1、A,1,會議運營管理 Operation and Management of Meeting,主講人 王冀川,A,2,本課程安排說明 課程目標 考核要求 學(xué)習(xí)要求 需要說明的其它問題,A,3,第一講 會議概述,A,4,教 學(xué) 設(shè) 計,Part I 學(xué)習(xí)新內(nèi)容 .導(dǎo)入新課 當(dāng)今世界，各種名目的會議每時每刻都在進行，大到國與國之間、小到家庭成員之間，其目的是為了開展政治、經(jīng)濟、科技、教育、文化等方面的合作與交流，或是為了人與人之間協(xié)調(diào)關(guān)系、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、解決矛盾。會議已經(jīng)成為人類社會活動中不可缺少的一種交流方式。那么，什么是會議？它有哪些特點和作用？會議活動的基本要素有哪些？會議的分類與工作

2、原則是什么？下面我們就以上的問題進行學(xué)習(xí)和討論。 .案例分析與討論,A,5,問題一：會議的涵義、特點和作用,【案例1】 迷茫的李秘書 小李大學(xué)剛畢業(yè)，就應(yīng)聘到一家公司做行政秘書。有一次，公司準備召開“管理培訓(xùn)會議”，會議組織安排工作自然就落在小李身上。小李一時傻了眼，雖然是從名牌大學(xué)中文系畢業(yè)，但是她對會議策劃組織方面的知識，對于會議的重要性、多樣性以及復(fù)雜性卻不甚了解，無從下手。于是，小李到辦公室，虛心向一位經(jīng)驗豐富的老秘書求教，老秘書聽后耐心地告訴小李：秘書工作主要是“三辦”。即辦文、辦會、辦事，所以，根據(jù)會議不同的要求、目的，搞好會務(wù)工作是秘書的一項經(jīng)常而又重要的工作。一般來說，遇到公司

3、要開會，秘書主要要搞清楚開什么會,確定怎么開會和選擇開會時間和地點,還要考慮參會人員名單等等。會議對于公司更好地開展工作起著相當(dāng)大的作用。會議具有多樣性，不同的會議目的，就會有不同的會議組織工作，即使是擺放桌子，如果是不同的會議，要求也不一樣。像小型日常辦公會議，就可以擺放成橢圓形或“回”字形；如果是一些茶話會、宴會等一般可擺放成“星點形”。一些大型會議還要做好會前的策劃準備工作，會中服務(wù)工作和會議的善后工作，環(huán)節(jié)較多，也比較復(fù)雜，所以就要求秘書盡量策劃周密、服務(wù)到位小李聽后茅塞頓開，積極地去籌備會議了。 思考題 1.根據(jù)自己的理解,說說什么是會議? 2.召開會議的目的有哪些?,A,6,【案例

4、2】 草擬經(jīng)理工作例會討論稿 龍騰房地產(chǎn)公司以前有時會出現(xiàn)信息不流通、問題解決不及時的情況。趙總經(jīng)理剛剛走馬上任，準備制定一套例會制度，旨在加強部門之間的溝通、聯(lián)系和協(xié)作，建立監(jiān)督機制，提高工作效率，進而推動公司逐步走向規(guī)范化管理。所以，趙總經(jīng)理準備召開一次關(guān)于討論制定工作例會的會議，他讓秘書先草擬一份工作例會制度以便在會上討論。秘書接到任務(wù)后，就去擬寫了。 1.會議時間：每月1 日至5日之間，具體時間會前通知。 2.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理。 3.會議需提交的材料：各部門須于會前將上月的工作總結(jié)和本月 的工作計劃準備好。 4.會議形式：原則上，各部門均需匯報工作。各部門可根據(jù)工作側(cè)重點

5、有選擇地匯報。會上將根據(jù)部門存在的問題共同研究解決方案，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門工作情況提出要求。,A,7,秘書擬好之后，拿去請趙總經(jīng)理審批。趙總經(jīng)理看了之后，認為秘書擬寫得太籠統(tǒng)，作為制度來講也不夠嚴密。趙總經(jīng)理針對工作例會制度提出了如下要求： 1.會議時間：每月1 日至5日之間，具體時間會前通知。 2.參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門經(jīng)理(若部門經(jīng)理出差可以委托副經(jīng)理或一名代表參會)。 3.會議需提交的材料：各部門須于會前將上月的工作總結(jié)和本月 的工作計劃以電子文檔形式呈報給公司領(lǐng)導(dǎo),并提供一份打印材料給分管領(lǐng)導(dǎo)。 4.會議紀律:要求與會人員準時到會,開會期間不接手機,并將手機設(shè)置為關(guān)機或振動狀態(tài)。

6、5.會議形式：各部門均需匯報工作。各部門可根據(jù)工作側(cè)重點有選擇地匯報。需要重點匯報工作的部門將提前通知。會上將根據(jù)部門存在的問題共同研究解決方案，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)各部門工作情況提出要求。會后，總經(jīng)理辦公室將會議內(nèi)容形成紀要，并發(fā)放到公司領(lǐng)導(dǎo)和各部門。 6.會議決議的落實：各部門要及時貫徹落實會議精神，需要幾個部門協(xié)調(diào)解決問題時，由總經(jīng)理辦公室協(xié)調(diào)、督促。 思考題 會議有那些特點?,A,8,【案例3】 卓有成效的會議 萬銘公司是一家新興的高科技企業(yè)，經(jīng)過幾年的努力，已在華東地區(qū)、華中地區(qū)成立了多家分公司。當(dāng)初公司剛剛組建時，公司總經(jīng)理就曾希望能打造一支優(yōu)秀的管理團隊，讓集體的智慧發(fā)揮作用，避免出現(xiàn)個

7、人決策的隨意性及失誤。為此，萬銘公司幾乎每個星期都要召開一次跨區(qū)域的網(wǎng)絡(luò)會議。在會議上，總部各部門的經(jīng)理、總監(jiān)都要跟各分公司的經(jīng)理、總監(jiān)進行溝通和交流。在會議上，大家一起討論某件事情做還是不做、怎么做、先做什么、再做什么，經(jīng)過多次討論之后才形成一個集體的決議。有時公司也召開會議，征求員工的意見，員工把意見提出來，通過討論形成決議。因為是員工自己認同的，這也就會鼓舞員工更好地做好事情。這種決策集合了上上下下全體員工的智慧，而不是公司單個領(lǐng)導(dǎo)坐在辦公室里，拍拍腦袋決定的。憑借其獨特的管理方法，公司團對越來越具活力，公司發(fā)展也越來越紅火。 【案例4】 宏宇公司總經(jīng)理對本月工作有三項決定，他可以通過兩

8、種方法告知其部下（20人）；一是請秘書通過電話或發(fā)郵件方式轉(zhuǎn)達二是開一個20分鐘的小會，宣布決定和回答部下提問。如果采用第一種方法，他的秘書至少需要20分鐘的時間來將決定通知下去，如果部下有疑問，那需要更多的時間質(zhì)疑和解答，而且通過轉(zhuǎn)達，難免信息失真。但是如果開個20 分鐘的小會就完全可以解決問題了。 思考題 根據(jù)上述兩個案例，分析召開會議的作用,A,9,.歸納與總結(jié) （1）應(yīng)知部分 會議的涵義 會議是指3個以上的人組成的群體為研究問題、交流思想、獲取知識、表達觀點、貫徹指示、分析對策、安排任務(wù)等明確會議的目的，在特定的時間和地點，遵循一定的會議規(guī)則，圍繞會議議題和主題，展開討論，最終使與會者

9、達成共識，得出結(jié)論的活動。 會議有廣義和狹義之分：狹義的會議是指至少有三人參加的集體性商議活動，即傳統(tǒng)的會議；廣義的會議還包括兩人或雙方之間的會見與會談以及各種儀式。 形成會議的主要條件是：有明確的指導(dǎo)思想、預(yù)期目標、具體議題；有明確的時間、地點；有主持人和參加人員。,A,10,會議的特點 目的性。 組織計劃性。 群體溝通性。 交流方式的多樣性。 會議的作用 集思廣益、科學(xué)決策的作用 發(fā)揚民主、動員群眾、宣傳教育的作用 傳達信息、資源共享、學(xué)習(xí)交流、開拓思路的作用 協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想、促進生產(chǎn)、推動工作的作用 國際交流、跨文化的溝通作用,A,11,（2）應(yīng)會部分 能夠根據(jù)工作的實際情況和已有的

10、條件，判斷是否需要召開會議以及召開什么樣的會議 .課堂訓(xùn)練 (1).背景材料 2003年春夏之交，“非典”肆虐，錦江公司董事長對此事非常重視，讓秘書通知公司經(jīng)理、黨總支書記、副書記、各部門負責(zé)人以及公司“防非典”委員會成員于下午14：00在公司總部2樓會議室召開“防非典”工作會議。會議目的就是為了加強企業(yè)對“非典”流入的控制，完善企業(yè)對“非典”突發(fā)事件的緊急處理措施，做好“防非典”的后勤保障工作。各位與會者圍繞明確的會議目標，結(jié)合本部門自身情況，對如何做好“防非典”展開討論。,A,12,(2).要求 將班級分成多個小組，讓每組的學(xué)生分別扮演董事長、公司總經(jīng)理、黨支部書記、副書記、各部門負責(zé)人以

11、及公司“防非典”委員會成員，圍繞既定目的，按照上述情景對完善“防非典”措施各抒己見，展開討論。 根據(jù)上述背景材料，總結(jié)此次會議的目的、特點和作用。 .小結(jié) 此次會議是一種圍繞特定目標進行的、以口頭發(fā)言或書面交流為主要方式的、有組織、有計劃的商議活動。本此會議起到了集思廣益、科學(xué)決策、協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一思想的作用。,A,13,問題二： 會議活動的基本要素,【案例5】 優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗高層研討會簡報 由中國企業(yè)聯(lián)合會和企業(yè)家協(xié)會主辦、北京火石文化傳播公司協(xié)辦的“優(yōu)秀企業(yè)成功經(jīng)驗高層研討會”，于2001年7 月19日在青島海爾國際培訓(xùn)中心隆重開幕了，會期為4天。會議邀請到美國通用電氣公司、摩托羅拉公司、

12、海爾公司的高層領(lǐng)導(dǎo)參加會議。同時也邀請了一些知名企業(yè)的董事長、總經(jīng)理、企業(yè)高級經(jīng)營管理人員、還邀請了一些專家和學(xué)者一起參加會議。大家濟濟一堂，共同探討了“企業(yè)管理本質(zhì)、新經(jīng)濟與企業(yè)戰(zhàn)略”，也共同分享了海爾文化與管理理念。會議主要采用了參觀考察海爾工業(yè)園、詳細了解海爾十七年的發(fā)展歷程與企業(yè)文化理念以及了解海爾的車間管理、工作管理、資本管理、蔬菜管理、文化管理、物流管理、領(lǐng)導(dǎo)行為管理、員工班組管理等理念；與一些企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)就現(xiàn)代企業(yè)股權(quán)激勵機制設(shè)計等課題進行研討；并與海爾人對話等形式進行。會議舉行得非常成功。,A,14,【案例6】 2005年11月13日，吉林石油化工公司發(fā)生爆炸。含有苯及其他有毒

13、物質(zhì)的污水泄入松花江，這條河是哈爾濱的主要水源。市民的不信任和恐慌情緒迅速在整個城市蔓延，政府由于擔(dān)心發(fā)生環(huán)境災(zāi)難決定停止供水4天。因此人們瘋狂地去超市搶購礦泉水和啤酒。作為本地產(chǎn)品的哈爾濱啤酒卻被傳言啤酒水源可能受到了污染，人們紛紛去購買其他品牌的啤酒，即使哈啤一位副總經(jīng)理表示哈啤的水源一直來自廠內(nèi)地下80米的深井，自來水只是非生產(chǎn)用水，但是對于多數(shù)哈啤消費者而言，他們不了解深井水與松花江水的嚴格劃分，對哈啤集團關(guān)于深井水的解釋還是存有顧慮。就在11月22日也就是全面停水的前一天,哈啤高層深夜召開了會議,整整討論了4個小時,最終達成共識-節(jié)約出一部分啤酒釀造所用的地下深井水,協(xié)同政府在廠區(qū)前

14、開設(shè)指定供水站,設(shè)置4個水龍頭,免費向市民供應(yīng)最優(yōu)質(zhì)的地下深井礦泉水。同時,哈啤集團還派出印有哈啤標志的兩輛流動供水車，為街區(qū)的孤寡老人“送水上門”。,A,15,哈爾濱的各大新聞媒體紛紛刊出以“哈啤雪中送炭”、“滴水成泉愛心蕩漾”為標題的文章，哈啤用自己的決心和行動表達了對受災(zāi)人民的關(guān)心。一時間，哈啤在人民心中又重新樹立了一種形象，人民又可以放心地去購買哈啤了。可見，4個小時的會議給哈啤集團帶來轉(zhuǎn)機。這與會議事先正確確定主題-“如何在關(guān)鍵時刻為市民服務(wù)，同時也消除市民的顧慮”有關(guān)。使會議有效地進行。并且通過對會議決策的執(zhí)行，使會議結(jié)果與預(yù)期目標一致，使哈啤集團度過了難關(guān)。 問題思考： 1.從上

15、述材料可以看出,一個成功的會議應(yīng)由哪些要素構(gòu)成? 2.各個要素對會議的成功召開有什么作用和意義?,A,16,.歸納與總結(jié) （1）應(yīng)知部分 會議活動的七個基本要素 會議人員 會議名稱 會議議題 會議的時間 會議地點 會議方式 會議結(jié)果 (2) 應(yīng)會部分 能夠?qū)㈥P(guān)于會議活動基本要素的的理論知識運用到某一具體的會議籌備、策劃工作中去。,A,17,.課堂訓(xùn)練 訓(xùn)練一 1.背景材料 星期二上午,上海欣達貿(mào)易公司準備召開一個緊急會議?？偨?jīng)理讓小王迅速通知人事部、財務(wù)部、銷售部、進出口部等部門的負責(zé)人，讓他們在上午10：00準時在公司會議室開會。王秘書一一通知了各部門的負責(zé)人，各部門的負責(zé)人雖然接到了通知，

16、但個個心里納悶：“開什么會呢，這么緊急？ 也不知道要準備些什么會議材料。”有的部門負責(zé)人就打電話給王秘書，王秘書回答說：“我也不知道啊，總經(jīng)理讓我這么通知的” 2.操作要求 分小組修改上述背景材料,將正確的處理方式演練出來。 班級討論:造成出現(xiàn)這種尷尬局面的原因是什么?,A,18,3.小結(jié),A,19,訓(xùn)練二 1. 背景材料 上?；葸_科技有限公司準備在11月15日上午召開一次咨詢工作會議.公司擬邀請一些專家、學(xué)者以及其他企業(yè)單位的負責(zé)人共同探討公司發(fā)展之路。為了能讓與會者有充分時間安排好工作，公司決定提前將通知發(fā)給有關(guān)與會者。秘書發(fā)出書面通知后不久，公司總經(jīng)理突然指示：“這次會議十分重要，還要邀

17、請區(qū)科改委有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來參加，聽聽他們的意見，以便更好地推動公司工作發(fā)展?！笨墒墙?jīng)過聯(lián)系，區(qū)科改委的林主任11月15日正好在外地出差，要到11月16日才能回來。于是，秘書再次發(fā)補充通知，通知各位與會者會議時間改在11月17日召開。后來，林主任的秘書打來電話說：“林主任在外地出差的時間可能還要延長幾天，他還要去當(dāng)?shù)匾恍┢髽I(yè)視察工作?！币虼耍镜淖稍児ぷ鲿h沒有能確定會議時間，只能一拖再拖。,A,20,2.操作要求 分小組討論:造成會議出現(xiàn)這種結(jié)果的原因是什么? 班級討論如何避免上述情況的出現(xiàn)? 3.小結(jié) 思考題: 上海宏達公司準備下個星期要召開季度銷售會議,但是這個星期銷售部經(jīng)理在外地出差,要到下

18、個星期二上午才能回來,如果你作為銷售部秘書,授權(quán)給你安排會議的日程,你該把這次會議安排在什么時候召開?,A,21,問題三: 會議的種類與工作原則,【案例7】 富有成效的內(nèi)部會議 迪特尼包威斯是一家擁有12000余名員工的大公司,經(jīng)過20多年的不斷實踐,該公司逐步完善了員工意見溝通系統(tǒng)。該公司的員工意見溝通系統(tǒng)主要通過每月召開的員工協(xié)調(diào)會議和每年舉辦的主管匯報和員工大會來體現(xiàn)。在員工協(xié)調(diào)會議中，管理人員和員工共聚一堂,商討一些彼此關(guān)心的問題。在開會之前，員工可事先將建議和怨言反映給參加會議的員工代表，代表們在協(xié)調(diào)會議上把意見轉(zhuǎn)達給管理部門，管理部門也可以利用這個機會，同時將公司政策和計劃講解給代

19、表們聽，雙方進行廣泛的討論。員工可以通過會議了解詳盡的管理信息資料。主管也可以通過召開會議來匯報包括公司發(fā)展情況、財務(wù)報表分析、員工福利改善、公司面臨的挑戰(zhàn)以及對協(xié)調(diào)會議所提出的主要問題的解答等。在1980年全球經(jīng)濟衰退中，迪特尼包威斯公司的生產(chǎn)率以每年10%以上的速度遞增。公司員工的缺勤率低于3%，流動率低于12%，在同行業(yè)中最低。 問題思考： 根據(jù)迪特尼包威斯公司取得的效果，談?wù)剷h的作用和重要性？,A,22,【案例8】 “歐萊雅會議” 盡管電子商務(wù)、電話、傳真等改變了我們的上午生活，帶來了全新的溝通模式，但在應(yīng)用這些溝通渠道的同時，歐萊雅公司仍然更加鐘情于會議制度，把各種員工會議作為面對

20、面的最佳溝通渠道。歐萊雅公司認識到，各種員工會議，使各個層面的歐萊雅員工能夠坐在一起，面對面地開展交流與溝通，便于工作的順利進行?！皻W萊雅會議”包括：公司管理委員會會議-每個月，公司上層管理委員會定期開會，會議的內(nèi)容主要是關(guān)于公司的重大決策、重要問題和溝通與討論；事業(yè)部層面管理委員會-每個忌妒，公司各事業(yè)部的部門經(jīng)理在一起召開事業(yè)部管理委員會。在中國，歐萊雅有50多名負責(zé)各事業(yè)部的部門經(jīng)理，集中到上海的中國總部，通常在希爾頓酒店舉行為期一天的會議。由每一個事業(yè)部的負責(zé)人介紹各自部門的重大活動、最新動態(tài)。不定期會議-公司各個部門的經(jīng)理回不定期舉行本職能部門的會議，召集公司分支機構(gòu)的負責(zé)人參加，溝

21、通公司最新動態(tài)，傳達公司的決策等等。比如歐萊雅在北京、廣州各設(shè)有地區(qū)人事部會經(jīng)常參加總部人事部舉行的會議，總部在人事、市場、財務(wù)等眾多領(lǐng)域與分支機構(gòu)進行溝通，支持分公司在各地開展各種培訓(xùn)活動。 問題思考： 會議的種類有哪些？,A,23,【案例9】 某商貿(mào)集團公司總經(jīng)理告訴秘書小周，今天下午2點在一樓會議室召開個部門經(jīng)理會議，討論下個月的工作安排，協(xié)調(diào)各部門工作。小周立即打開郵件發(fā)送窗口，在窗口中擬寫會議通知，內(nèi)容如下：“各部門經(jīng)理：茲定于9月18日下午2：00在一樓會議室召開各部門經(jīng)理會議，請務(wù)必準時出席。”發(fā)完畢，為確保通知到位，他又電話通知各部門經(jīng)理，告知開會的時間和地點，具體情況請他們查

22、閱郵件。 會議開始后，總經(jīng)理要求各部門經(jīng)理匯報本部門下個月的工作安排情況。各部門經(jīng)理因事先不清楚會議議題，都沒有做準備?？偨?jīng)理非常惱火，責(zé)備秘書小周為什么發(fā)送會議通知時沒有寫上會議內(nèi)容，并指責(zé)各部門經(jīng)理安排工作沒有超前意識。一個小時的會議只是泛泛而談，會議在沉悶的氣氛中結(jié)束。 問題思考： 根據(jù)案例，分析是什么原因影響了本次會議的效率：舉辦成功而高效的會議，應(yīng)注意哪些方面？,A,24,.歸納與總結(jié) （1）應(yīng)知部分 會議的種類 按會議的規(guī)模劃分：小型會議、中型會議、大型會議、特大型會議 按會議的內(nèi)容劃分：綜合性會議、專題性會議 按會議的性質(zhì)劃分：決策性會議、非決策性會議 按會議所跨地域范圍劃分：國

23、際性會議、全國性會議、地區(qū)性會議、部門性會議 按會議的目的劃分：說明會議、研究會議、解決問題會議、溝通協(xié)調(diào)會議、創(chuàng)意會議 按會議的形式劃分：圓桌會議、公開討論會議、代表人會議、演講型討論會議、小組討論會、議會型討論、頭腦風(fēng)暴會議、遠程電信會議 按會議的職級劃分：股東會議、董事會議、高級管理人員會議、中層管理人員會議、職工大會、部門會議,A,25,會議的工作原則 必要性 高效性 目標性 嚴肅性 節(jié)儉性 影響會議效率的因素 會議目的、內(nèi)容與議題的確定 圍繞會議議題的有關(guān)材料準備情況 會議主持人的素質(zhì)和與會人員的構(gòu)成情況 會議的組織領(lǐng)導(dǎo)水平,A,26,.課堂訓(xùn)練,訓(xùn)練一： 1.背景材料 在日本富士山

24、縣，遼寧省青年友好參觀團團長接過日本官方送上的會議程序，只見上面寫著：“中方發(fā)言時間：5分鐘?！彼唤蹲×?，在中國像這種類型會議，發(fā)言者一般都需要一個多小時來進行演講。而現(xiàn)在日方只給自己5分鐘，參觀團團長只好把原來的講稿從11頁刪減成5頁、3頁，還不行，最后刪至1頁半。把原先準備的洋洋灑灑的關(guān)于中日合作歷史淵源等內(nèi)容全部刪去，而是言簡意賅的闡述了中日合作的重要性、現(xiàn)狀和對未來的展望。第二天我方團長像別的發(fā)言者一樣，跑步上場。他的發(fā)言干脆利落，因被臺下幾次掌聲打斷，才拖延了30秒。事后，他感慨地說：“這件事給我們的啟示太多了。” 2.訓(xùn)練要求 各小組討論“這事件”到底對我方有何啟示？ 討論日方官員這樣安排外賓的發(fā)言時間是否合適？ 3.小結(jié) ,A,27,訓(xùn)練二: 1.背景材料 12月5日上午,上海金光機械加工有限公司召開下一年度的財務(wù)預(yù)算會議。會議由總經(jīng)理主持，總經(jīng)理秘書記錄。會上，部門經(jīng)理各抒己見，生產(chǎn)部經(jīng)理覺得首先必須將車間里已經(jīng)使用多年并且經(jīng)常發(fā)生故障的機器淘汰，重新購買一批新機床。廠務(wù)部經(jīng)理認為產(chǎn)品的搬運量很大，原來的七輛鏟車超負荷運載，工作效率不是很高希望能再購買三輛鏟車。財務(wù)部經(jīng)理根據(jù)今年的資金運用情況，認為明年應(yīng)該適當(dāng)控制成本。采購部經(jīng)理則認為明年下半年的原材料勢必漲價，需盡早訂購，否則將來的產(chǎn)品會出現(xiàn)成本增加的現(xiàn)象，應(yīng)增