1、會議服務(wù)工作流程、會前準備、會后整理、了解會議基本情況、會議桌要求、貨物擺放位置布局、會前準備、會議次數(shù)、會議類型、名稱、時間、組織者、會議特殊要求、與會者風俗習慣、支付方式和費用等。聯(lián)系工程、PA等相關(guān)部門做好協(xié)調(diào)工作。還需要安排專職負責人或宴會領(lǐng)班與組織者的負責人聯(lián)系，跟蹤整個會議，以確保他們能與組織者的負責人很好地合作，并在會議地點有任何不確定性時及時與本次會議的銷售經(jīng)理聯(lián)系。了解會議的基本情況，服務(wù)員根據(jù)會議的類型、性質(zhì)、次數(shù)，結(jié)合會議室布局的具體情況，餐桌類型應協(xié)調(diào)美觀。會議桌應堅固穩(wěn)定，桌與桌之間的距離應適當；桌布是平的，沒有污垢、損傷和褶皺；使用桌裙時，桌裙紐扣之間的距離應在30

2、cm左右，桌裙應干凈無褶皺，接口不應朝向門和客人。這把椅子必須有一個干凈整潔的椅套。椅子的前、后、左、右之間的距離應適當，桌椅應成一直線。同時，可以根據(jù)與會者的習慣和特點安排用品，以確保會議室內(nèi)外沒有異味或異物。會議桌上的要求，準備會議所需的物品，按規(guī)定擺放，并留出10%的消耗量作為備用。一般來說，必須有回形針、鉛筆、礦泉水、直杯、毛巾架、透明糖等。也可以根據(jù)客人的要求設(shè)置茶杯。確保物品干凈整潔，無損壞。特殊會議，如(簽約儀式)，應詢問是否需要及時準備香檳，是否要放置物品，講臺上的觀眾座位，場館布局，舞臺裙：的前圍應粘貼一條深紅色的舞臺裙，其長度與地面垂直，兩個舞臺裙之間的接縫重合，接口不能面

3、對客人。背景板支架：至少在會議前三小時聯(lián)系工程部。背景板：協(xié)助廣告公司安裝背景板，應該是平的，不要歪斜。講臺、橫幅：根據(jù)客人的要求，協(xié)調(diào)工程人員掛在正確的位置，有適當?shù)母叨?，不歪斜或損壞墻面。投影屏和投影儀：開會前3小時，將投影屏投影儀安裝到位，投影不歪斜，并與投影屏對齊；投影儀提前降低了。大型會議提前一天調(diào)試，而中小型會議至少提前一小時調(diào)試。(在多功能廳的A廳開會時，兩邊的投影屏必須同時使用。)會議的主題或歡迎辭：根據(jù)組織者的要求，音響工程師可以在投影屏幕上標出會議的主題或歡迎辭。要求是：醒目的顏色、合適的字體大小、漂亮的字體、合適的間距和良好的氛圍。主席臺、會議桌、椅子、桌子、音響和電線、

4、觀眾席、桌式會議、第一個擺放桌子、根據(jù)會場人數(shù)規(guī)劃桌子數(shù)量，第一排桌子與主席臺之間的通道應寬敞(一般大于2米)。23張桌子排成一條直線，前后兩排桌子之間的距離為1米；在垂直桌子的中間應該至少有三個主要通道，每個通道的寬度應該在1.52米之間。放置會議桌，將辦公椅放在IBM桌子后面的直線上，椅子的前端與桌子的下垂部分相切，距離相等，前后在一條直線上，椅子蓋平整干凈，無褶皺。劇院式的聚會場所：每排椅子前后的距離是合適的。椅子，每張IBM的桌子上都蓋著一個柜臺，而四套柜臺是平的、無皺的，沒有會議開始前5分鐘應打開麥克風。會前半小時將播放柔和歡快的輕音樂，會前一分鐘將通知音響工程師停止廣播。檢查設(shè)備設(shè)

5、施是否正常。打開相關(guān)設(shè)備和設(shè)施，15分鐘前，服務(wù)員分發(fā)完了香巾。應在客人的左側(cè)分發(fā)香巾，必須使用干凈的香巾夾和香巾籃。會議開始時，當與會者a就座時，為坐在前排的發(fā)言者或貴賓倒礦泉水或茶。會議開始后，服務(wù)員應站在會場的后面或旁邊，注意及時提供服務(wù)。如果客人表示會議期間不接待他們，服務(wù)員應根據(jù)客人的需要在會場外值班，每15分鐘檢查一次會場。如果你需要離開，你必須找個人代替你，并確保有人在會議上值班。會議期間，服務(wù)員應集中精力，注意觀察與會者是否有服務(wù)要求，并且不能相互耳語。確保會場安靜，注意室內(nèi)溫度，合理調(diào)節(jié)空調(diào)。如果有茶水服務(wù)，應該在會議開始前5分鐘沏茶。準備足夠的熱水瓶，這些熱水瓶應該干凈明亮

6、，沒有水印。會議進行到一半時，水應該每15到20分鐘更新一次。倒茶時，應該在客人面前進行。動作應該輕而穩(wěn)定。水不應該澆在客人的頭或背上。用八分鐘裝滿茶是明智的。主席臺上的來賓或貴賓應在會后就座。如果會議持續(xù)了很多天，那么第二天就應該更換茶葉品種。特殊情況可根據(jù)客人的要求提供。會議期間，服務(wù)員應經(jīng)常觀察，如遇工程噪音或停電等突發(fā)事件，應及時處理報告，確保會議正常進行。e、會議期間，如果客人提出額外要求，視情況及時通知上級或會議負責人，如不能解決，禮貌、委婉地拒絕客人。在會議期間隨時與音響工程師保持聯(lián)系，以確保音響設(shè)備的正常使用。g會議期間，做好清潔工作，保持警惕，防止災害、盜竊和昆蟲。1)當揚聲

7、器宣布暫停時，打開場地門，通知音響工程師播放柔和歡快的中等音量的音樂。2)應禮貌地提醒客人隨身攜帶貴重物品。盡快整理、補充和更換各種物品，保持桌子整潔，注意及時鎖門，防止被盜。3)為客人指明洗手間和吸煙區(qū)的方向。4)在會議開始前一分鐘通知音響工程師停止播放音樂。參與者進入網(wǎng)站后請關(guān)門。1)在會議休息前至少5分鐘準備好各種飲料、茶和餐具，并準備好服務(wù)人員。2)禮貌地詢問客人所需的飲料，并迅速提供，以確保餐桌及其周圍環(huán)境干凈整潔，并及時補充飲料和餐具。3)茶歇結(jié)束后，整理餐桌，恢復原狀，取出并送去洗碗。會后，所有的門都應該打開，禮貌地為客人送行。為客人送行時及時打電話叫電梯。所有客人離開場館后，檢查是否有客人留下的物品。如發(fā)現(xiàn)遺留物品應及時歸還，如不能及時歸還，應及時上報并上交。關(guān)掉一些燈和空調(diào)以節(jié)約能源。清潔、回收可用物品，并歸還桌椅。移除會議中使用的設(shè)備、設(shè)施和用品