1、淺談怎樣做好檔案管理工作 淺談如何做好檔案管理工作 摘 要：檔案管理工作對單位基本管理工作起著至關(guān)重要的作用。做好檔案管理工作目的是吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，指導(dǎo)單位檔案管理工作，達(dá)到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感，進(jìn)而激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，以供參考。 關(guān)鍵詞：檔案管理 問題 信息一體化 一、新時期檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景 隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入，檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型（電子檔案）。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展，歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、

2、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式，并且隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。新時期對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響，為實現(xiàn)檔案一體化管理提供了理論依據(jù)。 二、目前檔案管理存在的問題 1.單位檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則 單位檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級工作。但達(dá)標(biāo)工作在短時間內(nèi)取得了一定的效果，達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案

3、綜合管理的參與程度不夠，對檔案在單位的重要作用的認(rèn)識不足，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無；有任務(wù)、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。 2.缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進(jìn)行更新改造 目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。 3.檔案工作缺乏制度化的管理程序 當(dāng)前單位檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案不規(guī)范。隨著各

4、單位 _，新檔案人員不斷進(jìn)入，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與 淺談如何做好檔案提供利用工作 搞好檔案提供利用，讓其發(fā)揮應(yīng)有作用，是做好檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。現(xiàn)結(jié)合多年從事檔案管理工作的實際，就如何搞好檔案提供利用工作談幾點看法。 一、提高認(rèn)識，加強宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提 （一）強化社會檔案意識。檔案工作涉及社會的各個方面，聯(lián)系千家萬戶。因此，就需要我們通過多種形式，宣傳檔案工作的重要性，宣傳以檔案法為主的檔案法律法規(guī)，使廣大干部群眾理解、關(guān)心、重視和支持檔案工作，在工作中自覺養(yǎng)成遵

5、照檔案法律法規(guī)要求收集、保管和使用檔案的良好習(xí)慣。 （二）提高檔案管理人員的認(rèn)識。檔案人員首先要牢固樹立從事檔案工作的光榮感、自豪感，進(jìn)一步增強做好這項工作的使命感和責(zé)任感。只有熱愛檔案工作，獻(xiàn)身檔案事業(yè)，端正服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)措施，才能變被動為主動，把工作做好，為利用者提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。 （三）轉(zhuǎn)變利用者對檔案利用工作的看法。由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使 _對檔案廣泛的社會性和豐富的內(nèi)容不甚了解，甚至認(rèn)為檔案是“保密禁地”，不敢或不愿涉足，這些誤解在一定程度上影響了檔案的利用效率。隨著檔案法等法律法規(guī)的頒布實施和人們對檔案工作重要性認(rèn)識的提高，查閱檔案的人員越來越多，檔案工

6、作已越來越成為整個社會事業(yè)中不可缺少的一部分，檔案作用的重要性是難以替代的，已逐漸成為人們的共識。 二、固本強基，加強檔案基礎(chǔ)工作，是做好檔案提供利用工作的關(guān)鍵 （一）加強檔案收集工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時把好接收關(guān)，特別注意接收一些有科研價值的專業(yè)檔案。 （二）加大對檔案的審查、編排力度。隨著檔案現(xiàn)代化管理力度的不斷加強，需要我們對接收的各類檔案進(jìn)行重新編排。由于許多接收的檔案或多或少地存

7、在案卷號混亂、與卷號不相符，或者頁碼不齊全、裝訂不齊全、卷內(nèi)文件目錄未編寫等問題，因此，在接收時應(yīng)嚴(yán)格審查，加大編排力度，及時解決存在的各種問題。 （三）完善檔案檢索工具。能否及時準(zhǔn)確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。針對這一情況，我們在原有的案卷目錄、全引目錄的基礎(chǔ)上編制了文號索引、專題目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務(wù)，又進(jìn)一步提高了檔案利用的工作效率。 . 淺談如何做好新形勢下的檔案管理工作 作者：張良 王述寅 ：中國管理信息化xx年第24期 摘 要 檔案管理工作對于任何一個單位而言都有著重要的意義，但是在平時的工作中，檔案管理工作很容

8、易被人們所忽略。檔案管理工作的發(fā)展要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新檔案管理的工作方法，提升檔案管理的規(guī)范化制度化水平。本文將對新形勢下檔案管理工作中存在的問題展開分析，并對加強檔案管理工作的對策建議展開詳細(xì)探討。 關(guān)鍵詞 檔案管理；檔案意識；信息管理系統(tǒng) doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . xx . 24. 068 G271 A 1673 - 0194（xx）24- 0098- 021 檔案管理工作的現(xiàn)狀 隨著社會的不斷發(fā)展，檔案工作顯示出愈發(fā)關(guān)鍵的社會地位，其對于我國黨建工作的實施具有不可或缺的保障性作用。規(guī)范有效的檔案管理能夠給政策決定、社會管理及企業(yè)

9、的正常運作提供有力的推動，但是從當(dāng)前的情況來看，新形勢下檔案管理體系依然不盡完善，在開展的過程中仍存在諸多的不足與缺陷。 1.1 機構(gòu)設(shè)置不完善 首先，因為檔案行政管理機構(gòu)的分類界限和執(zhí)法主體間不能夠相互適用融合，導(dǎo)致檔案法實際功效無法得到充分貫徹。其次，在檔案館網(wǎng)的設(shè)置問題上存在明顯欠缺，整體的規(guī)劃不合理。當(dāng)前檔案室體現(xiàn)為多樣化的特征，包括直屬性質(zhì)的檔案場館、專業(yè)性質(zhì)的檔案場館、部門性質(zhì)的檔案場館等類型。此外，不少企事業(yè)本身是擁有專屬于自身的檔案場館，各個級別檔案場館在進(jìn)行資料的搜集過程中經(jīng)常會遇到阻礙性因素，這是由于檔案信息資源在各個場館互通的問題尚未有一個確切的規(guī)定來加以限制，造成檔案信息資源無法實現(xiàn)高效的管控與應(yīng)用。 1.2 檔案管理體制建設(shè)缺乏合理性 我國社會處于經(jīng)濟時期所建設(shè)形成的檔案室管理體制被應(yīng)用至今，這一體系在當(dāng)時那個社會背景下體現(xiàn)出較為顯著的功能價值，但在政府職能不斷更新與工作不斷深入的影響下，這一體系顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的工作開展需求。