1、檔案管理學(xué)基礎(chǔ)知識(shí),檔案管理學(xué),檔案的屬性、價(jià)值、作用 檔案工作的性質(zhì)、基本原則,第一章 檔案,一、什么是檔案,檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,1、檔案形成范圍：即都是什么樣的單位、組織和人員才可形成檔案？ 各類機(jī)關(guān)企事業(yè)單位、各類公私組織，每個(gè)家庭和個(gè)人。 2、檔案形成來源：即從事什么樣的工作和活動(dòng)形成的才算檔案？ 一句話，涵蓋所有的活動(dòng)。大的方面，政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化等，小的方面?zhèn)€人出生、成長、學(xué)歷教育、工作履歷、家庭理財(cái)?shù)刃纬傻亩紝贆n案范疇。 3

2、、三個(gè)關(guān)鍵詞：即直接、原始、價(jià)值。 4、檔案表現(xiàn)形式：即都什么東西算檔案？ 大家記住，檔案絕不是文字一種形式，而是不同形式。文字、圖表、聲像、電子等等。檔案有文書、財(cái)會(huì)、人事、科研、基建、聲像、電子、實(shí)物等門類。,文件轉(zhuǎn)化為檔案 ，一般應(yīng)具備三個(gè)條件： 第一，只有辦理完畢的文件，才能轉(zhuǎn)化為檔案； 第二，只有對(duì)日后有查考利用價(jià)值的文件，才有必要作為檔案保存； 第三，只有按照一定規(guī)律集中保存起來的文件，才能最終成為檔案。,二、檔案的種類,1、按檔案來源劃分：國家機(jī)關(guān)檔案、黨派團(tuán)體檔案、企業(yè)檔案、事業(yè)單位檔案、名人檔案等； 2、按檔案內(nèi)容劃分：黨務(wù)檔案、行政檔案、訴訟檔案、軍事檔案、外交檔案、科技檔

3、案、會(huì)計(jì)檔案等； 3、按檔案載體劃分：金石檔案、甲骨檔案、羊皮檔案、紙質(zhì)檔案、膠片檔案、磁帶檔案、電子檔案等； 4、按檔案時(shí)間劃分：古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案； 5、按檔案所有權(quán)劃分：國家所有、集體所有、個(gè)人所有； 6、常見的檔案分類：文書檔案、科學(xué)技術(shù)檔案（基建、產(chǎn)品、設(shè)備、科研、項(xiàng)目等）、專門檔案（訴訟、會(huì)計(jì)、審計(jì)、教學(xué)、社保、房產(chǎn)等）。國家基本專業(yè)檔案目錄分為人事類、民生類、政務(wù)類、經(jīng)濟(jì)類、文化類等五大類50個(gè)項(xiàng)目。,三、檔案的作用,真憑實(shí)據(jù) 不可再生的資源 無形資產(chǎn) 軟實(shí)力,“有檔能佐證千年歷史，無檔說不清古往今來”,1、是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位行使職權(quán)，管理公務(wù)活動(dòng)主要參考和憑據(jù) 2

4、、維護(hù)國家、集體及個(gè)人利益及合法權(quán)益的法律憑證 3、檔案是業(yè)務(wù)活動(dòng)的可靠資料 4、維護(hù)國家主權(quán)，領(lǐng)土完整、國家聲譽(yù)、外交主動(dòng)權(quán)等方面發(fā)揮了重要作用，是政治斗爭的工具 5、檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材,第二章 檔案工作,檔案工作就是指管理檔案的業(yè)務(wù)工作 即通常說的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研等八大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。,一、檔案工作性質(zhì),1、管理性 2、服務(wù)性 3、科學(xué)性 4、文化性 5、政治性,二、檔案工作基本原則,檔案法規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用?！?（一）全國檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則,1、國家檔案按規(guī)定分別由各級(jí)、

5、各類檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理 2、全國檔案工作在各級(jí)人民政府領(lǐng)導(dǎo)下，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分級(jí)、分專業(yè)管理 3、對(duì)黨政檔案和黨政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理,（二）維護(hù)檔案的完整與安全,1、維護(hù)檔案的完整 檔案的完整性包括檔案材料收集齊全和整理系統(tǒng)兩個(gè)方面 2、維護(hù)檔案的安全 檔案的安全包括檔案的實(shí)體安全和檔案的內(nèi)容安全,（三）便于社會(huì)各方面的利用,便于社會(huì)各方面的利用，滿足社會(huì)對(duì)檔案的需求，這是檔案工作的根本目的。是否便于利用，是檢驗(yàn)檔案工作效果的重要標(biāo)準(zhǔn)。,二、檔案室,（一）作用和地位,檔案室是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位中負(fù)責(zé)管理本單位檔案并主要為本單位提供服務(wù)的機(jī)構(gòu)，屬于國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的基層

6、組織。它是一個(gè)單位的服務(wù)部門，為領(lǐng)導(dǎo)決策、處理工作、組織生產(chǎn)、進(jìn)行科研等活動(dòng)提供依據(jù)和參考材料。,（二）檔案室主要職責(zé),檔案法實(shí)施辦法第九條規(guī)定：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)依照檔案法第七條之規(guī)定，履行下列職責(zé)： 1、貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針政策，擬定本系統(tǒng)本單位的檔案工作規(guī)章制度并監(jiān)督執(zhí)行 歸檔制度、檔案保管制度、檔案資料查閱利用制度、 檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案移交制度、 檔案保密制度、檔案庫房管理制度、檔案室安全管理制度、 檔案安全應(yīng)急處置方案、檔案數(shù)字信息安全管理利用與備份制度,（二）檔案室主要職責(zé),2、指導(dǎo)和監(jiān)督本單位文書和業(yè)務(wù)部門文件材料的立

7、卷歸檔工作，保證歸檔文件材料的完整系統(tǒng)，并按時(shí)向檔案部門移交 3、統(tǒng)一管理本單位全部檔案，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案 4、監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)、培訓(xùn)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作及從業(yè)人員 監(jiān)督指導(dǎo)方式：召開會(huì)議、檢查督促、文件指導(dǎo)、咨詢指導(dǎo),第三章 檔案保管與利用,一、檔案保管,主要任務(wù)有兩項(xiàng)： 保持檔案秩序、保護(hù)檔案壽命 檔案保管工作應(yīng)做到四不： 不散（不使檔案分散） 不亂（不使檔案混亂） 不丟（檔案不丟失不泄密） 不壞（不使檔案遭到損壞）,（一）檔案庫房的管理,具體內(nèi)容包括：檔案庫房與裝具的編號(hào)、檔案排架、庫房溫濕度控制與調(diào)節(jié)，庫房的防火、防水、防盜、防塵、防有害氣體、防蟲、

8、防鼠、防磁等。,（一）檔案庫房的管理,1、檔案庫房要滿足的最基本條件： 檔案庫房應(yīng)設(shè)置在遠(yuǎn)離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，做到庫房、辦公室、閱覽室三室分開。 2、檔案庫房管理制度 檔案進(jìn)出庫制度 檔案庫房安全管理制度 突發(fā)事故及災(zāi)害應(yīng)急預(yù)案,（一）檔案庫房的管理,3、溫濕度標(biāo)準(zhǔn) 較為適宜的庫房溫濕度應(yīng)為：溫度 1424，相對(duì)濕度 45%60% 4、八防： 防光、防蟲、防有害氣體、防鼠 防磁、防潮（水）、防盜、防火 5、檔案裝具的排列與編號(hào) 6、編制檔案存放位置索引,（二）檔案流動(dòng)過程中安全防護(hù),1、檔案使用登記與交接制度 2、檔案使用行為的管理與限制制度,（三）各種保護(hù)和修復(fù)檔案

9、的專門技術(shù),修裱、去酸、消毒、滅菌等技術(shù),二、全宗卷,（一）概念,全宗卷是檔案館室在管理某一全宗的過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關(guān)文件材料所組成的專門案卷。,（二）作用,1、全宗卷是管理全宗的工具 2、全宗卷是綜合利用全宗的輔助材料 3、全宗卷有助于管理人員特別是新管理人員熟悉檔案情況，迅速接手，勝任工作,（三）內(nèi)容,1、在收集工作中產(chǎn)生的移交和接收檔案的文據(jù)等； 2、在整理工作中形成的立檔單位和全宗歷史考證、檔案整理工作方案、檔案分類大綱等； 3、在鑒定工作中形成的鑒定小組成員名單、鑒定分析報(bào)告、檔案保管期限表、檔案銷毀清冊等； 4、在保管工作中形成的檔案安全檢查記錄、檔案修裱、殺

10、蟲等記錄、為重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施等； 5、在統(tǒng)計(jì)工作中形成全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記表冊等；,（三）內(nèi)容,5、在統(tǒng)計(jì)工作中形成全宗內(nèi)檔案數(shù)量和狀況的檢查登記表冊等； 6、在檢索工作中形成的全宗指南、全宗內(nèi)檔案編目情況記錄； 7、在利用工作中形成的開放利用和控制使用范圍說明、利用情況及反饋、利用效益的情況記錄； 8、在編研工作中形成的機(jī)關(guān)工作大事記等； 9、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用、各種設(shè)備隨機(jī)文件，各種設(shè)備運(yùn)行、保養(yǎng)、維修情況的記錄等。,（四）建立,完善 積累 補(bǔ)充,二、檔案利用,1、檔案利用服務(wù)工作的含義 通過一定的方式方法，直接提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。 2、檔案

11、提供利用的基本途徑 提供檔案原件 提供檔案副本或復(fù)制品 提供檔案信息加工品,3、檔案提供利用的方式 閱覽服務(wù)（要求各單位單獨(dú)設(shè)置閱檔室） 展覽與陳列服務(wù)（省級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)要求） 制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù) 檔案信息咨詢服務(wù) 網(wǎng)上查詢服務(wù) 信函郵遞服務(wù) 檔案信息發(fā)布與發(fā)行服務(wù),4、意義 集中體現(xiàn)檔案工作的目的、方向、作用 體現(xiàn)檔案與檔案工作的價(jià)值 檢驗(yàn)檔案工作成果與管理水平 社會(huì)與民眾分享檔案及成果 實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)屬性的途徑,5、注意事項(xiàng) 公布查閱制度規(guī)定、流程、服務(wù)指南等。 查驗(yàn)證件并留底。 查閱登記表姓名、性別、單位、證件號(hào)碼、聯(lián)系電話、查閱內(nèi)容及檔號(hào)、復(fù)制張數(shù)及檔號(hào)，審批人簽字等。 查閱過程實(shí)時(shí)監(jiān)控。 復(fù)印做好登記，涉密檔案嚴(yán)禁復(fù)印，查檔專用章予以證明出處及效力。 案卷原件檢查清點(diǎn)數(shù)量是否缺失、檢查是否有折皺、污損、撕毀、畫線、圈點(diǎn)、涂改、拆散等，檢查無誤后方允許離開。 出借嚴(yán)格履行手續(xù)，登記并留底，及時(shí)催還。 及時(shí)上架歸庫嚴(yán)禁隨手?jǐn)[放，臨時(shí)擱置。,第四章 如何做好檔案工作,一、增強(qiáng)意識(shí),1、要樹立檔案意識(shí) 2、要樹立法律意識(shí) 3、要樹立責(zé)任