1、5S管理在辦公室的運(yùn)用,目錄, 5S基礎(chǔ)知識(shí) 將5S運(yùn)用到辦公室 推行5S的注意事項(xiàng),目錄, 5S基礎(chǔ)知識(shí) 將5S運(yùn)用到辦公室 推行5S的注意事項(xiàng),5S起源于日本，指的是在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)中對(duì)人員、機(jī)器、材料、方法等生產(chǎn)要素進(jìn)行有效管理，是日式企業(yè)獨(dú)特的一種管理方法?，F(xiàn)已被世界各國(guó)管理界認(rèn)同及應(yīng)用。,1955年,為了確保作業(yè)空間和安全,日本開始推行2S(整理、整頓)。宣傳口號(hào)為“安全始于整理、整頓，終于整理、整頓?！?后因生產(chǎn)和品質(zhì)控制和需要而又逐步提出了3S，即清掃、清潔、素養(yǎng)。,1986年，日本的首本5S著作問世，對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)管理模式起到了沖擊作用，并掀起了5S的熱潮，5S運(yùn)動(dòng)從此成為日式企業(yè)工廠管

2、理的基礎(chǔ)。,起 源,日本江戶時(shí)代推行的5S，加上現(xiàn)代的3S,發(fā) 展,5S的日語(yǔ)發(fā)音都是以“Si”開頭，所以稱為5S。,什么是5S？,整理 定義：區(qū)分要用和不要用的，不要用的清除掉。 目的：把“空間”騰出來(lái)活用,防止誤用。 整頓 定義：要的東西依規(guī)定定位、定方法擺放整齊，明確數(shù)量，明確標(biāo)示 目的：不浪費(fèi)“時(shí)間”找東西,清掃 定義：清除職場(chǎng)內(nèi)的臟污，并防止污染的發(fā)生 目的：消除“臟污”，保持職場(chǎng)干干凈凈、整整齊齊 。 清潔 定義：將上面3S實(shí)施的做法制度化，規(guī)范化，維持其成果 。 目的：通過(guò)制度化來(lái)維持前3S成果,素養(yǎng) 定義：對(duì)于規(guī)定了的事情，都按要求去執(zhí)行，并養(yǎng)成一種習(xí)慣。 目的：遵守規(guī)章制度培

3、養(yǎng)良好素質(zhì)習(xí)慣的人才鑄造團(tuán)隊(duì)精神,Seiri（整理）,Seiton（整頓）,Seiso （清掃）,Seiketsu（清潔）,確定什么是必要的，什么是不必要的,各得其所、各就其位,識(shí)別不清潔的來(lái)源,執(zhí)行過(guò)程以維持/改善前3個(gè)S的標(biāo)準(zhǔn),5S 說(shuō)明,1S,2S,3S,4S,Shitsuke（素養(yǎng)）,工作場(chǎng)所中保持和自律的5S文化,5S,歸納,整理是整頓的基礎(chǔ) 清掃在整理整頓之后 三項(xiàng)工作的保持即為清潔 要把以上工作做好，還有依靠人的素養(yǎng),5S之間的關(guān)系,只有整理沒整頓，物品真難找得到 只有整頓沒整理，無(wú)法取舍亂糟糟 整理整頓沒清掃，物品使用不可靠 3S效果怎保證？ 清潔出來(lái)獻(xiàn)一招 標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)練素養(yǎng)，安

4、全生產(chǎn)最重要 日積月累勤改善，公司管理水平高,為什么要推行5S？,5S活動(dòng)是一套行之有效的管理方法 改善作業(yè)環(huán)境； 提高作業(yè)效率； 提高作業(yè)質(zhì)量； 鼓舞人員士氣； 是其他管理活動(dòng)有效開展的基石之一。,5S推進(jìn)原理,行為,態(tài)度,目錄, 5S基礎(chǔ)知識(shí) 將5S運(yùn)用到辦公室 推行5S的注意事項(xiàng),將5S應(yīng)用于辦公室、信息和交易過(guò)程，實(shí)現(xiàn)你的業(yè)務(wù)目標(biāo),5S不是知識(shí)，也不是技術(shù)，而是應(yīng)該做的事情！,步驟： 現(xiàn)場(chǎng)檢查：對(duì)工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行全面檢查（包括看到的和看不到的） 區(qū)分必需品與非必需品：使用頻率在每小時(shí)、每天、每周的物品即為必需品 清理非必需品：將必需品留下,非必需品移出工作區(qū)域。 非必需品的處理： 無(wú)使用價(jià)

5、值：折價(jià)變賣、轉(zhuǎn)移它用 有使用價(jià)值：特別處理、分類后出售 每天循環(huán)整理：日日做、時(shí)時(shí)做,1S-整理階段,雜,怎么要區(qū)分對(duì)待?,馬上要用的,暫時(shí)不用的,長(zhǎng)期不用的,5S管理工具-區(qū)分必需品和非必需品,目的：將必需品和非必需品區(qū)分開，以便騰出空使用說(shuō)明間，防止誤用。,將不再使用的文件資料或破舊書籍、過(guò)期報(bào)紙等按要求廢棄。 將不經(jīng)常使用的文件資料進(jìn)行分類編號(hào)整齊存放于文件柜中。 將經(jīng)常使用的文件資料進(jìn)行分類整理，整齊放于辦公桌抽屜中。 將正在使用的文件資料分為待處理、正處理、已處理三類，整齊放于辦公桌面或文件筐內(nèi)，做到需要的文件資料能快速找到。,辦公室文件整理標(biāo)準(zhǔn)：,1S實(shí)例-辦公區(qū)域,清理前,清理

6、后,清理前,清理后,拿走不必要的物品， 將不必要物品移到歸檔系統(tǒng)或直接處理,1S實(shí)例-文件整理,刪除不用的圖標(biāo) 卸載不用的程序 刪除舊文件或?qū)⑴f文件存檔到CD上,清理前,清理后,將待處理，處理完的文件分開放置,2S 整頓階段,步驟： 分析現(xiàn)狀：從物品的名稱、分類、放置進(jìn)行規(guī)范化。 物品分類：根據(jù)物品特征進(jìn)行分類。 決定儲(chǔ)存方法：物品存放進(jìn)行定置管理，實(shí)現(xiàn)人與物最佳結(jié)合。 實(shí)施：按照決定的儲(chǔ)存方法，對(duì)物品進(jìn)行存放。,亂,徹底整理，只留下需要的物品,合理利用空間， 100%定位放置,根據(jù) 種類、空間、區(qū)域、防護(hù) 規(guī)定擺放方法,5S管理工具-物品的分類存放及登記,辦公室個(gè)人區(qū)域物品擺放標(biāo)準(zhǔn)：,桌面位

7、置擺放（明確“待處理”“已處理”位置） 將電腦放置于桌面中央，主機(jī)箱放置于電腦桌面下方。 以電腦中心位置為分界，電腦左側(cè)位置為未處理文件、處理文件所需資等放置 區(qū)，右側(cè)為已處理文件。 水杯、電話、鼠標(biāo)等根據(jù)個(gè)人實(shí)際使用情況擺放在兩區(qū)域內(nèi)，放置成水平直角。 留言條、記事貼位于電腦左下方處。 下班后，將待處理的文件與已處理文件收集至右邊最上層抽屜內(nèi)，保證桌面剩余物品僅為電腦、文件筐、水杯、辦公用具（電話、對(duì)講機(jī)、鼠標(biāo)、鼠標(biāo)墊）。 抽屜整理：明確私人物品集中放置區(qū) 。 個(gè)人手巾、抹布放置于辦公桌右側(cè)。 個(gè)人物收納在右邊最下層的抽屜中。 個(gè)人服裝（限兩件）放置在衣架上。 離開座位時(shí)，將椅子放置于電腦桌

8、主機(jī)箱與抽屜之間。,辦公室公共區(qū)域物品擺放標(biāo)準(zhǔn)：,桌面、地面、窗臺(tái)、箱柜及辦公設(shè)施上無(wú)水漬、印痕、雜物、灰塵及非必需品。 辦公設(shè)施（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)）周圍區(qū)域整潔有序。 辦公室墻面無(wú)過(guò)期張貼物；展示板要保持整潔、規(guī)矩、展示與工作相關(guān)的信息，并要及時(shí)更新。 材料不隨意堆放在辦公桌上或椅子上。 所有相關(guān)的物品都要集中放置。書柜、抽屜、辦公用品區(qū)域要有適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)。 電話線、電源線、網(wǎng)線布置安全、整齊、得當(dāng)。,資料整理 將所有資料柜明確責(zé)任人 將文件夾按照編號(hào)、責(zé)任人、名稱、保管期限進(jìn)行定位 資料柜整理 粘貼規(guī)范的標(biāo)識(shí) 柜內(nèi)區(qū)域標(biāo)識(shí) 柜外表面進(jìn)行標(biāo)識(shí),辦公室資料柜擺放標(biāo)準(zhǔn)：,粘貼標(biāo)識(shí),物

9、品定置,分類管理,整頓前,整頓后,簡(jiǎn)單的目視化管理體系清楚顯示了歸屬和是否遺失什么東西。 目視化管理使你能進(jìn)行“例外管理”,2S實(shí)例-辦公區(qū)域,將這些文件移至遠(yuǎn)距離存放強(qiáng)制的保存期 文件的取用非常少（如果有） 按有效期分類，這樣新文件移入遠(yuǎn)距離存放時(shí)，將過(guò)期數(shù)據(jù)丟棄,2S實(shí)例-檔案文件,2S實(shí)例-整頓檔案柜,管理責(zé)任者 管理此架責(zé)任者姓名,架子表示標(biāo)簽 表示架子種類的標(biāo)簽,柜子內(nèi)表示標(biāo)簽用此標(biāo)簽表示下段的內(nèi)容,3S 清掃階段,步驟： 從工作崗位掃除一切垃圾灰塵：自己親自動(dòng)手，不留死角。 清掃后檢查：工作區(qū)干干凈凈，每天均要保持。 整修：清掃中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整修或保養(yǎng)。 查明污垢的發(fā)生源：從根本上

10、徹底解決。 實(shí)施區(qū)域：實(shí)行區(qū)域衛(wèi)生責(zé)任制，責(zé)任到人。 制定相關(guān)的清掃標(biāo)準(zhǔn)：明確清掃的對(duì)象、方法、周期、使用工具、責(zé)任人等。,臟,看不見的地方，也要徹底打掃干凈。 經(jīng)常打掃，使環(huán)境盡量不產(chǎn)生灰塵、污穢。,如何清掃？,1、辦公室門要里外清潔，門框上無(wú)灰塵。 2、地面及四周踢角干凈，要顯露本色，無(wú)灰塵、污跡。 3、室內(nèi)墻壁做到無(wú)污染、無(wú)爆皮、無(wú)蜘蛛網(wǎng)；墻上不許亂貼、亂畫、亂掛、亂釘。 4、窗玻璃干凈透明，無(wú)水跡、雨跡、污跡；窗框潔凈無(wú)污跡；窗臺(tái)無(wú)雜物、無(wú)灰塵；門玻璃干凈透亮，不掛貼報(bào)紙和海報(bào)。 5、窗簾整齊潔凈、無(wú)灰塵，懸掛整齊。 6、暖氣片、暖氣管道上無(wú)塵土，不搭放任何物品。 7、燈具、電扇、空調(diào)

11、、微機(jī)、打印機(jī)等電器，表面潔凈，無(wú)灰塵；各種電器開關(guān)、線路無(wú)灰塵、無(wú)安全隱患。 8、文件柜頂、表面要保持潔凈、無(wú)灰塵、無(wú)污跡。 9、更衣柜內(nèi)物品分類擺放，要求工作服、毛巾等個(gè)人用品疊放整齊；柜內(nèi)、柜外、柜頂保持潔凈、無(wú)灰塵、無(wú)雜物。 10、辦公桌面、擋板內(nèi)外、長(zhǎng)柜內(nèi)外應(yīng)保持潔凈、無(wú)灰塵、無(wú)污跡。 11、電話要擦拭干凈，整齊放于辦公桌橫板處或辦公桌面；電話線要整齊有序，不凌亂。 12、垃圾筐要及時(shí)傾倒，不能裝的太滿；門后禁止存放垃圾；條帚、墩布、簸箕等清潔用具整齊放于門后；抹布可疊好放于盆架上，或整齊搭掛于門后。,辦公區(qū)域清掃規(guī)范：,4S 清潔階段,步驟： 整理、區(qū)分工作區(qū)的必需品和非必需品。

12、撤走各個(gè)崗位的非必需品。 整頓、規(guī)定必需品的擺放場(chǎng)所。 規(guī)定物品的擺放方法。 粘貼規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)。 將放置和識(shí)別的方法對(duì)員工進(jìn)行說(shuō)明。 清掃并在地板上劃出曲線，明確責(zé)任區(qū)及責(zé)任人。,亮,花時(shí)間改掉壞習(xí)慣及眼不見為凈的態(tài)度,1、 每天上班前5分鐘對(duì)自己的衛(wèi)生區(qū)進(jìn)行清掃。 2、上班時(shí)間隨時(shí)保持。 3、自我檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)隨時(shí)整改。 4、下班前整理好當(dāng)天的資料、文件、票據(jù)，分類歸檔。 5、下班后整理辦公桌上的物品，放置整齊；整理好個(gè)人物品，定置存放。,辦公區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)：,5S 素養(yǎng)階段,步驟： 具備了成功的修養(yǎng)。 成為他人的榜樣。 努力遵守規(guī)章制度。 深刻理解各項(xiàng)規(guī)章制度。 認(rèn)真仔細(xì)的學(xué)習(xí)公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。,習(xí)慣,持續(xù)推動(dòng)4S活動(dòng)直至習(xí)慣化 嚴(yán)格遵守公司的規(guī)章制度 不斷地培養(yǎng)責(zé)任感、改變意識(shí) 充滿熱情的開始每一天的工作,總結(jié)5S：,可以及時(shí)拿到需要的東西 隨時(shí)確認(rèn)自己的工作是否按計(jì)劃執(zhí)行 保證工作順利進(jìn)展 整理清潔不是最終的目的，而是避免浪費(fèi)，提高工作效率,目錄, 5S基礎(chǔ)知識(shí)