī)性審核，重點審核法律條款、違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)等法律風(fēng)險點。法務(wù)部門需在2個工作日內(nèi)反饋審核意見，如需修改，由經(jīng)辦人根據(jù)意見調(diào)整后重新提交，直至審核通過。審批與簽署授權(quán)法務(wù)審核通過后，按合同金額及類型提交至對應(yīng)審批人（如分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理）履行審批流程，審批權(quán)限需符合企業(yè)《合同管理辦法》規(guī)定。審批通過后，由授權(quán)簽署人（如法定代表人、授權(quán)代表）在合同文本上簽字或蓋章，保證簽署行為有效。用印與文本分發(fā)辦公室（或行政部）根據(jù)審批通過的合同文本，加蓋企業(yè)合同專用章或公章，嚴(yán)格執(zhí)行“用印登記”制度，記錄用印日期、用印人、合同編號等信息。用印后，按合同份數(shù)要求（如正本1份、副本2份）進行分發(fā)，正本由檔案管理員留存，副本由業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門存檔。（三）合同簽訂后歸檔階段檔案材料收集合同簽署完畢后，經(jīng)辦人需在3個工作日內(nèi)收集完整的合同檔案材料，包括：合同正本/副本、審批流程單、法務(wù)審核意見書、用印登記表、補充協(xié)議（如有）、簽訂過程中往來的重要函件等。檔案分類與編號檔案管理員根據(jù)合同類型（如采購類、銷售類、服務(wù)類）、簽訂年度進行分類，并按照“合同類型-年份-流水號”規(guī)則編制唯一檔案編號（如CG-2024-001表示2024年采購類第1號合同）。信息登記與著錄檔案管理員將合同基本信息錄入《合同檔案管理臺賬》，內(nèi)容需包括：合同編號、合同名稱、簽訂雙方、簽訂日期、合同金額、履行期限、歸檔日期、存放位置、經(jīng)辦人、負(fù)責(zé)人等。錄入完成后，保證電子臺賬與紙質(zhì)檔案信息一致，便于后續(xù)檢索。實體歸檔與存儲紙質(zhì)檔案需使用檔案盒統(tǒng)一存放，檔案盒外標(biāo)注合同編號及名稱，按編號順序排列于檔案柜中；電子檔案需掃描紙質(zhì)材料（保證清晰完整），存儲至企業(yè)指定的檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)），并設(shè)置訪問權(quán)限。（四）合同檔案日常管理階段定期檢查與維護檔案管理員每季度對紙質(zhì)檔案進行一次檢查，查看是否有蟲蛀、受潮、破損等情況，發(fā)覺問題及時修復(fù)或復(fù)制備份；電子檔案每月進行一次備份，保證數(shù)據(jù)安全。狀態(tài)動態(tài)更新業(yè)務(wù)部門如發(fā)生合同變更、解除或續(xù)簽等情況，需及時通知檔案管理員，檔案管理員在3個工作日內(nèi)更新臺賬及電子檔案信息，保證檔案與實際履行情況一致。安全保管措施檔案存放區(qū)域需配備防火、防潮、防盜、防蟲等設(shè)施，限制無關(guān)人員進入；電子檔案管理系統(tǒng)需設(shè)置密碼及操作日志，僅授權(quán)人員可查閱或修改檔案信息。（五）合同檔案借閱與歸還階段借閱申請與審批因工作需要借閱合同檔案的，由借閱人填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱理由、合同編號、借閱期限（原則上不超過5個工作日）、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）及檔案管理員審批同意后方可借閱。借閱與登記借閱人憑審批后的申請表至檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，檔案管理員核對信息后，將紙質(zhì)檔案交予借閱人（電子檔案通過系統(tǒng)授權(quán)訪問），并在《合同檔案借閱臺賬》中記錄借閱人、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。歸還與核驗借閱期滿后，借閱人需按時歸還檔案，檔案管理員檢查檔案是否完好、有無缺失，確認(rèn)無誤后在臺賬中標(biāo)記“已歸還”；如需續(xù)借，需提前1天重新申請，續(xù)借不超過3個工作日。（六）合同檔案到期處置階段到期預(yù)警與評估檔案管理員每月末通過臺賬篩選即將到期（履行期限屆滿滿3年）的合同，編制《合同到期預(yù)警清單》，提交至法務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門評估是否需繼續(xù)保存（如涉及未結(jié)糾紛、訴訟時效等需延長保存期限）。銷毀審批與執(zhí)行對于無需繼續(xù)保存的合同，由檔案管理員編制《合同檔案銷毀清冊》，列明銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)法務(wù)部門（如法務(wù)主管）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可銷毀。銷毀時需由2名以上人員共同監(jiān)督，保證檔案信息無法恢復(fù)，銷毀后在銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀記錄存檔備查。三、合同檔案管理常用模板表格表1：合同檔案基本信息表合同編號合同名稱簽訂雙方簽訂日期合同金額（元）履行期限歸檔日期存放位置（柜號-盒號）經(jīng)辦人負(fù)責(zé)人備注CG-2024-001采購設(shè)備合同A公司/本企業(yè)2024-01-15500,0002024-01-15至2024-07-152024-01-18A-01-005*業(yè)務(wù)專員*部門經(jīng)理含技術(shù)附件XS-2024-002軟件服務(wù)合同B公司/本企業(yè)2024-02-20120,0002024-02-20至2025-02-192024-02-22B-02-011*銷售經(jīng)理*銷售總監(jiān)年度服務(wù)合同表2：合同檔案借閱申請表借閱人所屬部門借閱日期合同編號合同名稱借閱理由預(yù)計歸還日期部門負(fù)責(zé)人審批檔案管理員審批備注*財務(wù)專員財務(wù)部2024-03-01CG-2024-001采購設(shè)備合同賬務(wù)處理核對2024-03-05*財務(wù)經(jīng)理*檔案管理員已掃描電子檔*法務(wù)助理法務(wù)部2024-03-02XS-2024-002軟件服務(wù)合同合同合規(guī)性復(fù)查2024-03-06*法務(wù)主管*檔案管理員僅限查閱表3：合同到期預(yù)警及處置表合同編號合同名稱到期日期預(yù)警級別（一般/緊急）跟進人業(yè)務(wù)部門評估意見法務(wù)部門評估意見處置方式（延長保存/銷毀）處置結(jié)果完成日期CG-2023-005辦公室租賃合同2024-04-30一般*行政專員合同已終止，無糾紛訴訟已結(jié)案，可銷毀銷毀已銷毀2024-03-15CG-2023-008技術(shù)合作合同2024-05-10緊急*技術(shù)經(jīng)理項目仍在履行，需續(xù)簽涉及專利條款，需保存至專利到期延長保存至2027-05-10已更新臺賬2024-03-20四、關(guān)鍵管理要點與風(fēng)險提示合規(guī)性要求合同檔案管理需嚴(yán)格遵守《_________檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等法律法規(guī)，保證檔案收集、歸檔、銷毀等流程合法合規(guī)。涉及商業(yè)秘密、個人隱私的合同檔案，需加強保密管理，借閱需經(jīng)更高層級審批，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸。及時性原則合同簽訂后需在3個工作日內(nèi)完成歸檔，避免材料遺失；借閱檔案需按時歸還，保證檔案不被長期占用；到期檔案需及時評估處置，避免超期保存占用資源。完整性保障歸檔材料需包含合同全流程文件，嚴(yán)禁遺漏審批單、審核意見等關(guān)鍵材料；紙質(zhì)檔案與電子檔案需同步更新，保證信息一致。安全風(fēng)險防控檔案存放區(qū)