1、.,企業(yè)檔案管理管理實(shí)務(wù) 講師：黃龍寶 二O一五年十月,.,學(xué)習(xí)目的,了解檔案管理基礎(chǔ)知識 學(xué)習(xí)掌握檔案管理技能 結(jié)合工作應(yīng)用檔案管理，為工作提供幫助。 要求：課堂中保持安靜，覺得浪費(fèi)您的時間請自便! 積極配合課堂練習(xí)。,.,課題導(dǎo)入,在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)社會，隨著法律法規(guī)的不斷健全和全民法律意識的不斷提高，寄希望于通過法律訴訟途徑來維護(hù)自己的合法權(quán)益、或討一個公正的說法，已經(jīng)是一種司空見慣的大眾化行為。作為社會經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的活躍主體一企業(yè)，不論是否情愿，最主要的證據(jù)通常又來源于企業(yè)發(fā)展過程中形成的檔案，“舉證責(zé)任倒置”的分配原則又幾乎將企業(yè)的舉證責(zé)任推向了極限。因此，說企業(yè)檔案的使命關(guān)乎企業(yè)的生死存亡，絕

2、不是危言聳聽。 下面分享以下幾個案例,.,案例一,例如：某施工企業(yè)在與發(fā)包方簽訂一座長達(dá)13 km的跨海大橋的施工合同后，由于將調(diào)整決算價格的重要補(bǔ)充協(xié)議遺失，因而在后期討要工程欠款的訴訟中，本應(yīng)因價格因素的調(diào)差而應(yīng)得的8 000萬元工程款付之東流。 點(diǎn)評：企業(yè)與外界進(jìn)行經(jīng)濟(jì)交往中簽署的各類合同，尤其是隨后根據(jù)實(shí)際情況增加的補(bǔ)充、變更協(xié)議的遺失，使得企業(yè)在合同的履行過程中一旦發(fā)生爭議，如協(xié)商不成而被推向被告席位時，敗訴的結(jié)局則在所難免，甚至于承受巨額的經(jīng)濟(jì)損失。,.,案例二,案例七：“長城”葡萄酒商標(biāo)侵權(quán)糾紛案 原告：中國糧油食品（集團(tuán)）有限公司（簡稱中糧集團(tuán)） 被告：北京嘉裕東方葡萄酒有限公

3、司 被告：南昌開心糖酒副食品有限公司 被告：秦皇島洪勝酒業(yè)有限公司， 【案情】“長城及圖”是原告中糧集團(tuán)使用在其葡萄酒產(chǎn)品上的注冊商標(biāo)并被國家工商局認(rèn)定為馳名商標(biāo)。原告認(rèn)為被告使用“嘉裕長城”商標(biāo)制造和銷售各種葡萄酒，侵犯其商標(biāo)權(quán)給其造成極大的經(jīng)濟(jì)損失，故向法院提起訴訟，索賠1法院經(jīng)審理認(rèn)為，原告“長城”雖由文字和圖形組合而成，但足以使相關(guān)公眾將含有“長城”文字的“嘉裕長城”商標(biāo)的葡萄酒產(chǎn)品與原告產(chǎn)品相混淆，或認(rèn)為兩者在來源上具有特定聯(lián)系。被告的“嘉裕長城”商標(biāo)使用了原告“長城”商標(biāo)最具顯著性的文字構(gòu)成要素，侵犯了原1000余萬元。,.,點(diǎn)評：,企業(yè)自主創(chuàng)新核心技術(shù)原始檔案的泄密或遺失，對企業(yè)

4、來說，可能是災(zāi)難性的打擊。近年來，掌握了企業(yè)技術(shù)的高級技術(shù)人員發(fā)生跳槽、泄密事件在我國已十分普遍。這無疑是企業(yè)發(fā)展的一個重大隱患。而且時時威脅著企業(yè)的發(fā)展。更為嚴(yán)重的是多數(shù)企業(yè)的自主創(chuàng)新核心技術(shù)原始檔案往往散落在企業(yè)的技術(shù)人員手里，一旦這些原始的檔案遺失，或隨著技術(shù)人員的流動而被轉(zhuǎn)移到競爭對手企業(yè)手里，企業(yè)不僅無法繼續(xù)保證其對該核心技術(shù)的獨(dú)自占有，更有甚者，由于原始檔案的遺失，反被作為侵犯知識產(chǎn)權(quán)的被告，遭到競爭對手的起訴，企業(yè)要么花費(fèi)巨額代價以換取該項技術(shù)的使用。要么從此無緣該項技術(shù)。,.,云南代課教師因25年教齡不被認(rèn)定 跳50米高瀑布自殺,.,檔案為代課老師證明身份,2011-01-31

5、 來源：中國檔案報 前不久，內(nèi)蒙古自治區(qū)教育廳下發(fā)了關(guān)于1985年前參與教育事業(yè)的代課、民辦老師給予相應(yīng)待遇的通知，根據(jù)通知要求，凡符合條件的代課、民辦教師在1985年前被辭退的，按照教齡的年限，給予相應(yīng)的生活補(bǔ)貼。赤峰市林西縣檔案館迎來了查檔高峰。 為了證實(shí)代課身份和教齡，代課老師們紛紛從各鄉(xiāng)鎮(zhèn)趕到縣檔案館，查閱民辦、代課老師登記表及工資表檔案。老師們查閱檔案的范圍主要集中1950年至1985年教育局全宗所存的文書檔案和會計檔案。在短短20幾天里，共有代課、民辦教師300余人來到縣檔案館查找相關(guān)檔案。經(jīng)縣檔案館工作人員耐心翻閱查找，從教育局檔案中找出了關(guān)于代課和民辦老師的檔案資料300余卷，

6、為181人提供并出具了證明材料400余份。同時，還為沒有查找到檔案的老師們進(jìn)行了解答，并為其指出其他的查檔線索或解決方法?？h檔案館扎實(shí)、認(rèn)真的工作獲得了社會各界的一致好評，老師們贊嘆：“這些幾十年前的東西，檔案館還保管得這么好，這回為我們證明身份、享受相應(yīng)生活待遇提供了依據(jù)。真是謝謝你們了！” 摘自 中國檔案報2010年12月30日 總第2098期 第二版,.,檔案與我們密切相關(guān),我們每一個人從出生的那一刻算起，就與檔案結(jié)下了一生的緣分。比如說你的出生證明就是你的第一份檔案！它客觀記錄了你來到這個世界時的幾乎全部情況：出生的時間、性別、體重、健康情況、是否順產(chǎn)、父母情況、接生的醫(yī)院、醫(yī)生、家庭

7、住址，甚至于你的腳印等。至于你成長過程中的照片或DV、各種學(xué)歷證明、日記或工作筆記、工作履歷證明、各種獎勵證書、患病診治記錄、婚姻證明、銀行存折、社會保險手續(xù)、甚至商業(yè)活動中的購房、購車、購物、借據(jù)、貸款手續(xù)等等，經(jīng)過整理保存就是你的個人檔案，也可稱為家庭檔案。 國家、社會、學(xué)校以及其它任何單位活動的開展，都在形成各種各樣的文件，有保存價值的文件就成為了檔案。,.,第一部分： 檔案基礎(chǔ)知識,.,一、發(fā)展概要,（一）文字出現(xiàn)前：結(jié)繩刻契 。,在文字出現(xiàn)之前，人們用結(jié)繩刻契作為記事表意的一種方法。所謂結(jié)繩 就是在繩子上打上大大小小、各式各樣的結(jié)，以表示不同的意思，刻契 就是在骨片、木片、竹片或其它

8、材料上刻畫出各種形狀的標(biāo)記，用來記 錄某種事實(shí)或作為有關(guān)各方的一種信約。它可以說是檔案的前身,.,檔案起源,我國現(xiàn)存最早的檔案是產(chǎn)生于三千五百多年前的甲骨檔案。 之所以說它是嚴(yán)格意義的檔案，理由如下： 1、完整清楚地記載歷史 2、集中保存 3、可供查找利用,.,（二）、文字時代,具有科學(xué)意義的檔案，是在原始公社衰亡，私有制出現(xiàn)的時候，伴隨著文字的產(chǎn)生而產(chǎn)生的。歷史載體沿革:,甲骨,電子,金石,聲像,紙質(zhì),簡牘,縑帛,.,(三）檔案歷史名稱變革,夏、商、周西周、東周(春秋、戰(zhàn)國)、秦、西漢、新朝、玄漢、東漢、三國時期(魏、蜀、吳)、晉(西晉、東晉)、南北朝南朝(宋、齊、梁、陳)、北朝(北魏、東魏

9、、西魏、北齊、北周)、隋、唐、五代(后梁、后唐、后晉、后漢、后周)、十國前蜀、后蜀、吳、南唐、吳越、閩、楚、南漢、南平(荊南)、北漢、宋(北宋、南宋)、遼、西夏、金、元、明、清、中華民國、中華人民共和國。,夏、商：冊,周：中,秦：典籍,魏晉以后：文書/文案,唐宋以后：文書/文案案牘,.,二、檔案概述,廣義：,檔案定義,檔案是指國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,企業(yè)檔案定義,是指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存和利用價值的各種形式的歷史記錄。,.

10、,檔案定義分析,（一）檔案的來源：從形成者看來源：、機(jī)構(gòu) 、組織 、個人 （二）檔案的內(nèi)容 涉及社會生活的各種領(lǐng)域和各個方面 （三）檔案的條件保存?zhèn)洳榈臍v史文件。,.,（一）檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。辦理完畢的文件才能成為檔案，情況有三： 1、文件內(nèi)容要求馬上辦理完畢，并且已經(jīng)辦理完畢。 2、文件內(nèi)容要求長期執(zhí)行（辦理），但只要完成了文書處理程序也算一種。 3、不需要具體辦理，只需完成文書處理程序就算辦理完畢。 從這個角度來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。,檔案形成分析,.,（二）具有一定查考利用價值的文件，才能成為檔案。 從這個角度來看，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華。 （

11、三）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案 文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。,.,從檔案的載體上來看，有甲骨、金石、紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤、U盤、云端等。 從表達(dá)方式基本三種：文字、圖像、聲音； 從記錄方法：手寫、刀刻、印刷、攝影、錄音、錄像等。 從文件名稱上看，古代有詔、誥、題本、奏折、牌等，近代有令、布告、 咨、呈?，F(xiàn) 代有計劃、報告、請示、批復(fù)、會議記錄等。 從類型上說，有文書檔案、科技檔案、專門檔案。,檔案形式分析,.,.,檔案屬性分析,信息屬性（資源） 知識屬性 原始性 真實(shí)性 廣泛性,.,具體而言： 檔案是單位工作的查考證據(jù) 檔案是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù) 檔案是政治斗

12、爭的必要工具 檔案是科學(xué)研究的可靠資料 檔案是宣傳教育的生動素材 檔案是維護(hù)國家、集體、個人合法權(quán)益的法律信證 總之，檔案的作用可概括為：憑證作用和參考作用。,檔案作用分析,憑證作用和參考作用,.,企業(yè)檔案保管限期表,.,第二部分： 檔案管理實(shí)務(wù),檔案工作“八個環(huán)節(jié)： 檔案的收集（集中） 檔案的鑒定 （精煉） 檔案的整理（系統(tǒng)） 檔案的統(tǒng)計（規(guī)劃） 檔案的編目（區(qū)別） 檔案的檢索（歸納） 檔案的保管（安全） 檔案的利用（服務(wù)）,.,活動,檔案,編目,收集,保管,鑒定,檢索,提供利用,活動,集中,系統(tǒng),精煉,安全,歸納,服務(wù),統(tǒng)計,整理,區(qū)別,規(guī)劃,檔案工作的直觀圖示一,.,收集,文件裝訂,文件

13、分類,文件排列,編制歸檔號,編目,裝盒,檔案排架,檔案管理流程圖示二：,.,集中管理原則企業(yè)檔案為企業(yè)集體所有,任何人不得占為己有,因此應(yīng)集中管理檔案。 共同分享原則盡量減少檔案的復(fù)印份數(shù)及保管場所,提高檔案的保密系數(shù)和安全性,同時降低管理成本。 分類歸檔原則及時分類、整理、編輯與傳遞,科學(xué)歸檔保管,提高管理質(zhì)量與效率。,檔案管理的原則,.,一、文檔的收集與整理,檔案收集工作，就是把分散在各單位內(nèi)部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的

14、內(nèi)容。 文件與檔案的區(qū)別？文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。 檔案與資料的聯(lián)系與區(qū)別？直接記述和反映本單位/參考.綜合管理公司綜合制度類檔案管理辦 法及實(shí)施細(xì) 則1.doc,.,1.文件 法定機(jī)關(guān)或組織按照一定的形式經(jīng)過一定的處理程序而形成的書面文字材料。 2.檔案 是一個單位在公務(wù)活動中形成的具有考查利用價值的歸檔集中保存起來的文件材料 (包括技術(shù)圖形、影片、照片等)。,文件與檔案區(qū)別,.,文件格式:標(biāo)題、部門代號、年號和順序號。 正式格式:除綜合性的報告、總結(jié)外,一文一事。 文尾格式: 發(fā)文機(jī)關(guān)(落款或署名):對此文件負(fù)責(zé)的機(jī) 關(guān)、人、發(fā)文時間、最后發(fā)出時間。,文檔的格式,.,紙張要求:

15、國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙(210*297)，張貼公文紙要求:公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:37MM1MM;訂口(左白邊)為28MM1MM 排版要求:正文大標(biāo)題方正小仿宋20，正文用仿宋GB23123號字,一級標(biāo)題黑體三號，二級標(biāo)題GB楷體2312三號，頁碼宋體四號，段落格式23-30磅。 印裝要求:雙面印刷,頁碼套正,左側(cè)裝訂。,公文的格式要求,.,1、上級來文 2、本單位制發(fā)的文件 3、下屬單位來文、本單位或部門管理過程記錄文件或資料 1、文件材料要齊全、完整，準(zhǔn)確反映本單位各項活動的歷史面貌。 2、文件材料的規(guī)格與字跡材料要求。 3、歸檔聲像材料的要求。,歸檔文件材料范圍,各類文件材料的歸檔要求,.,

16、1、科研檔案歸檔時間：成果鑒定后三個月內(nèi)歸檔； 2、設(shè)備檔案歸檔時間：安裝調(diào)試完畢三個月內(nèi)歸檔； 3、基建檔案歸檔時間：各施工承包單位應(yīng)在項目實(shí)體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔； 4、會計檔案歸檔時間：隔年向檔案室移交； 5、業(yè)務(wù)檔案歸檔時間：由動態(tài)轉(zhuǎn)靜態(tài)后移交； 6、其他檔案歸檔時間：活動結(jié)束后歸檔。,歸檔時間：,.,二、歸檔文件的整理與編目,為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實(shí)面貌，便于保管和利用。 檔案整理就是按文件材料在來源、內(nèi)容、形式等方面的歷史聯(lián)系，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)分類、組

17、合、排列、編目的工作。 對歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編制目錄、裝盒，使之有序化一個的過程。,.,案卷的規(guī)范化整理與編目,調(diào)整 定卷,卷內(nèi) 文件 排列,擬寫 案卷 題名,卷內(nèi) 文件 編號,填寫 文件 目錄,填卷 內(nèi)備 考表,填寫 案卷 封面,裝訂 案卷,編制 案卷 目錄,.,檔案的整理應(yīng)該充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。,整理原則,.,整理方法 裝訂：按件裝訂 分類：年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限 編號：文件首頁上端加蓋歸檔章（全宗號、 年度、保管期限、件號) 編目：逐件編目 裝盒：按件號順序裝盒,.,收集,文件裝訂,文件分類,文件排列,編制歸檔

18、號,編目,裝盒,檔案排架,檔案管理流程圖示二：,.,檔案如何分類管理,分類的一般方法有 A、時間分類法： 1)年度分類法 2)時期分類法 B、來源分類： 1)組織機(jī)構(gòu)分類法 2)作者分類法 3)通訊者分類法,常用的檔案分類法：,.,檔案如何分類管理,C、內(nèi)容分類法 1)技術(shù)分類法 2)文書分類法 3)媒體分類法 D、形式分類法 1)按文件種類分類 2)按載體形態(tài)分類 3)按形狀規(guī)格分類,.,企業(yè)檔案分類方案,.,企業(yè)檔案分類方案,.,現(xiàn)代企業(yè)檔案管理形式,.,資料冊替換頁,規(guī)格：A4 尺寸：31027360,.,(1),.,檔案盒,材質(zhì)：紙質(zhì) 尺寸：30722030mm,.,就本公司人力資源而

19、言：檔號 JW zH RD 2015 001-序號,檔案編目規(guī)則,年份,項目名稱,部門,公司名稱,.綜合管理公司綜合制度類檔案管理辦 法及實(shí)施細(xì) 則1.doc,.,歸檔文件的整理單位：以件為整理單位進(jìn)行文件級整理，就是將歸檔文件整理的基本單位還原到文件本身，從而達(dá)到簡化概念、簡化操作的目的。整理單位一般應(yīng)為“自然件”，即單份文件為一“件”。 1、文件正本與定稿應(yīng)作為一件； 2 、正文與附件為一件； 3、正文與文件處理單為一件； 4、原件與復(fù)制件（包括復(fù)印件以及抄件等）應(yīng)作為一件； 5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； 6、報表、名冊、圖冊等，應(yīng)按照其本來的裝訂方式，一冊（本）為一件。,整理時應(yīng)注意6點(diǎn)

20、,.,檔案目錄建立,.,檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)寫法,.,填寫案卷封面,檔號，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。,全宗名稱，即立檔單位名稱，全稱或簡稱,類目名稱，全宗內(nèi)第一級類目名稱，機(jī)構(gòu)或問題,案卷題名,文件所屬的起止時間,保管期限,卷內(nèi)文件總頁數(shù),歸檔號，文書處理部門編制的案卷順序號,.,裝訂案卷,三孔一線,左齊,右齊,下齊,裝訂前去掉金屬物，對存在問題的文件做好補(bǔ)齊頁面、修復(fù)、折疊等工作。,.,卷內(nèi)文件目錄格式,3.1 目錄用紙幅面尺寸采用國內(nèi)通用16開型（即長寬為260mm185mm）或國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（即長寬為297

21、mm210mm）。 3.2 頁邊與文字區(qū)尺寸 卷內(nèi)目錄用紙上白邊（天頭）寬200.5mm 卷內(nèi)目錄用紙下白邊（地腳）寬150.5mm 卷內(nèi)目錄用紙左白邊（訂口）寬250.5mm 卷內(nèi)目錄用紙右白邊（翻口）寬150.5mm,.,卷內(nèi)文件目錄,.,三、檔案保管,檔案保管是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠(yuǎn)利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務(wù)，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護(hù)檔案的完整與安全。 以防為主，防治結(jié)合。 加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般。 自力更生，勤儉節(jié)約。 立足長遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。,檔案保管的基本要求,溫

22、濕度控制/蟲霉防治與除塵/照明管理/防空氣染物/防磁/ 檔案保管狀況檢查/防水/防火,.,四、檔案鑒定,檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價值的檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價值，確定期保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷毀。（簡略介紹）,.,五、檔案統(tǒng)計,檔案的統(tǒng)計工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況。做到合理規(guī)劃。 通常的項目有：卷內(nèi)文件目錄和案卷目錄，檔案收進(jìn)、移出登記簿，全宗名冊或全宗目錄，全宗單，檔案目錄登記簿，檔案利用與效果登記簿等。原始登記是統(tǒng)計調(diào)查的基礎(chǔ)，各檔案館(室)的原始登記與各級檔案部門的統(tǒng)計工作相互結(jié)合，即形成檔案統(tǒng)計網(wǎng)絡(luò)。,.,六、檔案檢索,檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案材料的手段，管理和利用檔案的工具。檔案檢索工具的種類很多，可按編制方法、信息處理手段、收錄材料范圍、作用等不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。按編制方法可分為目錄、索引、指南。檔案目錄是由許多條目組成的有機(jī)體，也是檔案館(室)檢索體系的主要部分。常用的有分類目錄、專題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄等。索引是將檔案中的各種事物名稱、檔號或存址等，按照一定順序加以編排的一種檢索工具，如人名索引、地名索引、文號索引。指南是以文字?jǐn)⑹龅姆椒?/p>